物业合同备案流程.doc

关于物业服务合同备案工作网上流程的解释

第一步：登陆北京市住房和城乡建设委员会网站

路径：企业登陆北京市建设网（
提示：1、新增企业按注册要求进行注册，已注册企业按照原登录名密码进入。
2、如果企业丢失密码，可以通点击“找回密码”，按照提示，找回企业登陆网上办事大厅的密码。
3、建议企业保存好登录名和密码，如果负责人员有所变化，请及时变更密码。
第二步：进入北京市物业管理动态监管系统

路径：进入建委网上办事大厅，点击左侧的“我的办事大厅”，点击下拉菜单中“申办业务”，页面右侧会出现（241）项：北京市物业管理动态监管系统，点击进入该选项。

北京市物业管理动态监管系统页面：

提示：1、此页面可以进行企业、人员信息维护及合同备案操作。
2、动态监管中，警示信息是工作人员根据实际工作情况人工发布的；预警信息是系统根据企业填报的信息自动发布的。
3、需先填报企业信息维护和人员信息维护，才能做合同备案。
4、企业应当每天登陆该系统，及时了解监管信息及通知公告等。

第三步：填报企业信息维护

路径：点击北京市物业管理动态监管系统页面中的“企业信息维护”，进入企业信息维护页面。
提示：企业信息维护是合同备案的基础，在进行合同备案前，需先完成企业信息的维护。

进入企业信息维护页面——物业服务企业基本信息

物业服务企业基本信息填报提示：
1、红字以上的信息与现状不符合，一级资质企业到市住建委、二级和三级资质企业到注册地所在区县房屋行政部门申请修改。 朝阳区物业服务企业修改企业基本信息需要提交的材料详见附件，或者登录北京市朝阳区房屋管理局网站（
2、“资质核定日期”是指企业现资质等级初次审批的日期。
3、“准予从事物业管理活动时间”是指企业资质证书副本上显示的准予从事物业管理活动时间的日期。
4、如果有部分公司“准予从事物业管理活动时间”只显示出年份，要求企业统一填写为营业执照上公司成立日往后推一天的年月日填报 。如资质核定日期是1991年，营业执照上公司成立日期为1991年4月5日，那么，在此表上“资质核定日期”则填报为1991年4月6日。
4、红字上面的“企业地址”是指企业注册地址，也就是营业执照上填报的地址。
5、红字下面的“办公地址”是指企业目前的办公地址。
6、“经营范围（主营）、（兼营）”内容，以营业执照上的信息为准。
7、“物业服务企业基本信息”要求逐项填写，不能空白。
6、系统从上至下验证字段，默认红字以上的信息为正确。红字以下的信息如果与红字以上的信息不符合，系统将提示信息有误，无法保存。
7、企业基本信息填报中，涉及企业营业执照注册号升位问题的，可作为企业信息更正，不予处罚。其它涉及企业名称、法定代表人等资质证书上的事项与工商营业执照不符的，请企业在2011年5月31日前变更完毕。逾期未变更的，市住建委将按照《物业服务企业资质管理办法》第二十一条规定进行处罚。
8、更改完毕后，点击“确定”按钮，系统将保存所填写的企业信息。
9、如企业有分公司，可在企业信息维护页面，通过“分公司信息维护”进入分公司的信息维护页面。

第四步：填报物业企业人员信息

路径：点击北京市物业管理动态监管系统页面中的“人员信息维护”，进入人员信息维护页面。
提示：该页面可以对人员信息进行增加、删除、查看和修改的操作。

进入人员信息维护页面——物业企业人员信息页面：
人员重复，不能添加

提示：本系统有自动查重功能，如有人员重复，不能添加。一个人员只能在一个企业中维护。

人员信息维护——物业企业人员信息页面

提示：
1、 首先选择“企业人员类型”。该类型中包括3个选项：
法定代表人：以营业执照填报的法定代表人为准。
企业负责人：指企业的总经理。
专职管理和技术人员包括：企业部门负责人，项目负责人，专职管理人员，专职技术人员。
2、 专业技术职称：是指国家各部委、各中央直属企业、各省、各地级以上市人力资源和劳动保障（人事）部门颁发的工程、管理、经济类中级以上职称。
3、 岗位资格证书：是指物业管理专业人员应取得物业管理师职称，或建设部颁发的物业管理企业经理、部门经理、项目经理和管理员岗位合格证书。

