采购合同管理办法.doc

修改码：1 2 Q/ECEPTRI-M3 100 01-2003 采购合同管理办法
采购合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范华东电力试验研究院采购合同的管理，依据《中华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》及相关规章制度，结合本院的实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称采购合同是指本院经华东电网有限公司授权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条 根据合同管理制度规定，管理责任部门是采购合同管理的归口管理部门，项目申请部门是采购活动的执行部门。
第四条 本院的采购合同分为物资采购合同和服务采购合同二大类。物资采购包括设备和材料的采购，服务采购指项目中的外包。
第五条 采购合同技术协议部分由项目申请部门负责确认、商务部分采用审核会签办法。
第六条 符合我院招标条件的，应严格按上级公司和我院有关招标的规定执行。其他采购采用招标、货比三家、直接采购的方式。对于列入效能监察的项目，按《院行政监察办法》执行。50万元以上采购项目，审计与法务专职列席商务谈判。
第七条  本院各专业部门和管理部门不得以部门的名义对外签订采购合同。

第二章 采购申请

第八条 采购申请应已列入项目计划和费用预算。计划外项目按相应的责职权限审批后，方可提出采购申请。
第九条 采购合同原则上不允许超过已批准的预算，如遇超过预算采购合同的情况，需按原审批程序办理追加预算的审批手续。
第十条 采购申请在院MIS上办理。物资采购应在MIS上申请；外包服务应填写委托服务申请表。
第十一条 计划内5万元以上及特种设备的采购，申请部门应进行调研，提交“询价/货比三家”报告（见内部网站——办事指南——工作表格）。计划外采购申请或涉及科技项目的采购申请，必须提交“设备采购申请报告”（见内部网站——办事指南——工作表格）涉及劳动保护用品采购申请的，按《劳动保护管理办法》的规定执行。与生产、安全及劳动保护相关的采购，申请部门应进行询价比价工作，提交采购申请报告。
第十二条 采购应在“合格供货方目录”中选择，对未列入“合格供货方目录”的，计划部应根据《采购控制程序》要求组织对供方进行评价。
未列入“合格供货方目录”的，申请部门应做好供方/外包服务调查及审核报批工作。
第十三条 对供方的评价方式可采取以下三种：
（一）书面调查：采购申请部门向供方发送供方调查表；
（二）现场调查：管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进
行现场调查；
（三）第二方审核：管理责任部门可以委托其他权威部门对供方
进行审核。
第十四条 对生产试验设备的供方评价
（一）对生产试验设备中间商评价应包括：
经年检合格的营业执照、与实际相符的经营范围、签约代表的有效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备的授权证明等。
（二）对生产试验设备制造商评价应包括：
质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比较和对其他使用者的调查了解。
第十五条 对外包服务供方的评价，一般应包括下列内容：
质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备及人员情况、完成同类项目的情况。
第十六条 管理责任部门负责保管5万元人民币及以上采购合同供方的评价档案。采购申请部门负责保管5万元人民币以下设备采购合同供方评价的档案。
第十七条 服务供方评价档案由管理责任部门负责保管。
第三章 采购合同准备

第十八条 由管理责任部门组织对采购申请进行评审，根据权限由分管领导确认。
第十九条 管理责任部门将评审意见通知采购申请部门，并根据需要，提出签订相关协议的要求（包括技术协议）。技术协议见（见内部网站——办事指南——工作表格）。提出签订相关协议的要求。
第二十条 采购除即时结清外，一律采用书面合同形式。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用，但可对涉及权利义务关系的条款加以适应性修改。
采购合同语言应严谨、简练、准确。采购合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。采购合同中涉及的数字、日期，需明确是否包含本数。
第二十一条 采购合同条款应包括以下内容：
（一）采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式；
（二）签约目的和依据；
（三）标的；
（四）数量和质量，包括检验标准和方式；
（五）价款或酬金及结算、支付方式；
（六）履行的地点、期限和方式；
（七）争议解决的方式；
（八）违约责任；
（九）变更或解除的条件；
（十）根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；
（十一）采购合同生效的时间和条件。
（十二）签约的地点、日期；
（十三）签约各方开户银行及账号；
（十四）签约各方公章或采购合同专用章；
（十五）签约各法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条 当事人协商一致的修改、补充采购合同的文书、信件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。

