办公室行政制度20100426.doc
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7、要求:原则上除了凳椅、垃圾桶、电脑主机之外,不允许摆放其他私人物品,确有需要应统装在纸袋内,且要求所有物品尽量摆放在隐蔽角落。1.1.3文件柜要求:柜顶及柜内不得摆放私人物品,即使是办公用品也需摆放规整,不得杂乱无章。1.2开源节流,节能降耗,爱惜办公器材、设备,不得野蛮操作。1.2.1 节约照明用电。白天时间充分利用自然光;电灯根据需要开启,做到人走灯灭,杜绝长明灯。1.2.2合理使用空调。室外温度高于25或低于15时方可使用空调;空调温度设置,夏季不低于25,冬季不高于25;无人时不开空调,开空调时不开门窗;下班时及时关闭空调。1.2.3节约通信费用。根据工作需要,正确选择网络、座机、手机
8、、快递、挂号和普通邮件等通信方式,大力提倡以网络的方式传递信息;不用座机打私人电话;用座机联系工作业务尽量长话短说,言简意赅。1.2.4节约办公耗材。充分发挥办公自动化设备的作用,修改材料尽量在电脑上进行,减少重复打印次数;可通过调整文档页面设置、字体大小、段落间距等实现节约纸张;提倡打印双面用纸及废纸的反面再利用;文件尽量传阅,减少复印,努力实现无纸化办公。1.2.5尽量减少计算机、打印机、复印机等用电设备的待机时间;有省电功能的,启用省电模式;长时间不用要关机,延长设备使用寿命。例如,下班关电脑时要关闭显示器;下班后饮水机电源要关闭等。1.3 爱护公共物品,平日搞好维护,发现破损及时向行政
9、部报修。1.4接待区及办公区的公共区域卫生每天由保洁员清理。洽谈区使用完毕后,由接待人负责相关清理事项,并将桌椅归放原位,关闭电源1.5每位员工下班离开前应打扫个人办公区域卫生,整理文件,保持办公桌整洁;部门最后一个人离开前应检查部门区域电源开关是否关闭。1.6不得在办公室内食用午餐,保持空气清新。午餐请至二楼培训室食用。1.7公司电脑禁止安装任何聊天软件,有需要的员工请至行政部填写电脑即时通讯软件申请单,由总经理批准后安装。1.8公司电脑禁止安装任何游戏。1.9禁止用公司电话用于游戏或其它充值,一经发现按10倍于充值的数值罚款,罚款金额从薪资内扣除。1. 办公室安全管理2.1不得在非吸烟区吸
10、烟。吸烟区为公司门外及与客户在洽谈室洽谈时。2.2非工作人员不得进入办公区,交款客户、相关领导接见的重要客人及确有需要进入办公区人员,由接见人负责带入并带出,如无接见人,由前台负责带入并带出。2.3各部门员工每天最后离开的员工,应关闭所有未关闭的电源。注意:不能将门禁开关关闭,以免公司门禁失效。2.4如遇长假,保证所有设备的电源关闭(除门禁电源外) 。2.5发现饮水机处于空置状态时应立即关闭电源开关,避免空烧并马上通知前台送水。2.6不随意抽取传真机纸槽内放置的纸,容易损坏传真机入纸口导纸的零件,传真纸用完后时补充,否则会影响传真的接收。2.7打印机在使用过程中一旦有卡纸情况,应先将卡纸取出,
11、如有其他故障不能正常使用,应及时报行政部维修,避免影响正常工作。2.8工作资料、个人物品、现金等请妥善保存,中午午餐时间及下班后锁上办公抽屉,以免物品文件丢失或损坏。二 职场纪律1. 形象礼仪1.1头发要干净整洁,不得烫染鲜艳的颜色或夸张的造型,不得配戴夸张的发饰。1.2不得化浓妆,只宜稍作修饰,淡妆即可。保持身体气味清新,不得有异味,不得使用浓烈的香水。1.3佩戴耳饰、项链、手链、戒指等饰物应简洁大方,不能过分花俏、奢华或另类,不能露出彩绘、纹身等,并且耳饰最多只能戴1对。1.4留指甲要干净整洁,不宜过长。1.5上班时间必须穿着全套工装,扣子要都扣好,并且佩戴工作牌。男员工要求佩戴公司统一发
12、放的领带。没有工装的人员应穿着职业装,要求服装款式和颜色要接近工装。1.6上班时间不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋、旅游鞋、沙滩鞋等与职业形象不相称的鞋子。皮鞋颜色要求黑色或深色,凉鞋应以简单样式的浅色系为宜。2. 办公礼仪2.1电话响起,三声内接起:你好(科威国际)。使用电话注意语言简明;2.2代接同事办公位电话,做好必要记录并及时转达,转接电话的方法为按“*81”,电话转接范围详见“OA-交流共享-总部共享空间-行政部”内表格。3.3办公时间不擅离工作岗位,需暂时离开时应与同事交代;3.4不在办公区域高声喧哗,接待来访、业务洽谈要在洽谈室内或其他公司指定区域进行;3.5适当调整你的手机铃声,在培训/
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