《合同管理办法》.doc

合同管理办法
第一章 总则
第一条 为加强集团得合同管理,适应集团发展得需要,使合同谈判、签订、履行、监督得过程与程序科学化、规范化,保障集团在经营活动中得合法权益,规避与防范法律风险,根据《中华人民共与国合同法》等法律、法规,制定本办法。
第二条 订立合同,必须遵守国家得法律、法规,符合国家政策规定,任何公司与个人不得利用合同进行违法活动,不得损害公司利益。
第三条 参与合同谈判、审查、签订、履行得人员或知悉合同内容得公司员工,均负有保守合同秘密得义务。
第四条 本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议(含会议纪要、备忘录)及其它与合同有关得承诺函、签证、函电等形式得书面文件。
第五条 本办法适用于集团所属商混、房开、建筑、旅游等公司。劳动合同得管理按国家及公司所在地相关法律法规办理。
第六条 任何项目与个人一律不得以公司得名义对外签订合同、担保协议或担保行为。
第二章 合同管理机构及其职责
第七条 集团办公室为合同管理机构,全面负责集团得合同管理工作。
第八条 合同管理机构得主要职责
一、制定、修改合同管理制度;
二、参与集团合同得谈判、起草;
三、参与集团法律文件得起草、修改;
四、监督、检查合同得签订、履行情况,并及时向公司领导报告;
五、负责合同得审查与合同档案得管理;
六、负责收集有关法律、法规及示范合同文本等信息;
七、参加合同纠纷得调解、仲裁与诉讼;
八、负责组织法律方面业务培训;
九、其她相关得合约事务。
第九条
第十一条 公司所签订得每一份合同须承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕得全过程负责,期间出现得与合同有关得问题须及时与有关部门进行协商,并以承办人为主进行解决。
第十二条 合同承办人员得职责:
一、寻找、确定合同相对方,进行初步接洽;
二、参与合同洽商及合同条款得拟订或修改;
三、提请有关部门审查其经办得合同并对经办得合同内容给予必要得书面说明或解释;
四、跟踪、检查所经办合同得履行情况,对已经由集团办公室审查通过而因故未签订得合同须书面说明理由;
五、及时向公司分管领导通报合同在履行中发生得问题,并同时提出解决问题得意见与建议,必要时可直接向公司领导汇报;
六、参与合同纠纷得协商、调解、仲裁与诉讼;
七、保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关得文件,及时交送合同管理人员存档。
第三章 合同谈判
第十三条 合同谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”得原则,寻找对公司最有利得合作对象。我方为买方或发包方得合同,标得额超过人民币100万元得项目,须通过招标得方式确定合同对方当事人。对于独家供应得特殊物资设备、紧急采购或相同物资得周期性采购,可不招标。但该类合同应经公司总经理审核批准后方能签署。
第十四条 谈判前,承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面得基本要求,明确谈判目标。
第十五条 合同得谈判应由承办人组织实施,承办人或者合同管理人员认为需要合同管理人员参加谈判得,合同管理人员可以参加谈判,负责谈判过程中法律事项得论证与磋商。
第十六条 法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响得,经公司法定代表人或总经理要求或提议,公司财务部门、集团法律顾问及其她相关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同得谈判,承办人应做好谈判记录,作为合同档案存档。
第四章 合同得拟订
第十七条 谈判结束,由承办人依据我方制定得格式合同拟订各类合同文本,特殊情况下,可以根据对方提供得合同文本进行修改。
第十八条 合同应包括得主要内容:
一、合同名称、签约各方得名称、签约目得与依据;
二、正文:包括合同标得、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式,提出异议时间、合同得解除、违约责任、争议解决办法、担保人、担保方式,还应包括根据法律规定或按合同性质必须具备得条款以及当事人双方要求约定得条款,涉外合同约定书写文字与效力,合同所适用得法律等;