第四章 合同的审核

第二十三条 采购合同审核时，应填写“经济合同签证审计单”。若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家报告、概预算清单的，应一并提供。
同时提交采购申请评审意见，如有双方已签字的技术协议，应一并提供。
第二十四条 管理责任部门对采购合同审核的内容包括：
（一） 技术性：
1、技术依据的真实、可靠；
2、技术措施完备、先进；
3、技术标准和技术参数科学、真实。
（二）可行性：
1、属于本院生产、经营和建设需要；
2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性；
3、项目预算范围内，项目实施计划具有可操作性。
（三）计划性：
1、符合已批准列项的项目范围与条件；
2、在已批准的项目预算范围内。
（四）安全性：
安全生产、工程施工措施的落实情况。
（五）本院管理部门认为必须审核的其他内容。
第二十五条 财务部对采购合同审核的内容包括：
符合预算安排、 计算方式正确、 财务附件真实和齐备、需审核的其他内容。
第二十六条 院长工作部对20万元以上采购合同条款法律符合性和法律风险进行审核。
第二十七条 采购合同审计内容按审计制度执行。
第二十八条 审核部门认为必要时，可要求申请部门提供与合同有关的补充证明材料。
第二十九条 审核部门在审核时，如发现合同条款有遗漏和不妥之处，应在审核意见中提出修改意见。需要退回的，应连同全部合同文本退回合同经办人。
合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。
第三十条 合同审核部门对合同进行审核后应在合同审核单上提出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。

第五章 采购合同的签订

第三十一条 院长或委托代理人根据管理责任部门的审核意见，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。
第三十二条 院长授权委托代理人签订采购合同时，须签署授权委托书。
第三十三条 代理人应在授权委托的范围内签订采购合同，并不得转委托。
第三十四条 采购合同审批权限：
（一）5万元以下（含5万元），由管理责任部门负责人审批；
（二）5万元以上，20万元以下（含20万元），由分管领导审批； （三）20万元以上，由院长审批。
第三十五条 采购合同签订后，己方至少保留采购合同正本2份，副本1份以上。正本交财务部门作付款依据；1份正本及相关报审资料交管理责任部门备案；其余若干副本由申请部门负责履行、使用、保管。
第三十六条 法律法规规定需要办理批准、登记等手续才能生效的采购合同，应按规定办理批准、登记等手续。

第六章 采购合同的履行

第三十七条 申请部门负责采购合同的履行情况。
第三十八条 采购合同正式签订生效前，未经批准不得实际履行采购合同。
第三十九条 财务部根据采购合同及付款申请，核准并执行采购合同付款事项。
第四十条 有关部门和人员发现采购合同对方不履行或不全面、不适当履行采购合同，应立即通知管理责任部门；管理责任部门应在法定或约定的期限内，以法定或约定的方式向采购合同供方提出异议。
第七章 验 收

第四十一条 物资采购由管理责任部门组织对所购物资的验收，通知申请部门领用。
第四十二条 按院《仪器设备管理办法》的有关规定，由管理责任部门组织对生产试验设备进行到货验收。
第四十三条 外包服务申请部门负责对外包方的服务质量进行控制与验证，验证可采取参加分包方的过程和产品的监视和测量的方法进行，也可以委托第三方验证。
第四十四条 验收发现不合格的，由管理责任部门负责按采购合同约定与供方交涉。
第四十五条 当顾客有要求时，外包服务申请部门应提供必要的条件，使顾客能在分包方对外包方服务的质量是否符合要求进行验证。但顾客的验证不能免除本院提供合格服务的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能，外包服务申请部门仍要对供方按要求进行有效的控制。
第四十六条 采购合同履行完毕后，采购申请部门整理相关文件资料，并及时将履行情况上报管理责任部门，办理相关资料的归档工作。财务部按院《固定资产管理办法》对设备进行登记和编号。100万元以上的项目，由审计按《工程竣工决算审计管理办法》对工程项目进行决算审计。

第八章 采购合同的变更和解除

第四十七条 采购合同经各方协商一致或法定及约定的情况出现时，可以变更或解除。
第四十八条 变更或解除采购合同的报审程序与签订采购合同的程序相同。
第四十九条 变更或解除采购合同过程中的文书、电报和图表等由申请部门妥善保存，涉及商务的资料正本交财务部保存。

第九章 采购合同纠纷的处理

第五十条 发生采购合同纠纷时，采购合同申请部门应及时通知管理责任部门，并配合管理责任部门及时调查收集下列证据：
（一）采购合同文本，包括采购合同附件、采购合同变更或解除协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；
（二）有关的票据、票证；
（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；
（四）证人证言；
（五）其他有关材料。
第五十一条 管理责任部门应会同采购申请部门、法务专职及其他有关部门，根据采购合同纠纷，及时提出处理方案，并向院领导报告。
第五十二条 在纠纷处理过程中，未经管理责任部门审核、院领导同意，不得向供方做出实质性答复或提供文件资料。
第五十三条 采购合同纠纷，经协商或调解达成一致意见的，应签订书面协议。
第五十四条 采购合同纠纷经协商或调解不能达成协议时，可依采购合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决。
第五十五条 管理责任部门会同法务专职提出诉讼代理人，仲裁或诉讼方案等，并经院领导同意。

第十章 附 则

第五十六条 本办法由计划部负责解释。
第五十七条 本办法自颁布之日起施行。

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