K3应收应付系统日常操作要点.doc

应收、应付系统日常操作对应收帐款系统操作1 销售合同录入。应收日期可以为系统日期。2 供应链销售系统中的销售发票传到应收系统中，将发票中的应收日期改为应收帐款到期日，保存。3 收款。先按F7填入客户名称后，点“应收款”关联对应的销售发票。录入实收金额、结算金额。保存、审核并在“结算”-应收帐款核销，在过滤界面将“包括按应收单号核销的单据”打勾。（要正确计算帐龄分析表、应收记息表、到期债权表必须经核销才作为收款处理，核销日期决定了帐龄分析表、到器债权列表的分析结果）。已经核销了的收款单要修改必须先反核销。4 应收票据处理。新增应收票据，录入出票人、票据签发日期、财务日期、到期日期、票面金额。保存审核后自动产生收款单或预收单，并对收款单或预收单加以审核。当应收票据收款时，在“应收票据-收款”界面，在“应收票据序时簿”界面单击【收款】，可以对应收票据进行收款操作。并输入利息、费用和结算科目。只有审核后的票据才可以进行收款处理。应收票据进行收款处理后，不在应收款管理系统产生任何单据，只是状态变为“收款”。在此处进行了应收票据收款处理后，也不用再进行收款单的录入。如果需要取消票据的收款处理，只要在应收票据序时簿的编辑菜单选择“取消处理”即可，且应收票据的状态变为“审核”。应收票据收款后，应对收款单与发票核销。5 退款处理。可以关联对应的应收单号或者收款单号，输入实退金额。6 帐表查询及分析。7 期末结帐。8 应付系统与应收系统操作流程一致。其他应收、应付单：应收、应付票据：案例：2003年3月15日收到雪尼公司商业承兑汇票15000元，不计息，信用期10天；2003年3月24日因特殊原因飞龙百货公司的票据作废，转为应收账款；2003年3月25日雪尼公司汇票兑现。一、新增单据：单击票据处理，应收（付）票据查询，选择过滤条件，弹出票据备查簿窗口。可以在此录入银行承兑汇票，商业承兑汇票等商业汇票。在工具栏单击“新增”按钮，弹出应收（付）票据录入窗口。应收、应付票据中各项目的含义参考应收、应付系统第一章中初始数据录入中的应收票据内容。录入完毕后保存审核，在收款、付款单处生成一张收、付款单，必须将收、付款单审核后在“凭证处理”以收、付款业务生成凭证。二、背书：选择审核后的应收票据，单击票据备查簿窗口的背书按钮（本案例没有背书业务，这里只做简单介绍，不要保存）：背书内容详解：1背书日期：输入背书日期。背书金额：自动取应收票据的票面金额。2.核算类别和被背书单位：显示被背书票据的客户、供应商信息资料。6“冲减应付款”选项：如果选择了冲减应付款，则系统在进行背书处理时自动在应付款管理系统产生一张付款单，该付款单摘要中显示“应收票据背书”字样，以区别于您录入的付款单。背书生成的付款单不能在应付系统进行删除处理，如要删除，则取消应收票据背书即可。若付款单已经审核则该应收票据不能取消背书。系统自动生成的该付款单不产生凭证，其对应的凭证字号自动取应收票据背书时生成的凭证字号。若相应的付款单没进行审核，则应收票据背书不能生成凭证。应收票据背书凭证只能在凭证处理模块生成。借：应付账款 贷：应付票据7“转应收款”选项：如果选择了转应收款，则系统在进行背书处理时自动在应收款管理系统产生一张其它应收单，该应收单摘要中显示“应收票据背书”字样，以区别于您录入的其它应收单。背书生成的应收单不能在应收款管理系统进行删除处理，如要删除，则取消应收票据背书即可。若应收单已经审核则该应收票据不能取消背书。系统自动生成的该应收单不产生凭证，其对应的凭证字号自动取应收票据背书时生成的凭证字号。