商铺租赁管理程序.doc

运作程序

商铺租赁管理程序
/TJ/

1.0目的
明确规定商铺租赁工作的责任、方法和要求，进行招商、洽谈和签订租赁合同，确保稳场、旺场经营，实现顾客满意，以及商户和公司的互利多赢。
2.0适用范围
适用于商铺招商、租赁洽谈和签约全过程的控制(包括商铺的整体出租)。
3.0职责
3.1总经理负责审核招商工作计划，代表公司签订委托租赁协议，以及批准租赁商户的评价选择结果。
3.2公司分管领导负责招商工作策划，并组织实施。指导和监督与租赁商户洽谈和签约工作。
3.3招商客服部负责招商工作的具体实施，与租赁商户的洽谈，以及与商户的对接工作。
4.0工作程序
4.1 日常招商工作
4.1.1商业物业正常运营期间，为保证商业物业的稳场及旺场经营，客户服务部应做好以下几方面的招商和租赁工作：
a) 开展市场调查，定期总结和评估商业物业运营状况，并适时提出业态组合及品牌组合的调整建议；
b) 日常的招商工作，积累商户资源，建立《商源资料库》；
c) 针对具体的租赁业务，及时有效地开展招商洽谈工作；
d) 对集体区域进行大商户洽谈；
4.1.2客户服务部在市场调查的基础上，评估筛选有吸引力的商业品牌及经营商户，并填写《商源储备登记表》，连同市场调查信息报分管领导审核，总经理批准。
4.1.3所有进入本商业物业经营的品牌(商户)均应按《招商管理规定》的要求进行评估，必要时，客户服务部应制订详细的品牌(商户)经营能力评价准则。
4.1.4经公司确认为储备商业源的商业品牌或经营商户，由客户服务部纳入公司《储备商源库》。为保证与《储备商源库》的商户建立密切联系和良好沟通，客户服务部每月最少应与其进行一次正式的沟通，并做好《储备商源跟踪联络记录表》。沟通信息包括(不限于)：
a) 通报商业物业经营状况及招商需求；
b) 了解商业户目前经营状况；
c) 进入本商业物业经营的意愿及可能性等。
4.1.5客户服务部应至少季度进行一次对《储备商源库》中的商户进行一次全面的审查和更新，根据市场调查和沟通信息，及时增加或取消相应的品牌或商户。
4.2 租赁委托
4.2.1根据前期商业物业销售合同、前期物业管理合同、 业主(开发商及购铺业主)委托经营管理的要求，为实现商业物业的整体经营定位，客户服务部应保证达成以下经营管理状态：
a) 与出租业主签订《委托租赁协议书》；
b) 与自营业主签订《经营承诺书》。
4.2.2《委托租赁协议书》、《经营承诺书》应采用上级公司统一规定的格式文本，并由公司总经理负责与业户分别签订。
4.2.3当业主要求超出格式文本的内容时，或公司需要自行拟订《委托租赁协议书》、《经营承诺书》时，公司分管领导负责相关人员对《委托租赁协议书》、《经营承诺书》进行评审，填写《合同文件评审记录表》，经总经理批准后，报上级公司确认。
4.2.4客户服务部负责建立《商铺(广告位)租赁状态一览表》，列明委托租赁、自营及实际经营品牌(商户)信息，以便及时动态掌握商业物业的租赁状态。
4.3 租赁实施
4.3.1正常运营期间，需要开展租赁工作的时机包括：
a) 业态组合及品牌组合调整，导致现有经营商户的离场；
b) 租赁合同到期不再续签，经营商户提出终止现有租赁合同；
c) 因商户经营不符合商业物业整体经营要求而劝其离场；
d) 自营改为出租等。
4.3.2当出现或即将出现空铺时，客户服务部应及时进行沟通，填写《委托租赁登记表》，明确具体租赁委托要求和条件，包括：租金底限、租金范围、租赁期限、经营品类、中介服务费、以及委托期限等。
4.3.3客户服务部在与业主沟通，明确租赁要求和条件时，应保证《业主委托租赁登记表》的内容完整、准确和清晰，充分反映了业主委托租赁的要求，并符合原签订的《委托租赁协议书》的约定。
4.3.4客户服务部根据业主具体的租赁要求开展招商洽谈工作，并优先在《储备商源库》中选择租赁商户。
4.3.5针对特定商铺的招商商户应按《招商管理规定》进行评估，对将备选品牌(商户)列入《招商品牌(商户)登记表》，选择2～3家的备选招商商户与业主对接洽谈。必要时，客户服务部应组织对备选商户进行现场考察。
4.3.6经洽谈达成一致意见后，客户服务部负责完成以下租赁签约工作：
a) 协助业主与租户签订《租赁合同》；
b) 与承租人正式签订书面的《物业管理服务协议》及《消防安全管理责任书》；
c) 与承租人正式签订书面的《经营承诺书》、《商品先行赔偿协议书》；
d) 书面明确装修、开业时间要求；
e) 明确并承诺需要本公司配合、协助的事项。
4.3.7 租赁签约工作结束后，客户服务部应及时更新《商铺(广告位)租赁状态一览表》和《租赁合同签订台帐》。
4.3.8客户服务部留存一套相关协议文件复印件：《租赁合同》、《物业管理服务协议》、《商品先行赔偿协议书》、《商品经营承诺书》；向行政部提交一套存档(《租赁合同》复印件、《物业管理服务协议》原件、《商品先行赔偿协议书》原件、《经营承诺书》原件；向财务部提交一套复印件。
5.0 支持文件与记录
5.1 《招商管理规定》
5.2 《商铺租赁合同》(格式文本)
5.3 《委托租赁协议书》(格式文本)
5.4 《物业管理服务协议》(格式文本)
5.5 《统一经营管理手册》(公开文件)
5.6 《消防安全管理责任书》(格式文本)
5.7 《商源储备登记表》
5.8 《储备商源跟踪联络记录表》
5.9 《招商品牌(商户)登记表》
5.10《商铺(广告位)租赁状态一览表》
5.11《业主委托租赁登记表》
5.12《租赁合同签订台帐》 .

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