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外事工作管理办法
HR-01-04

1 目的
进一步贯彻党和国家的外事工作方针政策，规范外事申报、审批及办理程序，加强集团公司外事管理工作，更好地为企业生产经营、对外贸易和国际交流与合作服务。
2 适用范围
本办法适用于集团公司总部机关及集团公司所属各单位。
3 编制依据
3.1《国务院国有资产监督管理委员会外事工作管理办法》（国资发外事〔2010〕
165号）
3.2《外交部、中央外办、中央组织部、财政部关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见》（中办发〔2013〕16号）
4 释义
4.1x集团有限公司
简称“x集团”（用于对外），“集团公司”（用于对内）。
4.2总部机关
指集团公司的管理中心，由各职能部门组成。
4.3所属二级公司
指直接由集团公司管理和控制的子公司、分公司及其他经营单位。
4.4所属三级企业
指由二级公司管理和控制的子公司、分公司及其他经营单位。
4.5所属单位
指集团公司或所属二级公司作为出资人，在中国境内外设立的全资或控股企业（包括全民所有制企业和公司制企业）、分公司以及前述企业在境内外设立的全资或控股子公司、分公司、代表处、办事机构等。
4.6外事管理是指对集团公司及所属单位与外国政府、民间组织或个人进行的公务交往活动，以及其他涉外事宜的办理和组织协调。
5 工作范围
5.1集团公司外事工作范围
集团公司人力资源部为集团公司外事工作的归口管理部门，根据外交部、中央纪委（监察部）、中央组织部、中央外办、财政部、国务院国资委等有关部门的相关规定管理集团公司外事工作。
5.1.1 遵照党和国家的对外方针、政策和上级的有关指示，制定集团公司外事工作的规章制度；组织、检查、指导和协调集团公司及所属各单位的外事工作。
5.1.2 负责集团公司及所属各单位因公出国（境）任务的审批、申报并办理相关手续；负责集团公司及所属各单位邀请和接待国外人员来访任务的审批、申报并办理相关手续。
5.1.3 按规定权限组织和办理集团公司及所属各单位因公出国（境）人员的政治审查工作。
5.1.4负责集团公司因公出国（境）人员因公护照、签证、赴港澳通行证和签注、赴台通行证和签注的申办和管理工作。
5.1.5 承办集团公司及所属各单位与我国驻外使（领）馆和外国驻华使（领）馆的外事公务往来和工作联系。
5.1.6承担国际和地区会议等国际活动的报批或协调工作。
5.2集团公司所属各单位外事工作范围集团公司及所属各单位应当根据本单位的职责和业务范围开展外事工作。
5.2.1 认真组织学习并严格执行集团公司关于外事工作的有关规定，并根据本单位实际情况，制定本单位的外事工作细则。
5.2.2 按要求选派因公出国（境）人员，认真做好因公出国（境）人员的政治审核工作，保证因公出国（境）任务的顺利完成。
5.2.3 按要求提供办理因公护照、签证等手续所需材料，协助集团公司人力资源部办理好因公出国（境）、邀请外宾来华的手续。
5.2.4对因公出国（境）人员进行爱国主义和组织纪律性教育，使因公出国（境）人员在国（境）外期间严格执行各项外事纪律，保守党和国家机密，遵守外事礼仪礼节，维护国家尊严。
5.2.5 负责收缴因公出国（境）团组回国后的因公护照、赴港澳通行证和赴台通行证，并及时上交集团公司人力资源部，由地方外办办理的证照交地方外办保管。
5.2.6 负责收缴因公出国（境）团组回国后的总结报告，并抄送集团公司人力资源部。
5.2.7完成领导交办的其他工作。
6 工作原则
6.1统一领导、归口管理、分级负责、协调配合的原则；
6.2注重政策性、科学性、计划性、时效性的原则；
