2、企业行政事务管理.ppt
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1、 企业行政事务管理企业行政事务管理第二章第二章主要内容主要内容主要内容主要内容办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理 1 12 2 企业档案管理企业档案管理企业档案管理企业档案管理3 3学习目标学习目标学习目标学习目标了解企业行政办公事务管理的含义、特点了解企业行政办公事务管理的含义、特点熟悉企业常用的行政公文熟悉企业常用的行政公文熟悉文书管理工作熟悉文书管理工作明确企业档案的概念和作用明确企业档案的概念和作用熟悉电子文件的管理熟悉电子文件的管理 小赵是上海某公司的办公室助理,根据一周计划安排,她需要在周一完成小赵是上海某公司的
2、办公室助理,根据一周计划安排,她需要在周一完成很多工作,周一那天,刚上班他就有序地展开了工作但还是手忙脚乱,临近很多工作,周一那天,刚上班他就有序地展开了工作但还是手忙脚乱,临近下班时间仍有部分工作没有完成。下班时间仍有部分工作没有完成。小赵需要在周一完成的工作有以下几项:小赵需要在周一完成的工作有以下几项:1.给某客户打电话,与对方联系上级下周四的开会事宜。给某客户打电话,与对方联系上级下周四的开会事宜。2.复印下午部门经理会议要讨论的报告及日程表,每人一份(复印下午部门经理会议要讨论的报告及日程表,每人一份(8人,每份人,每份10页)页)3.写报告给人力资源部门,申请自己今年的休假日写报告
3、给人力资源部门,申请自己今年的休假日4.复印一份奖给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方复印一份奖给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方5.拆封、分类和分发今天收到的邮件拆封、分类和分发今天收到的邮件6.布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡7.为上司预定周末去天津的火车票为上司预定周末去天津的火车票(北京出发)北京出发)8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份,原件放在文件夹中给部将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份,原件放在文件夹中给部门同事传阅门同事传阅9.在做这些事情的同时,接待了在做这些事情的同时,接待了3名访客,接了几个电话名访客,
4、接了几个电话请你替小赵安排一下这一天工作任务的先后顺序,使其工作有条不紊请你替小赵安排一下这一天工作任务的先后顺序,使其工作有条不紊讨论讨论任务:明确工作任务的优先等级安排。任务:明确工作任务的优先等级安排。工作过程:工作过程:第一步第一步.明确什么是明确什么是ABCD法则法则第二步第二步.区分周一工作的各项任务分别属于哪一类区分周一工作的各项任务分别属于哪一类第三步第三步.排出先后顺序排出先后顺序1.使用使用ABCD法则排出工作的优先等级法则排出工作的优先等级A重要的并紧急的,必须立即做、优先做重要的并紧急的,必须立即做、优先做B重要而不紧急工作,应接着处理重要而不紧急工作,应接着处理C紧急
5、但不重要的工作,有时间才做紧急但不重要的工作,有时间才做D及不重要也不紧急的工作,可以不做及不重要也不紧急的工作,可以不做2.工作任务优先等级工作任务优先等级B重要不重要不紧迫紧迫A重要紧重要紧迫迫C不重要不重要但紧迫但紧迫D不重要不重要也不紧迫也不紧迫重重要要紧迫紧迫任务项任务项优先顺序优先顺序类别类别2、6优先处理A1、4、7、8接着处理B3有时间才做C5可以先搁置D第一节第一节第一节第一节 办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理一、办公室一、办公室1.处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作办公的场所,由办公设
6、备,办公人员及其他辅助设施组成。办公的场所,由办公设备,办公人员及其他辅助设施组成。2.一种机构,是一个单位对外的窗口,对内协作领导工作的一种机构,是一个单位对外的窗口,对内协作领导工作的机关。机关。二、办公室管理的范畴二、办公室管理的范畴三、办公室管理的主要内容三、办公室管理的主要内容1.办公环境管理办公环境管理2.办公室物品管理(分类、采购、领用)办公室物品管理(分类、采购、领用)3.办公室电话管理办公室电话管理4.办公室值班管理办公室值班管理5.办公室印信管理办公室印信管理6介绍信的使用与管理介绍信的使用与管理随堂练习随堂练习随堂练习随堂练习 以以办公室秘书的身份模拟下列接打电话的情景办
7、公室秘书的身份模拟下列接打电话的情景1.一位电视台的记者要找院长,院长不一位电视台的记者要找院长,院长不在。在。2.对方咨询本校历年某省招生情况,秘书需要查询资料要对对方咨询本校历年某省招生情况,秘书需要查询资料要对方等候的电方等候的电话。话。3.学院两位领导将于学院两位领导将于4月月15日日-20日到北京出差,从沈阳出发,日到北京出差,从沈阳出发,秘书要给领导预定机票与酒店,请用电话预定。要求:去程秘书要给领导预定机票与酒店,请用电话预定。要求:去程航班时间在航班时间在14点左右,头等舱,最好国航的,酒店预定北京点左右,头等舱,最好国航的,酒店预定北京饭店,领导喜欢饭店,领导喜欢7层以上朝南
