各种专门档案的整理方法要点.doc

各种专门档案的整理方法

一、业务档案的整理
㈠业务档案的范围：主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。
㈡业务档案的整理方法： 各单位形成的业务档案必须按照《怎样整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求”规范化整理、编目、装订，并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案（如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案）和以档案袋为单位保管的业务档案（农合办的医保档案）必须装盒，并规范填写档案盒背脊项目，所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒，自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上，98年形成的病例档案都已经发黄、变脆，离保管期限30年还有很远就快无法使用了，这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法，虽然档案盒要点成本，但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理，跟婴儿出生证明一起编号，编制检索工具，方便服务民生。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理，如审计局的审计业务档案，法院、检察院的诉讼档案，公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案，公证处的公证档案，工商局、质量技术监督局的法规档案等，其上级都有具体整理要求，因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案，各单位应该请档案局的同志前去指导，由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下，将档案规范整理编目。财政所的民生档案整理方法：各乡镇财政所的民生档案主要分三种，一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。对于这些重要资料，必须以村为单位组卷，并编写卷内目录，再装入档案盒，统一编制盒号，填写好封面和背脊，编制案卷目录和全引目录。
业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图：
二、会计档案的整理方法
会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。主要包括：①会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；②会计账薄：总账、明细账、日记账（银行日记账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账（公积金、养老金明细账）；③财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；④其他：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。
会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。
（一）会计类档案分类有2种方法：会计部门将当年年度的会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账薄、报告等几种主要形式进行分类。通常采用1、采用种类——保管期限——年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。2、年度——类别——保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
（二） 会计档案的立卷方法：
1、会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷，每卷厚薄要适中（3cm左右）。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章，然后装入会计凭证盒，并填写好凭证盒封面。
2、会计帐簿的立卷方法：会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。对于活页帐簿，保留已使用过的帐页,编制页码,去除空白页,撤掉帐夹，用会计档案封皮装订成册。对于死页帐簿，应该保持原来面目,不必折去空页,编制页码后用会计档案封皮装订。帐簿装订时,应有卷内文件目录和备考表。封面应填写齐全,平整,并注明所属年度及帐簿名称。封皮上除了全宗号、目录号、案卷号外,其余都由财务部门填写。
3、会计报表的立卷：会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数,下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，应为会计报表的组成部分，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。订前要编制页码，填写卷内文件目录及备考表，去除金属物，用会计卷皮装订。工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。
（三）会计档案的排列与编目
会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别各编一个大流水号。会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：归档日期、案卷号、案卷名称、起止年月日、起止号次、册数、保管期限、备注、销毁日期。
3、声像档案整理
（一）照片档案的整理方法
照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。
1、照片的整理。
照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。照片档案较少的单位，可直接按问题分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。
照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以组成一卷。卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。另外，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找后归还。
照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。
在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录，以利于查找利用。（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）
v 2、底片的整理方法。按年度、尺寸或内容等分类后，再按底片收到的先后次序流水编号即可。底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。
3、照片文字说明的成分与要求。照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；时间即事件的发生和照片拍摄的时间；地点即被摄物所在的具体地点；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者即照片的拍摄单位和拍摄人。这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。
随着数码相机技术的不断发展，很多单位都使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。
（二）磁性载体档案的整理与编目
磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代－问题进行分类。
1、录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，在一般单位，录音录像档案形成的量不大，内容也比较单一，可暂不分类整理。录音录像档案较多的单位，如广播电台、电视台等，可按内容进行分类，通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。档案部门对验收并须入库的录音录像档案，应登记入册。如果数量少，只需建立总登记簿即可，按收到的先后次序入册即可。登记的项目包括：编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量备注等。编号采用流水编号或分类号——类流水号。如档案数量多，可先进行分类，然后建立分类登记簿，登记项目如上。经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，上面注明题目（内容）、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长、时间等项内容。盒内还附有文字材料，并统一编号。
2、软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。
四、科技档案的整理与编目
科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。
㈠分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。①工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。②型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。③课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。④专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。⑤地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。⑥时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。
以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——型号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。
㈡案卷组织与排列
1、案卷组织。案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：①按结构组织案卷、②按子项或子课题组织案卷、③按工序或阶段组织案卷、④按专业组织案卷、⑤按问题组织案卷、⑥按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。
2、科技文件材料的排列要注意以下几点：①基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。②设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。③案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。④图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。⑤图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。⑥有译文的外文资料的排列。译文在前，原文在后。
（三）案卷编目
案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。
案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编号及填制案卷内科技文件目录，填写备考表，装订案卷以及装盒、填制案卷封面和脊背标签，编制科技档案总目录、分类目录。
1、编号及填制卷内科技文件目录。
案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有编号及填写卷内文件目录。
（1）编号。案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
（2）案卷内科技文件目录的编制。案卷内科技文件目录，其项目有：①序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；日期，指该份文字材料图样的编制日期；⑥页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号。
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
2、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。
3、装订案卷以及装盒、填写案卷封面及背脊。
(1) 装订时科技文件材料都要折叠为统一的A4 幅面、取掉金属物，将下侧、右侧对齐，用装订条将卷内目录和科技材料夹在一起三孔一线装订，并在卷内目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号，再放入科技档案盒内。
(2) 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。
①案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）等科技文件。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确。不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。
②案卷的管理性内容项目。共4个：立卷单位，填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级。③档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号。(3) 填写案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有保管期限、案卷题名，填写同封面。档号填写实例：县检察院的基建档案永久第一卷，其档号为25—J—001。。
4、编制科技档案总目录、分类目录
科技档案总目录，是科技档案登记总帐，是按照科技档案归档时间的顺序，以案卷为对象进行登记，也称流水账。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。
五、归档实物的整理方法
归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
（一） 整理要求
一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
（二）整理方法
1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。 二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2、分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
⑴按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
⑵按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
3、排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4、编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图：
(全宗号)
S
(年  度)
(类  别)
(件  号)
(参  见  号)

