文件与档案管理制度.doc

一、 目的
为了结合公司标准化体系要求，规范公司安全、职业健康安全档案的管理，保证档案的真实性、完整性、安全性和可追塑性，特制定本制度。
二、 适用范围
适用于公司安全、职业健康过程中各类安全、职业健康环保档案的管理。
三、 术语与定义
3.1安全、职业健康档案：是指公司在安全、职业健康管理活动中直接形成的对国家、社会及公司安全、职业健康管理具体有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.2五同时：在计划、布置、检查、总结、评比生产工作的同时，计划、布置、检查、总结、评比安全工作。
四、 管理职责
4.1本制度由公司安全科负责编制与解释；
4.2公司办公室负责公司日常运行安全、职业健康档案的管理、归档；负责公司层面的安全环保档案的收集、整理、保管、鉴定、统计工作；
4.3安全科负责安全、职业健康执行文件、管理体系文件的存档；负责公司外来安全环保、职业健康执行文件的归档、管理；生产、安全、职业健康防护设备、设施等设计档案的归档保存；
五、 管理内容和方法
5.1需要归档的文件资料：
5.1.1安全管理组织方面：
5.1.1.1主要负责人的安全、职业健康资格证书；
5.1.1.2安全管理人员的安全培训证书；
5.1.1.3分管安全工作负责人的任命文件及其资格证书；
5.1.1.4安全管理机构及其负责人任命文件；
5.1.1.5安全管理网络体系；
5.1.1.6其他与安全组织方面有关的内容；
5.1.1.7安全管理制度及相关文件、计划、报告、总结等方面；
5.1.1.8安全标准化体系文件；
5.1.1.9安全管理体系文件各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废止的文件记录；
5.1.1.10上级部门有关安全、职业健康方面的文件、通知及执行情况汇报、记录；
5.1.1.11上报的各种安全、职业健康方面的计划、报表、报告、总结等材料；
5.1.1.12公司签订的各类安全、职业健康责任书；
5.1.1.13其他与安全相关的安全管理制度。
5.1.2当地安全、职业健康监督管理部门执法检查方面：
5.1.2.1政府及行业主管部门到公司开展安全、职业健康监督检查的相关记录材料；
5.1.2.2公司应针对检查出发现的问题制定相应的整改措施，将整改结果及反馈到相关部门，并进行记录。
5.1.3安全检查方面的内容：
5.1.3.1日常检查记录及处理情况记录；
5.1.3.2各类安全检查的计划、执行情况以及检查结果；
5.1.3.3安全检查存在的问题、隐患整改通知、整改落实情况及验收情况；
5.1.3.4各项检查的总结、汇报材料；
5.1.3.5其它与安全检查相关的材料。
5.1.4安全教育培训方面；
5.1.4.1安全培训计划；
5.1.4.2最高管理者、安全管理者代表、专兼职安全员的安全培训记录；
5.1.4.3员工“三级”安全教育记录；
5.1.4.4特殊作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录；
5.1.4.5调换工作安全教育培训记录；
5.1.4.6日常安全、宣传、教育培训记录及总结；
5.1.4.7应急救援预案、演练记录及总结。
5.1.5安全投入方面；
5.1.5.1全年安全投入的计划及专项安全投入计划；
5.1.5.2安全投入实施的情况记录；
5.1.5.3安全、职业健康专项费用提取记录；
5.1.5.4安全防护设备、设施方面的投入记录；
5.1.5.5安全评价、职业安全健康管理体系建设、安全代理方面的投入；
5.1.5.6其他与安全、职业健康有关的投入。
5.1.6工伤保险方面：
5.1.6.1参加工伤保险员工的名单；
5.1.6.2为员工缴纳保险费的凭证或单据；
5.1.6.3发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；
5.1.6.4其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
5.1.7职业病防治方面：
5.1.7.1企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病场所记录；
5.1.7.2产生职业病危害的岗位的预防措施情况；
5.1.7.3产生职业病危害的岗位定期检查检验报告；
5.1.7.4接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查记录；
5.1.7.5企业内确认为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；
5.1.7.6其他与职业病防治相关的文件、材料；
5.1.7.7员工职业病健康档案。
5.1.8劳动保护用品方面：
5.1.8.1劳动防护服务器管理制度及其落实执行情况的记录；
5.1.8.2各类劳动防护用品发放记录；
5.1.8.3员工使用和佩戴劳动保护用品的记录；
5.1.8.4其他与劳动保护用品有关的文件、材料。
5.1.8.5“三同时”管理方面；
5.1.8.6有关安全设施和职业健康方面的“三同时”项目的文件、材料；
5.1.8.7“三同时”项目的设计图级及资料；
5.1.8.8“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；
5.1.8.9其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
5.1.9安全防护设施方面：
5.1.9.1各类安全防护设备的类别、型号、规格等基本情况资料；
5.1.9.2各类安全防护设备及运行情况记录
5.1.9.3各类安全防护设备运行维护保养情况记录；
5.1.9.4应急救援设备的类别、数量和型号及管理现状等记录。
5.2收集与移交的基本要求；
5.2.1归档材料必须是单位在生产过程中形成的与安全、职业健康有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料；
5.2.2归档标准应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全、职业健康各项活动的真实内容和历史过程；
5.2.3归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目造册；
5.2.4用纸、用笔标志（不得用铅笔、圆珠笔），字迹清晰；
5.2.5具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档；
5.2.6基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档；
5.2.7在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动内容归档；
5.2.8安全、职业健康档案人员负责有关归档材料的审核；
5.2.9安全、职业健康档案管理人员应对各单位送交的各类安全、职业健康档案认真检查。
5.3档案管理：
5.3.1公司、各单位安全、职业健康档案整理应根据单位实际情况设立类目；安全、职业健康档案类目设置要层次分明、概念明确，案卷排列应反映本单位安全、职业健康档案的管理分类，使用科学管理与利用；
5.3.2安全、职业健康档案按档案的范围设置以下类别：安全组织、安全规章制度、监督执法检查、安全检查、教育培训、安全投入、工伤保险、职业病防治、劳动保护用品、“三同时”管理、安全防护设备管理、事故管理；
5.3.3特殊载体安全、职业健康档案（录像带、照片、磁盘）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目；
5.3.4特殊载体安全、职业健康档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号；
5.3.5安全、职业健康档案保管期限分为永久、长期（30年）、中长期（5年）短期（1年以下）四种主要保存期限；
5.3.6建立安全、职业健康档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送公司安全、职业健康档案工作基本情况；
5.3.7安全、职业健康档案工作人员调动工作时，必须办理安全、职业健康档案移交手续后方可离岗；
5.3.8安全环保档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法。档案人员应定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销台账时，要查明原因，保存依据；
5.3.9公司各职能部门负责各自职能范围内所管辖安全工作档案的归档。
5.4档案利用:
5.4.1建立健全安全、职业健康档案的借阅制度。借阅、复制有密级的安全、职业健康档案，必须按照国家有关保密的法律和规定办理；
5.4.2安全、职业健康档案利用中，要处理好安全、职业健康档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障公司的合法权益不受损害，又要充分发挥安全、职业健康档案的指导、借鉴等积极作用；
5.4.3在提供、利用、公布安全、职业健康档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益；
5.4.4积极主动接受当地安全、职业健康监督管理部门对本单位安全、职业健康档案管理工作的监督指导，做好安全、职业健康档案服务。
六、 相关记录
6.1档案借阅登记表（《文件与资料管理制度》）；
6.2档案移交清单（《文件与资料管理制度》）。
七、 附录
苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月