厦门证券费用支出管理制度2008修订.doc

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厦门证券有限公司

费用支出管理制度

2008年11月

目 录

第一章 总 则 3
第二章 预算和审批 3
第三章 差旅费控制 4
第四章 业务招待费控制 4
第五章 办公用品和固定资产采购 5
第六章 通讯费及市内交通费 5
第八章 报销程序 6
第九章 附 则 6

第一章 总 则
第一条 为规范公司的经营管理，合理控制费用支出，提高资金运作效率，保证公司经营效益的实现，特制定本制度。
第二条 在日常费用支出管理中，各部门应根据本制度有关规定把好费用支出关，厉行节约。
第三条 本制度适用于公司总部及下属各证券营业部。
第二章 预算和审批
第四条 所有金额在2000元以上的支出，必须填写《费用支出申请表》，总部各部门支出之前报公司领导审批，营业部支出之前报营业部总经理审批，备用金借款、费用报销时均以已审批的《费用支出申请表》为依据；金额在5000元以上的支出，须向公司提交书面的费用支出申请报告，经计划财务部审核并提交公司领导审批后方可支出；金额高于10万元的支出还须报董事会批准。
没有经过上述审批而擅自列支的费用一律不予报销，严禁将需要申请报批的超额费用支出拆分为多笔小额费用支出进行列支。费用支出申请报告必须详细列出各项支出的用途、内容、预计金额（需含计算依据）等，经部门负责人签字后上报公司。
公司不定期对费用支出报批情况进行检查，对违反或不执行上述规定的部门及人员按公司有关规定进行处理。
第五条 除差旅费、业务招待费以外的其他支出金额在2000元以上的一般不能用现金支出，如确实需要现金支出的须经财务部门负责人同意。
第六条 公司员工外出采购、出差等，确实需要借款的，经办人员应填具《借款单》，经本部门负责人签字后，交财务部门负责人审批（营业部由总经理审批），如金额超过1万元，须上报公司领导审批。
第七条 公司所有非现金支出必须填写《划款通知书》，经过经办人员、部门负责人证明、财务部门负责人、公司领导签字（营业部由总经理签字）后，交由财务部门办理。严禁财务部门以外的其他部门坐支资金，严禁资金体外循环。
第八条 款项借出办完公事后应于5个工作日内报销，结清借款，因故不能在规定日期内结清的，应向财务部门作说明，解释原因。
第九条 报销时应将票据分类粘贴、注明事项，有证明人的须经证明人签字，并分别填列票据张数、金额等，经本部门负责人核实后，报财务部门审核和领导审批。
第三章 差旅费控制
第十条 公司各部门应严格控制差旅费管理，对没有必要出差的业务坚决限制出差，确实需要出差的，应填写《出差申请表》及《暂借差旅费审批表》，明确出差任务、人数、地点及路线、时间以及费用预算等。
第十一条 出差的审核决定权限如下：
三日内并且费用在5000元以内，由公司分管领导批准；
三日以上或费用在5000元以上，由公司领导批准。
第十二条 出差人员应严格控制费用，原则上不能在出差事后增加差旅费用预算，对特殊情况实际出差天数、费用超出预算的，须向公司领导、财务部门说明原因。
第四章 业务招待费控制
第十三条 业务招待费实行预批制度。在发生业务招待费之前，总部人员要向公司领导、营业部人员要向营业部总经理提出申请，填写《费用支出申请表》，申请表中注明招待事由、费用预算，报公司领导（营业部报总经理）批准。临时特殊情况可以在费用支出发生前进行口头预批，但事后需补填写《费用支出申请表》并注明“口头预批”字样。报销时要同时提交已批准的申请表和报销单据，在已批准的预算范围内审核报销。
第五章 办公用品和固定资产采购
第十四条 公司办公相关设备应尽可能统一采购，对一些方便进行招标采购的应进行招标采购，对不能招标采购的应确定长期供应商并定期进行考核，重新确认供应商。
第十五条 办公用品等每月初由各部门向办公室报本月所需的办公用品种类、数量及其他要求等，由办公室统计后报公司领导（营业部报总经理）批准后统一采购。
第十六条 固定资产及办公设备采购按照公司的固定资产管理办法相关规定执行，特殊情况需要自行采购的，须经公司总部书面同意。超过规定金额的需报公司内部项目投资及重大支出评审小组，经审核后提交公司领导审批。
第六章 通讯费及交通费
第十七条 公司根据员工职务及业务工作需要适当给予报销通讯费，在规定标准内按实报销。
第十八条 没有独自使用公司车辆的中层人员交通费在规定标准内按实报销，独自使用公司车辆的中层人员不予报销交通费；中层以下人员不予报销交通费。如需外出办事尽量使用公司的交通工具，如果公司不能提供交通工具改乘出租车辆时，需在每张出租车票背后注明事由据实报销。
第十九条 通讯费、交通费按季报销，于每季度末到财务部门根据核定标准给予报销。
第二十条 通讯费、交通费报销标准于每年初制定，经公司领导批准后执行。
第八章 报销程序
第二十一条 上述各项费用由报销人填制费用报销单，部门负责人签字证明后交出纳对单据及金额进行复核，然后交财务部门负责人审核，最后经公司领导（营业部经总经理）审批后报销。
第二十二条 每周二、周四为费用报销时间，如遇特殊情况也可于其他时间报销，但需提前一个工作日预约。
第九章 附 则
第二十三条 本制度由公司计划财务部负责制定、修改和解释。
第二十四条 本制度的制定和修改报公司总裁办公会批准后签发，自发布之日起实施，原有费用支出管理制度同时废止。

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