集团公司商务接待管理制度模版.docx

商务接待管理制度目的：规范公司商务接待活动，保证商务接待效果和秩序，加强商务接待管理。责任人：集团及各事业部范围：本制度适用于对外的各种商务接待工作。内容：1、职责 商务接待需求部门：负责接待工作的安排和管理，拟定客户接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传达及存档工作；有部门助理的部门助理负责酒店、机票预定、订餐、水果购买、欢迎词制作；无部门助理的部门则由行政管理部负责以上事项。酒店、机票预定、订餐车辆接送、车间参观安排、酒水、水果购买、茶水、欢迎词制作。行政管理部：根据商务接待部门需求协助接待，负责车辆调配、车间参观安排、酒水。2、商务接待流程2.1 商务接待的申请与审批2.1.1需求部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门负责人审核，中心负责人审批，报行政管理部申请协助接待。2.1.2申请部门在商务接待申请表内应明确客户人数、人员职务级别、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议。2.1.3接待标准审批流程如下：接待标准部门负责人审 批首席运营官/中心负责审批副总裁审 批总裁审 批普通接待业务接待高级接待2.2计划与准备2.2.1行政管理部在接到通知或相关部门商务接待申请表，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、具体目的、人数、停留时间、接待要求等。2.2.2所有相关部门必须严格按接待计划配合好相关工作，做好事前、事中、事后的各项工作。2.2.3各需求部门根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准、娱乐旅游项目等。2.2.4因会议需要需行政管理部协助准备会场茶水、音响设备、投影设备、领导席签、安排礼仪等，需求部门须在申请时特别说明。2.2.5行政管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。2.3商务接待的实施2.3.1接待负责人依据审批通过的商务接待申请表，落实各项接待安排的责任人及物品采购。2.3.2部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间。2.3.3行政管理部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排。2.3.4接待负责人应严格执行接待计划，保证各项接待活动的有序进行。2.4商务接待行程等事项的变更2.4.1商务接待过程中，如有临时调整，接待负责人应及时将调整意见通知相关部门。2.5商务接待过程要求2.5.1接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。2.5.2接待过程中如遇客户提出特殊要求，不能自作主张，须及时向直属领导请示，得到批准后方可执行。2.6接待环境标准2.6.1物品摆放整齐，且表面无灰尘。2.6.2地面干净无脏物，空气流通清新。2.6.3室温适度，灯光合适，电视调好欢迎词。2.7公司参观规定2.7.1安排客户参观公司，须报行政管理部批准。2.7.2参观过程中，原则上介绍者在客户前，接待负责人在客户后。2.7.3参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。2.8接待礼仪要求2.8.1参与商务接待人员应着正装，言谈举止大方得体。2.8.2接待人员到机场迎接客户，应提前1020分钟恭候客户到达，对不熟悉的客户应事先准备迎接牌，注明单位名称和客户称谓。2.8.3接到客户后，接待人员应主动向客户致以问候，并主动帮助客户提取行李。2.8.4到达住宿地点后，接待人员应主动协助客户办理入住手续，并提行李送至房间。2.8.5接待人员机场送行，应根据航班时刻合理提前到达，主动帮助客户拿取、托运行李，办理相关手续。3、接待标准3.1普通接待标准普通接待标准说 明接待对象普通代理商、意向客户、特殊职位候选人、区级以下政府单位一般来访人员等。交通标准按对方人员要求协助订购，公司视情况承担费用及安排车辆接送。住宿标准经中心负责人同意后，按对方人员要求协助预定，公司视情况承担费用。餐饮标准简餐消费，控制在50 元/人以下。接待陪同人员对口人员。3.2高级接待标准项目名称说 明接待对象公司重要客户，高端项目客户群以及政府官员(高级别客户需提前3天申请，经总裁审批。 交通标准政府高级官员、战略合作伙伴、高级代理商等可申请接送。住宿标准四星级以上酒店，公司承担费用。餐饮标准简餐消费控制在100 元/人以下，宴请消费控制在200 元/人以下。接待陪同人员接待人数视客户人数而定，如客户2人，则公司2人陪同，最多不超3人；原则上只陪同一天，则部门陪同1次（简餐）、高管陪同1次（晚餐）。接待车辆公司车辆其他接待1、必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等。3、公司会议室布置公司介绍PPT、 宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、水果等。4、必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像。5、必要时安排客户到本地主要景点游玩或娱乐。4、费用预算及费用报销4.1费用预算4.1.1费用的申请遵循谁提预算，谁申请费用的原则，具体需遵循财务部门的规章制度。4.2.2费用的支付统一由需求部门支付，财务部审核。5、保密事项接待中涉及公司重要事务、秘密文件、核心技术、未发布公开的产品重要信息等，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。6、重要信息反馈接待人员应及时记录来访客户信息，并将与来访者交流中取得的信息汇总整理，重点要将与客户达成的协议往前推进、步步落实，并要及时向公司高层汇报。