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公司财务管理办法

为了保证奥齿泰（北京）有限公司各项工作的顺利进行，规范各部门的操作程序，制定如下财务管理办法，请各部门严格遵守，自觉执行。

一、 公司财务管理的原则是：
1、公司财务管理实行分级负责制，公司财务人员应监督并严格执行公司的财务制度。
2、公司财务实行预警制度，如销售部门的应收帐款达到一定额度且在2个月内未收回，财务应上报主管经理，经理应上报总经理，并对销售部门发出警告，销售经理与销售人员应运用协商、催款或法律手段全力追讨欠款。
二、 应收款的管理：
1、销售部门一般情况下要按销售合同签定的内容，在收到首付款后发货，并在合同规定的期限内将余款收齐。对信誉良好的客户因特殊原因无法按时付款时，经总经理签字同意后可以延长结算期（由总经理签署结算日期）。
2、 不能按结算期付款的客户，财务将报总经理并提出终止合同的建议，发生3个月内，仍未收回的款项，将作坏帐处理。
3、公司按季度考核销售业绩。考核指标依据公司与销售部门及销售人员签定的销售任务。如连续3个月未完成任务，将依据《工资考核分配实施办法》对该部门实行工资调整并顺延报销费用，直至完成累计任务指标。
4、各部门的负责人在职期间形成的债权、债务关系，不由该负责人的调离而解除。
5、各部门所收货款必须全额入公司财务，不得由各部门擅自做支。
三、应付款及汇款的管理规定：
1、 各部门与客户、供应商、代理商等签定合同、协议，必须经总经理签字，加盖合同章后生效。所签协议、合同等应一式两份，客户一份，到财务登记备案后交行政部一份，销售部留复印件。财务部门根据销售合同的金额确认首付款已到帐后，才可以发货。
2、向外阜或境外汇款必须填汇款申请，应写明申请部门、申请人、汇款金额、收款单位名称、汇款理由等内容，并附双方汇款金额和汇款事项确认的传真件（内容：收款单位名称、开户银行、帐号、收款方财务专用章），并由部门经理及总经理签字同意后方可进行。
3、公司财务汇款后应及时通知相关部门，提醒该部门向收款单位索要发票。
4、汇款时，超出合同、协议范围的数额公司财务有权拒付。
四、关于现金、支票的借款及报销的规定：
1、 借用现金或支票时，先填借款单，写明借款部门、理由、金额（大、小写，金额在1000元以上一律用支票）、借款人、借款日期，并经部门经理签字后到财务领取。
2、 借款签字要求：销售人员由销售部经理签字；行政人员由行政经理签字，超过叁仟元的财务须报总经理签字，部门经理借款超过伍仟元由总经理签字，否则财务不予支付；部门经理不在时由行政经理签字，或由财务应与部门经理或总经理联系，在获得许可后方可支付（借款单上必须有借款经手人、部门经理、财务人员、总经理的签字）。
3、 借款用途：所借现金、支票必须按规定的用途使用，未经批准不得另做它用；支票借出必须登记号码，支票上必须标明限额和用途及收款单位，严禁透支；付出的现金、支票，必须取得正规发票或票据。
4、 现金报销：必须有正规发票方可报销，并撤销借款单（付机票款的报销方式同支票报销相同）。报销时填报销单，写明报销金额、内容、经手人、并在发票背面用铅笔写明事由、时间等内容（出租车票在背面用铅笔逐张写明由某地至某地，所为何事），部门经理及总经理签字后财务报销。
5、支票及现金的报销：支票必须专款专用并有正规发票方可报销，报销时撤销借款单（国内机票要机票原件，国际机票要正式发票和机票原件或登机牌）。报销填报销单，写明报销金额、内容、经手人、发票背面用铅笔写明事由、日期，经部门经理及总经理签字后财务报销。
