文件与记录管理程序100119(新).doc

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文件与记录管理程序

文件编号
P-001
版 序
B1
制订部门
ISO管理室
制订日期
2007/06/29
发布日期
2007/06/29
转版日期
2010/01/20

总经理核准
管代审核
负责人审核
制订人

发 行: ISO 管 理 室

本文件版权属于公司，任何组织和个人未经本公司书面授权而进行复印、拷贝均属于违法行为

文件编号:P-001
Page:1

文件名称:文件与记录管理程序
提出部门
提出人
变更版序
变更页次
变更内容
修订日期
ISO室
刘伟军
B
6
增加机器设备附件图纸,外发产品图纸,外发检测治具图纸编码规则
2009/4/13
ISO室
刘伟军
B1
2&8
1．因组织架构变动（资材改为生管，采购课和营运课合并为购销课，企画取消），修改相关部门职责
2. 汽车安全部品的质量记录从11年改为15年
2010/01/19

1 目的
INPEX公司制订本程序 , 对质量管理系统所需之文件及运作资料予以管制。使质量管理系统文件资料的发行、更新、核准、改版、保留(保护)、作废等管制动作能有适当的规范, 达到易读、易辨识、易调阅、易执行之目的。

2 范围
2.1 适用于全公司系统活动相关之所有部门。
2.2 文件记录类别与管理
类别
细 分
管 理
系统文件
包括方针、目标指标、手册、程序、规定/办法、表单记录。
备注：系统文件等级：手册第一阶；程序文件第二阶；规定/办法第三阶；表单记录第四阶
由ISO管理室会同职能部门共同制定并完成会审，由ISO管理室核发。
文件
(1) 技术文件
管理工程图、产品工艺流程表、加工条件基准书、作业标准书，出货检查指导/基准书，点检检查指导/基准书，全检检查指导/基准书，捆包仕样书等，外发加工图纸（模具图纸、治具图纸、产品图纸等）,PFEMA,控制计划等等。
由ISO室控管，统一分发复印件，其它部门不得自行复印，原件保留在ISO室，变更时也需要经过ISO室
(2) 政令/法规/批文
a. 国际或与各级政府的政令﹑法规﹑批文﹑认证等。
b. 国际标准、规格。

各部门主管负责收集并保存，ISO管理室负责制定管理清单。
(3)客户\供应商\外部实验室提供资料
a. 技术资料图面,环境管理基准(如ROHS对应类)，供方管理手册类。
b. 证明类文件（如MSDS表，SGS报告，材质证明书，外部实验室检测报告，环境物质不使用承诺书等）。
c. 来往信函、协议、合同、允收程度确认等

a类技术图纸由ISO管理室控发，b类资料除材质证明书其它都由 ISO管理室保管不作发行，其他部门借阅即可。
c所有合同类文件由总经理保管，其它相关人员自行管理
(4）其它资料
视具体情况而定

3 职责
3.1 ISO管理室制定本程序,并负责质量管理系统文件之管理。
3.2 各部门文件管理由部门助理（文员）或负责人指定相关人员进行部门文件与记录的管理，并且作为与ISO管理室的文件管理对应窗口。

4 术语和定义
无

5 关联文件
无

6 作业内容
6.1 系统文件之管理
6.1.1 系统文件与表单之编号与格式
6.1.1.1 手册/程序/规定办法编号与格式
a）编号 X – X X X X X（XX）
部门英文代码(适用于第三阶)
部门
代码
部门
代码
ISO管理室
ISO
品保
QA
行政
AD
制造
MF
财务
FI
技术
TE
购销
P&S
生管
PM
版序1、2 （文件小处修改换版序）
版号：A、B…（文件大幅修订换版本）
手册
程序
规定/办法
M
P
S
流水号： 001、002 …