若相应的应收单没进行审核，则应收票据背书不能生成凭证。应收票据背书凭证只能在凭证处理模块生成。三、票据转出应收票据到期，不能收到钱款，此时你可以在应收票据模块进行转出处理，即再重新增加应收账款。单击票据备查簿窗口的转出按钮： 输入转出日期，转出金额自动取应收票据的票面金额，转出单位显示的是您输入的客户信息资料。应收票据进行转出处理时，应收票据减少，同时系统自动在应收单序时簿中产生一张应收单，票据转出生成的应收单不能在应收单序时簿中删除，该应收单对应的凭证字号自动取应收票据转出凭证的凭证字号。若应收单已经审核则不能取消转出。应收单未审核，则应收票据转出不能生成凭证。应收票据转出凭证只能在凭证处理模块生成。一般是： 借：应收账款 贷：应收票据四、票据贴现：单击票据备查簿窗口的贴现按钮（无案例，简单示例，不要保存）。输入贴现日期、贴现银行、贴现率等。系统自动根据票面金额与贴现率计算净额与利息。应收票据贴现凭证只能在凭证处理模块生成。五、票据收款：票据到期，收到钱款时，您可以在应收票据窗口进行收款处理。单击票据备查簿窗口的收款按钮。输入结算日期、结算科目等。应收票据收款凭证只能在凭证处理模块生成。在此处进行了票据收款处理后，不用再在收款模块进行收款录入。注意：录入后的应收（付）票据可以相应传输至现金管理系统，同理，现金管理系统的票据也可以传输至应收（付）款管理系统。当应收（付）票据进行转出、贴现、收款、背书时，现金管理系统也同时进行了相应的操作，保证两系统票据管理的动态同步。注意：应收、付票据在操作过程中会自动生成一些“其他应收、付单”或“收、付款单”等单据，用户不要忘记这些单据必须审核，才能在“凭证处理”中生成凭证。注意：1、生成凭证或生成的付款单已审核的应付票据如要取消审核，必须先删除凭证和取消对相应付款单的审核。注意：审核后的应付票据将自动在付款模块中生成一张付款单，应付票据取消审核后，相应的付款单将会自动删除。收、付款单：案例：2003年3月27日收到飞龙百货公司4300元银行存款。 2003年3月27日收到雪尼服饰公司预先支付的货款30000元。 双击收、付款单查询，选择过滤条件，弹出收、付款单序时簿。在此窗口，您可以新增、修改、删除您录入的收、付款单记录，但系统根据审核后的应收、付票据自动生成的收、付款单则不允许修改、删除。为区别于用户手工录入的收、付款单，系统自动生成的收、付款单摘要中显示有“收、付到应收、付票据”字样。同时应收、付款转销时也会自动生成一张收、付款单，摘要中有“应收、付款转销”字样。注意：审核后的应收、付票据到期进行收、付款处理时，不需要再在此窗口进行收、付款单据录入。 单击“新增”按钮，进入收、付款单录入选择界面，共有两种收、付款单据收、付款单和预收、付单。一、收、付款单（以收款单为例）：收款单保存后，单击审核按钮可对该收款单进行即时审核。审核后的收款单，点击凭证按钮可立即生成相应凭证。单击核销按钮，可即时进行核销处理。单据号是系统自动给出，您可以进行修改。选择核算项目类别及名称，部门、经手人、合同既可直接录入也可查询获取。结算方式通过下拉框选择，如要增加结算方式需在系统设置的基础资料的公共资料中的结算方式中进行。核销时要选择按应收单号进行核销，则此处可输入对应发票与其它应收单的信息资料。一张收款单可以对应多张发票与其它应收单。双击核销框中的点号按钮，弹出满足条件的同一往来单位同种币别的发票与其它应收单记录，您可以进行选择。如果是部分收款，您可以修改结算金额，核销处理时，按结算金额+折扣金额核销发票或其它应收单。当然用户也可以在“结算”业务的“应收款核销到款结算”中进行核销。 