办公室文员岗位职责.doc

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文 员

文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。  
【文员定义】
　　在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。
【文员分类】
　　主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员
　　行政文员主要负责办公室日常事务。
　　人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。
　　文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
【办公室文员职责 】
　　主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
　　1. 接听、转接电话；接待来访人员。
　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
　　4. 做好会议纪要。
　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
　　6. 负责传真件的收发工作。
　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。
　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
　　10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
　　11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
　　12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
　　13 社会保险的投保、申领。
　　14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
　　15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
　　16. 接受其他临时工作。
【销售文员职责】
　　(1)、行政隶属
　　上级主管：企划部经理
　　工作对象：各办事处（区域）相关业务人员
　　(2)、主要职责
　　A． 在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的设计、策划、实施与业务管理。
　　B． 负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。
　　C． 负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。
　　D． 负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。
　　E． 负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。
　　F． 完成企划部经理交办的其他任务
【文员的职业要求】
　　1、首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西，另外还有能领会领导的      
意图（可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难）。
　　2、工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。
　　3、如果是领导的跟班秘书，你还的要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也有很好的帮助的。
　　4.文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重要的是文员要懂想与想，知道什么事情该做，什么不该做。
　　5：对于文员的计算机水平一般只要达到会操作“office”办公软件就可以了。
【行政文员】
简介
　　负责做好计算机打字、复印等行政工作。
从业职责
　　1、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记，名片印制等工作。
　　2、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。
　　3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。
　　4、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。
　　5、 负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实 相符。
　　6、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。
　　7、完成各项勤杂、采购工作。
　　8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
　　9、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。
　　10、完成行政部经理临时交办的其他任务。

【文职类工作】
百科名片
文职类工作包括教学、科研、工程、卫生、文体、图书、档案等专业技术岗位，以及部分管理事务和服务保障等非专业技术岗位。
文职类工作职责
　　1.协助主管对人员的招聘。（按招聘流程）
　　2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。
　　3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。
　　4.全厂人员档案的建立与管制。（电脑化）
　　5.对试用人员之试工与考核调查。
　　6.负责全厂人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）
　　7.全厂奖惩手续之办理。
　　8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。（厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）
　　9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。（每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等）
　　10.月底对相关报表的整理并交于财务。
　　11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
　　12.对全厂钥匙之管理。
　　13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。
　　14.职员工劳动合同／暂住证及各类保险之办理。
　　15.完成主管临时交付的任务
　　行政文员的主要工作是：
　　1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序；
　　2、负责公司员工的考勤管理；
　　3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务；
　　4、负责接待来宾，接听或转接外部电话
　　5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；
　　6、负责例会的会议记录等
　　7.完成上级安排的其他工作任务。
行任公司行政文员工作职责
　　一、接听前台电话
　　1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。
　　2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
　　3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。
　　二、 接待好来公司拜访的客户
　　1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
　　2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。
　　3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。
　　4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。
　　5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。
　　三、及时处理与打印公司相关文档资料
　　1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印。
　　2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
　　3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。
　　4、每月将公司电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。
　　5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
　　四、 考勤的制作
　　1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。
　　2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。
　　五、人事处理
　　1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。
　　2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。
　　3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
　　4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
　　六、 后勤处理
　　1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
　　2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
　　3、收理好送上公司的包裹。
　　4、公司日用品的采购。
　　5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。
　　6、及时处理好客户的投诉问题。
　　七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。
　　八、业务部客户资料的入档
　　1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。
　　2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。
　　九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。
　　十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。
人事文员的工作职责
　　协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。
办公室文员工作职责
　　1. 接听、转接电话；接待来访人员。
　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
　　4. 做好会议纪要。
　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
　　6. 负责传真件的收发工作。
　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。
　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
　　10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
　　11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
　　12. 接受其他临时性工作。
　　13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
　　14. 社会保险的投保、申领。
　　15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
　　16. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。
　　1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。
　　2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。
　　3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。
行政人事文员岗位职责
　　行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：
　　一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。
　　二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。
　　三、全面负责员工考勤工作。
　　四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。
　　五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。
　　六、外来客人的接待和服务。
　　七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）。
　　八、复印机、传真机的管理和使用。
　　九、公司内部其它事务性工作。
　　十、领导交办的其它工作
总经理助理的工作职责
　　1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；
　　2、起草、存档整理总经理签发文件；
　　3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;
　　4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
　　5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行；
　　6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作；
　　7、根据公司发展的要求制定人力资源战略；
　　8、设计并完善公司人力资源结构；
　　9、完成公司人力资源的日常招聘工作；
　　10、完善公司绩效考核制度。
行政文员的主要工作职责有
　　1、新进员工入厂手续办理及个人档案的建立。
　　2、劳动合同、暂住证、工伤保险资料的登录、整理。
　　3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。
　　4、联络单及各类文件的打印。
　　5、考勤卡的更换。
　　6、空白表单的管理。
　　7、复印机复印登记、复印纸领用及机器加油，日常保养等。
　　8、传真登记、传真及传真机日常保养。
9、承办上级临时交付的事项。
【文职工作】
文职工作一般泛指从事文秘助理之类的内勤人员。主要有文员、秘书、助理等。
从事各类文秘类工作的职责：