6.3规范、统一、透明的原则；
6.4加强管理、讲求实效、确保安全、注意保密的原则。
7 审批权限
7.1组团单位必须是因公出国（境）任务的直接承担者。
7.1.1 原则上集团公司所属各单位在报送因公出国（境）组团任务时，只能提出本单位人选；如因工作关系需要外单位人员参加，应事先向集团公司请示。
7.1.2 确因业务需要，集团公司总部及系统内各单位可以选派人员参加外单位的因公出国（境）团组。
7.1.3 同一单位的主要领导原则上不安排同团出访，也不得同时或短期内分别出访同一国家或地区。
7.2 集团公司所属各单位的因公出国（境）任务及团组成员在上报集团公司前必须先经本单位企业法人代表审核同意（法人代表和政工人员，经所在单位党委书记审核同意）；三级企业组团出访，需先报二级公司外事主管领导审核，团组成员中包括本企业主要领导人员（指董事长、执行董事、党委书记、总经理，下同）的，需经二级集团董事长和党委书记联签。
7.3各类因公出国（境）任务，具体按以下权限进行审批：
7.3.1 集团公司班子成员中主要领导人员（指董事长、党委书记、总经理）因公出国（境）需由集团外事部门按《国务院国有资产监督管理委员会外事工作管理办法》（国资发外事〔2010〕165号）第二十八条规定，将任务报送国务院国有资产监督管理委员会审批同意；集团公司领导班子其他成员因公出国（境）任务需经主要领导审批同意。
7.3.2 因公出国（境）团组中包括集团公司领导班子其它成员，由集团公司董事长和党委书记联签；成员中只包括集团公司各部门人员，须经集团公司分管领导审核同意后，由集团公司主管外事工作领导审批。
7.3.3 因公出国（境）团组中包括集团公司所属二级公司主要领导的，经本单位主管外事工作领导审核同意后，由集团公司党委书记和董事长联签。
7.3.4 因公出国（境）团组中包括集团公司所属三级企业法人代表，经本企业党委书记或党委副书记审核后，上报二级集团董事长和党委书记联签，再报集团公司外事主管领导审核。
7.3.5 确因工作需要，参加集团公司以外单位因公出国（境）团组的，应事先向集团公司请示，经同意后方可与组团单位进行联系并办理有关手续。
7.3.6赴港、澳、台地区访问，同样报集团公司领导审批，劳务人员因公出国（境），按国家有关规定审批。
8 因公出国（境）政审
8.1 为加强外事工作管理，保证因公出国（境）任务的顺利完成，必须认真做好因公出国（境）人员的政审工作。因公出国（境）人员必须政治可靠，历史清楚，作风正派，遵守纪律，身体健康，熟悉本职业务，有较丰富的实践经验；具有分析问题和解决问题的能力，能够完成因公出国（境）所担负的任务。
8.2集团公司领导班子成员及所属各单位领导班子成员因公出国（境），因公出国
（境）任务一般由集团公司一同审批，不再另行办理因公出国（境）人员政审手续。以上人员因公出国（境），在办理因公出国（境）任务审批时，由所在单位或部门填写因公出国（境）人员备案表，报集团公司人力资源部备案。
8.3 集团公司总部机关其他人员的政审工作，由集团公司总部机关党委负责，按要求填写因公出国（境）人员政治审查表，并提出审查意见，与因公出国（境）任务请示一并上报集团公司；集团公司所属各单位其他人员的政审工作，由各单位党委负责，按要求填写因公出国（境）人员政治审查表，并提出审查意见，与因公出国（境）任务请示一并上报集团公司。
8.4因公出国（境）人员政审批件有效期最长为三年。有效期内再次因公出国（境），只需填写因公出国（境）人员备案表。在政审有效期内发现因公出国（境）人员有问题时，其所在单位应及时上报集团公司人力资源部，撤销其政审批件。在政审批件有效期内调动工作的人员，再次因公出国（境），应重新办理审批手续。
