XXXX项目定义阶段文件分发管理程序.doc

XXXX项目

项目定义阶段

文件分发管理程序
文件编号：

编制：
审核：
审批：
XXXX项目
2015年11月18日

1 目的
为了规范XXXX项目定义阶段文件的分发管理，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于XXXX项目定义阶段文件的分发。
3 引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《XXXX项目定义阶段可交付文件的管理》
4 定义
下列术语和定义适用于本标准。
文件：主要指XXXX项目定义阶段执行过程形成的各种形式（如纸质、电子、音像等）的信息记录资料。
资料：是指用于项目管理的一系列程序文件。
中间资料：指由于项目管理的要求，设计部门联系设计单位需提供给采购部门供询价、厂家选择、调研等用途的资料。
供审查用的资料：指在正式出版前，按规定需外部审查的资料。
5 职责
5.1技术部是文件资料的管理单位，负责文件资料的接收、审核、发放等。
5.2采购随机资料、采购资料的接收和收集由商务部负责，定期向技术部移交。
5.3技术部是各类文件资料接收、分发工作的归口管理部门；技术部助理协助管理及执行，负责文件资料的接收、审核、按需复制及分发工作。
5.4文档负责人负责办理审批对外索取和提供利用文件资料手续，承办文件资料查询和复制工作。
6 工作要求和程序
6.1文件资料份数要求：按要求提供，至少提供一份原件和两份复印件。
6.2归档份数要求：按 《XXXX项目定义阶段文件归档管理程序》执行。
6.3长周期设备技术交流资料要求：
6.3.1长周期设备技术交流时，商务部应通知技术部文档负责人参加，所有资料原件交技术部保管。电子文件由技术部保存。需翻译的资料由技术部委托专业翻译公司翻译，确需复制发放的资料、图纸、电子文件由技术部根据需要复制发放。
6.3.2技术部要及时将长周期设备技术交流等文件资料移交。
6.3.3长周期设备的报价书合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部负责保存，定期移交。
6.4发放程序及要求
6.4.1文件资料的发放：
6.4.1.1 外部需要提供给IPMT联合管理团队各部门的文件资料，由文件形成单位单位提交给技术部，技术部根据发放范围按需发放；
6.4.1.2IPMT联合管理团队内部需要提供给其他部门、外部单位的文件资料，由文件形成单位提交技术部，待文档负责人确认后，技术部根据发放范围按需发放；
6.4.1.3技术部留2份存档（一份原件一份复印件），如还有多余则作备用，技术部原则上在收到文件资料的24小时之内通知发放单位的单点联系人来领取。
6.4.2长周期设备技术交流、报价合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部，技术部根据商务部通知发放。
6.4.3其他资料需技术部发放的，由文件形成单位填写《资料发放单》，技术部按要求发放。
6.5发放份数见附表。
6.6其他
6.6.1提交给技术部发放的资料必须是签字、盖章等手续完备的资料，对不符合发放要求的文件资料，技术部不接收和分发；
6.6.2供外部审查的文件由文件编制单位单位直接提交给审查人组织审查，审查程序结束后将通过审查的文件提交技术部，技术部负责分发。
6.6.3修改、升级、替换的文件资料，由文件编制单位负责提供，份数和第一次利用时发放份数相同。
6.6.4各有关部门（单位）在接到技术部助理领取文件资料通知后一日内派单点联系人到技术部领取文件资料，并进行登记，以免延误工作。
6.6.5需要退还的文件资料，文件资料利用完成后，各部门和单位的需要退还的文件资料退回技术部，由技术部统一处理，其他部门和单位无权处理，以保护所有的知识产权，严守国家秘密。
6.7文件资料的借阅：按 《XXXX项目定义阶段文档借阅管理程序》执行。
附表1：外部文件资料分发一览表

发
放
单
位
文件
件
类型
型

XXXX集团
XXXXXX
联合管理团队
专家组
技术部
商务部
XXXXXX公司
XXXXXXXX
工艺包供应商（XXX）
工艺包供应商（XX）
基础设计院
总体院
第三方咨询服务单位
备注
项目管理

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√
√

文档管理

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设计管理

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项目控制

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合同商务
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√

项目采购
√

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√
√

附表2： IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表

序号
文件类型名称

备注
1
组织机构及人员任命
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2
项目管理程序文件

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3
项目管理手册

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4
项目报告类文件
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注2
5
项目建议书及审批
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6
项目评估、论证及审批
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7
项目请示
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注2
8
项目通知
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9
人员资质文件

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10
项目日报

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11
项目周报

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12
项目月报
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13
项目季报
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14
项目年报
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15
工作联系单

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注3
16
信函

●

●
注3
17
传真

●

●
注3
18
电子邮件

●

●
注3
19
备忘录

●

●
注3
20
对外文件传送单

●

●
注3
21
会议纪要（例会）

●

●
注3
22
会议纪要（专题）

●

●
注3
23
会议纪要（项目协调）

●

●
注3
24
上级单位或政府文件

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25
项目简报
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26
项目大事记
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27
项目志（日志、周志等）

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28
新闻报道
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○

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29
可行性研究及审批（含预可研）

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注4
30
环境评价及审批

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○
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注4
31
设计基础文件

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○
○

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○

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注4
32
工艺包文件

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33
专利申请及批复

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34
关键技术试验

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35
基础设计评价及审批

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36
工作（作业）指导书

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37
总体设计（方案）

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38
设计技术文件

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39
设计请购文件

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40
技术管理评审记录

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41
基础设计

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42
数据表

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43
计算书

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44
总体控制计划

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45
总体统筹规划（方案）

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46
项目进度计划

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47
招标文件

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48
询价文件

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49
报价文件

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50
投标文件

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51
评标文件

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52
资格预审文件

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53
技术澄清

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54
商务澄清

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55
中标通知书
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56
合同谈判文件

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57
分包单位资格报（预）审记录

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58
合同补充（变更）协议

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59
付款文件

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60
项目投资估算

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61
项目估、概算文件

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62
技术服务合同

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63
总承包合同

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64
勘察设计合同

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65
基础设计合同

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66
设计采购合同

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67
设备采购合同

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68
合同索赔

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69
结算文件

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70
设备采购请购文件

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71
供应商长名单

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72
供应商短名单

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73
采购订单

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74
技术规范书

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备注： 1. ●指主送人，○指抄送人
2. 根据内容确定抄送人。
3. 联络文件由文件分发负责人负责分发到单点联系人，由单点联系人根据内容分发。
4. 各专业负责人按照分工范围在内部继续分发相关文件。