职责
　　公司行政文员工作职责
　　一、接听前台电话
　　1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。
　　2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
　　3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。
　　二、 接待好来公司拜访的客户
　　1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
　　2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。
　　3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。
　　4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。
　　5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。
　　三、及时处理与打印公司相关文档资料
　　1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印。
　　2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
　　3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。
　　4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
考勤制度
　　四、 考勤的制作
　　1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。
　　2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。
更多信息
　　五、人事处理
　　1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。
　　2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。
　　3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
　　4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
　　六、 后勤处理
　　1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
　　2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
　　3、收理好送上公司的包裹。
　　4、公司日用品的采购。
　　5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。
　　6、及时处理好客户的投诉问题。
　　七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。
　　八、业务部客户资料的入档
　　1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。
　　2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。
　　九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。
　　十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。
　　人事文员的工作职责
　　协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。
　　办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
　　1. 接听、转接电话；接待来访人员。
　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
　　4. 做好会议纪要。
　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
　　6. 负责传真件的收发工作。
　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。
　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
　　10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
　　11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
　　12. 接受其他临时性工作。
　　13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
　　14. 社会保险的投保、申领。
　　15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
　　16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
　　1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。
　　2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。
　　3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。
　　行政人事文员岗位职责
　　行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：
　　一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。
　　二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。
　　三、全面负责员工考勤工作。
　　四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。
　　五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。
　　六、外来客人的接待和服务。
　　七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）。
　　八、复印机、传真机的管理和使用。
　　九、公司内部其它事务性工作。
　　十、领导交办的其它工作
　　总经理助理的工作职责：
　　1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；
　　2、起草、存档整理总经理签发文件；
　　3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;
　　4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
　　5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行；
　　6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作；
　　7、根据公司发展的要求制定人力资源战略；
　　8、设计并完善公司人力资源结构；
　　9、完成公司人力资源的日常招聘工作；
　　10、完善公司绩效考核制度。
　　行政文员的主要工作职责有：
　　1、新进员工入厂手续办理及个人档案的建立。
　　2、劳动合同、暂住证、工伤保险资料的登录、整理。
　　3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。
　　4、联络单及各类文件的打印。
　　5、考勤卡的更换。
　　6、空白表单的管理。
　　7、复印机复印登记、复印纸领用及机器加油，日常保养等。
　　8、传真登记、传真及传真机日常保养。
　　9、承办上级临时交付的事项。
　　行政助理职责
　　行政助理的职责和要求
　　行政助理的工作
　　•行政助理负责管理、组织、计划和保存公司员工的信息。
　　•通过使用复印机、传真机、打字机和个人电脑，他们创建电子数据表、写电子邮件、管理数据库、保存纸制和电子文件、创建文档和处理旅行安排。
　　•作为一个办公室的信息管理人员，各公司的工作内容有很大不同而且随着新技术的发展在不断变化。
　　行政助理的技能
　　•行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的的经验。
　　•分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。
　　•行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。
　　行政助理的教育
　　•初级职位的最低要求一般是高中文凭和熟悉基本办公技能。
　　•很多职业技术机构和社区学院都提供一到二年的能对申请人有利的办公管理课程。
　　•公司可能提供现场培训，尤其针对那些医学或法学领域的专业职位。
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