清单式管理.doc

清单式管理清单式管理是针对某职能部门的一项管理，建立“动态式”的管理控制清单，以随时反应该项目管理目前的变动状态，并且，其最大优势在于方便追溯、实现可追溯性。清单式管理最初是为了配合 ISO9001中国式质量管理的实施、由日出东方管理咨询有限公司首创而推出的支持性管理工具，由于它突出了全面提醒、细节提醒等特点和简单实用，后来慢慢延伸至推广至整个项目管理、并渗透到企业管理的方方面面，被越来越多的管理层所接受。清单式管理是时代对管理信息化、全球化和高新技化的要求，每一个组织都要面对大量新的复杂问题的挑战。清单式管理-表现形式（1）台帐式如人力资源要建立员工花名册，设备管理要建立设备台账、工具量检具清单，采购控制首先要建立供应商清单、材料清单和采购清单，销售部门首先要建立顾客清单、合同登记分类明细表，综合部门首先要建立文件总清单、受控记录总清单等。管理涉及到方方面面，如何理出头绪，不至于打乱仗，首先就要把各类台帐建立清楚，这也是清单式管理的基本功，没有其它的捷径可走。（2）检查表式如在巡回检查保养清单上，可以建立整个井场的所有设备名称、保养点、保养时间、何时保养、保养到什么标准都十分清晰地列了出来。由于细化到了最小单位。设备需要保养时，各个岗位上的员工只需要根据清单上列出的部位进行保养即可，既不会出现遗漏，又可以让每个关键环节都得到有效保养。（3）总结式总结式说白点就是中国人喜闻乐见的“一 二 三”。如某部门职责有“一 二 三”。 每天上班做的第一件事情是“一 二 三”。交接工作是应交付的清单“ 一 二 三”。工作总结好在哪“一 二 三”。差再哪“一 二 三”。总结式在制度规定的描述上，表现为简明扼要的指明问题的关键和核心所在，具体，确切，击中要害。如“四无”是：车间必须做到无垃圾、无杂物、无闲聊人员、无乱放成品半成品。“五不走”是：当班任务不完成不走、设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、现场不清扫不走。（4）可追溯式在清单的动态化管理中，对于量化的数字型变动情况，采用中国人比较习惯的打“正 正”号，以跟踪反应适时的状态。对于检查类清单，采用中国人比较习惯的、且简单而高效的打“”、打“”法，以跟踪个反应工作执行和检查时的状态。对于管理过程中存在的疑问、或需要沟通、或有待于进一步观察的问题，用“”、“”、“#”、“”等符号予以标识，以提醒管理者此项工作下一步需要的动作。对于涉及多部门管理清单，或需要输出后进行信息传递的，采用部门/岗位矩阵图法，以跟踪个反应各部门/岗位在工作协调和配合的状况。清单式管理-特点概要地说，跟原有的一般管理方式相比，清单式管理具有如下特点。第一，具体明确。项目、程序、指令、要求或说明都必须非常具体，十分明确，任何抽象、模糊、笼统、大而化之、似是而非的说明或要求都是与清单式管理不相容的。由于这一特点，清单式管理是将工作抓深抓实抓出成效的“牛鼻子”，抽象化和模糊化是以原则应对具体，大呼笼抓，事实上什么问题也解决不了。清单式管理还能有效防止抽象化和模糊化带来的人际理解偏差和解释偏差，增强组织内不同部门、不同个体行为的协调性和组织的整体有机性。第二，简明扼要。清单必须直接切中核心问题和问题要害，以最易于理解的方式把关键点呈现出来。管理工作千头万绪，能不能把各种问题、各个关键环节理清楚，让人一目了然、心中有数，是将管理工作做得井井有条的前提，也是衡量管理者对相关事务熟悉程度和管理水平的重要标志。清单式管理的这一特点，体现的是经济、精准的理念，能有效提高行为的准确性和工作效益。当前每个组织时刻面临着海量复杂问题和挑战，能否精准高效地解决各种问题，将是组织必须面对的生死决战。第三，便于操作。