外贸业务流程(企业操作).doc
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4、. 洽谈时要弄清楚:产品的名称、材质、质量等级、规格型号、锌层或涂层的厚度,颜色、数量、卷重、内径、表面条件、用途,产品是否有特殊包装要求、交货期的要求、付款方式、产品的运输方式、运输条款以及客户以往和目前的供应商和产品使用情况等内容1.2 对于贸易材,除了与卖方洽谈好以上内容, 同时需要与供应商按以上的内容条款一一锁定(另外,在交货期方面应该要为自己留10-15天的时间)。1.3 所有的报价在收到询盘48个小时内发出(休假和周末不算)。2 签订合同。 2.1签订合同。贸易双方就报价达成意向后,需要书面确认。我方需要经过合同评审( 参照合同评审程序,一般是特殊产品、外汇、贸易模式才经过合同评审
5、,常规的合同不需要合同评审),合同会签后,合同一式两份由双方盖章生效,双方各保存一份。2.2 在签订合同的同时,根据合同制作客户订单需求表,内容包括产品的名称、材质、规格型号、锌层或涂层的厚度,颜色、期望数量、期望卷重、内径、表面条件要求、用途, 性能要求, 期望船期,产品的运输方式和其他特殊要求等等 ,以及客户前期的供应商情况。2.3 合同内容登记例会资料的订单统计表内。 内容包括,签约日期,合同数量,具体规格,需求单状况,最迟交货,收证状况,出厂单价等。 3 履约阶段。3.1 正本合同留底,复印一份制作跟单表。同时制作电子跟单表一份(内容包括客户名称,合同号, 合同日期,产品名称,数量,金
6、额,最后船期,信用证收证状况(或了l/c号码), 船信息,出货状况, 实际出货数量,提单日期,目的港,信用证交单的快递号码,信用证外交单的快递号码, 备注。),电子跟单表每周给客户更新一次。3.2 按合同要求严格跟催信用证或定金,要求客户必须得到我司确认信用证申请件后,方可开出正本信用证。(信用证中,业务员审核订单信息部分,其他由单证员负责审核) 信用证收到后,补充跟单表信息。另外,要对正本信用证进行一一核对, 看是否按信用证申请件的要求开出的信用证,如有不一样或者有新增加内容(容易产生不符点的),要尽快要求客户更改信用证。 对于TT付款的,开形式发票,要求按合同约定的时间内付定金。3.3 下
7、生产需求单,需求单主要核对如下内容:货物数量、货物品质、规格,技术要求、允许公差、包装(一般按厂家出口标准耐航包装)、出船期、用途等应按信用证(合同)的要求核实。其他需要参考客户订单需求表。如果定单比较紧急,可在收到信用证之前,先下预需求单, 以备资源。3.4. 定期审单:每周三下午1:00开始把近期刚收到的信用证, 需求单连同跟单表都审查一遍。主要审查的内容是跟单表信息填写是否完整,信用证基本内容是否和合同相符,是否有一些特殊条款(如果有, 要列出来写在跟单表上); 需求单是否与合同,信用证相符合。并将客户对于运输服务的要求填写在跟单表上,便于物流员定到合适的船。3.5筹备货物:按订单及信用
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