建筑材料及设备采购管理制度.doc

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建筑材料及设备采购管理制度

一、总则
（一）为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本，提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。
（二）本制度中材料（设备）采购招标委员会是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的临时管理机构。
（三）本制度所称采购人员包括招标采购部人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。
（四）单宗采购总额预计50万以上（含）或统一采购能够获得较优惠的材料（设备）由总裁主持招标，招标采购部实施采购工作，单宗采购总额预计50万以下（不含）由项目公司（副）总经理主持招标，招标采购部实施采购工作。
（五）材料（设备）单宗采购总额预计在 10万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成；10万元以下的，可按照货比三家、合理低价的原则，由招标采购部采购员和项目公司有关人员（项目公司总经理指定）共同选定三家供应商并进行洽谈，洽谈结果报项目总经理批准，后由招标采购部采购员负责实施。
二、组织机构及职责
（一）50万以上（含）材料（设备）采购招标委员会至少由总裁、总工、财务中心（副）主任、招标采购部（副）主任、项目公司（副）总经理、工程部经理、水电工程师等组成，总裁任主任；50万以下材料（设备）采购招标委员会至少由项目公司（副）总经理、工程部经理、水电工程师、办公室主任、财务中心造价师、总工办工程师、招标采购部采购员组成，项目公司（副）总经理任主任。由招标采购部提出初步名单，报总裁审批确定。
（二）材料（设备）采购涉及到招标时，招标委员会及其工作内容参照《工程项目招投标管理制度》的规定。
（三）项目公司的工作内容：
项目公司相关部门会同总工办提出详细的招标要求（如材料设备的进场计划和详细技术要求），项目公司（副）总经理及工程部经理全过程参与所有材料设备招标工作(主要是会审工作)，并督查招标工作的进展。
（四）招标采购部工作内容：
1、负责材料（设备）采购招标委员的组织和文秘工作；
2、负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据项目公司提供的供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；
3、负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；
4、负责各项目公司材料（设备）采购及合同签定；
5、负责合同范本制定和对招标文件的初审；
6、招标工作的组织实施及招标文件的拟定；
7、物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。
8、定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；
（五）采购人员工作内容：
1、采购管理制度的执行和实施；
2、配合建立公司采购信息库；
3、根据工程进度和工程部《材料设备使用计划书》制定《采购计划》；
4、根据《采购计划》要求，提前做出《材料（设备）请购单》；
5、在材料（设备）采购招标主持人的指导下完成项目公司权限范围内的采购招标文件的拟定；
6、负责甲供材料的现场验收；
7、负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；
8、有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；
9、在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报相关情况；
10、负责对供应商诚信度初步审核；
11、协助工程部、预算员进行材料（设备）询价工作；
12、拟定月采购计划，并报采购管理部经理；
三、工作准则
（一）采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。
（二）采购人员根据《材料（设备）采购管理制度》 要求，必须提前做好《采购计划》和《单项材料（设备）请购单》。
（三）采购人员制定的《单项材料（设备）请购单》无论金额大小，经项目公司（副）总经理批复后提交招标采购部。
（四）选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。
（五）采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。
（六）采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报招标委员会。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。
（七）报告得到批复后，依照领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。
（八）采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括项目公司的零星采购。
1、五不购：
a.没有提供书面采购计划且未经批准的不购；
b.材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；
c.无材质证明和产品合格证的不购；
d.凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。
2、三比一算： 比质量、比价格、比售后服务、算成本。
（九）在采购招标过程中必须坚持以下原则：
1、在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。
2、在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。
3、在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。
4、招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。
（十）在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。
（十一）项目公司采购材料（设备）时必须签订《订货合同》，一式六份，供需双方各执三份，一份由招标采购部备案，一份留财务中心保存，一份由项目公司办公室留存。
四、采购人员职业规范
（一）采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。
（二）采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。
（三）采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。
（四）采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。
五、罚则
采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及 200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：
1、采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。
2、采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。
3、采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：
a.泄露其它供应商对同类产品的报价；
b.招投标中泄露其它参与的供应商名称；
c.泄露标底的；
d.泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。
4、故意规避本制度或未按本制度规定执行的。
5、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。
6、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；
7、在供应商年度考评中徇私舞弊的；
8、其它有损于公司形象或不利于公司行为的。
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