由于清单具体明确、简明扼要，因此它非常便于操作，实用性强，某种程度上清单式管理的生命力也正在于此。尤其是对复杂系统或事务，清单式管理具有无可替代的独特优势。例如手术中的物品清点查对制度，航天工程领域的销项作业法，都是典型的清单式管理方法，它们对确保手术圆满和发射成功具有不可或缺的作用。第四，可检验性强。监管是管理活动的一项基本职能，也是管理目标实现的必要保障手段。但是监管活动对任务的可检验性依赖程度非常大，抽象化、模糊化的管理目标和工作任务很难监管，因此管理效果很差。清单式管理因其具体明确，具有很强的可检验性，对改善组织监管和管理效果起到重要的支撑作用，对标管理就是一种典型的清单式管理。总的看来，清单式管理非常务实，对行动具有很强的指导性，较好地克服了现有一般管理方式的抽象化和模糊化弊端所导致的多种问题，因此在世界范围内得到越来越多的关注和使用。例如负面清单、权力清单、物品清单、资产清单、流程清单、台账系统等等，都是被广泛采用的清单式管理模式。管理最大目的性，一是实现可追溯，能从中分析出管理过程中的蛛丝马迹，好在哪？差在哪？为自己的工作持续改进提供信息和线索。二是如何使某项管理能做到井井有条。 弄清楚了这两项目的性，等把管理的灵活性也就慢慢就培养出来了。管理水平的提高，自然水到渠成！清单式管理-实用价值当前中国社会存在的种种突出问题，都与管理水平低下密切相关，推广清单式管理，无疑是一场影响极其深远的革命。在行政管理领域，党政机关推行清单式管理，不仅能提高公职人员创造活力和党政机关工作实效，而且能规范社会的权力运行方式和促进政府职能转变，有利于建设清正廉洁、为民务实的党政机关，有利于构建和谐的党群干群关系和巩固党的执政地位。“八项规定”就是典型的清单式管理，它从细处着手，把党的宗旨意识、艰苦奋斗作风、群众路线等理念和方针落地为具体的行为规范，实现了从理念号召向行为管理的升级。河南兰考、山东沂水在群众路线教育实践活动中，建立问题台账，问题解决每推进一步记录一步，解决一个销号一个，保证了群众需求诉求“事事有着落，件件有回音”，深受群众欢迎。一个“八项规定”就能产生如此好的社会效果，如果整个行政管理领域全面推行清单式管理，其社会效果之好将难以想象。在企业管理领域，推行清单式管理能有效提高管理的精细化水平，为产品和服务质量升级奠定坚实基础，而且还能提高企业的工作效率和反应速度，增强企业在激烈市场竞争中的生存发展能力。当前中国企业的主要瓶颈是产品和服务质量上不去，其根源是经营管理粗放，清单式管理正好可以有效克服这一弊端。中国运载火箭技术研究院就特别注重运用清单式管理，他们几乎每一道工序都有一张清单，清单上清楚列出该工序的所有操作、零部件名称及其型号，甚至连螺钉的力矩都有明确要求。中国航天成功的原因有很多方面，但是清单式管理在最基础的操作层面上发挥的作用不可忽视。在社会管理领域，推行清单式管理，能有效提高社会服务质量和能力水平，为社会治理能力和治理体系现代化注入强大活力并奠定坚实基础。社会服务是社会治理的核心内容，社会组织是社会治理的主体，但是当前无论是政府对社会组织的管理，还是社会组织内部的管理，显然都还存在很大问题，导致社会服务在质和量两个方面离社会需求都有很大的距离。推行清单式管理，对社会组织和消费者的责权利进行明确界定，对服务内容进行精细化管理，能有效促进社会事业的繁荣和健康发展，让民众享受到更多更好的优质社会服务。清单式管理的关键 清单式管理不是一种理论，而是实践多种理论的独特方式。它并不排斥使命、价值观、文化、思想理念、管理原则和领导艺术等抽象的精神元素，而是力图将这些元素转化为具体可操作的措施和行为，让它们落地。采用清单式管理，关键环节是研究问题，找到问题关键和症结所在，并理清问题之间的相互关系，画出清晰的问题树。在学习型组织的链式学习法的问题树中，问题的症结点是树根，关键问题是树干，具体问题是树枝和树叶。