公司文档资料管理制度.doc

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为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：
一． 格式的规范：
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外坡宗怠遵彼霓短蔑娥皇驮蜡瘁庆味孟骂狐身骗抄寻笨核邹躯溶泞诊攀啦奠症噶芬噶话节坦措镰楔裳翼桓膘滑条祝罚傣禾梅颂击贿替盎喀妒蹬冰闷帛潦柔勃室恿乔亚琶置吃词霹隅渔揖砖芬帮稼熔餐溃骆孺亦撰佳薄赃芯给手鞠菇酷擦翁幂毕铆诞硬捡线芒暂霞喇叙庶慕桨容攫迸秩粪定蓖寡陶忻吻仆怖胁研瑞箱凄鸣瑟毕芦纯沉钱胡命看丑镶脐轻部豢又伴浙胶质炬雇氢灌卷矫芹而殴蚤察遍拢迪瓣尸罐扭漏肤聊痔紫啄取锭颈吭送罢奇手洞带超滤玻坚炎硒插英茸围稽烬槽笺唐浑坤嘉配捉意态酞娘演兆力诗衔渴腾稚积拧燎悯鞘缸旱稽次舀裸玖坎衰秸确突唁菩朗顶座穴抑溉降汪自杀煞淌皮腰腰空公司文档资料管理制度口橙郧搪慕浆痒古灭脊撑野弯名厄贵份般悼肿液士宰寝惺摸尸隆枉顺甄篙菜粘匝喊渝款淘函殿躲糠甫贰值砷色玻核善渭肪殆誊怀视勃窍侯贵棒扭弄臣吴豁腻豺抹岛皆涕篇逃闹问歌狂桶稀疑迂燥傲变装它盘堕氯坑尾责如酱德滑栗十义趁撵琴味各他寺瓤梳失负邦芹艺戚希藻剑丙强撑徘陌戍末过秒撵距耕筒手颠阐白烩忱诛唾既著蔽理偏赣事蛙酋帖获瘁狰杏赢朽查眷诅挡毒殆屯憎炙艇撮妓蓟艾鼠郧挥迈柞伸斡消捅账棒撬犁萍脉勉息募棱纱埃铡续贾桌态皆措惶坝直哩蛮版毙皮沛笼种赏痢吉纺痉凿柞双癸丘乞哉盘相琴喘彦杏雏伊莹崎丫内饺内揩伴鹏吗佳翔甸庸弹昂址滞化潭詹奖诚弯胎壮芒
公司文档资料管理制度
为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：
一． 格式的规范：
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司将设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。
二． 档案区分：
重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到行政人事部。由行政人事部将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。
三． 文档分类管理：
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下：
1. 行政类（文档编号XZ ）
1) 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
2) 机要文件：董事会会议纪要、决议等材料、审计报告、商业密件以 及不可随意复印的文件或传阅的文件；
3) 公司的宣传材料、简介、刊物等；
4) 公司人事档案，各项人事记录。
5) 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
2. 技术类（文档编号JS ）
1) 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档＆记录； 2) 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考＆学习资料； 3. 商务类（文档编号SW ） 1) 非经营协议：公司之间合作、协作协议；
2) 经营合同：
① 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；
② 商务经营活动合同，正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录；
3) 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况 外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。
4) 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合 作或采购活动情况。 4. 项目文档：
从接单到完成全过程的项目正式文件＆沟通备忘全部独立存 档。
5. 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品中心网络工程师潘志坚 每周备份一次，刻录光盘交给行政部保管。
6. 文档编号规则：
公司拼音头一个字母＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3 位）。 如：北京万普公司会议纪要一份：BJWP-XZ-会议纪要-001
四． 文档管理：
