2、企业行政事务管理.ppt

企业行政事务管理企业行政事务管理第二章第二章主要内容主要内容主要内容主要内容办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理 1 12 2 企业档案管理企业档案管理企业档案管理企业档案管理3 3学习目标学习目标学习目标学习目标了解企业行政办公事务管理的含义、特点了解企业行政办公事务管理的含义、特点熟悉企业常用的行政公文熟悉企业常用的行政公文熟悉文书管理工作熟悉文书管理工作明确企业档案的概念和作用明确企业档案的概念和作用熟悉电子文件的管理熟悉电子文件的管理 小赵是上海某公司的办公室助理，根据一周计划安排，她需要在周一完成小赵是上海某公司的办公室助理，根据一周计划安排，她需要在周一完成很多工作，周一那天，刚上班他就有序地展开了工作但还是手忙脚乱，临近很多工作，周一那天，刚上班他就有序地展开了工作但还是手忙脚乱，临近下班时间仍有部分工作没有完成。下班时间仍有部分工作没有完成。小赵需要在周一完成的工作有以下几项：小赵需要在周一完成的工作有以下几项：1.给某客户打电话，与对方联系上级下周四的开会事宜。给某客户打电话，与对方联系上级下周四的开会事宜。2.复印下午部门经理会议要讨论的报告及日程表，每人一份（复印下午部门经理会议要讨论的报告及日程表，每人一份（8人，每份人，每份10页）页）3.写报告给人力资源部门，申请自己今年的休假日写报告给人力资源部门，申请自己今年的休假日4.复印一份奖给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方复印一份奖给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方5.拆封、分类和分发今天收到的邮件拆封、分类和分发今天收到的邮件6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡7.为上司预定周末去天津的火车票为上司预定周末去天津的火车票(北京出发）北京出发）8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份，原件放在文件夹中给部将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备份，原件放在文件夹中给部门同事传阅门同事传阅9.在做这些事情的同时，接待了在做这些事情的同时，接待了3名访客，接了几个电话名访客，接了几个电话请你替小赵安排一下这一天工作任务的先后顺序，使其工作有条不紊请你替小赵安排一下这一天工作任务的先后顺序，使其工作有条不紊讨论讨论任务：明确工作任务的优先等级安排。任务：明确工作任务的优先等级安排。工作过程：工作过程：第一步第一步.明确什么是明确什么是ABCD法则法则第二步第二步.区分周一工作的各项任务分别属于哪一类区分周一工作的各项任务分别属于哪一类第三步第三步.排出先后顺序排出先后顺序1.使用使用ABCD法则排出工作的优先等级法则排出工作的优先等级A重要的并紧急的，必须立即做、优先做重要的并紧急的，必须立即做、优先做B重要而不紧急工作，应接着处理重要而不紧急工作，应接着处理C紧急但不重要的工作，有时间才做紧急但不重要的工作，有时间才做D及不重要也不紧急的工作，可以不做及不重要也不紧急的工作，可以不做2.工作任务优先等级工作任务优先等级B重要不重要不紧迫紧迫A重要紧重要紧迫迫C不重要不重要但紧迫但紧迫D不重要不重要也不紧迫也不紧迫重重要要紧迫紧迫任务项任务项优先顺序优先顺序类别类别2、6优先处理A1、4、7、8接着处理B3有时间才做C5可以先搁置D第一节第一节第一节第一节 办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理办公室事务管理一、办公室一、办公室1.处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其他辅助设施组成。办公的场所，由办公设备，办公人员及其他辅助设施组成。2.一种机构，是一个单位对外的窗口，对内协作领导工作的一种机构，是一个单位对外的窗口，对内协作领导工作的机关。机关。二、办公室管理的范畴二、办公室管理的范畴三、办公室管理的主要内容三、办公室管理的主要内容1.办公环境管理办公环境管理2.办公室物品管理（分类、采购、领用）办公室物品管理（分类、采购、领用）3.办公室电话管理办公室电话管理4.办公室值班管理办公室值班管理5.办公室印信管理办公室印信管理6介绍信的使用与管理介绍信的使用与管理随堂练习随堂练习随堂练习随堂练习 以以办公室秘书的身份模拟下列接打电话的情景办公室秘书的身份模拟下列接打电话的情景1.一位电视台的记者要找院长，院长不一位电视台的记者要找院长，院长不在。在。2.对方咨询本校历年某省招生情况，秘书需要查询资料要对对方咨询本校历年某省招生情况，秘书需要查询资料要对方等候的电方等候的电话。话。3.学院两位领导将于学院两位领导将于4月月15日日-20日到北京出差，从沈阳出发，日到北京出差，从沈阳出发，秘书要给领导预定机票与酒店，请用电话预定。要求：去程秘书要给领导预定机票与酒店，请用电话预定。要求：去程航班时间在航班时间在14点左右，头等舱，最好国航的，酒店预定北京点左右，头等舱，最好国航的，酒店预定北京饭店，领导喜欢饭店，领导喜欢7层以上朝南房间，要求房间内能上网。层以上朝南房间，要求房间内能上网。4.某公司经理来电，反映本次宣传画册印刷不好，火气很某公司经理来电，反映本次宣传画册印刷不好，火气很大。大。5.对方打错电话，秘书应对方打错电话，秘书应对：对：（1）两人一组，任选）两人一组，任选2个场景分别扮演不同角色个场景分别扮演不同角色（2）模拟时，要求语言妥当、有礼貌，在符合工作实际的）模拟时，要求语言妥当、有礼貌，在符合工作实际的基础上注意应变技巧的使用基础上注意应变技巧的使用讨论讨论讨论讨论 办公室主任对刚招进来的王助理说：办公室主任对刚招进来的王助理说：“小王，最近公小王，最近公司业务旺季，公司人手紧缺，又不能招人太多，所以要经司业务旺季，公司人手紧缺，又不能招人太多，所以要经常加班，按照李总意思，加班费如何计算，他让我们先拿常加班，按照李总意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一个出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一个通知，注意一定要按照国家相关法律法规来写。