工程资料管理制度.docx

工程资料管理制度

1目的
1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。
1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。
2工程资料的归档范围
2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求。
3工程文件材料的质量要求
3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。
3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。
3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。
3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4工程施工过程中的资料检查：
工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。
必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。
5工程资料的接收：
5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。
5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。
5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。
5.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。
5.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。
5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。
5.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。
5.9凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。
5.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。
6工程资料的发放
6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。
6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。
6.3工程部分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，分发的图纸资料至少预留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存档。
6.4为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。
7设计变更、工程联系单管理规定
7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。
7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。
8工程资料的保管
8.1及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。
8.2归档的资料要完整、系统、准确。
8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。
8.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。
9声像资料管理办法
9.1工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
9.2公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
9.3照片档案要求
9.3.1技术要求
9.3.1.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。
9.3.1.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。
9.3.1.3应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。
工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。
工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。
（2）照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
（3）数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图像格式为JPEG格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外）。。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。
9.3.2 编制要求
9.3.2.1分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。
9.3.2.2排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。
9.3.2.3编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。
9.3.2.4入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。
9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。
(1)单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。其格式如下：   
    照片号（底片号）：即照片的编号
    参见号：由档案保管单位填写
    题  名：简明概括、准确反映照片的基本内容
    时  间：用8位阿拉伯数字表示，如20111013
    地  点：工程所在地点
    摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位
(2)每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写：                  
 工程名称＋（栋、标段）十部位（详细施工内容）
(3)组合照片说明的填写:
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。
组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。组合照片一般不宜越册。
(4)照片册卷内目录
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
(5)照片册脊背
卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。
9.3.2.6装具：使用符合GB/T 11821-1989/2000标准的6英寸照片档案册。
照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。
9.4视频档案要求
9.4.1技术要求
9.4.1.1工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。专题片一般按整个项目时间顺序制作。
（1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。
（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。
9.4.1.2建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。
9.4.1.3录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。字幕、图像画面要同步准确。视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素1920×1080，编码格式为HD H.264 MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于30mbps，帧速率每秒25帧或50帧。
9.4.1.4需提交工程项目简介的Word文档，简明、系统、完整介绍工程项目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。
9.4.2编制要求
9.4.2.1目录著录。采集的视频素材电子文件格式应采用AVI格式，刻录成数据光盘，在光盘标签面和光盘盒正面喷打标签，标签内容包括：公司名称、工程名称、编制日期等。
9.4.2.2卷内目录。视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目录，将不同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。
 附表：工程等级划分（房建）
工程
等级
拍摄内容及数量
归档内容
备注
一级
拍摄工程全过程。
照片≥90张，录像素材带拍摄时间≥120分钟，并制作项目专题片一部。
照片及说明、照片光盘；
录像素材带、视频光盘；
专题片。
房建：建筑面积≥10万㎡
市政：工程造价≥1000万元
二级
拍摄工程全过程。
照片数量≥60张，录像素材带拍摄时间≥60分钟。
照片及说明、照片光盘；
录像素材带、视频光盘
房建： 10万㎡＞建筑面积≥1万㎡
市政：1000万元＞工程造价≥100万元
三级
重点拍摄竣工以后的工程现状，每个单位工程拍摄不少于10张照片。
照片及说明、照片光盘
房建：建筑面积＜1万㎡
市政：工程造价＜100万元

10工程资料借阅制度
10.1借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意后方可借阅，借阅时要填写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。
10.2绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，剖门资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。
10.3外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管领导同意方能借阅。
10.4借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
10.5借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人负责人催还。
10.6凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。
11工程资料的归档移交
11.1工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。
11.2工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。
11.3工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。
12本制度由公司工程部负责解释。
13附表
《建设工程文件归档范围和保管期限表》
《工程档案接收记录》
《发文登记表》
《收文登记表》
《工程档案借阅登记表》
《工程档案借阅申请表》
《图纸资料发放领用登记表》

工程档案接收记录
序号
接收文件名称
份数
原（复印）件
经办人
接收日期
备注

发 文 登 记 本
日期
发文
标题
收文单位
发送日期
归档卷号
备注
字
号

收 文 登 记 本
日期
收文
标题
发文单位
收文日期
归档卷号
备注
字
号

工程档案借阅登记表
序号
文件名称
借阅人
借阅日期
归还日期
借阅天数
备注

工程档案借阅申请表
经 办 人

所在部门

日 期

借阅文件名称

借 阅 原 因

借 阅 日 期

返还日期

复印份数

借阅部门领导签字

工程部领导签字

备 注

工程档案借阅申请表
经 办 人

所在部门

日 期

借阅文件名称

借 阅 原 因

借 阅 日 期

返还日期

复印份数

借阅部门领导签字

工程部领导签字

备 注

图纸、资料发放领用登记表
文件标题

发放范围

发 放 记 录
单 位
数量
原（复印）件
领取日期
领收人
备注