例如第二阶文件《文件与记录管理程序》编号为：P-001A1；三阶文件《7S管理规定》编号为：S-001A1(ISO)；一二三阶文件由ISO管理室统一编号，并由ISO管理室编制<系统文件关联表>及<过程清单>，反映文件之间过程之间及与各部门之间的关系。
b）格式
l 前三阶文件格式按ISO提供，包括封面，变更履历表，正文。
l 正文以宋体五号字、行距固定值18磅书写，正文格式包括：目的、范围、职责、术语和定义、关联文件、作业内容、参考表单、附件等。
l 正文内文分节标示示例如下：
1 ------------------------- 项
1.1 ----------------------- 小项
1.1.1 --------------------- 条
1.1.1.1------------------- 细条
注1 :每一个层次的项、小项最好给出一个『小标题』，突显主题。
注2 :同一层次至少有两条方可编码, 例只有1.1无1.2的则不保留1.1。
a --------------- 段 (段是项或条中不编号的层次，可用a.b.
b --------------- 段 或1，2…或 ”．”等标记)
注3：以上系为原则性要求 , 非强制性。
l 正文内文引用相关文件标示
(限一、二阶程序文件，三阶尽可能同一、二阶程序文件办理)
．内文中引用的质量手册/程序/规定/办法名称用符号《 》表示，如《文件与记录管理程序》。
．内文中引用的表单名称用符号〈〉表示，如〈系统文件变更申请表〉。
．技术资料引用类用符号『』表示，如『加工条件基准书』。
6.1.1.2 表单的编号与格式
a) 编号X – X X X X(XX)
部门英文代码
版号 ：A、B…
流水号：001、002 …
表单分类：F
表单由部门自己编号,做成<部门表单记录一览表>，交ISO室编制成<公司表单记录总览表>控管。表单号一般以8号字置于表单之右上角。
b) 格式
l 表格尽可能附有流程说明
表格侧有签署流程的显示于表格之右侧或下方 :
例如 :品保 → 管制 → 采购 → 业务 → 总经理
其顺序需与搭配之管理程序(规定)吻合。
l 签名栏原则
原则上依流程由右至左，提出者在右方，最终核准者在左方。
例如 :
表单名
XXXXXXXXX F-XXXA（ISO）

品管

制造

技术

页尾
核准

确认

作成

l 表格编号 : 一律置于表格右上角。(如上图)
6.1.2 系统文件的作业权责

制订/提出
确认
确认
核准
发行
手册
管代
无
无
总经理
ISO管理室
程序/规定办法
权责部门
权责主管
管代
总经理
ISO管理室
表单
权责部门
权责主管
权责主管
管代
ISO管理室
6.1.3 系统文件作业流程
流程图
担当者
依据程序/规定/表单 或 说明
处置
系统文件之新增/修订/废止

NO

受理审请

会审

小处修订跳过中间过程

NO
审查整理

修订条文

NO

试运行

最终核准

发布、生效

纸本保管

提出者
提出〈系统文件变更申请表〉，不得违背上阶文件
ISO管理室
对文件适宜性进行初步审核并协助提出者确定关联文件。（注：如果只是文件只是小处修订或表单格式修订未涉及到其它文件或表单,可以由受理申请跳至核准，不用会审等中间过程）
提出者
将修订内容纸本及申请表送往需会审部门进行会审,会审者将意见记录于会签意见栏，管代与总经理指定者跳过会审。
ISO管理室
ISO室对意见进行整理,并由管代做出最终的意见
提出者
提出者根据意见进行文件的电子档修订
相关部门
ISO管理室将修订之文件电子档放置公共盘之『试作运行』路径下，并告知关联部门,并开始试运行
核准者
试运行一周后如果没有意见则管代正式核准
ISO管理室
于共享盘中更新旧版文件，并取消『试作运行』中的文件。原则上以mail形式向各部门负责人发布，但可依实际需求知会相关人员。
ISO管理室
ISO管理室打印纸本，新增和修订文件盖『ISO管理室』章后保管。作废文件盖『作废章』作销毁处理