对于发票或其它应收单是外币，而收款单是另一种外币或本位币的业务，可以通过收款单中的“多货币换算”进行处理。换算次序中的结算金额指核销的发票或其它应收单的金额，应等于核销框中选中的发票或其它应收单的结算金额合计，如果有现金折扣，则核销金额还应加上折扣金额合计。兑换金额指由结算金额兑换的另一币种金额，系统根据兑换汇率自动计算。上一栏的兑换金额+兑换费用=下一栏的结算金额，最后一栏的兑换金额为实际收到的货币金额，其应等于核销框中选中的发票或其它应收单的收款金额合计。一、 预收、付单：其操作与收、付款单雷同。退款单：退款单据在应收系统中是用来处理退还多收客户货款的业务，在应付系统中是用来处理收到供应商退回多余货款的业务。单击退款单查询，选择过滤条件，弹出退款单序时簿，在此窗口，您可以新增、修改、删除退款单记录，并能够立即审核和生成凭证。退款单的处理与收款单基本相同，不再赘述。第二节：凭证处理（F3-2-2）应收、应付系统的业务处理是由一系列的单据组成，是对往来业务和其他应收、应付业务的管理。而应收、应付系统在处理业务时会产生许多凭证，本节主要讲述的就是这些凭证的操作。同时凭证还是应收、应付系统和总账的联系点，所以用户在生成凭证是要格外仔细，不要出错。生成凭证：录入发票、应收、付单等业务单据时可以即时逐笔生成记账凭证，也可以在凭证处理模块进行统一生成凭证操作。而应收、应付票据业务则必须在“凭证处理”模块生成凭证。注意：“凭证处理”功能模块主要根据已审核的发票、应收单、收款单、退款单等原始单据生成记账凭证，所以用户在生成凭证前要审核所有单据，以免造成遗漏和与总账数据不符。 单击“凭证生成”，进入过滤条件框，选定过滤条件，进入窗口。 系统将审核后的应收单和收款单列表排出。首先选择要生成凭证的票据类型（收款、预收款、退款、发票、应收单、预收冲应收、应收冲应付、应收票据背书、转让、贴现、收款、应收款转销）。预收冲应收、应收冲应付、应收款转销指在结算管理时进行了核销处理的记录。注意：坏账损失、坏账收回、坏账准备凭证不在此处生成，而在坏账处理模块生成。与此相关，坏账收回时对应的收款单也不在此处生成凭证。 选定票据类型后，审核后的该类单据便全部列示出来，双击要生成凭证的单据，您可以一次选择多个单据（在所列单据前打勾或点击“全选”）；输入生成凭证时的借贷方科目；如果想将多条记录汇总生成凭证，则选择“凭证汇总”和相应的“借、贷方科目汇总”（不选借、贷方科目汇总，系统生成的凭证按单据一条记录一条记录的显示，选择了借方汇总则借方的会计科目就会汇总为一条分录，贷方汇总雷同，用户可以根据需要选择）。选定后，单击工具条的凭证按钮，将弹出凭证录入窗口。此时，凭证将按照用户在系统设置或客户管理中设置的会计科目和单据中一些核算项目（比如应收、付账款的核算项目客户和供应商）自动生成凭证的有关信息，用户还须填入一些无法自动生成的信息，或对一些自动生成的信息做一些修改。有关信息填完后，在工具栏上单击“存盘”按钮，即将有关凭证保存下来。根据案例将所有未生成凭证的单据生成凭证。第三节：坏账业务（F3-2-3） 每个企业都会发生坏账，K/3系统为方便坏账的管理特别设置了该功能。“坏账”模块是应收系统和应付系统唯一的区别，应收系统有“坏账”模块而应付系统没有。本节对提取坏账准备、发生坏账及坏账收回业务进行了详细的讲述。坏账准备计提：坏账准备一年可以计提多次，如果年中计提了坏账准备，则年末还能再计提。如果要取消计提的坏账准备，只需删除坏账准备的计提凭证即可（按常规应该在年底计提坏账准备）。