ok-QP-13合同评审控制程序.doc

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修订状态：1/0
文件编号：****-QP-13-2016
程序文件 合同评审程序
文件页码：第3 页 共 3页
颁布日期：2016年08月01日
修订日期：/年/月/日
实施日期：2016年08月01日

1 目的
为确保能正确的理解并执行客户在委托书或合同（协议）中提出的要求，而制订的对实验室能力和资源满足这些要求进行评审的控制程序。
2 范围
适用于本公司对所有客户检测工作的委托书或合同（协议）的受理评审及与客户的沟通，其活动过程包括新受理的项目的评审和受理后客户要求变更的评审。
3 职责
3.1 最高管理者负责对特殊服务合同（协议）的批准；
3.2 技术负责人负责组织对特殊服务合同（协议）中技术内容的审核；
3.3 检测部负责所有常规检测业务受理工作，并填写各项业务受理单据。
4 程序
4.1合同的识别和受理
4.1.1 业务受理人员根据本公司的对外服务技术项目表（检测能力一览表）及在用《技术标准一览表》来识别客户的委托；
4.1.2 当客户的要求或提供的样品，业务受理人员不能或不确定本公司是否具备检测能力时，应邀请检测部负责人或项目负责人对客户要求一起识别；
4.1.3当客户委托要求在本公司能力范围内，检测活动又正常在开展时，业务受理人员应指导客户填写相应项目的《检测委托单》，客户提供的样品应登记在《样品接收-流转表》中，并根据手册第4.5.5节条款要求对所需填写的内容进行确认、评审，并经过业务受理员和客户双方签字确定。
4.1.4当识别本公司不具备开展客户要求的活动或因相关因素使得原有能力暂时不能满足客户要求时，应告知客户不能受理业务。
4.1.5 新的、复杂的、先进的特殊服务，都应签订特殊服务合同（协议），应由最高管理者组织人员对本公司的技术能力和客户需求程度、范围进行全面审核，填写《特殊合同评审表》，形成合同评审记录，不在授权范围内的项目可执行分包活动。

4.2 合同的执行
4.2.1 当客户对委托活动有保密要求时按《保护客户机密信息和所有权程序》执行；
4.2.2 委托受理后，业务管理员按样品管理要求为待检样品进行登记，填写《样品接收-流转表》，并在样品上加贴样品标签或其他能够固定住的识别标记。填写《样品接收-流转表》，将任务下达到项目承担部门，由检测人员到业务管理员处领取样品。
4.2.3 有约定时间要求的，应尽快填写《样品接收-流转表》，传递到检测部，履行检测活动。
4.2.4当客户在委托活动开展过程中要求对委托事项进行变更时，应由客户提出书面申请填写《合同更改申请表》，业务受理人员在与委托活动开展人进行识别后，确认是否受理客户的变更要求，并以书面形式《合同更改通知单》告知客户；
4.2.5当因为本公司的自身的原因需要更改客户委托活动时（需要分包、需要延迟、需要暂停等），由业务受理员以《合同更改通知单》书面形式告知客户，必要时由该专业技术负责人给出技术上的解释；质量负责人按服务客户要求收集客户的反馈和谅解。
4.2.6 所有与客户进行讨论的活动，包括（但不限于）：样品状态的确认、检测项目的确认、所用方法的确认、分包的确认、活动开展过程中的沟通、合同更改活动等都必须形成记录，电话讨论的内容要形成《电话记录》。
4.2.7 电话委托的项目，业务受理人员应填写好委托单，并由检测人员带到委托方，由委托方签字。
4.2.8 检测委托单的委托编号：**-四位年月-二位顺序号

5　引用文件
****-QP-23-2016　方法的控制程序
****-QP-27-2016　样品管理程序
6　相关记录
****-QP-13-01-2016 检测委托单
****-QP-13-02-2016 特殊合同评审表
****-QP-13-03-2016 检测任务单
****-QP-13-04-2016 电话记录
****-QP-13-05-2016 合同更改申请表
****-QP-13-06-2016 合同更改通知单