电子订货系统.docx
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1、第七章 电子订货系统第一節 诸论一、EOS的意义电子订货系统(Electronic Ordering System,EOS)是指透过电子数据交换方式取代传统下单、接单及其相关动作的自动化订货系统。依据EOS所函盖的范围来区分,可分成狭义的EOS与广义的EOS;而狭义的EOS是指零售商将订单传送到批发商、供货商为止的自动化订货系统;广义的EOS则是从零售点下单开始经批发商接单后,再经验货、对帐、转帐等步骤完成所有商品交易动作为止(如图7-1)。电子订货系统包括订货、通讯网路及接单三大系统,若从作业面来看则可分为卖场、信息转换中心及供货商(制造商)三部份。其中的信息转换中心,可以是加值网络业者主导
2、或是由供货商联盟或协会共同建立。电子订货系统的作业流程,先是利用扫瞄器读取货架或订货簿的条形码,然后将数量键入计算机或掌上型终端机,再透过通讯网路将订货数据传至订货作业处理处,依订货对象作供货商分单及必要的转换后,再次透过通讯网路将订单数据传至供货商接单系统进行处理。二、 EOS的效益(一)零售商方面零售商导入EOS将有以下的好处:1. 下单简便,且迅速正确:透过计算机自动或经手动确认调整等方式下单,不但简单方便、节省人力,且不易发生输入错误或重复输入等人为疏失情形。2. 交期缩短,减少缺货:经由计算机网络传递订单,供货商能够很快的接到订单进行处理,加速货品的送达,可有效缩短交期进而降低缺货率
3、。3. 降低库存:在供货商少量、多样、高频率配送的配合下,可降低店内库存量。4. 管理方便:透过EOS结合POS等信息系统,可方便进行进货、销售、库存、应付帐款等管理工作。(二)供货商方面供货商导入EOS将有以下的好处:1. 减少接单处理作业并缩短时间:透过EOS自动接单处理,可减少人工处理、确认及重复输入等工作,不但有效缩短作业时间、降低成本,且能够快速处理顾客的订单,提高服务质量。2. 减少退货率:顾客若依POS系统分析进行下单,在下单时已考虑市场需求,较不易产生临时取消订单的情形,而且因为订单数据错误情形极低,较不会出现配送错误而发生退货状况。3. 保持适当的库存量:零售商经由POS系统
4、能够充分掌握市场状况而下单,供货商更可透过此资料来了解市场变动的情形,调整生产及营销计划以维持适当的库存量。三、实施EOS的环境评估透过研究流通业的发展或是观察整体市场的环境变化,可知目前对于EOS的强大需求是有其源由的。从图7-2中可看出因应市场的需求,EOS形成的原因及其扮演的角色。(一)市场背景衍生需求消费多样化时代的来临,消费者对商品的选择要求多样化及个性化,导至商品的生命周期缩短、新商品的不断推陈出新,零售商在面对此剧烈变化的市场环境,如何管理为数众多的商品,维持适当的库存量,将是一大难题。因此,若能建立一套有效率的少量多样的订货方式,对于零售商而言将是一大利器,然而电子订货系统即是
5、上述市场环境下的最佳工具之一。(二)环境变革下产物1. 标准化共识逐渐形成:各项标准渐渐的统一,各业者达成共通性标准的共识,有利电子订货系统的推行。2. 技术革新:由于信息科技的发达,各种自动化设备不断更新,电子订货系统的经济性及便利、亲和性愈趋理想。3. 通讯应用环境渐趋成熟:民营电信的开放、网络传输的改良,使得通讯网路的稳定性及速度都有显著的改善,电子订货系统的利用更为方便、快速。4. 基层劳力不足:人力不足、人工费用太高等因素,导致零售业喜爱采用工读生,为使训练时间缩短、减化订货作业,推行电子订货系统将更有效的运用人力资源。第二节 电子订货系统的分类一、从应用层面来区分,可分成企业内电子
6、订货及企业间电子订货两类:1. 企业内电子订货初期的电子订货是先由企业内部的订货开始,也就是各分店或分公司,藉由终端机和总公司的计算机联机来传送订货数据,总公司再将各分店的订货数据汇整,再透过电话、传真等传统的方式将下订单给供货商,供货商收到后再重新将订单输入计算机完成接单而后再进行后续的作业。而比较先进的做法是,总公司也透过调制解调器或是加值网络中心所提供的E-mail功能来传送订单数据给供货商,但是供货商对于所收到的订单数据还需要经过转文件或是印成报表经由人工再行输入供货商的订单处理系统中,以便进行后续的拣货、出货动作,如图7-3所示。若零售商与供货商的主机系统不同无法直接传送时,有些供货
7、商为了接生意另外购买能与对方通话的通讯软件或甘脆另设一部计算机接收其电子订货数据,这种作法在交易对象多时是很不符合成本效益的。2. 企业间电子订货企业间网络联机传递数据并不困难,但是如何解决彼此间的数据格式不符的问题则并不容易,因此企业间的电子订货首要之务是建立一套数据交换标准,以利交易数据的传递。因此企业间的电子订货需要藉由EDI及VAN的导入来提供协助。各零售店经过加值网络中心将订货数据传给总公司,经汇整处理后将订货数据转为标准EDI格式,再传给VAN中心,由VAN中心将资料传给各别的供货商;或是零售商直接将订单数据传给VAN中心(可先转成标准EDI格式),再由VAN中心传送订单数据给各供
8、货商。而供货商可主动或被动的从VAN中心取得订单数据,而后将所取得的标准EDI数据转成公司内部系统所使用的格式,再进行接单作业,然后再进行后续的处理作业,如图7-4所示。二、依商品特性及订货方式分类1.定期性订货商品 此类商品通常固定一周订货1、2次,常是些饼干、糖果等干货类,考虑陈列空间及仓库大小,商家会希望小量多样的方式来下单,而也由于这一类的商品标准化作业容易,因此导入电子订货系统初期都是先以此类商品为施行对象。2.日配品 日配品指的是面包、牛奶、鸡蛋等每日要补充的商品,甚至有些商品需要一日数配(如热食、便当)。这类商品通常是由供货商主要进行补货或配货的方式送达,若要导入EOS,因需维持
9、其高度的时效性,所以需要供货商的配送及接单系统能够配合,否则即使导入了EOS,还是看不出其效益来。3.生鲜食品 生鲜食品因为市场价格的变化较大,且保存期限通常都不长,而且往往须经过清洗、分装等加工处理,因此,要导入EOS系统是很困难的。4.新产品或促销商品 由于新产品或是促销商品的销售数量很难掌握,因此要订多少货及何时订货都很难确定,因此导入EOS的效益也不大。第三节 EOS之构成要素电子订货系统的架构因应大环境条件、企业体质及运用的情形的不同而有不同的运作型态。参考先进国家的模式,健全的电子订货系统应有下列要件:一、 共通性的订货传票电子订货系统要能够顺利的运作,最重要的就是要有一共通的订货
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