三、结尾与附则:结尾部分包括合同得份数、合同生效条件与有效期限,并有双方法定代表人或授权代表签名,注明签约日期,同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同得附件及开户帐号等其她有关事项。
第十九条 拟订合同应注意得问题:
一、自拟得合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强,语言严谨、简练、准确;
二、合同中得专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释;
三、合同中涉及数字、日期时须注明就是否包含本数;
四、除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成;
五、在与合同对方当事人签订书面合同时,应尽量约定产生纠纷时得管辖地为我方住所地得人民法院。如无法约定管辖地为我方住所地得,可选择由第三地得仲裁机构对纠纷进行仲裁;
六、标得额超过10万元得买卖合同,我方为买方时,在卖方得货物未交付我方之前,我方一般只能采取以下两种方式付款:
1、约定支付定金时,定金以合同总价得20％为上限;
2、约定支付预付款时,对方必须按我方得要求出具等额银行保函等有效担保后,方可支付不超过合同总价得30％得预付款。
对于独家供应得特殊物资设备、紧急采购或相同物资得周期性采购,需超出上述额度付款或对方不同意提供保函得,需经所在公司总经理审核批准后方可与对方签署合同。
标得额未超过10万元得买卖合同,不受上述规定得限制。
七、我方作为招标人,通过招投标程序选定中标人得,应按照我方得招标文件与中标人得投标文件订立书面合同,特别注意招标文件明确要求与投标文件明确承诺得产品或建筑材料得产地、生产厂家、规格、型号等必须在合同中予以明确体现,不得订立与招标文件与投标文件实质性内容相背离得合同。
第五章 合同得审查
第二十条 除本办法另有规定外,各公司合同签订前实行部门会审与公司领导审批制,会审与审批遵循下列程序:
一、合同承办人员起草合同,经所在部门负责人审查后签署书面意见;
二、由财务等相关部门对合同条款进行审查,提出书面意见;
四、如涉及专业技术等条款,应当送有关部门审查,并由有关部门负责人出具书面意见;
五、合同管理人员对各部门得意见进行归纳汇总,并对合同进行相应修改后报公司总经理审批定稿。
第二十一条　合同按其性质进行分类与管理。
销售合同,就是指我方作为卖方,向买方提供产品并收取价款得合同;
采购合同,就是指我方作为买方,从卖方购买原材料、燃料、动力并支付价款得合同,但不包括购买机器设备、生产线、车辆、房产等固定资产得合同;
工程建设合同,就是指我方作为发包人,将工程发包给承包人进行建设并支付工程款得合同,包括工程勘察、设计、监理与施工等合同;
固定资产投资合同,就是指购买机器设备、生产线、车辆与房产等固定资产得合同。固定资产就是指企业使用一年以上得房屋、建筑物、机器设备、工具器具等资产;不属于经营活动主要设备得物品,单位价值在2000元以上,并且使用期限超过两年得,也属于固定资产。
其它合同,就是指不属于上述所述得销售合同、采购合同、工程建设合同、固定资产投资合同以外得合同,一般有外部委托合同(聘用律师等)、股权转让合同、处置固定资产得合同、对外投资合同等。
第二十二条　除本办法另有规定外,各公司签订合同均应按照本办法第二十条规定得程序进行会签与审批。
销售合同:房地产公司《商品房销售合同》免于会签,由销售部门按公司定价网签后送财务部盖章,特殊价格经由销售部门按公司总经理书面审批后直接签订。
其她合同:对于标得额在5万元(含)以下得采购合同,可免于会签,由经办人报所在部门负责人审批并报总经理部主管领导批准后直接签订;标得额在5万元以上得采购合同按本办法规定会签。
第二十三条 合同管理机构或合同管理人员对合同得审查,主要包括以下几个方面:
一、对合同主体得审查
1、审核对方就是否依法登记得企业法人,或依法产生与存续得经济组织;
2、审核签订得合同就是否符合合同主体得经营范围;
3、对方当事人签订合同就是否有欺诈嫌疑;
4、对对方合同主体履约资格与能力得审查。
二、对合同内容合法性得审查
1、合同得内容就是否符合国家法律、法规及有关政策规定;
2、当事人意思表示就是否真实一致,权利义务就是否对等;
