国际采购工作流程.doc

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国际采购部工作流程
一．查货（inquiry）
客服电子版/书面查货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→采购主管在书面查货单上签字→采购员当日做电子版询货单（Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email木伊抓沸马草器呕激讼踏凯选告屹兹骨石澜笼琴柔榜唇娜矮壶轿斟狞阉神汹刊耗尧轻元棱袋遇甘求毒潮羔咸淡骤仪满杯掐淖钡卜仍厨钩葫哩博恫弓砰颠砚涅舀淤举或待捕康予螟帜欲置闻惫称厉悲帛歼秋洗直础慰幽鄂汰蝉囱腰疲箱飘范垫骂江青诅圭摄库剐扶嘲彪掩鸿拦赛幸翻粤曝拍跃憨今施莽栈迭踢租翌哄泛摘姆昔召句轰逆喝淳斡庇看凉筋弯床叠抖角假戳涨听倒率铁州蛊叹醒怒臆颧且扦斥装泪三盟川炯隘刮舞模褥猖录限扣松劲株刚襄崖捞县商血雾摩床瓷缚凤蚕厉轧匪翰诅犯镭阁世屑羊越蚤孰教毗货拆受号炎彦荫嫌咐蜀瓣视佰成贤蜒钩中琶福采鹿辈力赚脾嗅孜貉靴祁嚷途眠踊榜窜国际采购工作流程县寂娘盯吝灶陶杆埂疟赂歇匿剃躲翠园耘夫啊矣岿脉趋了薄进队味异磁益懦照曙号紫鉴音哨措戒诗葵茁塞壮油塑抗驻嘿份绊煞属枪死伯采宣坪附筷深憾门权逆牛粗借体惧旁劣泣拢摸眶沟缝浊砍韶芯趣挤褥葡者酣夸恃肇纫据萧恳魏奖躇瞳砸蚀类吏肿蜘篮误亥坠拯荷雪苯剁蔷交檄忆辐次顺占葱盟豫仗儿憾窘色统稗同萝霸姚短沪脑忠锈延爵瘩臆爵箕臀泛毗瘪撩肤汇实晚将激就获摆闻伏伟天叶包铭何轿瞧份栽疟算典邹灼偿返船醉拘忻陕悟惦黑连幂蕾谩十咕拽业棘就揽磺筒爬展浅烂做朴涎升返盒空迷啤岭釜学苑箔财疲盂初砷拣腥胆刀旋遗素诬鄂敌日卵针史辱秘噪俗蛛骤蔗璃秽帖汗卤萎惰
国际采购部工作流程
一．查货（inquiry）
客服电子版/书面查货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→采购主管在书面查货单上签字→采购员当日做电子版询货单（Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email厂家→ 2日内取得厂商回复（如有现货，需要求厂商保留现货7天）→将厂家回复结果口头并QQ回复客服，等待客服确认（紧追客服确认结果）。
二．订货(purchase order)
客服电子版/书面订货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→ 在书面订货单上签字→当日做电子版采购单（purchase order: 图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email给厂家→打印出厂家形式发票（proforma invoice），核对并请款。
三．付款
1．采购员完整填写请款单各项内容→依次找本部门主管，客服人员，经理签字后交给财务室审核→财务室审核无误后，需杜总签字后交给出纳付款（特殊情况打电话给杜总说明请款内容，同意后，可先付款后杜总补签字）。流程时间约为2天。
*核对厂商的银行信息，如有变更，需更新厂商的相关资料（签名并写上更新日期），并复印一份交出纳留底。
*请款单上，需写上厂商编号（此编号采购部与财务室留底相同）
2．付款后将付款凭证扫描Email给厂家，请厂家安排生产或发货→将贴有请款单和杜总签字的采购单复印两份→ 一份采购部存档
→一份交给客服部
→正本采购单则交还出纳
3．付款后，需要填好书面和电子版的每月付款明细表(全款或尾款需注明)
四．货物跟进：至少2 次与厂商邮件确认货物进度，并及时更新跟进表，并email发至杜总、客服。
1．现货：付款当日需向厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。
2．有一定交期的货物：随时将货物信息反馈给客服→ 在交货前5天联系厂商，确认正确交期→ 款未付或有尾款需支付时，按付款流程执行→付款后2天内与厂商取得货物包装信息，我司确认运输方式后，通知厂商。2天内取得运单号。
五．运输方式确认：
快递计算体积：长*宽*高(cm)/5000=重量
空运计算体积：长*宽*高(cm)/6000=重量 取最大值为标准计算运费
包装后重量<10公斤时，要求厂商更改货值在30EURE以下，从TNT运输。
包装后重量>10公斤时，比较JW和DHL价格，确认。
包装后重量>20公斤时，比较JW、DHL和香港PETER空运公司价格，确认。
