房地产公司行政采购管理制度模版.docx
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1、行政采购管理制度1.0总则1.1目的:加强地产本部及各子公司(含项目公司)物资采购及管理系统建设,建立优质、共享的礼品库及供应商资源库平台,合理控制及优化采购流程,持续提高行政采购工作的效率与质量。1.2适用范围:本制度适用于地产本部及各子公司(含项目公司)的所有行政采购相关工作。1.3本制度自颁布之日起实施。此制度由地产本部综合管理部负责解释和修订。1.4本管理制度分为七个部分:总则、行政采购定义、职责划分、采购流程、供应商管理、廉洁规定、附件及表单。2.0行政采购定义2.1行政采购范畴本制度所指行政采购包括由地产各级行政部门负责进行的用于办公、工作所需要的所有物资的采购行为,及其它指定由行
2、政部门采购的物资的采购行为。不包括房租、住宿、机票、餐饮、快递、保安、保洁、日常杂费、车辆维修等服务性质的支付行为。2.2行政采购物资分类依据行政采购的范畴将行政采购物资分为办公用品、商务礼品、董事局专项三大类。具体分类见附件1:行政采购物资分类2.3行政采购的原则2.3.1质优价廉原则:行政采购工作在注重质量的同时,保证采购物资价格处于市场合理水平,采购物资品质符合公司的品牌气质形象,工艺品及收藏品应综合考虑其艺术价值及投资价值。2.3.2高效服务原则:行政采购的目的是为了服务公司良性运营,采购效率的提升尤为重要,所采购物资应切实能够服务于工作,并带来满意度提升。2.3.3创新品质原则:采购
3、人员应保持创新意识,提供新型、前沿的行政物资,同时行政采购物资应符合公司的品牌气质形象。 3.0职责划分3.1行政管理部门(地产本部综合管理部、子公司(含项目公司)综合管理部,以下简称“综管部”),是行政物资及其采购工作的归口管理部门,负责行政物资的规划、采购、验收、出/入库、保管、调拨、处置等项工作;建立地产集中采购标准,定期更新礼品资源库及供应商资源库;综管部须按月统计各部门领用情况,并整理每月各部门/各子公司(含项目公司)物资领用明细表,且与年度预算比较,对超预算部门/子公司(含项目公司)进行预警提示,并提请超支部门/子公司(含项目公司)提供情况说明,并根据领用及库存情况,更新次月采购计
4、划;每月与财务管理部盘点行政物资,并视情况组织抽查。3.2各行政采购需求部门,是行政物资的领用部门。应及时编制并审批部门年度、月度或专项行政物资的采购计划(采购申请),汇总到综合管理部。认真验收相关需求行政物资,并做客观评价。3.3财务管理部门,负责审核采购报销票据的规范性;收集并复核综管部统计的每月各部门/各子公司(含项目公司)物资领用明细表、及物资领用按部门的预算执行情况分析表、超支部门/子公司(含项目公司)的情况说明,并及时提报至预算领导小组,便于统筹管理预算执行情况;每月与综管部联合盘点行政物资,并视情况进行抽查盘点。3.4品牌部门,负责在各类行政采购中,涉及VI应用部分的设计、审核及
5、确定最终版本。4.0采购流程(具体采购流程详见附件2:xx地产行政采购管理流程)4.1申购请示程序4.1.1办公用品及商务礼品的申购手续参照办公用品管理办法、商务礼品管理制度相关规定执行。4.1.2办公用品属于标准配置的申购请示由综管部资产管理员根据库存情况发起,非标准类或更新类的计划外办公设备、家具(管制资产类)申购请示由需求部门发起。4.1.3商务礼品的申购由综合管理部根据领用及库存情况,结合年度预算发起。其他部门临时性、特殊性的礼品采购,可由需求部门提供附件4临时申购单,并由有权审批人批准确认后,由综管部按最新权责手册中2.1商务礼品购置申请的相关人员审批同意后,发起申购。4.1.4艺术
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