备注 : 1、纸本系统文件未经ISO管理委员会用印无效，除签署期间，正式纸本仅有1份保存于ISO管理室处。
2﹑公司第一二三四阶系统文件置放于公司内部网站：http://192.168.1.1资料专区。该资料由网管设定为无法另存下载、无法打印，只供查看。
3、各部门不发行纸本。若作业现场需系统文件纸本，由兼职文管员与ISO文控员联系，由ISO文控员加盖生效章发放。
4、外来文件接受后需由ISO室统一管理受控，编号参照原提供方编号形式，根据需要分发给指定部门
6.1.4记录的管理
6.1.4.1 记录做成规定
．表单设计的预先设定由责任部门根据实际需要设计，完成后交管理者代表审核并受控
．一般记录应按预先设定的表单填写﹔
．记录填写必须真实﹐记录者不得造假﹗违者依公司相关规定处理。
．记录本身必须条理清晰、时间、地点、事件、责任人、审核者等各栏目清楚明了，签名须为全名且可辨识(含英文名)﹑员工工卡号。
．数据记录做成不可用铅笔书写，不可使用修正液(带)，或涂成一团等方式涂改，必须将错误处划线杠掉，并签名或盖章。若做成内容错误超过三次(点)，或有三分之一内容错误，应重新书写。
．做好记录的定期汇总﹑装订﹑标识﹑防护﹑保存等。
6.1.4.2 记录的作废管理
部门按记录保存期限进行保存，过了保存期可以销毁处理。
6.1.4.3记录保存期限
1）记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之作业。
2）生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求，依顾客要求保存。
3）质量运行状态记录（如：生产记录，点检记录，ppap资料等）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。
4）与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限其产生的当年再加上一个日历年。
5）内部质量管理体系审核和管理审查记录保存3年（含）以上。
6）各项记录的具体保存期限参照“质量记录一览表”之保存期限进行保存。
7）其余记录保存期限根据公司相关规定要求
6.2 资料管理
6.2.1 技术资料管理
6.2.1.1 技术资料编号
1)内部技术图纸
XX–X–XX–(X X or X /X)–X –XX
版号：A1…、B1…
加工方法:甲、乙、丙、丁…
页码号
工序号01、02…
客户产品系列号：01、02 …
技术资料代码
代码
资料类型
代码
资料类型
代码
资料类型
代码
资料类型
A
管理工程图
E
点检检查指导书
I
全检检查指导书
M
作业标准书
B
加工条件基准书
F
点检检查基准书
J
全检检查基准书
N
检查标准书
C
机台操作指导书
G
出货检查指导书
K
捆包仕样书
O
仪器内校基准书
D
进料检验基准书
H
出货检查基准书
L
产品工艺流程表
P
仪器操作说明书

客户代码
客户
代码
客户
代码
客户
代码
客户
代码
广州富士
FMG
通泰公司
TT
高桥金属
GQ
广田公司
GT
深圳富士
FJ
菲律宾
FLB
航天公司
HT
今仙公司
JX
松下电工
SX
阿位伯
ALB
肥田公司
FT
日本今仙
JJX
北京松下
BJ
ツカサ公司
CKS
清田公司
QT
…
…
上海松下
SH
NHL公司
NHL
芝蒲公司
ZP

山东康泰
KT
信浓公司
XN
山本电气
SB

达机公司
DJ
神钢公司
SG
木村工机
MC

备注:资料有工序时,可以不用号码号,无工序时用页码号
2)外发设备配件图
XXX(XX)—XXXXX—XXXX—(XXX)—XXX
版本号A1.2……
流水号(产品的第i张图)
产品品番
机器型号
流水号(同种备件的第n张图)
备件代码
序号
中文名
代码
序号
中文名
代码
1
支持板
ZCB
6
砂轮
SL
2
夹套
JT
7
导轮
DL
3
顶尖
DJ
8
金刚笔
JGB
4
转造轮
ZZL
9
其它
QT
5
凸轮
TL