8.5以下人员不得因公派出国（境）：一是试用期和实习期未满人员；二是在政治、经济、外事方面存有问题尚在审查的人员；三是受各种处分不满一年的人员；四是患严重疾病的人员；五是与因公出国（境）任务关系不大的人员。
8.6 各有关单位对因公出国（境）政审要严格把关，发现问题如实上报，不按规定上报的，将追究有关单位和领导责任。
9 因公出国（境）报批程序
9.1 集团公司总部机关及系统内各单位要根据本单位中心任务和对外发展需要按照中央有关控制并降低总量的要求，科学制定年度因公临时出国（境）计划，并报送集团外事部门备案。
9.2 集团公司总部机关及系统内各单位因公出国（境）任务都要报送集团公司人力资源部办理。
9.2.1集团公司领导受上级单位派遣或集团层面自组团组因公出国（境），应由集团公司外事管理部门根据办公室出具的邀请函、随访人员和行程安排，报送因公出国（境）任务。集团公司领导随所属单位因公出国（境），应由组团单位的外事归口管理部门报送因公出国（境）任务。
9.2.2集团公司总部机关其他人员因公出国（境），由组团部门或单位报送因公出国（境）任务。
9.2.3集团公司所属单位人员因公出国（境），应由组团单位外事归口管理部门按管理权限审核后，报送因公出国（境）任务。
9.3组团单位必须提前45天由本单位外事归口管理部门向上级外事归口管理部门报送因公出国（境）任务请示。
9.3.1 报送的具体材料包括：正式请示件（用单位抬头纸打印，请示件中的“签发人”必须是“7 审批权限”中所规定批准人的手写签名）、出国赴港澳任务请示表、拟派出国（境）人员登记表、因公出国（境）人员政治审查表（或备案表）、申请出国（境）人员个人情况表、境外邀请信或邀请电（附中文翻译），以及经费来源、境外路线、时间安排情况说明。
9.3.2应按“7 审批权限”规定的相应权限进行审核，因公出国（境）人员按“8 因公出国（境）政审”规定的权限进行政治审核。
9.3.3 因公出国（境）任务请示中涉及集团公司以外的单位和人员，应在申报文件中注明其隶属的、具有外事审批权的上级主管单位。
9. 3.4因公出国（境）任务请示应报送原件正本。
9.4 集团公司人力资源部收到申报单位齐全的因公出国（境）任务请示材料后，按第7条所规定的权限呈领导审批。一般在4个工作日（特殊紧急状况，可缩短至1-2个工作日）内提出办理意见。
9.4 对非本集团公司系统组团的因公出国（境）任务除需上报上一条规定的文件外，还需出示由组团单位出具的“出国赴港澳任务批件”、“出国赴港澳任务通知书”和“征求意见函”。
9.5 因公出国（境）任务经批准后，由集团公司人力资源部负责办理因公护照、签证、签注、出境证明等手续。
10 因公出国（境）团组管理
10.1因公出国（境）任务应有明确的目的和实质性的内容,并有详细的经费来源、出访国别（地区）、线路、时间安排等计划。严格控制出访团组人数、国家数和在外停留天数。集团公司主要领导每次出访不得超过 3 个国家和地区（含停经国家和地区，不出机场的除外），在外停留时间不得超过 10 天（含离、抵我国国境当日）。出访2国不超过8天，出访1国不超过5天（拉丁美洲、非洲等航班衔接不便的航班和团组可适当增加1天）。其他人员出访需根据工作需要从严控制。
10.2因公出国（境）团组实行团长负责制，团长对全团成员在境外活动负责，团长由组团单位指定。团长的职责是：以身作则，遵守外事纪律，保证出访计划顺利执行，负责全团管理、制定工作计划、安排好团组人员生活、做好团组人员思想工作，回国后负责团组总结工作。
10.3因公出国（境）前，派出单位应组织因公出国（境）人员认真学习国家有关方针、政策、规定，进行外事纪律、安全、保密及爱国主义教育。对于拒绝参加行前学习的人员，不得派出执行公务。对执行学习制度不好的单位暂停办理该单位因公出国（境）事项。
