仓库收发货专用章管理制度.doc

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仓库收发货专用章管理制度

一． 目的
为保证仓库收/发货印章使用及管理的规范性、严肃性和可靠性，避免因印章管理不善造成损失，维护公司利益，特制订本管理制度。
二． 适用范围：
所有仓库。
三． 印章的申请与刻制：
1． 所有平台仓库需要刻制“仓库收/发货专用章”必须要求各平台人事行政人员通过OA系统进行系统线上申请，刻制理由中须写明使用地、理由、单价。流程审批通过后，由当地行政部门安排刻制。
2． 平台各仓库必须按照公司行政部门统一规定模版刻制“仓库收/发货专用章”
3． 印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。
4． 印章规格：
4．1 印章名称:平台名称(如上海)+物流管理部+公司LOGO+收/发货专用章,数字表示当地平台仓库的刻章次数的序号;
4．2 材质用原子自动墨，形状为圆形，尺寸：直径：45CM,红色框及字体。

四． 印章保管：
1． 保管人：
1．1 各平台仓库在OA申请刻制“仓库收/发货专用章”时必须由平台物流负责人指定唯一物流印章保管人，印章保管人必须为平台在职物流人员。
1．2 平台为托管仓库的，“仓库收/发货专用章”也必须由平台物流人员管理。如因特殊情况无法安排指定人员的，“仓库发货章”可以交托管仓承运商管理，但需要与托管仓的承运商签订《印章授权委托协议》，明确在托管期间相关职责，确保无操作风险。托管仓“仓库收货章”必须由我公司平台物流的监管人管理。
1．3 印章保管人与直属主管共同签定《收/发货专用章保管使用责任书》,印章保管人保留原件,将扫描件发送总部行政部丘晓芬,平台人事行政人员备案。
2． 存放：
2．1 平台仓库“仓库收/发货专用章”必须安排专人专柜管理，保管“仓库收/发货专用章”的管理人员须报总部运营中心物流部及总部行政部备案。印章保管必须有记录，注名印章的名称，刻制时间、枚数、收到时间、启用时间、保管人、图样等。
2．2 “仓库收/发货专用章”必须由印章保管人员使用，不得随意外借。
2．3 “仓库收/发货专用章”保管人员因事离岗时，必须由平台物流负责人指定人员暂时代理，避免贻误工作。
2．4 印章保管必须存放在安全可靠的柜子里，并且需要加锁，钥匙只允许保管人自己管理。
3． 变更：
3．1 印章保管人如发生异动，需在OA系统线上做系统印章转移，将印章转移给后续接任的保管人员。
3．2 印章保管人线上印章转移通过后，须办理线下交接手续，签署移交证明，注明移交人、接收人，移交时间、印章图样等信息。
4． 停用：
4．1 有以下情况发生，“仓库收/发货专用章”须停止使用。
4．1．1 平台名称或仓库名称发生变动。
4．1．2 印章使用损坏。
4．1．3 印章遗失或者被盗，需立刻声明作废。
4．2 “仓库收/发货专用章”如确定停用，需通过快递将停用印章发给总部行政部门销毁并登记档案。
五．印章的使用
1．使用范围：
1．1 深度380事业集群各平台仓库物流收货，发货时使用。
1．2 深度380事业集群业务人员需与厂家进行收发货授权时使用。
2．使用程序：
2．1 各平台物流发生收发货需要加盖印章时，由仓管员在相关单据（收货单，发货单）上签字确认后向印章保管人申请使用，所有收货专用章使用必须登记《印章使用记录表》，并要求使用人签字确认；发货专用章使用可根据实际情况进行登记（当天使用次数）。
2．2 “仓库收/发货专用章”只能作为物流收货，发货时使用，任何人不得在非物流收发货环节使用。
2．3 严禁在空白收发货单据上使用“仓库收/发货专用章”，如因工作特殊情况必须使用时，必须由平台物流负责人同意。在征得物流负责人同意后，可向印章保管人申请使用。印章保管人在《印章使用记录表》中登记单据编号并在备注中填写“空白单据”。待工作结束后，使用人必须及时向印章保管人反馈单据使用情况并登记备案；未使用的必须立即交回印章保管人当面作废。
六．违纪处理：
1．违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。
2．印章管理人员应将《印章使用记录表》保存好，保存期为3年。如保存或管理不善，造成丢失或残损的，将扣其当月绩效工资，如因此造成损失的将由印章保管人员承担所有损失，其平台物流负责人承担管理责任。

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