8、房间,要求房间内能上网。层以上朝南房间,要求房间内能上网。4.某公司经理来电,反映本次宣传画册印刷不好,火气很某公司经理来电,反映本次宣传画册印刷不好,火气很大。大。5.对方打错电话,秘书应对方打错电话,秘书应对:对:(1)两人一组,任选)两人一组,任选2个场景分别扮演不同角色个场景分别扮演不同角色(2)模拟时,要求语言妥当、有礼貌,在符合工作实际的)模拟时,要求语言妥当、有礼貌,在符合工作实际的基础上注意应变技巧的使用基础上注意应变技巧的使用讨论讨论讨论讨论 办公室主任对刚招进来的王助理说:办公室主任对刚招进来的王助理说:“小王,最近公小王,最近公司业务旺季,公司人手紧缺,又不能招人太多,所
9、以要经司业务旺季,公司人手紧缺,又不能招人太多,所以要经常加班,按照李总意思,加班费如何计算,他让我们先拿常加班,按照李总意思,加班费如何计算,他让我们先拿出个初步意见来,他同意后下个通知,所以你先起草一个出个初步意见来,他同意后下个通知,所以你先起草一个通知,注意一定要按照国家相关法律法规来写。通知,注意一定要按照国家相关法律法规来写。”小王说:小王说:“好的,马上就写。好的,马上就写。”第二天,主任问:第二天,主任问:“昨天让你写的通昨天让你写的通知草稿写的怎么样了?知草稿写的怎么样了?”小王说:小王说:“早写完了,昨晚就放在早写完了,昨晚就放在李总办公台上了。李总办公台上了。”主任说主任
10、说“放李总那了,那么快?放李总那了,那么快?”小王小王说:说:“有什么不对吗有什么不对吗?不是说李总看过同意就发了吗?不是说李总看过同意就发了吗?”接着小王又说刚才有份文件发过来,你要不要看?接着小王又说刚才有份文件发过来,你要不要看?主任说:主任说:“在哪里?在哪里?”小王在桌子上翻找了一会,拿出一小王在桌子上翻找了一会,拿出一份东西交给主任。原来是某管理局通信员小李给该公司份东西交给主任。原来是某管理局通信员小李给该公司递送一份递送一份省财政厅开展财务专项资金检查的通知。省财政厅开展财务专项资金检查的通知。第二节第二节第二节第二节 企业文书管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理一、企业文
11、书的概念一、企业文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成使用的具有应用性的和特定格式的信息,而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。工具。文书管理内容文书管理内容文书管理内容文书管理内容缮印缮印审核审核签发签发复核复核草拟草拟复核复核用用印印登记登记分发分发发文办理发文办理发文处理程序发文处理程序1 1草拟草拟 (1 1)交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部)交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的门的负
12、责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。任务。(2 2)起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末,)起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末,做好调查研究,认真分析各类情况和需要,然后做好调查研究,认真分析各类情况和需要,然后再起草。再起草。2.2.审核审核审核又称核稿,是指草拟好的文稿在送出去前,审核又称核稿,是指草拟好的文稿在送出去前,由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。策关和文字关。3.3.签发签发 “签发签发”又称为又称为“会签会签”,是指
13、单位的领导人对,是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查,审查无误在发文审核过的文稿进行最后的审查,审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。4.4.复核复核复核是发文办理过程中的第二次审核,是在正式复核是发文办理过程中的第二次审核,是在正式的公文印制出来之前,秘书部门对签发的文稿进的公文印制出来之前,秘书部门对签发的文稿进行复核审查。行复核审查。5.5.缮印缮印缮印,是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制缮印,是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。文件。6.6.用印用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的用印是在文件的正本落
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