10.4因公出国（境）团组在国外期间要严格执行各项外事纪律，保守党和国家机密，遵守外事礼仪礼节，维护国家尊严。
10.5因公出国（境）团组未经批准不得向外方许诺或擅自签订协议、合同；在与外商谈判过程中应坚持二人同行制，不得私自与外国人交往，不得从事与访问无关的活动。
10.6因公出国（境）团组在国外如遇重大情况应及时向所在单位及集团公司人力资源部请示汇报。出访任务涉及敏感或热点问题的团组和人员，需事先征求我国有关驻外使（领）馆或代表机构的意见。
10.7因公出国（境）团组成员在国（境）外期间，不得出入淫秽场所，不得观看黄色电影、录像、书刊杂志等；不得擅自离队或单独活动；不得擅自绕道旅游、在外拖延。
10.8因公出国（境）团组出入海关时，不得携带国家禁止的任何物品。
10.9因公出国（境）团组或个人回国后，应及时认真总结并写出书面报告，汇报出访情况、主要收获及工作建议，并报集团公司人力资源部备案。有关业务部门应认真评议，研究借鉴，抓好落实。对于重要收获，要积极组织推广和应用，做到少数人出国、多数人受益。
10.10一般不再派遣离退休人员因公出国（境）执行公务。
11 证照管理
11.1集团公司对所属各单位因公出国（境）人员的因公护照实行统一办理，集中管理。集团公司人力资源部为因公护照管理的归口部门，负责对集团公司所有人员因公护照的发放、收缴和保存。人力资源部配备存放因公护照的专用保险柜，并按外事工作规定填写因公护照登记簿。
11.2因公出国（境）任务经批准后，出国人员需凭出国赴港澳任务批件和政审批件，并携带因公出入境证件数字照片回执、户口本扫描件、身份证扫描件，前往集团公司人力资源部进行生物信息采集，之后由人力资源部统一办理因公护照或港澳通行证；已经有有效因公护照、港澳通行证或赴台通行证的人员，只办理签证或签注手续；若参加外单位因公出国（境）团组，持组团单位的出国赴港澳任务通知书、出国赴港澳任务批件，集团公司的出国赴港澳任务确认件及上述其它所需材料，报集团公司人力资源部统一办理。
11.3有关单位派人到集团公司人力资源部借用因公护照时，应携带持照者本人身份证件或本单位所开的借用因公护照介绍信，并事先由本单位外事专办人员通报集团公司人力资源部。
11.4为认真执行外交部关于个人一般不得同时持有两本因公护照的规定，坚持“收旧发新”的原则。由于因公出国（境）任务重叠，确需办理第二本因公护照者，需将两次任务同时上报，并说明情况，集团公司可以为其申请第二本同种类一年期因公护照。
11.5因公出国（境）人员回国后，应在入境7日内，由所在单位外事归口管理部门将团组因公护照收齐后交集团公司人力资源部保管，由地方外办办理的因公护照则按时交地方外办保管。
11.5.1因公出国（境）人员回国后，在因公护照交还日期内再一次奉命外派因公出国（境），其因公护照的交还日期可从再次回国入境时间起计算。
11.5.2常驻国外人员临时回国，因公护照由持照人保管，任职期满调回国后，要在回国后15日内将因公护照交集团公司人力资源部保管。
11.5.3领取因公护照因故未能因公出国（境）者，自集团公司取消此次因公出国任务之日起，由所在单位外事归口管理部门15日内将因公护照交集团公司人力资源部保管。
11.5.4对无正当理由未按时交回证照的，集团公司人力资源部将在集团公司相关网站上予以公示，并暂停其所在单位因公出国（境）申请。
11.6因工作调动等原因离开本集团公司的人员，其因公护照应交回集团公司人力资源部进行注销，未交还因公护照者不能办理调动手续。
11.7过期无效因公护照要及时登记收回，由集团公司人力资源部统一报外交部注销。
