稽核员工作事项.ppt

稽核员工作事项培训报告人：陈江应 稽核准备 执行稽核 稽核报告与追踪确认稽核流程稽核流程231、稽核准备41、稽核准备-角色与职责 组织、管理整个稽核工作 管理稽核小组 确认稽核标准与范围 选择稽核员 准备稽核计划 主导品质文件审查 综合、协助各稽核员之发现决定不符合规定事项主导稽核会议准备稽核报告追踪确认稽核计划 执行被指派部分之稽核任务协助主导稽核员稽核准备找出不符合项稽核员稽核员主导稽核员主导稽核员51、稽核准备-稽核种类又称内部稽核又称内部稽核公司自行执行公司自行执行A A第一方稽核第一方稽核第一方稽核第一方稽核第一方稽核第一方稽核独立之认证机独立之认证机构执行构执行C C第三方稽核第三方稽核第三方稽核第三方稽核第三方稽核第三方稽核由相关联性由相关联性单位执行稽单位执行稽核，例如客核，例如客户、政府单户、政府单位客户执行，位客户执行，B B第二方稽核第二方稽核第二方稽核第二方稽核第二方稽核第二方稽核61、稽核准备-稽核前现场确认l正式稽核前应尽可能的取得被稽核单位各项资讯正式稽核前应尽可能的取得被稽核单位各项资讯l与被稽核人员互相认识与被稽核人员互相认识l取得对稽核标准和范围的共识取得对稽核标准和范围的共识l熟悉被稽核单位的组织及场地布置熟悉被稽核单位的组织及场地布置l巡视主要流程巡视主要流程l预估各区域或稽核场所需花费时间预估各区域或稽核场所需花费时间l安排正式稽核时间安排正式稽核时间l讨论行政事务，如：引导员、办公场所、通讯设备讨论行政事务，如：引导员、办公场所、通讯设备.l讨论可能产生之不便，如：管制区、无尘室讨论可能产生之不便，如：管制区、无尘室.l取得最新版的品质文件，至少取得品质手册及流程文件取得最新版的品质文件，至少取得品质手册及流程文件71、稽核准备-选择稽核人员依据稽核前拜访取得的资讯，主导稽核员选择稽核小组之其他成员依据稽核前拜访取得的资讯，主导稽核员选择稽核小组之其他成员稽核花费时间长短稽核花费时间长短所具备之专业知识所具备之专业知识稽核员彼此之互补与相容性稽核员彼此之互补与相容性稽核员之资格与经验稽核员之资格与经验独立性独立性:独立于被稽核单位独立于被稽核单位,不稽核自己的工作不稽核自己的工作被稽核单位的大小被稽核单位的大小81、稽核准备-确定稽核方式两者都可依有逻两者都可依有逻 辑的路径执行稽核辑的路径执行稽核由前往后的追踪：由前往后的追踪：如业务接单、研发、如业务接单、研发、设计、制造设计、制造至售至售后服务后服务由后往前追踪：由后往前追踪：方式正好相反方式正好相反稽核方式稽核方式由前往后追踪由前往后追踪如业务接单、研发、如业务接单、研发、设计、制造设计、制造至售至售后服务后服务由后往前追踪由后往前追踪如客户投诉、制造、如客户投诉、制造、设计、设计、91、稽核准备-制作查检表l辅助记忆应该查询辅助记忆应该查询l查询记录：问题与回答查询记录：问题与回答l确保应该稽核的事项都有稽核到确保应该稽核的事项都有稽核到l节省临场记录的时间节省临场记录的时间l可作为结束会议和总结报告资料可作为结束会议和总结报告资料检查表的意义检查表的意义l受审核部门受审核部门l审核日期审核日期l审核人员审核人员l依据哪项条款依据哪项条款l检查内容检查内容l是否适用是否适用l参考文件参考文件l检查方法检查方法l检查结果检查结果检查表内容检查表内容102、执行稽核2实施稽核注意事项实施稽核注意事项 不符合报告填写不符合报告填写末次会议末次会议审核总结报告审核总结报告453首次会议首次会议1112、执行稽核-首次会议稽核员及被稽核单位人员相互介绍稽核员及被稽核单位人员相互介绍目的、范围及稽核依据目的、范围及稽核依据说明及确认稽核计划安排说明及确认稽核计划安排确认受审引导人员与说明其任务确认受审引导人员与说明其任务保密申明保密申明确认末次会议时间确认末次会议时间确认末次会议时间确认末次会议时间122、执行稽核-实施稽核注意事项有效的记录有效的记录证据的收集证据的收集被稽核者的行为、态度被稽核者的行为、态度好的沟通技巧好的沟通技巧4321132、执行稽核-实施稽核注意事项u与被稽核对象随时保持融洽气氛，并建立良好共识u大部分时候是被稽核者在说话，稽核员说话的时间不应超过15 20%u开放式的问问题，例如“你们主要客户的抱怨是什么u封闭式的问问题，通常得到的回答是：是“或”不是，例如“你些是 你们部门的作业程序吗“u引导式问问题，把想要的答案放在问题中，常以“是吗？”，“不是吗”，“会吗”，“不会吗”结尾，例如“你会于下周执行内部稽核，是吗?”u沉默的问问题，沉默是稽核员经常用来鼓励对方说话，以获取更多资讯 的方法。但是沉默的时间避免太长使被稽核者有被胁迫的感觉u重复的提问，稽核员也适时重复对方的回答来获取更多的资讯。例如：被稽核者：“我并不发这些图纸给班长”稽核员：“我知道你并不发这些图纸给班长”被稽核者：“对，因为.”