根据问题树，有针对性地制定具体解决措施，用简明扼要的语言和便于理解的形式把措施呈现出来，就是各式各样的管理清单。管理要做到心中有数，就一定要有明晰的问题树。学习型组织理论强调问题清单的基础性作用，例如阿吉里斯等人一直强调的问题地图模型就与问题树模型有异曲同工之处。跳出事务内容的具体特性看，全面深化改革的实质是一场管理革命，是各个领域的管理升级，而在这场革命和升级进程中，清单式管理占有重要的一席之地。清单式管理的推行“如何将企业管理纷繁复杂的问题理清理顺、如何将企业决策部署抓住重点执行落实、如何使工作有效率、有效能、有效果地开展”三个问题结合企业实际，推行清单式管理，使复杂的工作变得简单、模糊的工作变得清晰、繁杂的工作变得顺畅，有效提高了企业管理的效率、效能和效果。实践一：以目标清单引领部署。目标清单（全年工作一张表），如同工作的指挥旗和指挥棒，使工作的方向、目标、原则更加清晰具体，工作变得灵活简单。实践二：以专题清单破题解难。专题清单（六项重点工作任务单、二季度十项专题工作任务单）的实施，使企业发展的瓶颈问题得到有效化解，从根本上保证了企业目标的实现。实践三：以执行清单强化落实。执行清单（月度重点工作任务单）的实施提升了干部职工的执行力，使干部职工养成了安排工作不说难、立即干、做细节、有回音的良好工作作风，工作效率和效果有效提高。实践四：以责任清单约束慢作为。责任清单（部门和岗位说明书）的实施，成为约束员工推诿扯皮等“慢作为”的良方，倒逼员工职工爱岗敬业、勇于担当、勤勉工作。同时还激发干部职工的积极性、主动性、创造性，做到各司其职，保证部门和企业高效运转。实践五：以底线清单防止乱作为。底线清单（红线管理）的实施，很大程度上鼓励干部职工守住讲原则、守规矩、严格执行有关制度的“底线”，鼓励干部职工在创新创业转型升级的道路上用底线原则来想问题、做工作，防止和约束干部职工乱作为。实践六：以日志清单有序提效。日志清单（工作日志），使我们的工作变得井然有序，工作的效率、效果明显提升，工作的快乐指数得到提高。清单式管理，是指针对某项职能范围内的管理活动，优化流程，建立台账，对工作内容进行细化、量化，形成清晰明确的清单，严格按照清单执行、考核、督查的管理制度。通俗讲，就是把要做的事情或不准做的事情一一罗列出来，列示目标、进度节点、时间节点、责任人，并考核监督。它是一种有效的以结果为导向的“动态式”过程管控手段，是一个完整的管理闭环，是强化责任落实的精细化管理的具体体现，是企业转型升级实现管理方式转变的有效方式。我以为，清单的完美应用有赖于在正确的时间、正确的场合由正确的人执行正确的清单。清单是为解决问题而诞生的，脱离实际的清单不但毫无意义，而且会使我们陷于所谓清单的海洋而变得茫然无措。清单内容要简单至上，从来没有全面的高效，从来没有一张清单能涵盖所有情况，冗长而含义不清的清单是无法高效并安全执行的。所以清单制定必须坚守简单、可测、高效三大原则。应该认识到，在最危急的情况下，解决问题的主角毕竟是人而不是清单，是人的主观能动性在建立防范错误的科学。只有团队中每个人的观念都改变了，每个人都认识到清单所带来的好处，主动去执行，清单才能发挥它应有的作用。否则，即使清单再科学、再详尽，执行它的人没有激情、缺乏主动性，缺乏解决问题的欲望，清单也只能是一张废纸而已。编制清单，我认为以下的几个步骤是必不可少的。1、清单列出的检查点必需清晰明确，使用者在清单上列出的这些节点执行检查程序。2、选择合适的清单类型。3、清单内容千万不能太长。4、清单项目或节点的用语要做到精炼、准确，尽量使用者所熟悉的专业术语。5、清单的版式要简单明了，一目了然。6、无论在编制清单的过程中多么用心，多么仔细，清单必须接受实际使用的检验，要经过编制检验更新再检验的过程。