3)外发检测治具图纸
Z—XXX—XXX—XX
版本号A1.2.3……
流水号(产品的第i个检具)
产品品番
4)产品外协图纸
FW—XXX—(XX) —XXX—XX
版本号A1.2.3……
流水号(产品的第i个外发图)
工序号(如果是全工序，填“all”)
产品品番
6.2.1.2 技术资料的制订、修订
由相关权责部门制订和修订
6.2.1.3 分发、变更、归档保存、作废
6.2.1.3.1技术资料制定并由权责部门负责人承认后由部门兼职文管原件交ISO管理室加盖ISO管理室章，原件保存在ISO管理室,只向相关部门分发加盖管制章的复印件（红章）,并登录于<文件分发\回收记录表>中,其它部门不得自行复印；
6.2.1.3.2 技术资料需要变更时，权责部门同样要将变更的新版本交ISO管理室受控，同时ISO管理室要收回旧版之复印件，记录于<文件分发\回收记录表>中。
6.2.1.3.3 当产品处于EOL阶段不再生产时，ISO管理室收回所有复印件作作废处理，原件按6.4.2进行处理。
6.2.1.4 技术文件用章
6.2.1.4.1 产品正式量产之后，由ISO管理室正式发行，由职能部门负责人承认后，加盖ISO管理室管制章。
6.2.1.4.2 在正式量产之前，技术资料可能更改频繁，由ISO管理室对技术资料加盖﹝暂用章﹞，分发之复印件加盖﹝复印件﹞章。
注：量产后半个月之内暂用版应该转为正式版
6.2.2 政令/法规/批文管理
由相关权责部门自行管理，如：ISO管理室负责环境相关法律法规的管理；行政课负责相关人事法律法规的管理等。
6.2.3 客户、供应商、外部实验室提供资料管理
6.2.3.1. 技术图纸由ISO管理室控发，公司各相关人员从客户接受的图纸均应交于ISO管理室，并说明保存期限，ISO管理室保存原件，并按客户类别进行分类保存，向相关部门分发复印件；客户所供图纸的更改亦应当交ISO管理室；如客户提供图纸丢失应及时向客户反映；客户图纸没有得到该客户同意不得向其他客户提供。
6.2.3.2. 管理基准及证明类文件（如提供的MSDS表，SGS报告，材质证明书，外部实验室检测报告，环境物质不使用承诺书）等资料除非有特殊要求由ISO管理室保管不作发行，其他部门借阅即可，
6.2.3.3. 来往信函、协议、合同、允收程度确认等除纸本合同由总经理保存之外其它由相关人员自行管理
6.2.4 其它资料
由职能部门主管决定是由部门控管或交由ISO管理室控管。
6.3 系统文件及技术资料借阅及外发管理
6.3.1 技术资料借阅管理
若相关部门人员需从ISO管理室文控员处借阅相关技术资料，机密文件需经总经理同意方可借阅；管制资料需经资料权责部门最高主管同意方可借阅；其它一般资料可以不经相关人员同意即可借阅。资料由ISO文控员登录于<公司资料借阅登记表>后即可借出，不得丢失，仅限本人使用，不得向公司外部人员泄露和提供，机密文件丢失将追究相关责任。
6.3.2 系统文件放公正盘共享，大家均可学习，需借阅正式纸本时可不经相关人员许可即可借阅但不得向公司以外人员提供。同样要记录于<公司资料借阅登记表>。
6.3.3 外发管理
若客户或其它相关方对系统文件或技术资料有需求，由需求部门提出〈文件外发申请单〉原则交总经理或原制定部门最高主管批准后，交由ISO管理室，用 <文件分发\回收记录表>登录后纸本加盖『参考章』提供需求部门。
6.4 文件资料的保存与机密性管理
6.4.1. 文件资料保密等级划分为「机密」、「管制资料」、「一般资料」三种。分为对内和对外两种情况。
a) 机密
l 凡泄漏有可能影响公司的经营发展，使公司经济利益受重大损害，影响公司营销活动，伤害公司的技术进步和发展，使公司在市场竞争中处于被动或不利地位等的文件资料划为机密。
l 一般只可从事该项工作的专业人士知晓，或由部门最高主管及总经理订定可传达到哪个层次。
b) 管制
l 公司内部运作的统计报表﹑总结﹑计划﹑质量记录等；
l 一般只能在相关管理层或从事该项工作之相关人员中传阅。
c) 一般 : 其它为一般资料
6.4.2 文件保存年限与机密等级表
类 别
机密等级
保存年限
保存地点
备注
对外
对内
1．ISO系统文件
手册、程序、规定&办法
管制
一般
永久
ISO管理室
不更新就继续保存
表单记录
管制
一般
依客户要求,具体见<部门表单记录一览表>
ISO管理室
汽车产品一般部品为5年,保安部品为15年
2．资料
(1)技术资料
A基准书标准书类
如加工条件基准书、检验基准书等
机密
一般
停产后保存5年或依客户要求
ISO管理室
汽车产品一般部品为5年,保安部品为15年
B技术图纸类
如管理工程图等
机密
管制
停产后保存5年或依客户要求
ISO管理室
汽车产品一般部品为5年,保安部品为15年
C工程变更类
如ECN等
机密
管制
停产后保存5年或依客户要求
ISO管理室
汽车产品一般部品为5年,保安部品为15年
(2)外来资料
A国际或与各级政府、法规、批文﹑认证等
管制
一般
废止后保存3年
相关部门

B. 国际规格
一般
一般
废止后保存3年
相关部门

C. 仪器设备文件、厂商提供数据…等。
管制
一般
随设备
相关部门

(3)客户提供技术图纸,管理基准
机密
管制
停产后保存5年或按客户/法规要求
ISO管理室
汽车产品一般部品为5年,保安部品为15年
(4)证明类文件,如SGS报告等
机密
管制
过期后保存3年
ISO管理室

(5)合同类
机密
机密
合同过期后保存5年
各部门

(6)其它资料
视情况

要求：
文件对外定性为「机密」及「管制数据」时，任何人不得擅自对外提供。必要时，须由ISO 管理室或特呈总经理批示，或依本程序中文件资料的对外提供条款执行。

7 参考表单
<系统文件变更申请表>
<文件分发\回收记录表>
<系统文件关联表>
<过程清单>
<部门表单记录一览表>
<公司表单记录总览表>
<公司资料借阅登记表>
<文件外发申请单