好的沟通好的沟通-提问的技巧提问的技巧142、执行稽核-实施稽核注意事项u尽量集中精神听对方说，不要分心u以口头或肢体语言回应所听到的u可适当的表现个人感情u摘要重复所听到的u在对方未说万前，克制评论或下结论的欲望u抛弃自己的成见（偏见），开放不要武断u找较舒适的环境，尽量排除外界干扰u先充分准备-事先熟读有关之作业文件u使被稽核者事先知道可能会谈些什么u让对方了解有哪些可能被列入观察与不符合规定的事项好的沟通好的沟通-倾听的技巧倾听的技巧152、执行稽核-实施稽核注意事项u紧张-紧张会造成话多或不敢说。稽核员要以友善、开放的态度消除他 的紧张u防备性的-告诉对方评审是找出系统的/制度上的缺失，而非针对个人可u发怒型的-可能是讨厌别人打扰他的工作范围或是缺乏自信。试着使用 开放式的问题u反常的多话-可能是过于紧张或隐瞒了什么事情u不主动回话-不是不合作，而是想躲过去。可使用开放式的问题被稽核者的行为、态度被稽核者的行为、态度162、执行稽核-实施稽核注意事项抽样注意抽样注意稽核记录稽核记录收集证据收集证据抽样查证抽样查证要取近期的样本要取近期的样本稽核员要自己选择样本稽核员要自己选择样本要利用文件的追溯性来追要利用文件的追溯性来追 查查证查查证要尽量了解文件内容之真要尽量了解文件内容之真 正意义而且要求验证正意义而且要求验证记录于审核检查表中记录于审核检查表中不符合事项的具体记录包不符合事项的具体记录包 括：人、事、时、地、物括：人、事、时、地、物 例如：例如：不符合及违反文件规定的不符合及违反文件规定的 详细叙述详细叙述173、稽核报告与追踪确认-不符合事项报告l简明的描述不符合简明的描述不符合ISO 9001ISO 9001相关处相关处l简明的描述不符合规定事项，通常简明的描述不符合规定事项，通常 使用稽核标准用语，在辅以所发现使用稽核标准用语，在辅以所发现 的事实的事实l可能的话把问题的严重性也说明，可能的话把问题的严重性也说明，如：如：2020张采购订单中有张采购订单中有1515张未审查张未审查不符合事项报告183、稽核报告与追踪确认-不符合事项分类1.品质系统中缺少某一或某 些评审标准所要求的部分2.品质系统要求的项目未被 持续执行3.许多轻缺失造成品质系统 中某一部分无分达成标准 之要求次要的不符合事项次要的不符合事项观察项观察项严重不符合事项严重不符合事项1.品质管理系统符合稽核标 准之要求但有少数未被完 全遵守或执行1.没有不符合的证据，但 如果修正后会做的更好2.有变成不符合的趋势193、稽核报告与追踪确认-末次会议目的目的目的目的1.将稽核发现正式的报告给被稽核单位的管人2.高阶主管们列席代表稽核单位接受稽核小组 所提出的不符合规定事项以及研究矫正措施注意注意事项事项1.允许被稽核单位对不符合规定事项提出质疑 与讨论2.若被稽核单位有足够证据或理由，主导稽核 员应对不符合规定事项予以修正或作废203、稽核报告与追踪确认-稽核末次会议l重述稽核标准与范围l抽样申明-稽核仅为抽样检查，未发现不符合规定事项之区域不代 表全无问题l感谢被稽核单位之合作与接待l保密申明l请被稽核单位等所有不符合规定事项报告完成后在提出问题l综合、摘要报告稽核之所有发现。除了不符合规定与观察事项之外 也报告一些好的发现l报告个别的不符合规定与观察事项可由主导稽核员报告也可由稽核 员报告各自的发现l解答疑问-稽核小组应充分准备以解答被稽核单位之疑问l审查、同意已提出之矫正措施，也要注意预定完成时间l告诉对方书面的稽核报告将于何时完成送达l稽核结论末次会议应正式举行且涵盖以下事项末次会议应正式举行且涵盖以下事项213、稽核报告与追踪确认-书面稽核报告l稽核标准及规范稽核标准及规范l抽样申明抽样申明-稽核紧就抽样结果做成报告，有些稽核紧就抽样结果做成报告，有些 问题可能未被发现问题可能未被发现l保密申明保密申明-保证保守与稽核中获知之机密保证保守与稽核中获知之机密l稽核小组之人名、职务稽核小组之人名、职务l主要被稽核者面谈人员姓名、职务主要被稽核者面谈人员姓名、职务l稽核时间表稽核时间表l稽核发现之摘要报告稽核发现之摘要报告l个别的不符合规定事项及双方同意的矫正措施个别的不符合规定事项及双方同意的矫正措施l确认矫正措施之计划确认矫正措施之计划l分发名单分发名单稽核报告评审所发现的事项均需以正式的书面报告于最评审所发现的事项均需以正式的书面报告于最1 1个工作日内送交被稽核单位个工作日内送交被稽核单位223、稽核报告与追踪确认-矫正措施目的目的目的目的1.使被稽核组织改善2.提出矫正措施以消除发生原因使未来不再发生要求要求1.被稽核单位要以书面提出矫正措施2.需说明预定完成时间233、稽核报告与追踪确认-矫正措施之追踪确认稽核结束l双方同意矫正措施完成时，稽核员要前往确认是否确实有效l主导稽核员要负责确认所有的矫正 措施均已有效完成l稽核组确认完矫正 措施后要书面通知 被稽核单位l被稽核单位接收后 要依据稽核单位的 规定进行定期稽核l当矫正措施是改变 某一部分系统时要 有改变记录以证明 改变有效确认不满意时要采取以下行动：l将该不符合事报 告留待未来确认l将原来“次要不符 合事项”考虑改为“主要不符合事项”l将其告知较高阶层之管理者