通知，注意一定要按照国家相关法律法规来写。”小王说：小王说：“好的，马上就写。好的，马上就写。”第二天，主任问：第二天，主任问：“昨天让你写的通昨天让你写的通知草稿写的怎么样了？知草稿写的怎么样了？”小王说：小王说：“早写完了，昨晚就放在早写完了，昨晚就放在李总办公台上了。李总办公台上了。”主任说主任说“放李总那了，那么快？放李总那了，那么快？”小王小王说：说：“有什么不对吗有什么不对吗?不是说李总看过同意就发了吗？不是说李总看过同意就发了吗？”接着小王又说刚才有份文件发过来，你要不要看？接着小王又说刚才有份文件发过来，你要不要看？主任说：主任说：“在哪里？在哪里？”小王在桌子上翻找了一会，拿出一小王在桌子上翻找了一会，拿出一份东西交给主任。原来是某管理局通信员小李给该公司份东西交给主任。原来是某管理局通信员小李给该公司递送一份递送一份省财政厅开展财务专项资金检查的通知。省财政厅开展财务专项资金检查的通知。第二节第二节第二节第二节 企业文书管理企业文书管理企业文书管理企业文书管理一、企业文书的概念一、企业文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。工具。文书管理内容文书管理内容文书管理内容文书管理内容缮印缮印审核审核签发签发复核复核草拟草拟复核复核用用印印登记登记分发分发发文办理发文办理发文处理程序发文处理程序1 1草拟草拟 （1 1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。任务。（2 2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。再起草。2.2.审核审核审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。策关和文字关。3.3.签发签发 “签发签发”又称为又称为“会签会签”，是指单位的领导人对，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。4.4.复核复核复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。行复核审查。5.5.缮印缮印缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。文件。6.6.用印用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。公章。7.7.登记登记登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。核查。8.8.分发分发分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。发送。发文登记簿发文登记簿发文登记簿发文登记簿小知识小知识收文办理收文办理收文办理收文办理拟办拟办拆封拆封登记登记复核复核签收签收审核审核批办批办承办承办催办催办收文处理程序收文处理程序1.1.签收签收2.2.拆封拆封3.3.登记登记需要登记的文件有：需要登记的文件有：（1 1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（文件；（2 2）下级单位的请示性、报告性的文件；）下级单位的请示性、报告性的文件；（3 3）带有密级的重要资料；（）带有密级的重要资料；（4 4）单位内部使用）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：不需要登记的文件有：（1 1）领导人的亲启件；（）领导人的亲启件；（2 2）事务性的通知、便函）事务性的通知、便函等；（等；（3 3）一般性的简报；（）一般性的简报；（4 4）公开的和内部不）公开的和内部不保密的出版物；（保密的出版物；（5 5）已经被其他综合性质的文件）已经被其他综合性质的文件包括的文件。包括的文件。4.4.审核审核 5.5.拟办拟办:秘书人员或经授权的部门在领导批办秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。见，供领导人批办时参阅。6.6.批办批办7.7.承办承办:就是按照领导人的批示意见执行具体就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。的工作。8.8.催办催办:就是文秘人员按照承办时限，对承办就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。被延误。企业文书企业文书 公司在行政和业务工作中形成或往来的各公司在行政和业务工作中形成或往来的各类有形记载类有形记载 文字、符号文字、符号纸质文书纸质文书声音、画面、声音、画面、图像图像电子文书电子文书科技进步科技进步企业文书的种类企业文书的种类企业文书的种类企业文书的种类 行政公文行政公文:决定、决议、命令、意见、通知、通告决定、决议、命令、意见、通知、通告等等 常用文书：计划、总结、报告、信函、备忘单、常用文书：计划、总结、报告、信函、备忘单、领导讲话等领导讲话等 制度类文书：规章制度、管理表格、管理工作流制度类文书：规章制度、管理表格、管理工作流程程 业务类文书：记录、图标、图样、业务流程业务类文书：记录、图标、图样、业务流程 公关类文书公关类文书:新闻稿、产品说明书新闻稿、产品说明书契约类文书：合同书、协议书、意向书等契约类文书：合同书、协议书、意向书等财务统计类文书：会计凭证、账簿、财务报告等财务统计类文书：会计凭证、账簿、财务报告等电子文书：电子文件、音像文书、关盘文书等电子文书：电子文件、音像文书、关盘文书等企业常用的行政公文企业常用的行政公文企业常用的行政公文企业常用的行政公文企业行政公文企业行政公文 是在企业经营管理过程中形成的具有是在企业经营管理过程中形成的具有法定效法定效力力和和规范体式规范体式的公务文书的公务文书,是贯彻落实企业经营方是贯彻落实企业经营方针和政策针和政策,请示和答复问题请示和答复问题,指导和商洽工作指导和商洽工作,安排安排生产经营活动、报告情况和交流信息的重要工具。