6、报销单签字：销售人员由销售经理签字，行政人员由行政经理签字，部门经理由总经理签字，否则财务不予报销；部门经理无法签字时，由行政经理签字或财务与经理或总经理联系，获得许可后方可支付（报销单必须有经手人、经理、财务人员、总经理的签字）。
五、差旅费、通讯费、餐费补助等费用的管理：
1、本着合理安排，节约费用的原则，公司员工出差或参加展会时的酒店和大交通的预订由公司统一安排，销售人员的差旅费用将计入各部门的销售成本（即作为利润考核中的费用支出），望各位员工注意节约开支。
2、公司员工出差费用：
A、销售人员自出差第一天算起，直至返回，包括在当地的交通费、用餐费、包括客户招待费等，每人每天200元以内实报实销。
B、大型展会出差费用由公司统一安排，以实际支出为准；招待费用由销售经理控制。
C、AIC培训期间交通费及招待费用每组不得超过2000元，具体由销售经理控制。
3、酒店预订及付款的要求：员工出差或参加展会，应使用已签订优惠协议的酒店；如有低于协议价格的酒店可优先考虑。酒店的费用由公司统一汇款到酒店或由出差人在当地酒店现付（住宿标准：小城市每天不超过150元/晚/间，大城市每天150~180/晚/间）；酒店现付的当时开发票以便回公司报销。
4、交通预订及付款的要求：员工出差所乘大交通，出差目的地据北京直线距离1200公里以内、坐火车时间在13小时以内的，必须乘火车并提前10天订硬卧车票。如超过13小时，或火车票紧张、或机票价格低于火车票时，可改乘飞机。交通费由公司统一付款，特殊情况需要当时另付现金的，由出差人付款后持火车票或机票原件交回公司报销。
5、通讯费补助：
销售人员的通讯费用为每月300元；
经理以上人员的通讯费用为实报实销；
6、餐费补助：
公司员工每月补助餐费300元；除此之外不再另行补助。
六、资金风险预警制度：
1、 公司实行资金运营预警管理。
2、 公司财务全过程即时监控各部门资金运营状况。
（1）对签订合同的客户结算期不得超过合同规定的期限，到期时财务进行提示，销售经理应督促销售人员催要余款；因特殊原因经总经理签字同意后可以延长结算期，但必须限定结算日期，届时仍未结清余款的，财务进行警告，情节严重时，将做坏帐处理，但部门坏帐不应超过两笔，否则停止该销售人员的停报费用、减发工资、或冲减销售额等。
七、其它规定：
1、丢失支票每张罚款100元；丢失发票每张罚款50元。
2、领用的现金、支票必须按规定用途使用，未经批准不得另做它用，领用后如未使用应及时退回财务，如发生丢失等意外情况应及时报财务，给公司造成的损失一律由本人负责赔偿。
3、所有支付费用，必须有正式发票。国内机票（或火车票）如因客户带走不能收回，应留复印件作为凭证，并以正规票据报销，国际机票必须有正式发票。
a) 现金支出一次金额在叁仟元以下，由部门经理签字、财务审核无误后准予拨款；超过叁仟元的必须由部门经理签字并经总经理审批后方可拨款。
b) 各部门需用办公用品、用具等一般应从行政部领取，购买超过500元上的办公用具（或固定资产），应事前写申请，部门经理签字、行政部核准，报总经理批准后统一购买，未经审批私自购买办公用品用具，不予报销。各办事处购买办公用品应根据实际需要，购买台式电脑应在伍仟元以内、手提电脑应在陆仟左右；传真复印一体机应在叁仟伍佰元左右；办公桌椅每套应壹仟左右，请注意节约费用。
c) 公司员工因公出差、业务招待、设备修理、交通、通讯等费用，按照公司有关标准执行，所有费用支出经部门经理签字、财务审核，报总经理批准后方可报销。
本制度为试行办法，疏漏之处将随着公司业务的发展，不断进行修改、补充和完善。

奥齿泰（北京）有限责任公司

行 政 部

2007年2月16日