11.8因公护照在被借用期间，持照人必须注意因公护照的保管，不得损毁、外借，防止遗失。一旦遗失因公护照，应立即报告我驻外使（领）馆（机构）和集团公司人力资源部，以便申请办理临时证件。遗失证照的当事人要做出书面检查，并按有关规定给予批评和必要的处分。
11.9集团公司人员因公出国（境）签证，统一由集团公司人力资源部通过外交部向外国驻华使（领）馆申办，因公出国人员个人不得自行与外国驻华使（领）馆联系，不得自行或委托其它任何中外机构和人员申办。出境通行证依照本条规定办理。
11.10 各单位外事归口管理部门必须按规定做好本单位因公出国（境）人员按期归国的管理工作，及时收缴和上交因公护照。
12 接待及邀请来访
12.1邀请权限
12.1.1集团公司各级单位邀请国外人员来华访问，要向集团公司报正式请示件，并填写邀请来华请示表，报集团公司审批。邀请外国副省（部）级及以上职务人员、未建交国家（地区）、敏感国家（地区）人员及爆发重大疫情的国家（地区）人员来访，要按规定报国家有关部门审批。
12.1.2各单位在申报邀请来访任务时，要先摸清对方情况，制订出周密的洽谈和接待方案，落实好经费来源。未经批准不得擅自以任何名义对外发邀请函电或签证通知单。
12.1.3集团公司系统内各类邀请无特殊理由均以集团公司名义发出，邀请外国人在中国的逗留时间一次最多不超过半年。
12.2来访接待
12.2.1来华项目一经批准，承办单位应负责具体的组织联系工作，制定周密的接待计划。接待计划内容包括：来华团组简况，来华目的及活动内容，出入境口岸、停留时间及参观访问地点和时间，礼遇规格、接待费用开支情况及注意事项，全程陪同人员姓名、性别、职务，联系人姓名及电话，外宾姓名、供职单位、职务、护照号码等。
12.2.2在制定接待计划过程中，凡是需要当地的外事、公安、安全等有关政府部门协助的，均应事先作好周密安排。
12.3以集团公司名义组织的重要外事接待活动，由集团公司人力资源部协调联系接待工作；集团公司所属各单位经批准后的来华项目的接待任务，由各单位具体承办。
12.4属于正常的贸易来华项目，接待文件由集团公司人力资源部签署意见，并由承办单位具体负责接待工作。各承办单位的接待情况应向集团公司人力资源部通报。
12.5外事接待工作要求严格按照有关政策规定办理，按照接待计划认真组织实施，坚持全程陪同，防止失密泄密；同时做到既热情友好，又注意节俭。
12.6各单位对外接待工作结束后，应对接待工作进行总结，上报有关领导、业务主管部门，并抄送集团公司人力资源部。
13 外事纪律、保密规定及违纪责任
13.1所有涉外人员均须按照国务院发布的《涉外人员守则》（国发〔1992〕5号），严格遵守有关法律法规，在涉外工作中自觉维护国家主权和民族尊严，不做有损国格、人格的事。外事活动中，涉外人员应谦虚谨慎，不卑不亢。按照涉外礼仪要求，讲究文明礼貌，注意服饰、仪容。
13.2涉外人员应具备较高的政治觉悟和辨别是非的能力，坚决抵制国内外一切反华势力的活动。
13.3所有涉外人员在外事工作中要严格执行请示报告制度，不得越权处理涉外事项。原则上不允许个人单独参加各类因公外事活动，不同外国机构和外国人私自交往。不得利用职权和工作关系营私牟利。
13.4在涉外活动中，赠送和接收礼品要严格按照《国务院关于在对外公务活动中赠送和接受礼品的规定》（国务院第133号令）执行。
13.5 涉外人员应该严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，在涉外活动中要坚持内外有别，保守国家机密。
13.5.1因公出国（境）团组严禁携带涉密或曾处理过涉密信息的计算机以及移动存储介质出境。确因工作需要必须携带的，应按照保密工作程序报外交部办理相关手续、采取相应保密措施。因公出国（境）团组原则上不准携带涉密文件、资料及其他涉密载体。确因工作需要，需携带有关资料物品出国（境）的，应当按照国家保密局相关规定办理报批手续，采取适当保护措施，方可携带出国（境）。