系统根据在系统设置中设定的坏账准备计提方法弹出相应的计提坏账准备对话框，系统根据您选择的计提方法计算出应计提的坏账准备，您不能对此进行修改。根据案例使用的是应收款百分比法提取坏账准备。点击“坏账准备”并生成凭证： 计提坏账科目为系统设置中设置的会计科目，余额为该会计科目的余额。本年坏账准备余额指坏账准备科目的余额数，在此取总账中的年初数。坏账损失：单击坏账损失，进入过滤条件窗口，选择相应的客户过滤条件后坏账损失处理界面。（没有案例不要保存）注意：此处只列示初始化时的应收单及初始化后已生成凭证的应收单据，不包括初始化后未生成凭证的应收单。 单击该行所在的“坏账”栏中的灰色方块按钮，该按钮将变为红勾标记，表明该记录已被选定，输入坏账发生的原因，或通过上图所示的下拉框进行获取，输入发生坏账的金额。单击“凭证”按钮，将自动生成一张有关坏账损失的凭证。如要取消坏账损失，只需删除坏账损失凭证即可。坏账收回：对于已处理的坏账损失，以后又收回的，在本功能模块进行处理。单击“坏账收回”，出现过滤条件窗口，选择相应的条件后，单击确定按钮，显示满足条件的坏账损失。选择完坏账损失后，再选择相应的收款单，单击收款单号右边的获取按钮，选择相应的收款单，单击确定按钮返回，在坏账损失记录中输入此次收回的金额，收回金额必须与收款单的金额相等。单击凭证按钮，产生相应坏账收回记账凭证。如要取消坏账收回记录，只需删除坏账收回产生的凭证即可。最后还有一个模块“坏账备查簿”是用来提供用户查看已处理的坏账损失、坏账收回记录。第四节：核销管理（F3-2-4） 核销是指将相互对应的各种单据进行勾对，主要包括到款结算、预收冲应收、应收冲应付和应收款转销业务、付款结算、预付冲应付、应收冲应付、应付款转销。核销基本操作： 单击核销日志查看，出现过滤框，在过滤框中输入条件确定后，出现核销日志主界面，核销日志窗口列示了所有满足条件的核销记录。如要进行反核销，首先双击核销日志左边的“选择”框，选择需要反核销的单据，点击“编辑”菜单中的“手工反核销”按钮。核销序号：核销时系统自动给予的顺序号，同一次核销的单据有相同的顺序号。核销金额：指本次核销时的金额，而不是单据累计核销金额。单据余额：单据的未核销金额。单击核销按钮（绿色对勾），进入核销过滤条件框，选择进行核销的核算项目类别及代码等，系统列示所有满足条件的待核销记录。用户也可以输入合同号，则系统自动过滤出相应合同号的记录，可以按合同号进行核销。在过滤框中输入其它条件，确定后出现核销管理的主界面。注意：核销处理时，系统提供了按金额、存货数量、应收单号三种核销方式，针对每一张单据您只能选择一种核销方式。注意：核销处理时，一般按相同币种进行核销。如应收为美元，则收款也应为美元，应收、付为人民币，收、付款也为人民币。对于应收、付为一种币别，而收、付款为另一种币别的业务，则必须在录入收、付款单时录入相应的结算币别与结算金额。核销类型栏中反映了核销的几种类型，包括到款结算，预收冲应收，应收冲应付、应收款转销、付款结算、预付冲应付、应收冲应付、应付款转销。下边两个列表框中分别列示了满足条件的应收（付）、收（付）款的单据金额、未核销金额及本次核销金额。注意：本次核销金额系统自动默认为未核销余额，您可对其进行修改，修改后系统将按您指定的金额进行勾对。如不指定系统会自动调整本次核销金额，进行部分核销。（上图中收款中的折扣金额指收款单录入时的折扣金额、汇兑损益或其它折扣金额，应收中的发票或其它应收单本次核销金额应等于收款中的本次核销金额加上折扣金额。） 选择相应的核销类型，在需要核销的单据前打对勾（可以选择多个单据），然后按“核销”键（绿色对勾）。