电力设备公司销售内勤人员管理制度模版.doc

销售内勤人员管理制度
07-01（）
为进一步规范项目部基础管理工作，增强全体员工的管理意识，提升全员的管理水平，促进后期各项工作的扎实开展，现针对内、外勤的信息沟通及传递、配合与协助等相关工作内容规定如下：
第一章 内外勤交接
第一条、对于紧急要求反馈的相关资料，项目部内勤下发到所有外勤人员的邮箱后，要通过微信平台或电话的形式通知到项目部经理和办事处主任、项目经理。要求认真对待并及时反馈，确保汇总资料质量并及时上报各相关部门，如因不及时反馈对整体工作造成影响，项目部将报请各级领导视具体情况予以考核；
第二条、所有外勤人员需要内勤人员协助处理的重要文件，包括传真、快递、电子邮件等，发出后一定要落实到项目部内勤的接收人员并与具体经办人做好工作对接，同时以短信或微信平台的形式（内容为：文件名称、分数或页数、需要办公室协助处理的人员、需要完成的时间等）与内勤主任进行信息沟通，以督促落实和办理；
第三条、所有内勤人员在收到外勤人员的重要文件后，第一时间在工作日记上做好记录，同时放入到“待处理文件夹”中，直接送入相关领导办公室待审批，特殊情况可通过电话或短信、微信平台的方式向项目部经理汇报。如在一个工作日内未能呈送相关领导并传递相关信息，第一次处以100元罚款，重复发生则从重处罚；如出现重要文件丢失并对市场工作造成重大影响，将视情况严重程度进行处罚。
第四条、所有项目经理与办事处主任在微信平台确认相关项目事宜和其他相关内容时（如在飞机上）除外或参加重要会议不方便使用微信时，要提前加以说明情况。如不存在上述情况外30分钟内没有答复，内勤将以默认的形式处理，出现一切后果全部都由项目经理和相关负责人承担。
第五条、为了及时有效的对外勤在外所需费用的补充，现规定每月在18日前提前做好票据报销的粘贴工作交到内勤人员，如不按规定粘贴或没如期上交票据的，内勤将不予接收。对于强制报销的公司规定只给予报销费用的80%。
第六条、所有外勤人员应以电话或短信和微信平台的形式收集所负责项目的相关信息第一时间与内勤对接，如相关负责人没有及时对接内勤而导致问题的发生，项目负责人承担一切责任。
第七条、所有外勤人员用于接待或其他原因没有相关规定的票据证明时或请示费用时，应按公司要求编写相关报告，要求字迹清晰，内容表达明确。如不符合规定内容的报告内勤将不予受理。
第八条、有关与客户需要沟通确认的事项，外勤人员沟通确认后反馈至内勤，内勤人员根据不同情况1~2个工作日配合解决。
第二章 内勤职责
第九条、重点工作时间节点要求
1、合同管理
1.1、合同评审在五个工作日内严格按照公司生产管理系统录入合同和补充合建立并及时更新同台账；
1.2、合同通过评审完成后下发到相关部门进行排产（如遇特殊情况需要提前排产的将转发到综合管理部安排提前排产），并跟踪生产进度；
1.3、销售合同、技术协议及往来函件要在收到第一时间进行存档；
1.4、内勤与项目负责人通过沟通确定产品的实际交货时间与地点后，及时反馈给相关部门进行合理安排。
2、投标及资质审核和招投标网站维护
2.1、接到投标文件两个工作日内，完成投标前期授权书、保证金的办理工作；若遇紧急情况按投标要求的时间完成相关工作；三个工作日内，根据开标时间及项目需要完成投标所需资料的提供、偏差汇总以及标书制作工作（完成时间可根据具体实际情况如国网批量制作时进行合理安排），并由内勤主任审核后转发给项目负责人。
2.2、在每月30日将各项目及网站资质审核；国家电子商务平台资质信息维护；南方电网阳光平台资质信息维护；其他网站资质审核及信息维护建立和维护电子版资质文件，并及时更新和补充。
2.3、按照市场时间要求，提前一个工作日完成相关入网资料的提供办理工作；
2.4、每个季度末，与**公司相关工作人员沟通，刷新投标资质；
2.5、每周将项目负责人反馈回的最新项目信息的整理、录入以及重大项目上报汇总工作。
2.6、标书制作过程中如遇商务、技术等需澄清问题及时与招标公司沟通确认并通知项目负责人，项目开标后1~2个工作日内收集开标记录，3~4日内收集投标总结并归档。
2.7、投标前与项目负责人沟通按公司相关规定做好客户风险度调查工作，并及时收集调查表后存档。