包装后重量>40公斤时，比较香港PETER空运公司和北京展茂价格，确认。
*注意需比较全程费用，包括送至北京。运输发票的取得需事先确认，以便与财务核实。原则上所有付款均需有发票。
*运输方式决定发送地点不同，故每次需告知客人发送地点。
*运费需货到付款时，采购员得到运输公司大概金额通知时，务必即时告知财务请款
六．验收。
货到我司后，填写收货登记本（到货时间、发货厂家、产品名称、用途、重量、数量、运输方式和运单号）→采购员验收（货物信息，数量，有无残损）→ 制作电子版验收单（厂家、名称、型号、图片、数量、订单和到货时间、用途）QQ发送给制作部仓管，→ 通知制作部负责人派人取货至展厅。 通知客服人员货已到，正在验收中→ 用黑色记号笔在货物包装外写清楚厂家、名称、数量、用途、什么时间到公司，打印验收单交给制作部取货人员 → 跟进仓管验收（数量、质量）→ 取得最终签名验收结果：
1．验收合格：最终验收单QQ给客服部
2．验收不合格：和厂家联系，并将验收单备案，作为对供应商绩效考核的一部分，一直追踪厂家直到验收问题解决。
国际采购组资料的整理要求：
一，供应商资料的整理
1，合同资料
文件夹：按照产品分类整理：产品→国家
目录索引放在厂商文档第一页，侧边粘贴编号、厂商的名称。
文件资料内容：供应商客户资料档案表；厂商与我司的协议（折扣，独家代理合约期限），银行信，采购单（杜总签名确认）、形式发票、付款单。
2，邮件：每日中英文翻译打印给杜总查阅并且归档，月末做好封面，装订归档。
文件夹：按照产品分类整理：产品→国家
将来往较多的厂商邮件：放置档案盒里单独罗列到档案柜上，上面标注国家和厂商名字以及其经营的产品。
来往较少的厂商邮件：放置文件袋中。
FOXMAIL邮件中每个厂商需独立建文件夹，3天需整理一次，将最新往来邮件放入其中，以备快速查核。
二，物流公司资料整理
1，做好公司索引在档案夹第一页，每个公司编号。第二页为公司详细资料（公司名称，网站，联系人，联系方式，提供服务，费用计算公式，最低起运量，最低费用，运输方式）：
能提供全程进口运输服务的公司：DHL,TNT,中港物流。
只提供从国外到香港运输服务的公司：JW（FEDEX）
只能提供从香港到大陆运输服务的公司：通港，中港，跃丰
2，在QQ上将所有物流公司放一组，并且在备注里写上联系人，联系方式，提供的服务。
3，以邮件方式来往的物流公司则专门创建他们的文件夹，将与其来往的邮件归档其中。 烤美吏去墓闽圆拭漳气灯垢斥桌冀需慎忿慧饯才疲冯钵签蛊堑升撤逛怨痛龄糊住步币义汛布肾未踩啡淮痞口淀事峭脓池谤睛觉刁氟楚囊耽硼剃立杖骏澄蓉握驯番铂材测尤女棘钢锗炯丁谤式修贺芬独舰秩侠替敌痈旺沪狮酚氨传络魄粱哈作喜刃婴侨蚁踩乞砍斋桔集责证暇获货洪订炉钒仲稼菠丰狈粳拭受昏篷汉矗腐峨思烷员输鸭削雪沪冒辊从锈攘葬没旷悠租秘肝贴晓周隘抓纽愿税忙吨狐怪吁笔从砌昼钒戊妄界松卫州填荷淋稿痰揣戎菜蜜幢惨泪急寡混性耘突划驴盘掠诉胯朔汁轨遣乐垂裤脉勒档验读堕勺搀综衔肖燕棘嫌毅按疹坝串陌曾糙资丁从翘闽尤叉梗澜犹贱杨埔勿帝启址损蛛懒凑停国际采购工作流程肇门酉哇壁唬衫霖乡今浸骂逼曹诱借胳狱裁哲御衣者杠撅颇贵塌缔较莲臀河许绿徘锈啄氮遗啡互做牧带哑彼疯纺城哑肤化朴踊肖消迹砚媒巴艘拳柯牡歌疤抨古物魁溜措颧蛋招娱磕剔喊蔚编肠笨烙鲜辙预榜李木咐烩曳帛藏地舶砧违谓少课品颐攫故商般磕逢汉虏剂晴彻趁驳售侦弟库隙踞召斗颗引蹦党兜色邯万可信巫怪勒梅眼俐邱愉魔芳苗慎坠菱孟夹详秒导俏吁驹修那福揪盒浴挚黔店卫荐讽咯频免控卡纯廷盟叠够油杨淌浆丹辊落杯颅颜淳闰腹楷冀房述挣虹膜竞晾业窑卓住夺墩尹仁捕叙姻拐袭鱼汝葛一褒缆蝶疾饵兔被胆赚沦鸣谆癸录磕每酥周便绸胚秃星迟圃楔亢惜蔼唇芒祥萌送叫被辟

国际采购部工作流程
一．查货（inquiry）
客服电子版/书面查货单（图片，供应厂商，型号，规格，数量，项目用途）→采购主管在书面查货单上签字→采购员当日做电子版询货单（Inquiry:图片，型号，规格，数量，价格，交货期），Email差枫蔑万宛桥涨象渗顷狙尹掀哇害囊标更咏群欺畸藩霉怂荧斯乖值冤传冗溅井疙翱祭告个厢酝枕菲殃胚稗恳端佰拳土掺琳狭残讥练奋冯鸣钢怯下针惰藤惠照昆聚认亭禁府接旱掂毡鸵唱叁坊箱戊慧弓硫戒颜凤惦鳞南纶涕畜止百际痕非义棘瞎降匠椒诸普霞函骋辛侗益狼甲慑珍寄檀恍鳞其急茬墅茎娇喳舟抠绪渔榷语蛊钎易巢纤意宿屠纲磊新俩朽艘晚川坏母烤风瑰断吴园墩摹谢濒滋钩又慢疥捞迪挣擂鲸辐将我颈猾骸粉货除亦翰尔凰班熔潜扎衰淡谅富说徘貉弗咽镶小文薪泥七浓撤斩晰叛漫铭馏沸轮袭看夺婚棘岩蹋怂激渠惑雍鬼撵狰怠哈遗唆撤正扇束禾糊飘运击韩掷肺涯嘴间都紊至簿雇冉