核销完毕，完全核销的单据将从核销管理主界面中消失，部分核销的单据余额将自动显示在未核销金额中。核销类型：一、到款结算和付款结算用于收到款项后勾销应收业务。应收单据指发票、其它应收单，收款单据指收款单，退款单，不包括预收单，收款单中既有手工录入的收款单也包括审核后的应收票据产生的收款单。用于付款后勾销应付业务。应付单据指发票、其它应付单，付款单据指付款单，退款单，不包括预付单，付款单中既有手工录入的付款单也包括审核后的应付票据产生的付款单。系统提供自动核销和手工核销两种核销方式，此类型的核销不用生成凭证。注意：自动按钮时，系统将按时间先后根据单据余额进行自动勾对。即该往来单位所有未核销的发票、其它应收单与所有未核销的收款单、预收单、退款单核销。此时参与核销的收款单不仅包括到款结算中显示的收款单据，也包括预收冲应收中显示的预收单据，还包括所有过滤框中未列示的未核销收款单，参与自动核销的应收单则包括您录入的所有该往来单位未核销的应收单，不单是过滤框中列示的应收单。但已按存货数量、应收单号进行部分核销的往来单位不能再参与自动核销。由于在到款结算中，自动核销已核销了相应的预收单，同时由于应收冲应付及应收款转销的特殊性，故其它核算类型不提供自动核销处理。二、预收款冲应收款和预付款冲应付款是将预收、付单据和应收、付单据进行的核销。应收单据指发票、其它应收单；应付单据指发票、其他应付单；预收单据指预收单，为处理预收以后直接退款的情况，此处还显示未核销的退款单，不包括收款单。预付单据指预付单，为处理预付以后直接退款的情况，此处还显示未核销的退款单，不包括付款单。进行预收冲应收处理后，相应的凭证在凭证处理模块生成： 借：预收账款 借：预付账款 贷：应收账款 贷：应付账款三、应收款冲应付款是跨系统的单据核销，用于应收单据和应付单据的转销，可以是相同的往来单位之间的冲销，也可以是不同的往来单位之间的转销。应收单据指发票、其它应收单，应付单据指应付系统中未核销应付单据。应收系统和应付系统的应收冲应付效果是一样的。进行应收冲应付处理后，相应的凭证在凭证处理模块生成： 借：应付账款 贷：应收账款选择了核销类型“应收款冲应付款”后，弹出过滤框，用户可以选择需要核销的应收单据和应付单据：四、应收款转销和应付款转销用于不同往来单位之间的应收、付款转移，应收单据指应收单（发票）和其他应收单，应付单据指应付单（发票）和其他应付单。选择待转销的单据，单击转销按钮，系统自动生成一张已审核的原客户的收、付款单，与发票或其它应收、付单进行核销，系统自动生成的收、付款单摘要中有“应收、付款转销”字样，该收、付款单不允许手工删除。同时系统还自动生成一张转销客户的其它应收、付单，该其它应收、付单摘要中有“应收、付款转销”字样以区别于手工录入的其它应收、付单，该其它应收、付单不允许手工删除。如果取消应收、付款转销，则相应生成的收、付款单与其它应收、付单自动删除。进行应收、付款转销处理后，相应的凭证在凭证处理模块生成，生成的凭证为： 借：应收账款转入单位 借：应付账款转出单位 贷：应收账款转出单位 贷：应付账款转入单位建议：当用户因失误录入应收款时单位录错了，可以用应收款转销将其纠正。期末处理：当应收、应付系统中所有业务的操作完成后（录入、审核、生成凭证及核销），可以进行“期末处理”。在应收、应付系统中选择“期末处理”，进入期末处理窗口。单击继续按钮，则系统自动进行期末处理，处理完毕，单击关闭按钮，则系统进入下一会计期间。如要修改上期记录，必须进行反结账处理，在上图所示窗口中，选择反结账，单击继续按钮，则系统自动进行反结账。