国有房地产公司公文处理办法模版.docx

公文处理办法

一、总则
（一）公司的公务文书（以下简称公文），是公司实施科学、规范管理，贯彻执行公司决策的重要工具；是公司对内、对外指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。
（二）办公室是公司公文管理部门，负责指导公文承办、处理等工作。各部门指定专人负责本部门的签收、转呈、承（催）办等管理工作。
（三）公文管理的原则是：及时、准确、完整、保密。
二、公文种类
公司常用公文主要为：通知、决定、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。
（一）通知。适用于发布制度、规定；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
（二）决定 。适用于重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。
（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（四）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，答复询问。
（五）请示。适用于向上级请示指示、批准。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）函 。适用于不相隶属单位之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
（八）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、行文规则
（一）向下级行文，应主报一个上级单位。如需报其他上级，可用“抄报”形式。
（二）下级单位不越级行文请求问题，也不越级抄报。特殊情况必须越级行文，应抄报被越过上级。
（三）“请示”应一文一事，只报一个主送单位。如需同时送其它单位，用抄报形式。
（四）行文的基本要求：
1、全面准确地反映客观情况，符合公司预定方针、政策。
2、完整、准确地体现公司领导的决定、意图。
四、公文处理
（一）公文处理指公文的拟稿、接收、分送、办理、整理、归档、跟踪反馈等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（二）公文处理坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（三）公司内部公文流转由办公室负责，按公司领导签批意见处理，跟踪落实结果。公司外送公文，由拟文部门负责跟踪落实结果。
（四）公司外发文件，要报办公室审核及备案。
五、公文格式
公文一般由紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、附注、抄送单位等部分组成。
（一）紧急公文应根据紧急程度，在公文首页顶格版心左上角标明“特急”、“急件”、“一般”。使用3号黑体字。
（二）发文单位应写单位全称。加“文件”二字组成，使用红色宋体加粗（国标推荐使用小标宋体字），居中排布，其上边缘至版心上边缘为35mm。
（三）发文字号：由发文单位代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文单位标志下空二行位置。
1、发文单位代字：由发文单位统一编制的规范化缩写组成，使用3号仿宋体字。
2、年份：用3号阿拉伯数字标注，应标全称，用六角括号“〔〕”括入 。
3、发文顺序号：用3号阿拉伯数字标注，后加“号”字，由发文单位一年内制发文件的统一流水号编排。
（四）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。签发人：编排在发文机关下空二行右侧位置，与发文字号同处一行，右空一字，后加全角冒号和签发人姓名，使用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（五）公文标题应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明公文的种类。公文标题中除制度、规定名称加书名号外，一般不用标点符号。
标题：编排在红色分隔线下空二行位置，使用2号华文中宋（国标推荐使用小标宋体字），分一行或多行居中排布，如标题字数较多，使用梯形或菱形排列，注意词组、名词连贯。
（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
主送单位：编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，名称后标全角冒号，使用3号仿宋体字。
（七）正文：编排在主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，使用3号仿宋体字
（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和全称。
（九）公文除会议纪要外，一律加盖印章。印章居中下压署名和成文日期，署名和成文日期居印章中心偏下位置。联合发文，按照发文单位的顺序排列，两印章间互不相切或相交，署名的左右排列顺序与发文单位标志中的排列顺序一致，最后1个印章居中下压发文单位署名和成文日期；成文日期的编排格式与单一单位行文一致。
（十）附注：编排在成文日期下空一行位置，居左空二字加圆括号。公文的公开属性标注在附注位置。“请示”应当同时标注联系人的姓名和电话
六、会议纪要格式
（一）纪要格式纪要标志：由“××××××纪要”组成，居中排布，使用红色华文中宋加粗（国标推荐使用红色小标宋体字），字号大小自定；其距离上边缘为35mm。
（二）发文字号居中编排中发文单位标志下空二行位置”，居中排布，用3号阿拉伯数字标全年份和发文顺序号，后加“号”字。
（三）纪要不加盖印章，印发单位编排在发文字号下空一行居左，左空一字位置，用3号仿宋体字
（四）印发日期编排在发文字号下空一行居右，右空一字位置，用3号阿拉伯数字标全年、月、日。
（五）标题和正文格式与平行文正文格式一致。
（六）专题会议“出席”人员编排在正文下空一行左空二字，用3号黑体字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
（七）另起一行将“出席”二字改为“记录”二字，编排方法同出席人员。
（八）其他会议（如例会、总经理办公会议）。
1、“出席”人员编排在标题下空一行左空二字，用3号黑体字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人员姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
2、“请假人员”编排，另起一行将“出席”二字改为“请假人员”二字，在“请假人员”后面用括号“（）”注明请假原因，编排方法同出席人员。
3、“记录人”另起一行将“出席”二字改为“记录人”。用3号黑体字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注“记录人”姓名。
（九）附注编排在下空一行位置，居左空二字加圆括号
（十）纪要版记：编排在最后一面，分送单位标注在首条分隔线和末条分隔线中间居左，左空一字的位置，不加印发单位和印发日期。
七、收文办理
（一）收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序。
（二）公司收到文电后，统一由办公室呈报总经理，办公室根据总经理批示的承办部门分发给各相关部门。涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。各部门收到的文电或开会带回的重要会议文件，交由办公室统一登记处理。
（三）机要文电由办公室负责保管、运转，当天送出、当天收回。
（四）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的文件，应迅速退办公室并注明理由。
（五）各部门收到公司批办的重要文件或公司领导批示的文电，要先经部门分管领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商办理。
（六）文件由主办部门办毕后交办公室归档。
（七）审批公文，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（八）各部门承办的文件，应及时处理。特急文件要随到随办，急件应在三天内办完，一般文件七天内办完。
（九）对重要的和有时限要求的文电，办公室要负责催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。除办公室负责催办外，承办部门的领导也要及时催办，并将办理情况及时向有关方面反馈。
八、发文办理
（一）发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、会签、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、分发、归档等程序。
（二）草拟公文应做到：
1、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
2、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。
3、文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用黑体字、第二层用楷体字加粗、第三层和第四层用仿宋体字标注
4、必须使用国家法定计量单位。
5、公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；为加速文件运转，会签时应注明会签时间和退文时间。
6、各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在呈送领导签发前，应交办公室进行核稿；办公室要指定专人负责对本单位草拟的文件（公司发文及部门发文）进行初核，对不符合要求的文件应及时退回经办人修改或重办。
核稿的重点是：
（1）是否需要行文，行文方式是否妥当；
（2）有关部门、单位是否已协商、会签；
（3）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；
（4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定。
7、签发
（1）公司对外发文一律先送分管领导审核，再送总经理签发。
（2）已签发的文电如需改动，须重新请原签发领导审定。
（3）凡公司支部会议、总经理会议、办公会议、专题办公会议等公司性会议形成的纪要，都需经办公室统一编号，由会议主办部门负责整理分发。
十、公文归档
（一）公文办理完毕后，应当送办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）联合办理的公文，定稿由主办单位归档。
（三）具有长期或永久保存价值的电子文件，须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。
（四）公司各部门按照有关规定向公司档案部门移交整理完毕的文件。
十一、考核
公司办公室是公文处理的管理机构，负责对公司公文处理工作检查、考核和培训，并负责指导各部门公文处理业务。

十二、其他
（一）本办法由办公室负责解释。