企业人员信息填报——法定代表人页面：

提示：法定代表人如没有专业技术职称，可在下拉菜单里选择“无职称”，专业选择“无专业”。如没有岗位资格证书，可填写“无证书”，“证书编号”相应填“无编号”。

企业人员信息填报——企业负责人页面：

提示：企业负责人需持有岗位资格证书，如没有专业技术职称，可在下拉菜单里选择“无职称”， 专业选择“无专业”。

企业人员信息填报——专职管理和技术人员页面：

提示：专职管理和技术人员包括：企业部门负责人，项目负责人，专职管理人员，专职技术人员。

企业人员信息填报——专职管理和技术人员——企业部门负责人页面：

提示：企业部门负责人，是指总公司下设的部门负责人，不包括项目内自设的部门负责人。如没有专业技术职称，可在下拉菜单里选择“无职称”， 专业选择“无专业”。

企业人员信息填报——专职管理和技术人员——项目负责人页面：

1、项目负责人页面中的“岗位证书”，指的是《北京市物业项目负责人考试合格证书》。
2、项目负责人是考试合格后，系统自动添加进入，证书和编号也是自动匹配的。备案时，尚未取得《北京市物业项目负责人考试合格证书》的项目负责人，可先行信息登记，限期改正，作为待核查情况由各区县进行督查。长期空白，系统有警示。
3、项目负责人如没有专业技术职称，可在下拉菜单里选择“无职称”， 专业选择“无专业”。

企业人员信息填报——专职管理和技术人员——专职管理人员页面：

提示：填报主管以上专职管理人员即可。

企业人员信息填报——专职管理和技术人员——专职技术人员页面：
提示：专职技术人员上岗证书，是指消防、电梯、电工等上岗证书。

第五步：填报合同备案

路径：点击项目信息管理，合同备案，进入页面。

项目信息管理——合同备案页面：

路径：点击新增备案，进入物业项目基本情况页面。

物业项目基本情况表

路径：进入物业项目基本情况,根据要求，逐项填写。
提示：1、项目名称：前期物业项目，以房屋（预）销售合同标明的物业管理区域、物业项目名称为准；其他项目，以物业服务合同中标明的物业项目名称为准。
2、同一物业区域由多家物业服务企业管理的，由管理该物业管理区域主要共用设施设备的企业负责综合并提交该区域的项目基本信息。
3、2010年10月1日起，按《北京市物业管理办法》执行的前期物业服务业务，由开发建设单位负责，并向项目所在地进行合同备案。由开发单位选择物业服务企业的，不计入物业服务企业规模，对其资质等级也不要求。
4、如果一个项目中，既有住宅，也有写字楼，在物业项目类型中，按照规划立项用途确定物业类型。
5、企业接管日期，以合同提供约定的接管日期为准，如果有出入，需要提供物业公司证明。
7、房屋投入使用日期，以竣工备案日期为准。
8、企业提供事务服务的，由企业自行提供说明，具实填写，应当表明事实服务的时间、单位、服务事项及目前情况等。各区县房屋行政主管部门根据情况核实。
9、在备案表中，“物业项目的从业人员数量(人)”表格，是人工填写。

物业项目基本情况——地下空间填报页面：

提示：如果有地下空间和设备设施信息需要填写，需要点击“是”，然后点击“模板下载”，下载固定的模板（见附件），根据要求填写完毕后，再点击“浏览”，上传已填写好的附件。

第六步：生成物业合同申请表

路径：点击打印物业服务合同申请表。选择项目名称，点击“打印”。
提示：1、如果信息没有填完，可以点击“保存”，合同信息可以在左侧页面“未申报”中查看，如果准备上报，就点击“申报”，合同信息可在“已申报”中查看。已申报的项目，不能进行修改。
2、备案表直接打印，不需调整打印机。打印时自动生成条形码，不再变动。
3、企业应指定专人负责合同备案工作，携带授权委托书、身份证原件及加盖公章的身份复印件，到各区县房屋行政管理部门提交相关材料。
3、填报信息不符合要求,不予备案，没有退回修改的功能。
4、根据备案的情况，出具的《办理结果通知书》分别标明不同内容：准予备案、不予备案、待核查。
5、属于待核查、不予备案的物业项目，不符合核定或晋升物业服务企业资质等级的审核条件，不得申报物业管理示范项目评定，该项目的管理单位不予开具赴外埠证明。
6、物业项目合法来源证明文件是指：
（1）住宅项目：2003年12月以前接管的住宅项目，应当提供《房屋管理维修使用公约》核准单及公约。
2003年12月以后未成立业主大会的住宅项目，应当提供《前期物业管理招投标备案表》。
房改房项目应当提交原售房单位的产权证明。
（2）非住宅项目：应当提供立项批准文件、非住宅项目委托方的房屋所有权证。
（3）已经成立业主大会，并与业主委员会签订物业服务合同的，应提交业主大会决议和属地办事处及社区居委会的相关证明。
（4）未成立业主大会，业主共同决定选聘物业服务企业的，应提交业主共同决定和属地办事处及社区居委会的相关证明。
（5）其他。

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