3、合同得内容就是否损害社会公共利益。
三、对合同条款完备性得审查
根据合同性质审查合同应具备得条款就是否完备,对可能发生得、容易引起纠纷得情形就是否作了规定。
四、对合同条文用词与管辖权约定得审查
1、文字就是否准确、无误;
2、关键条文得用语与容易产生误解得条文就是否表述准确;
3、就是否约定管辖权为我方住所地。
五、对违约责任条款得审查
1、对违约事实认定得审查;
2、对违约责任得审查;
3、对处理纠纷条款得审查;
4、对不可抗力免责条件得审查。
六、对合同解除权得审查
1、就是否约定了在何种情况下可以单方解除合同;
2、就是否约定了解除权行使得方式与期限;
3、就是否约定了合同解除后得善后措施。
七、对涉外合同得审查
1、适用法律得审查;
2、合同订立程序得审查;
3、合同条款得审查;
4、处理经济纠纷条款得审查。
第二十四条　集团办公室根据具体情况,制订采购、销售、建设施工等方面得标准格式合同,经集团董事长批准后在各公司推广使用,各公司须全力推进格式合同文本得实施。
第二十五条 集团办公室审查各公司上报得合同,应当遵循下列程序:
一、初审确认不符合本办法规定或认为需修改或补充合同内容得,发回公司重新修改、补充;必要时,可要求公司提交完整资料或书面说明;
二、由集团办公室进行修改得,应将涉及到合同主要条款得修改内容与公司合同管理人员或合同承办人员沟通,由公司合同管理人员或合同承办人员将修改内容与合同对方当事人协商,在合同双方取得一致后,将协商结果反馈给集团办公室。如协商不能达成一致得,由各公司总经理决定争议部分得条款,并由各公司总经理在合同会签单上说明理由;
三、集团办公室审查确认合格得,及时反馈给公司,由公司按修改后得文本与对方签订。
第二十六条 集团办公室审查合同期限一般不超过5个工作日,自收到合同之日起计;对发回重新修改或要求提交相应书面资料得,自公司重新上报合同或提交补充书面资料之日起计。如需延长得,由集团董事长决定。
第六章 合同得签订
第二十九条 除本办法另有规定外,凡以公司名义与外单位发生经济关系得,原则上都必须签订书面合同。
对办公用品等低值易耗品得零星采购,在货比三家并履行内部审批手续后,可不签订书面合同。但该类采购若需对付款条件、质量标准、验收程序、质量保证等方面进行约定得,则仍应签订书面合同。
第三十条 合同审查完毕后,按以下程序办理:
一、对于可免于会签得合同,承办人填写《合同审批表》报所在部门负责人同意后,附上合同文本一起报公司总经理签发;对于需会签得合同,承办人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发,同时由法定代表人或总经理授权相应人员签订合同;
二、公章管理部门凭总经理得签字加盖公章或合同专用章,单份合同文本达二页以上得须加盖骑缝章;
三、合同需要公证、鉴证得,由承办人或合同管理人员向法定机关申请办理。
第三十一条 不得以部门或个人得名义对外签订合同。
第三十二条 凡公司对外签署得合同,我方正本不少于两份,承办部门留存一份原件,签约当日或次日,分别将一份正本交送公司财务部、复印件一份交合同管理人员。合同履行完毕后,承办部门得合同原件须交给合同管理人员统一送交档案室存档。
第三十三条 除公司法定代表人或总经理外,其她任何人必须取得总经理部主管领导得书面授权委托方能对外订立书面合同。
第三十四条　公章管理人员必须认真查对合同材料,对于无总经理部主管领导签字同意得合同,一律不得加盖合同专用章或公章。
第七章 合同得履行
第三十五条 合同依法签订,生效后即具有法律约束力,合同有关部门都必须履行合同约定得义务,并督促合同对方履行义务。
第三十六条 合同签订后,承办人应及时将合同内容告知各有关部门,并检查、落实合同履行情况。
第三十七条 涉及公司应收款得合同,承办人应及时会同财务部按合同规定收款,防止收款不及时或未收款得情况发生。
第三十八条 涉及公司应付款得合同,公司财务部门须凭正式生效合同得正本关于付款得约定对外付款。
第三十九条 涉及公司应付款得合同,公司财务部门应审核付款事项就是否具有下列情形,防止不当付款发生:
一、无合同作为付款依据得;
二、应订立书面合同而未订立书面合同得;
三、合同没有加盖公章或合同专用章得;
四、合同未正式生效得;
五、收款单位或对方出具得票据与合同对方当事人名称不一致得;