长×宽=55×16mm
全宗号：同文书档案
实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。
年度：填写实物形成或获得的年度。
类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
5、编制实物档案目录
实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。目录用纸A4型
图2: 实物档案归档目录
件号
题 名
（文字说明）
材  质
型  制
年 度
类 别
参 见 号
备 注
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件号：见归档章
题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
材质：实物的制成材料。
型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
年度、类别、参见号：见归档章
备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
6、编制目录封面
实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。
（三）保管
实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。 存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。 有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。
六、电子档案的整理：
电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
（一）归档要求
1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。
2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。
3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。
归档电子文件登记表(1)
文
件
特
征
形成部门
??
完成日期
??
载体类型
??
题名
??
文件生成者
??
文件归档者
??
设
备
环
境
特
征
硬件环境（主机类型、网络情况）
??
软件环境（类型、版本）
操作系统
??
数据库系统
??
应用软件处理平台（字处理、电子表格、演示文档）
??
文
件
纪
录
特
征
记录格式(文字、图像、多媒体)
文字格式
??
图像格式（类型）
??
音频格式（类型）
??
视频格式（类型）
??
其它
??
文件载体
类型
??
数量
□□件□□盘
文
件
交
接
送交部门
??
送交人
??
领导签字
??
送交日期
??
??
??
??
??
??
??
??
4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。
5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》
检验项目
检验结果
备注
载体外观检验
??
??
病毒检验
??
??
真实性检验
??
??
完整性检验
??
??
有效性检验
??
??
移交人：
??
年?? 月?? 日
移交单位：
??
年?? 月?? 日
接收人：
??
年?? 月?? 日

归档电子文件移交、接收检验登记表
形成部门
??
完成日期
??
载体类型
??
题名
??
文件生成者
??
文件归档者
??
硬件环境（主机类型、网络情况）
??
软件环境（类型、版本）
操作系统
??
数据库系统
??
应用软件处理平台（字处理、电子表格、演示文档）
??
记录格式(文字、图像、多媒体)
文字格式
??
图像格式（类型）
??
音频格式（类型）
??
视频格式（类型）
??
其它
??
文件载体
类型
??
数量
□□件□□盘
送交部门
??
送交人
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领导签字
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送交日期
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（二 ）归档方法
1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。
2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。
3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图：
归档电子文件登记表(2)
盘名
文件名
形成时间
文件类型
载体
保管期限
备注

4、信息组织结构
每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。
（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。例如：
2005年党员年报：2005年教育系统党员年报。
（2）归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。
（3）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。
（4）对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
（三）电子文件的归档标准
电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
1、字处理文件 。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
3、图形文件 。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。
4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。
7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。
8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性，信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。
9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。
10、数据文件 。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。
在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。
（4）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C）、一套供查阅利用（Y）、一套异地保存（S）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入光盘档案盒中存放，条件好的单位要求购置防磁柜存放，以有利于更好地保护电子档案。