物资采购流程.doc

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物资采购流程
为了规范单位的采购秩序搞好部门采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生。根据集团公司领导的指示，特制订如下各类物资的采购流程。
此物资采购流程适用于林达集团公司、三亚国际饭店、三亚林达酒店。
一、 仓库补仓物品的采购流程
此类物资包括办公文具用品、卫生清洁用品、客房使用的低值易耗品、常用的工程维修材料及其他单位要求备库的日常物品。
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需补充货仓的存货。仓库负责人要填写一份“采购申请单”，且采购申请单内须注明货品的名称、规格、库存数量、最后一次订货价格。
经由资产（或成本）会计核实 报采购经理初审， 选择选定供应商拟定价格 财务部经理审核 酒店主管副总签字 酒店总经理批准 采购部组织通知供货商送货 仓库和使用部门一起组织验收入库而后支拨。
二、除仓库补仓以外的日常一般物资采购流程：
首先使用部门要填写一份“采购申请单”，并注明采购物品的名称、规格、用途 采购部门询价定价 财务部审核 酒店主管副总审计 酒店总经理批准 采购部组织采购 使用部门与收货部一同验证验收入仓支拨。
三、 新增物品的采购流程
若部门欲添置物品，部门经理或各总厨应撰写有关专门的申请报告，经财务经理和总经理批准后，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部负责人初审后，按“采购申请单”内容要求，至少选择三家供应商进行评价，提出采购意见，经使用部门确认，财务部门审核，交由分管副总签字，后报酒店总经理批准。审批手续完成后，采购部即组织实施采购。
四、 部门更新替换原有设备或旧有物品的采购流程
应先填写一份“物品报损报告表”，给财务部及总经理批准，经审批后的“物品报损报告表”连同“采购申请单”交由采购部（“采购申请单”内须注明货物名称、规格、最近一次订货价格和数量）。采购部采取货比三家、比质比价，并按正常采购审批程序办理有关审批手续，经总经理批准后，采购部实施采购。
五、 鲜活食品、冻品及每日使用的干货调料等食品的采购流程
使用部门总厨或主管，根据当日经营使用情况和就餐人员情况预测第二天食物消耗量，填写“每日购货申请单”，填制时需写明品名、数量、品质、规格，于当日下午五点由采购部以电话或传真给固定的月定价供货商。供货商于第二天送货至使用部门，由使用部门和收货部门一并组织验证验收。
六、 大型维修活动和改造工程的采购流程
工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写“采购申请单”交由采购部，采购部根据预算项目，寻找三家以上供应商进行比质比价，拟定价格提出意见，交由财务部门审核 酒店主管副总核实 总经理批准 采购部通知供货商完成其工程活 动 最后由工程部、财务部、采购部及酒店总经理一并验收，确认后付款结算。
七、 特殊情况的紧急采购流程
酒店偶遇紧急情况，如：水、电、气、设备发生故障，需抢修或其他临时急需物品，且仓库无配件无存货时，需急购的，由部门经理提出，报总经理口头批准，采购部应先行采购，事后按正常程序补办审批手续。
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