客户档案及会员卡管理制度.doc

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客户档案管理制度
售后客户档案管理是企业售后管理的重要内容，质量反馈要基础，是建立公司形象的良好方法。而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时场占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，提供设计参考数据，具有重要的意义。
一、 售后客户档案管理对象
售后客户档案管理的对象就是本公司提供过产品和服务的对象，即企业的过去、现在的直接客户与间接客户，它们都应纳入公司售后客户管理系统。
二、客户管理内容
客户档案管理的基本内容包括以下几项：
1、客户基础资料
即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。
客户基础资料主要包括项目名称、机组型号、联系人地址、电话与公司交易时间。
2、服务状况
是指本公为客户服务的次数和服护中所记录的数据、总结、报告。还有客户对本公司的合作态度、满意度等。
三、户档案管理方法
1、建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，目前暂时采用EXCEL形式按年度、分项目填写，主要是为了查阅方便，采用链接与数据库相连。以后如有需要，再引入专业软件管理。
2、建立客户数据库。建立项目数据库，收集客户管理的内容。通过客户档案卡的链接，来实现查找，更新。 项目数据库按项目分类，下按服务项目内容和时间分层。
3、数据来源。
这种数据的取得，主要有三种形式：
①. 客户资料的获取，主要是通过公司合同搜集起来的，公司合同不完整的，可向销售部门索取。
②. 在项目服务中，所记录的数据、总结、报告，客户的的意见表。
③..服务回访中进行的数据更新。编制客户回访表，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，售后部汇总整理。
四、客户档案管理应注意问题
1. 客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，每一年至少进行一次回访，消除过旧资料，及时补充新资料。
2. 客户档案管理的重点不仅放在现有客户资料的收集上，而且还应更多地关注我们产品的质量和服务的质理上。为技术开发，提高产品质量，塑造优良的服务形像提供依据。
3.客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。所以，客户档案应由专人负责管理，只能给部长级及以上人员查阅。

会员卡管理制度
价格制度：

1. 会籍顾问必须严格执行公司制定的价格体系，不得随意降价（直接或间接），如：私自变动价格所导致的客户投诉，差价部分将由该会籍顾问自行贴补；

2. 任何送月或送月的额度由店长或销售经理决定，会籍顾问需要对初次购买年卡和续卡的会员延长一个月或二个月的期限必须上报销售经理或销售主管批准。如：未经店长或销售经理批准而私自行事，成交费用将不计算入其个人业绩之中。

3. 团购卡必须为相互熟识者（朋友或公司同事等），会籍顾问不得以直接或变相间接进行凑合，一经查实将给予第一次书面警告处分并在团购卡总业绩中扣除10%的个人业绩；

4. 预付定金尽量接近会籍费（不得少于100元），且预付定金只在14天内生效，如会员未在14天内付清余款，定金无效归公司所有；但特殊情况可由店长或销售经理批准；

工作规定：

1.会籍顾问在接待客人时必须热情，详细的介绍本中心的情况，不得使用夸张、虚构等的言语进行销售，以及盲目承诺客户，店长或销售经理有权监督和训导。如因此导致的客户投诉，会籍顾问负有主要责任；

2. 会员入会后，各会籍顾问必须做好维护工作，经常与会员沟通联系；如会员入会后且一个星期内未来锻炼，会籍顾问有义务主动的关心会员，以电话联系的方式询问会员的个人情况（及时的督促会员来健身房继续锻炼，）未曾使用会所锻炼的会员确认名单每周一由客服经理派发给会籍顾问，会籍顾问在联系时必须做好跟进联系的记录（会员未曾前来锻炼的原因等等）；如：会籍顾问有变动或流失情况时，需客服经理重新将客源合理分配给其他的会籍顾问继续跟进和维护服务。因会籍顾问自身原因，未做好会员的维护和跟踪工作而导致的会员不满与投诉，则由该名会籍顾问负全部责任，视投诉情况而定行政处分（包括扣除总业绩的30%）。

3. 会籍顾问不当值时（休息），不得接待访客，不得扰乱正常的销售秩序影响他人正常工作；

4. 销售部所有会籍顾问，与其他部门之间要相互尊重，不得与其他部门员工发生争执，如有此类问题，无论对错将交由店长或销售经理严肃处理；

5. 会籍顾问如因客户需要外出商谈业务，无法准时打卡，则必须事先上报部门经理批准（特殊情况也需及时来电通知），否则以旷工论处；

6. 当值会籍顾问按销售排班表上班，不允许自行决定或任意更改上班顺序；

7. 会籍顾问在办公区域内不许大声喧哗，以免影响他人；不许在当值时间看报或做任何与工作无关的事情，且办公区域内必须至少留有1-2名会籍顾问，同时自觉保持销售工作区域的环境干净整洁；

11. 会籍顾问未经前台部门允许，不得擅自使用电脑查询客户资料；如需用电脑也必须告之前台，经允许后方可使用；

12. 会籍顾问必须按照公司规定着装整洁（穿工作服、佩带名牌），方可进行访客接待工作，如未穿工作服的销售人员将不能接待访客（视自动放弃处理），但特殊情况须通知店长或销售经理批准；

13. 会籍顾问在处理会员资料变更、转让、延续时，必须由店长或销售经理核实批准后方可办理；

14. 客户资料、销售手册、收据、收据等销售物品为公司重要机密，会籍顾问应日常进行整理，维护和保管，如疏忽造成的遗失、泄露应立即上报；

15. 如新会员未在收据所规定的时间使用会员卡，需重新更改起始时间的，必须经店长或销售经理签字确认后方可生效；

16. 会籍顾问辞职或因工作岗位变动，原有所属客户资料及生产工具必须交由店长或销售经理。如会籍顾问在交接中有所隐瞒、藏匿个人的会员资料，一经查处将扣发所有提成和工资。店长或销售经理对上缴之客户资料委派专人负责，此后的会籍顾问应以最短的时间通知资料内客户，如发生资料内客户投诉又查无人处理，查核后将严厉追究会籍顾问责任。

以上规定如有违反将酌情处以警告（罚款10元）、书面警告（罚款30元）、小过（罚款50元）、大过（罚款100元）、辞退处分。
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