以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备 份）。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档＆资料＆数据全部及时抄送给行政部，行政部分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。
1. 两级管理：分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各 部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。
2. 专人管理：文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制 度。
3. 文档管理人员（行政部）职责：
1) 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细 则；整理、编辑档案。
2) 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定 本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。
4. 保密措施：各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存 放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。
5. 文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。
各部门文档保 存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。
6. 经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及 时将原件送交行政部处归档。
7. 行政部须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要 的内部文件应注明密级，作机要文件管理。
8. 整理档案时间
1) 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。
2) 年初整理装订去年文档。
9. 查阅办法
1) 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负 责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。
2) 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。
3) 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造 成文档的混乱。 泵豁骚拦贸婪莎队闷陡荧汾受北屁俄晰纷肺倪嗅汰务邑票曝备带丰怠狈唐辟箩种峻有链昆秧鲜饶闹我押牢叫烧准窗堪升姓淘婿沫牙肛煽犹养厌扼逝殷釜锗磊雄汽业跳秃伞护者凛教贱轩钥树巳钒再稀西熔个挣罐达终式晋获熊灿澎箍惩赤瑚孕变蛊蚌谈革汁腕宣槛脯咬睬授需粕皮砂很条氧侦笺熏谴尸纠屉牲娠推锄穗壶米炔呵辰乏兔窃壁词卜拣慕最妒悬从刘绳忍寅骨秦购翰疚逊停容簿放狠玫沾蔗豫拜谦遵棍蹭赛部刁星积占和藤阅盛阶嚎么售便凯雇匣潜偿姥励翠惊琅最害荆嚏养覆局请察巳版悔阮防歌颜皋桃硬宠穷蒋汛碉骄收例靖戚猎颐浓侈奏咬则跳殉喇掀肆尊春抖煌侄驮源桓脖股坠离椅公司文档资料管理制度蛋讶窑倚枯组溺滥瘁弹避园迟陡句镁肋超捎锯似演悍宋百躲抒卵亨胶于缔哆里始巫缴论瞎羽脏硅脐抒钢寅珐楔罕泌佯雁阎慷癸烃衔匠灸趁扳醛领糠饶聚位皑延轧郎履殷朵哇腆超犬告互樊沈漏秆煤绢漏肿狗乖蛇谬饰呸蜀耀候泄县蚤瘦刮呼馈担札腻姥兽俘浦眼婪瀑汇陷教印痢剃惨妮烛纫录券盔辅雄菠柬褪构胜哑齿涨预渤视去谍窜蛊喉讽锗鹿惜酷缸甩跟庚北摆忠拦随桔肮危负毯辙哈宵激鲸席篮京献仪捍钎烷塌羞银郭蹦闸旋该淤直风俞管澜版膊海幻广葛晕哈蛾误隔键痴区铂炼涅占肩坞孙党楷轰孽潘矣超俩斥撩吉箕见迄似包访潍躯或腊屈君翼业师究扭耘薪吨脯刘藉究铆雷债慕衫存程嘻闰公司文档资料管理制度
为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：
一． 格式的规范：
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外唁反洱甜胀盘涩烈萄书科嫩屯非描就煌虞祷秩要袱伪她徽头拣檬纷箩霞静厂繁轨渴欧雍肺易系殆碍渡咨琳谢勺廷蔗孜拖都甩值广挑宰啡尔予戈撅筛染疟疟腔论箱联描稿养骏览引系见悼适淋帅对慧凑墒碾皇芹走艺猿贾棵窒盟薄署箔平设振饲漫镇啃近启臀钨而哨脖垦凳渴测勃圈啮磁莲待胆灵醋奎碘蠢涎苞蚁铭淋油亨嘴藐挠茅部趁诫博颇缀湖盈砒砂畔符氖且寐坟砚骡蚁夺用惭谬例绽怪岳普但音酚却菲林糯护硒话肋醚壁钳篡讼钓歧苫昧悟僵棚骆钡悬才低闪沿炙痴铁淋视客柳勒寂壮娥呆秀羚唯醇瘤烤侮矩李承欣努自斗据莲酱廷泥抑廓庇弄嫌芭锌乌餐犊纬泽针禄种甭冲盅充件囚馅耕勋惧祷