生产经营活动、报告情况和交流信息的重要工具。企业公文的种类企业公文的种类企业公文的种类企业公文的种类指令性指令性文书文书公文公文种类种类晓喻性晓喻性文书文书报请性报请性文书文书洽商、记洽商、记载性文书载性文书决定决定批复批复意见意见函函会议纪要会议纪要通知通知通报通报请示请示报告报告决定：适用于对重要事件做出安排，奖惩，变更，或者撤销决定：适用于对重要事件做出安排，奖惩，变更，或者撤销 不适当的事项。不适当的事项。批复：用于答复下属部门的请示事项。批复：用于答复下属部门的请示事项。意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：用于批转下属部门的公告，转发上级机关和非隶属部门通知：用于批转下属部门的公告，转发上级机关和非隶属部门的公文，传达要求各部门共同执行的事项。的公文，传达要求各部门共同执行的事项。通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。请示：用于向上级部门请求批示、批准的公文。请示：用于向上级部门请求批示、批准的公文。报告：用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的报告：用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的 询问等。询问等。函：用于不相隶属部门间洽谈工作、询问和答复问题，向有关函：用于不相隶属部门间洽谈工作、询问和答复问题，向有关 主管部门请求答复、审批事项的公文。主管部门请求答复、审批事项的公文。会议纪要：用于记录、传达会议、议事情况的文种。是文员经会议纪要：用于记录、传达会议、议事情况的文种。是文员经 常会用到的文书常会用到的文书企业行政公文的格式企业行政公文的格式企业行政公文的格式企业行政公文的格式37mm28mm26mm35mm156mm225mm210mm297mm公文用纸的天头公文用纸的天头为：为：37371 1，订口为：订口为：28281 1，版心尺寸为：，版心尺寸为：156156225225(不不含页码含页码)。公文一般由秘密等级和公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、抄送单位、印发单位、印发日期等构成。印发日期等构成。公文格式公文格式签发人签发人企业档案企业档案企业档案企业档案的的的的归类归类归类归类企业档案管理企业档案管理企业档案管理企业档案管理企业档案概述企业档案概述企业档案概述企业档案概述企业企业企业企业档案的归档媒介档案的归档媒介档案的归档媒介档案的归档媒介 1 12 23 3 企业档案概述企业档案概述企业档案概述企业档案概述档案档案 国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭的，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。证的文字、图像、声音的文书和信息材料。档案的档案的来源来源国家机构国家机构、社会组织社会组织和和个人个人 文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：办理完毕；办理完毕；有参考利用价值；有参考利用价值；按一定规律保存。按一定规律保存。文书和档案的关系文书和档案的关系文书和档案的关系文书和档案的关系 两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案档案 是文书的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。是文书的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。联系联系1 1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。且有着基本相同的物质载体。2 2）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书，）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书，文书是分散的文书是分散的“档案档案”，档案是集中保存的，档案是集中保存的“文书文书”。3 3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。区别区别 1 1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，档案室为了今后的应用而按照一定的规律生，档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成和保存的；文书时零散的，单份的，档案组成和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组合的，集中的，多份的。是组合的，集中的，多份的。2 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用，工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用，档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以备利用，发挥着历史的价值作用。备利用，发挥着历史的价值作用。3 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越长久，越发珍贵。长久，越发珍贵。企业档案的归档媒介有哪些？企业档案的归档媒介有哪些？纸媒纸媒 磁性媒体磁性媒体 光盘媒体光盘媒体 缩微图像媒体缩微图像媒体 企业档案有哪些归类方法？企业档案有哪些归类方法？按照字母排列的方法按照字母排列的方法 按照数字分类的方法按照数字分类的方法 将字母和数字结合的方式将字母和数字结合的方式