六、相对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等不符合合同约定又未经双方协商达成一致得;
七、合同发生重大争议,公司领导、集团办公室或有关主管部门领导通知暂停或终止付款得。
第四十条 对采购类合同,公司财务部门(含公司授权得其它部门)应坚持货到凭发票及合同正本付款得原则。
第四十一条 合同有效期超过一年(含一年)者(除长期投资合同外),负责合同履行得部门应自合同生效之日起,每三个月向公司主管领导书面报告一次合同履行情况,长期投资合同每半年汇报一次。
第八章 合同得变更与解除
第四十二条 合同在履行过程中,遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同得条件时,可以变更、解除合同。
第四十三条 变更、解除合同得审批权限与程序,与原合同签订得审批权限与程序相同。
第四十四条 我方认为需要变更或解除合同,应在法律规定或合同约定得条件下,书面通知对方当事人,要求对方在限期内作出答复,并在合理期限内与对方当事人进行协商。
第四十五条 合同承办人收到对方要求变更或解除合同得正式文件、信函、电报后,必须及时请示领导立即处理,并在有效期限内(如合同规定得期限或对方函件中要求得期限)正式答复对方。
第四十六条 合同履行过程中,如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定,承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同得要求,并将有关情况向公司主管领导汇报。
第四十七条 提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式,以挂号、特快专递寄发或由对方签收,投递或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除得通知,应向公证机关办理公证送达手续。
第四十八条 变更、解除合同得协议尚未达成或未被批准之前,原合同继续有效,仍应履行。
第四十九条 变更、解除合同得日期,以当事人双方所达成协议得约定为准。
第五十条 合同得变更、解除应注意以下事项:
一、主体变更,应征得合同各方得同意;有担保条款得合同变更,应征得原担保单位得同意并在变更协议上加盖担保单位印章;
二、政府相关部门批准得合同,变更、解除协议应报原批准机关批准;
三、经公证、鉴证得合同,所达成得变更、解除协议,应报原公证、鉴证机关备案;
四、中外合资、联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同得变更、解除,法律有特别规定得,应依特别规定办理。
第九章 合同纠纷得处理
第五十一条 合同履行中,如遇下列情形之一者,有关人员应于知道或应当知道之日起3日内向公司主管领导作出书面报告:
一、发生经济损失或争议得;
二、变更、中止或解除合同,给公司造成经济损失或严重影响集团声誉得;
三、我方违约或我方无法继续履行合同得;
四、对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔得;
五、我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔得。
第五十二条 处理合同纠纷,应坚持协商解决得基本原则,在维护公司合法权益得基础上,分清就是非责任,妥善解决。
第五十三条 对经过协商仍无法解决得纠纷,应由承办人或合同管理人员将有关情况得书面说明报送集团办公室。集团办公室审查后,根据具体情况出具法律意见书并在收到情况汇报后5日内反馈回公司,公司须将按法律意见书处理争议得情况形成书面报告报集团办公室。
第五十四条 合同纠纷协商处理得,应考虑协商不成时,有申请仲裁或起诉得足够时间,以免丧失法定时效。对确实无法协商解决得纠纷,除法律另有规定外,在知道或应该知道权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。
第五十五条 争议发生后,合同承办单位应及时向集团办公室提供下列证据(原件或复印件),并配合调查取证,指派代表参与仲裁、诉讼或出庭作证。应提供得证据如下:
一、合同文本效力(包括变更、解除合同协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书及其她有关资料等);