2.8、每月底与各办事处主任沟通及时更新客户档案，并按要求上报。
若各片区反馈项目信息质量有问题，造成反工现象，而且反馈项目信息不及时，使得项目信息无法按时汇总完毕，将追究相关人员责任。
3、每月18日前内勤收到项目负责人相关票据后在2~3个工作日内进行审核，按要求上报报销费用票据。
4、回款工作与应收账款管控工作。
4.1、每天内勤与项目经理落实回款计划，并跟踪回款进度，及时督导项目经理办理回款相关手续。
4.2、每月25日前根据月度的销售计划申请开具发票。；
4.3、每月27-30日完成市场部安排的发货余额应收账款表、实际应收账款表、账面应收账款表、陈欠款汇总表、逾期款汇总表、回款计划、预警台账和一款一测表的梳理工作。
5、指标完成情况统计在每月30日完成管控表的梳理。
6、服务与接待。
6.1、内勤在接到通知后第一时间配合协助外勤人员完成临时需要的工作。
6.2、外部客户来沈参观考察我公司时，在接到通知后第一时间内勤全力配合做好内部沟通，协调安排等相关工作，确保参观的顺利进行赢取客户对我公司的良好印象促进合作发展。
第十条、每月4日前，完成月度营销分析（合同部分）的小结并报部门领导审核；每一个季度第一月5日前，完成上季度营销分析并报部门领导。半年营销分析和年度营销分析，于次月10日前完成。如遇会议等，按照会议时间为准。
第十一条、每天下班前要短信或微信平台落实应收账款的进度，对于回款进度缓慢和毫无进展的要落实清楚原因，协调公司相关部门给予服务支持。对于项目经理原因造成货款无法回收要按公司关于应收账款清收制度给予考核。
第十二条、每周与项目负责人落实对应收账款台账明细，做到应收账款户数、欠款性质、回款进度及无法回款的原因。
第十三条、每天以微信平台的形式汇报当日工作的完成情况和相关内容。
第十四条、其它工作要求
14．1接到外勤人员的借资报告、报账单后，于1个工作日内完成费用的办理；如遇特殊情况，当日向相关人员反馈信息。
14．2就信息费的办理工作，督促项目负责人在合同签订一周内打回报告，于2个工作日完成签字备案；在领导后期同意办款后，在一周内完成费用的办理。遇特殊情况，如领导出差或当月不能办理该类费用，在获取该信息后半个工作日内，与相关领导和项目负责人做好信息沟通，阐明原因和预期完成时间。
14．3每月5日前，完成项目部人员差费的发放；相关奖励制度领导签准下发后，3个工作日内完成下发；出差人员每月在18日前提前做好票据报销的粘贴工作交到内勤人员，如不按规定粘贴或没如期上交票据的，内勤将不予接收。
14．4收到传真10分钟内，转交指定接收人（或委托处理人员），传真登记要求以“发件人/单位+主题”的形式。
14．5收到项目部的借资申请、报账单和礼品申请单后2个工作日内，完成中特公司领导的审批；后期每天上午10点至11点，下午4点到5点半为集中签字时间（后期将与领导和项目部做好沟通），其余时间在收到项目部传真后，紧急事宜于一小时内找在厂领导签准完毕。
14．6在1个工作日内，配合投标管理员、合同管理员完成各类保函和合同的评审盖章工作；遇特殊情况，于当日反馈工作进展情况；紧急保函和合同，按照市场需求时间完成合同的评审盖章工作；建立并于每月5日前刷新保函台帐，做好后期的回收工作。
14．7按照**、中特公司要求，提前半个工作日完成各类福利、活动名单的上报。
第三章 各项工作时间要求
第十五条、各级领导安排的工作，执行当日回复制（完成后的工作回复和未完成的信息反馈）；
第十六条、每周五下班之前，完成本周工作总结和下周工作计划的上报；
第十七条、每周一下午4点召开部门周例会；
第十八条、每天上午上班10至15分钟为打扫卫生时间，每天下班前5分钟，所有人员整理办公桌，并关闭电脑后方可离开，最后以为离开办公室的人员负责关闭门窗。
第十九条、每周六下午下班前1小时为集中大扫除时间，要求内勤所有人员和在内勤的所有外勤人员一起，彻底清理办公室和会议卫生，包括窗户和窗台的卫生。
第四章 附则
第二十条、本制度下发自下发之日起执行，请相关人员遵照执行；
第二十一条、本制度如需修订和完善，以后期下发的通知要求为准；
第二十二条、本制度解释权归项目部。