行政采购流程.doc

行政采购管理流程

一、管理目的
规范行政采购行为，整合公司资源，统一调配公司行政用品，节约财务成本。

二、适用范围
１.适用部门
行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。
２.适用对象
行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公用品的采购。

三、行政采购管理　　
1. 行政需求计划管理
由公司各职能部门根据工作内容需求，提交《行政办公用品需求单》至商品部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。
要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月20日前完成并提交。
对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。
2.《行政办公用品需求单》的审批流程
2.1《行政办公用品需求单》填写要求
《行政办公用品需求单》用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。
《行政办公用品需求单》须填写完整、准确，涂改的《行政办公用品需求单》商品部有权退回不予受理；《行政办公用品需求单》须由部门负责人亲笔签署；《行政办公用品需求单》原件提交商品部。
2.2《行政办公用品需求单》审核
2.2.1商品部对各部门的《行政办公用品需求单》进行同类汇总，并在2个工作日内完成评估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。
2.2.2审核后的《行政办公用品需求单》提交董事长审批。
2.2.3审批通过的《行政办公用品需求单》由商品部制订采购计划，未通过的，《行政办公用品需求单》退还申请部门。
要求：各部门递交《行政办公用品需求单》时必须遵循节约的原则。
3.行政采购计划制定
3.1行政采购计划由商品部根据审批通过的《行政办公用品需求单》统一制定。
3.2行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。
要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。
4.行政采购
4.1供应商评估
4.1.1商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察、评估。
除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。
4.1.2建立供应商基础信息档案。
供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、联系人、联系电话等。
4.２供应商谈判、签约
经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。
要求：《采购合同》按公司合同审核流程执行。
4.３《行政办公用品定购单》实施
在合同有效期内，根据《行政办公用品需求单》和商品的库存情况以及商品供应单位的生产能力和交货能力，制定《行政办公用品定购单》，传真至商品供应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。
要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期内的合同一起存档备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件，不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过程。定购单内容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码）、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。
4.3.1《行政办公用品定购单》履约过程中的调整
当原《行政办公用品定购单》要求的交货时间和数量不能满足销售部门的销售需求，应及时与商品供应单位沟通，在其交货能力允许的前提下，调整原《行政办公用品定购单》的交货时间和数量，以尽可能满足销售部门的销售需求。
4.3.2《行政办公用品定购单》履约过程的跟踪
跟踪商品的交货情况与《行政办公用品定购单》规定的要求是否相符，这包括：交货时间、交货商品、颜色、规格（尺码）、数量和质量等。
4.3.3异常报告
如发现不符合《行政办公用品定购单》载明的要求或可能出现异常，应在知晓或发现后一个工作日内填写异常报告表，提交部门负责人、行政办公用品采购申请部门和法务部，由各相关部门出具对异常情况处理意见后，报送董事长审批执行。
4.４. 行政办公用品验收
4.4.1行政办公用品到货签收
每批次办公用品到货，都必须由行政办公用品负责人清点验收，混箱包装必须当面打开清点，验收无异议的，由负责人签收，并注明签收的办公用品单位（箱/套）；如验收有异议，应立即由仓储物流负责人和商品供应单位沟通，经办公用品供应单位确认后出具凭证，收货签收单必须由送货单位签字佐证（内容包括：运输单位、车牌号、送货人、差异商品及数量等信息），并立即通报部门领导，未经商品供应单位确认的不得签收。
4.4.2行政办公用品入库审核
每批次办公用品入库，都必须由商品部审核批准，审核内容主要包括：入库的商品及其款式、颜色、规格、数量是否和《行政办公用品定购单》相符，交货时间是否符合《行政办公用品定购单》约定，发现异常情况时，应立即书面报部门领导。
4.4.3行政办公用品入库检验
每批次办公用品入库，都必须有专人抽检其质量（包括包装质量）是否满足《行政办公用品定购单》要求，如发现商品质量异常，应及时报商品部。
要求：抽检方法和标准另定。
4.4.4入库商品清点
每批次商品入库后，都必须开箱清点，确保数量与订购单一致，品质与订货前相关部门确认的要求一致，并要求相关接收人员在《商品入库单》上签字确认。
5. 行政办公用品入库统计
每批次商品入库，都必须按格式记录于“商品入库记录表”，记录内容包括：日期、系统入库单据号、商品供应单位、商品名称、数量、单价及金额，并相应编号。
6.定购行政办公用品完成情况评定
每一份《行政办公用品定购单》履约完成后，都应对其完成情况做出评定，完成《行政办公用品定购单完成情况表》。

四.采购结算
1.凭证种类
行政办公用品采购凭证包括：《行政办公用品委托订购单》、《行政办公用品定购单》、商品供应单位《送货单》、仓库《商品入库单》
2.凭证要求
2.1《行政办公用品定购单》必须经商品供应单位盖章确认的原件；
2.2商品供应单位的《送货单》必须标明相符的单位全称或加盖有单位送货章；
2.3仓库《商品入库单》必须有仓库责任人签收确认。
3.凭证保管
所有凭证应对应《商品入库单》的“百胜入库单号”编号保管。
4.往来帐目核对
商品部应在每月15日前与各商品供应单位核对上月帐目，核对无误后，出具《行政办公用品采购往来对帐单》，并由双方签章确认。
5.结算
商品部收到各供应单位增值税发票后，附上相对应的《行政办公用品定购单》、供应商《送货单》、《商品入库单》等凭证一并交财务，根据合同或《行政办公用品定购单》规定的付款期限，向财务部递交《付款申请单》。
6.结算信息记录
商品部对收到的各供应单位的增值税发票以及财务部已支付的货款，都应登记记录。
7.合同终止结算
合同履行终止后，必须签订结算协议书。结算协议书的文本样式可以要求法务部根据商品部需求拟定。

五、行政办公用品库存信息统计
１.每天及时登记进出库用品，录入BS3000系统，并完成《每日库存统计表》，以备各部门领用时可参考库存情况决定是否采购。
２.《每日商品库存统计表》必须填写完整，填写内容应包括：办公用品货号、名称、款式、颜色、规格、数量以及近期到货信息。
3．根据不同行政办公用品的性质、使用消耗频率设定一定的库存比例，已保证领用时有足够的库存。

六、附则
１.本行政办公用品采购管理流程的制定、修改、解释权归商品部。
２.本行政办公用品采购管理流程自董事长审批后公布施行。
未通过的退回提交部门，并注明退回原因
评定报告报法务
商品质量异常及时报部门领导
审核发现异常及时报部门领导
异常情况及时报部门领导
《行政办公用品定购单》供方盖章回传
对帐，发票凭证齐全后完成结算
相应凭证编号保管
采购实施完成情况评定
入库商品质量抽检
商品入库审核、商品入库记录
跟踪采购实施过程
制定采购计划并实施
提交董事长审批
确认《行政办公用品需求单》汇总单
《行政办公用品需求单》审核
各部门递交《行政办公用品需求单》
通报行政用品《每日库存统计表》

行政用品采购流程图
有误
办公用品负责人接厂家《送货单》收货
无 误
《商品入库明细单》进系统
统计员入账
有误
与供应商沟通、调整
与商品部沟通、调整
负责人和用品需求人抽检入库商品
抽检内容：数量、款式、颜色、规格、质量
负责人开具《商品入库明细单》
办公用品负责人存放货品
打印《商品入库明细单》办公用品负责人签字
交商品部
商品入库流程图