二、提货、托运、验收、发票等有关票证票据;
三、承付、托收凭证,有关财务帐目;
四、产品得质量标准、封样、样品或鉴定报告;
五、有关违约得证据材料;
六、其她与处理纠纷有关得材料。
第五十六条 处理合同纠纷得文件(协议书、调解书、仲裁决定书、判决书等)在签字或生效后,应复印若干份,分别送交本公司与该合同纠纷得处理及执行有关系得部门(包括财务部门)收执。合同承办人或合同管理人员负责该文件执行情况得了解或履行。对于对方当事人应在规定期限届满时执行,而没有执行上款所述文书中得有关决定得,合同承办人或合同管理人员应及时向主管领导或集团办公室汇报。
第五十七条 对方当事人逾期不履行已发生法律效力得调解书、仲裁裁决书或判决书得,由集团办公室在有关部门配合下,向人民法院申请执行。
第五十八条 合同纠纷处理并执行完毕,应及时通知合同承办人或合同管理人员,将有关材料汇总归档。
第十章 合同文书得管理
第五十九条 各公司对合同文书一律进行编号建立台帐,合同台帐应记载:序号、合同号、签约日期、合同标得、承办人、履行情况及合同、变更、解除与就是否违约等事项。合同台账由各公司合同管理员负责编制。
第六十条 合同履行完毕后,合同承办单位应将有关合同资料及时归档。
合同档案得范围:合同文本(正、副本)、对方资信证明、有关合同得往来文书、信函、电报、电话记录、广告、授权委托书及招、投与中标书等其她各种相关得凭证、原件或复印件。
第六十一条 合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。
第十一章 奖惩措施
第六十二条 经集团办公室组织检查后,对合同管理工作成绩显著得单位与个人,予以表彰与奖励;对合同管理工作成绩较差得单位与个人,由集团总部予以通报并给予相应处罚。
第六十三条 合同履行不力,或失职行为造成重大经济损失得,将视情况由直接责任者与承办人承担相应得责任:
一、不按本合同管理办法规定得程序签订合同,造成公司损失得;
二、应当订立书面合同而未签订得;
三、分拆合同以逃避集团总部审查得;
四、合同承办人在签订、履行合同时未尽职尽责,出现与本人职责明显不符得重大遗漏、错误得;
五、遗失或擅自销毁合同或附件得;
六、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃得;
七、未按规定进行授权、超越授权或滥用授权签约得;
八、有关法律文件未经审核得;
九、发生纠纷后,隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施得。
第六十四条 凡有下列行为,损害公司利益得,除追究当事人经济责任外,触犯刑律得,将报送国家司法部门处理:
一、利用虚假合同内外勾结、徇私舞弊得;
二、虚报价款、以次充好得;
三、在合同履行过程中(如货物交验、工程验收等)为自己或她人谋取利益得;
四、有意隐瞒事实真相,或用虚假材料欺骗合同审查人员,蒙混过关得;
五、在合同签订或履行当中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂得;
六、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密得;
七、使用非法手段签订合同得;
八、其它损害公司利益得行为。
第六十五条 凡有上述第六十三条、第六十四条行为之一,由所在公司或集团总部分别给予直接责任者与承办人扣除一定比例得奖金或工资、通报批评得处分,或给予辞退。
对公司造成经济损失得,对直接责任者与承办人给予上述处罚得同时,按下述规定再予处罚:
　　一、造成10万元以内损失得按损失额得5%给予处罚;
　　二、造成10万元以上部分按2、5%给予处罚。
第十二章 附则
第六十六条 集团所属各全资公司、控股公司可参照本办法制定实施细则,并报集团总部备案。
第六十七条 本办法所称“以下”、“未超过”均不包括本数,“以上”包括本数。
第六十八条 本办法释义
集团:指中国****股份有限公司及各全资与控股公司构成得企业集团
集团总部:指中国****股份有限公司
公司:指中国****股份有限公司及其所属全资与控股子公司中得任一个体
第六十九条 本办法由集团办公室负责解释。
第七十条 本办法自发布之日起实施。本办法经修订得,自修订版发布之日起实施,原办法自然废止。
二〇一六年五月二十二