借款及费用报销制度.doc

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借款、报销制度
一、 目的
为了严格酒店财务管理，合理控制酒店经营费用，降低经营成本，根据酒店经营活动特点，特制订本制度。
二、 适用范围
适用于世纪青城大酒店工作人员借款及费用报销
三、文件执行者
财务部：负责制定与修正本制度。
四、借款规定
1、借款是因业务需要的临时借款，包括出差备用、日常采购、固定资产采购及各种临时性借款。
2、借款原则：当日借款次日报销，前一次借款在约定还款日期未冲账或还款的，不得另行借款。
3、起借额度规定：申请借款金额在500元及以上时，方可借款。
4、借款人规定：
（1）因业务需要，需频繁借支的岗位及部门，可设立岗位或部门周转备用金。周转备用金额度由财务部审核确定，岗位备用金由该岗位人员负责保管，部门备用金由部门负责人负责保管，使用周转备用金产生的业务，需依照报销制度按时报销，否则按报销制度给予处罚；设立岗位备用金的岗位，不得再另行借款；设立部门备用金的，部门不得再另行借款。
（2）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。
（3）其他部门的临时借款只允许部门经理借款，部门其他人员均不得借款。
5、还款期限规定：备用金还款日期为当年末12月31日，其他借款事项的借款期不得长于15日，原则上不得跨月，跨月借款的，必须于次月2日前至财务部冲账，冲账日期以交单至财务部日期为准。
6、任何个人不得私借或私用公款，酒店不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需经部门经理上报总经理，经总经理审批同意或授权审批同意才可办理。
7、借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等,并按规定审批权限审批后，由财务部付款。
8、出差借款，需注明出差目的地及出差期间；按出差申请单审批金额申请借款。
9、借款额度超过5000元以上，须提前1天申请。
五、费用报销规定
1、费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务总监对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理或总经理助理进行最后的审核批准。任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。
2、报销时间：每周一至周五提交报销单据。
费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查
3、报销时限：所有报销应于业务发生后次日内提交，特殊情况下超期限借款的，须于约定的借款还款日期前报销。
4、报销票证要求
（1）所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效。
（2）发票必须是发票联和报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。
（3）凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。
（4）内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效。
（5）根据税务规定，礼品发票不可入帐，因此，礼品发票不予报销。
（6）发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。
5、下列票据不得报销
（1）非税务局统一印制的发票或收据；
（2）审批手续不全的票据；
（3）内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；
（4）无公章、无私人签章（字）的白条收据；
（5）数量、单价、金额不符的票据。
6、费用报销的其他注意事项
（1）报销凭证必须注明本人所在部门、工作地、及费用归属、产品名称、事由、发票张数；
（2）各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用"0"补齐；
（3）报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如招待费、办公费用）分类、分次、粘贴填制；按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴（除特小的发票之外）；
（4）报销单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整，并用楷体书写；报销单据下面的签字栏不能打印，须手签；
（5）费用报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在相关费用单上；
（6）公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件；
（7）个别报销项目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。
7、报销使用单据规定
（1）差旅费：使用《差旅费报销单》，后附《出差申请表》；
（2）日常招待费：一般招待只能在本酒店招待并使用《费用报销单》，特殊情况需由执行董事审批；
（4）凡需事先审批再开支的事项：报销时需附事项申请单；
（5）凡预算外或超预算报销的事项：报销时需附预算外事项申请单。
8、各项费用报销内容及标准
（1）招待费：见《招待费管理办法》；
（2）差旅费及交通费：见《差旅费管理办法》；
（3）采购人员外出零星采购的物资：凡属固定资产、低值不易耗品，均需先入库后报销，填写物料采购报销单，后附仓库入库单，采购发票及采购申请单。采购进来立刻被相关部门全部领用并一次性消耗的低值易耗品，则不需入库，直接做为费用报销，填写费用报销单，后附经使用部门签收的发票及采购申请单；
（4）其他费用：按预算额度或申请额度在合理范围内报销；
六、约束
1、报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，对当事人处报销金额3倍罚款。部门经理或上级领导对报销单的真实性负责，并对其部门经理或服务店主管处50元/次罚款并通报；
2、借款超出时限，无正当理由不报销又不还款的，超出时限的天数处借款人20元/天的罚款。通报批评并可通过工资扣回；且给予全酒店通报批评，并给予50元/次罚款，
3、越权批准用款的，处以批准人当月工资3%的罚款，并承担由此造成的损失。相关会计不抵制，不汇报，或流程未完即出凭证要求出纳付款的，同时处50元/笔罚款；
4、报销超过报销期限在一个星期内的，对当事人处20元/笔罚款，超两个星期的，处40元/笔罚款超过20天的不予报销；
5、需事先申请再执行的事项，或预算外的事项，不得先斩后奏，否则可给予每笔50-500元的罚款。
七、该规定经酒店总经理批准发文之日起实施，解释权归财务部。
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