在境外期间要高度警惕，防止泄密。
13.5.2向外方提供有关业务的文字资料，须经有关单位主要负责人审批。不准用非保密电话谈论涉密文件的内容；不准用电子邮件、手机短信息、非保密传真机等公开通信渠道发送涉密文件；密电的起草、修改、誊清，须到单位保密部门指定的密电室完成。
13.6日常外事工作中要注意保密。因公会见境外人员及其雇员，应有2人以上参加，并在指定的接待室会见，不允许境外人员及其雇员进入未经批准的办公场所和涉密区域。严防技术窃密。
13.7各单位领导对本单位因公出国（境）工作负有领导责任，各单位应加强对因公出国（境）工作的领导，充分发挥涉外工作联系人的归口管理作用，切实做好工作。今后凡发生严重违反外事纪律的情况，除对直接责任人进行处理外，还将追究所属单位领导责任。
13.8各单位都要严格执行外事规定，要按照审批权限报送任务，任务要真实，行文要规范，材料要齐整。因单位工作失职造成严重后果或明知故犯、弄虚作假的，除对责任人给予警告或通报批评处理外，暂停办理该单位因公出国（境）工作三至六个月。
13.9对于违反外事规定、外事纪律的有关人员的处理
13.9.1由于因公出国（境）人员回国后不及时收缴上交因公护照，持照人发生违纪，擅自办理签证、出走的，追究所属单位外事归口管理部门的责任。对于故意为出走人员提供方便条件，或因工作失职致使出走事件发生的直接责任人，视情节作出处理。
13.9.2根据国家有关规定，国家公职人员不得利用外派工作之机私自为自己及亲属办理国外长期居留证（绿卡）。已自行办理“绿卡”的公职人员，要主动将“绿卡”上交。对不按照规定执行的，按严重违反外事纪律处理。
13.9.3对于违反外事纪律的当事人、违反外事规定引起严重后果的责任人，视情节给予处罚，直至依法移送司法机关处理；当事人所在单位的负责人和外事部门负责人承担相应的领导责任。
14 外事费用管理
14.1各单位要认真贯彻“勤俭办外事”的方针，按照“谁出国谁承担”的原则，在核定的年度财务预算内组织安排外事活动，严格执行各项费用开支标准，不得擅自突破预算。因公出国（境）人员在出国（境）前，要按规定的开支标准编制经费使用计划，送财务部门审定，并经所在单位领导批准后预付经费。
14.2具体外事费用开支标准与报销程序按照财政部、外交部有关规定执行。
15 组织管理和业务建设
15.1集团公司所属各级单位要指定一名领导分管本单位的外事工作。各有关部门要与外事归口部门密切配合，按照业务分工，认真负责、互通信息，共同完成好外事任务。
15.2各级外事归口管理部门要认真贯彻执行国家有关规定，坚持原则，严格把关，按照外事工作程序请示报告，及时办理有关手续。
15.3集团公司所属各单位要建立经常性的涉外人员教育管理制度，对涉外人员应当加强外事政策、纪律、礼仪、保密知识和工作方法的教育，使其在对外交往活动中自觉遵守有关规章制度，维护国家的尊严和利益。
15.4集团公司及所属各单位的外事工作人员要做到：
15.4.1在思想上、政治上与党中央保持一致，正确理解和积极贯彻党和国家的外交方针、政策和有关规定，遵守外事纪律。
15.4.2精通外事业务，有一定外语水平、综合组织协调能力和办事能力，能认真总结工作经验，不断提高业务水平。
15.4.3具有认真负责的精神、严谨高效的作风，忠于职守，坚持原则，服从大局，廉洁自律，当好参谋。
15.5各级外事管理部门要认真抓好业务建设，健全工作制度、完善工作程序，善
于调查研究、掌握情况，积累各类工作资料，建立健全外事工作档案。
16 附则
16.1本办法未尽事宜按国家有关规定办理。
16.2本办法由集团公司人力资源部负责解释。
16.3本办法自发布之日起施行。