医院采购工作流程.doc

采购工作流程

为了规范医院采购工作流程，更好地保障临床科室的需要和医院日常工作的顺利开展，使采购工作更科学、流程更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉，特制定本流程：
一、采购分类
药品包括：西药（包括针剂、片剂、大液体和中成药）和中药（指中草药）；医疗器械包括：医生用的医用工具（如：手术刀柄和刀片、体温计、血压计等）和治疗器械（如：超声雾化器等）；医用耗材包括：化验试剂、CT胶片和植入人体内的并单独计费耗材（如：T型节育器等）；卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材（如：一次性棉球、一次性输液器、各类手术包）。
二、各部门职责
采购流程涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。
1、主管部门负责药品采购的申请审核、库存药品的质量(有权确定采购药品的生产厂家，但不能指定供应商)和库存药品出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政人事部；医疗器械、医用耗材的主管部门是设备科；卫生材料的主管部门是护理部、药品的主管部门是药剂科。
2、财务部门负责固定资产和库存药品采购的申请审核、库存药品的出入库的汇总审核、固定资产和库存药品的总账、固定资产和库存药品的报销审核，库存药品的监督和定期监盘。
3、采购部门负责固定资产和库存药品的采购，固定资产和库存药品验收时的质量保证，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的“三证”，其中医疗设备的“三证”由设备科负责建立档案并保管，医疗器械、药品和卫生材料的“三证”由仓库集中保管。
4、仓储部门负责库存药品的入库登记，日常库房管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、一般设备、运输设备、办公用品、卫生被服的仓储部门是行政人事科；医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是药剂科—耗材库；药品的仓储部门是药剂科—药库。
三、药品采购
㈠请购
1、常规药品由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常用药品的库存量不得超过半个月，不常用药品和采购时间较长的药品库存量不得超过1个月为原则，保证药品周转率年度达到10次以上。药品采购目录以外的药品由使用部门（科室）提出申请，主管部门审核，院长审批，药品采购目录以外的药品申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入药品采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的，不得纳入药品采购目录管理管理。
2、药品采购申请批准后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员根据批准的药品采购申请编制《药品请购单》，《药品请购单》应完整填写药品名称、规格、型号、数量等基本信息，需要专门说明药品生产厂商的，应在备注栏中注明药品生产厂商。药品采购申请部门不得提出指定药品供应商的要求。
3、《药品请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，报主管部门审核并签字、报财务部门审核并签字，药品请购一般每周一次，原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《药品请购单》报采购部，并上传电子档一份。
㈡采购
1、每年年初，各医院编制全年药品采购预算，编制价格以上年度实际采购最低价为基础。
2、采购部应根据医院年度药品需求情况选好供应商，采购部应当对供应商的资质、药品质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估，确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为公司的药品供应商。对首次纳入公司的药品供应商应当要求药品供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案，采购部留资质证明的电子档（所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案，随时供医院和政府相关部门调阅）。
3、年初应由公司组织一次集中招标采购会，由各供应商报价，公司确定全年药品的招标采购价格和确定《药品采购目录》，《药品采购目录》内的药品为常用药品。公司确定《药品采购目录》后，应及时将药品采购目录和招标采购价格以电子文档的方式下发各医院财务部门，药品采购目录和准予公开的采购价格以电子文件的方式下发各医院主管部门，同时送公司财务部备案。
4、《药品采购目录》以内的药品和《药品采购目录》以外的药品、医疗器械和卫生材料均由公司采购部统一采购，《药品采购目录》以外的药品和零星药品（单件价值在200元以内且批量价值在500元以内的药品）由医院自行采购。
5、采购人员收到《药品请购单》后，根据年度药品采购确定的供应商进行药品采购。
6、采购人员要严把药品质量关，特别是对有效期不足6个月的药品、卫生材料禁止采购。
7、《药品请购单》送达采购部后，常用药品一般应于一周内由供应商送达医院仓库；如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊药品，采购部应于《药品请购单》送达3天内反馈到请购部门，原则上药品采购的最长时限为15天。药品供应商不能送达医院仓库的，由采购部提货并送达医院仓库。
㈢验收
1、药品到达仓库时，由最先接收药品的人员通知采购员和主管部门指定的药品验收人员依据《药品请购单》对所采购的药品进行验收。
2、验收人员在验收时主要负责药品的质量问题，即：药品的生产日期、到期日期、药品的名称、规格、厂商、包装等质量问题，对药品经验收与订购单不符的药品或质量不符合国家要求的药品，验收人员有权拒绝入库。
3、库房管理员在验收时主要负责药品的数量问题，即：药品的数量是否正确，对超过采购申请数量的药品，库房管理人员有权拒绝入库。
4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的药品，由采购人员负责退货处理。
5、经验收合格的药品，应及时办理入库，并打印药品入库单一式三联，《药品入库单》作为药品验收合格凭证，应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认，与供应商的送货单一并作为付款或应付款项的依据，入库单第一联由库房留存，作为药品入库的依据，第二联交由采购人员作为报销结算的依据，第三联由库房管理员根据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。
㈣付款
1、行政后勤药品一般采取货到付款或月底结算；医疗药品采取先采购，延后两个月付款的方式。
2、月底终了，采购部应收集各供应商的《供应商对账单》，各家供应商的《供应商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额，《供应商对账单》（或传真件）须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科，财务科应核对每家供应商的对账单，对账单核实有误的，采购部、仓储部门应当协助查实，确保做到账账相符、账实相符。
3、原则上，下月的药品付款总额应当与上月的药品采购总额相当，医院因资金紧张不能确保药品付款计划的，应于每月10日前根据月份资金使用计划及时通知采购部药品付款额度，便于采购部编制药品付款计划；采购部因药品采购困难或供应商回款需要增加药品付款计划的，应于每月10日前根据药品付款计划及时商医院财务部门药品付款需要，财务部门在资金能够保障的情况下，应适当增加药品付款额度。
4、每月15日前由采购部编制当月药品付款计划表，医院财务部门审核后，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。
5、采购部根据审核批准后的药品付款计划填制药品付款报销单，药品付款报销单应同时附药品采购发票和药品入库单，并于每月20日前报财务部门审核，经审核符合要求的付款报销单，财务部门集中于每月下旬支付，财务部门支付相应款项后，出纳及时在采购共享资料文件夹更新付款进度供采购部了解付款情况。
6、市场紧缺医疗药品或特需医疗药品需要预付款或现付款的，应事先报经医院院长批准，财务部门凭批准报告予以预付款或现付款。
㈤质量反馈
1、使用部门（科室）随时将使用过程中发现的药品质量等问题以《药品使用部门反馈问题处置单》的形式报药品主管部门，由药品主管部门将问题集中反馈到采购部门，采购部收到反馈问题处置单后，应及时与供应商联系，以解决药品质量等问题，不能予以解决的，应予以退货，确保药品质量和医疗安全。
2、年度终了，采购部应当对公司所有药品供应商进行一次评估，加强供应商管理，对供应药品质量差、价格高、供应不及时、信誉不好的供应商予以清理，并吸收一些更适合的供应商作为公司的药品供应商。

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