费用报销管理制度(财务制度).doc

**费用报销管理制度（试行）

1. 编制目的
为相关业务部门熟悉报销流程，建立标准化操作规范，编制本流程。
2. 员工借款及报销时间的规定
2.1 大于500元的款项方能预借现金，借款时需标明还款日期（一般在费用发生后当月内报销），不得拖欠，若费用发生后一个季度内尚不报销或未还清余款，财务部将在其本人次季度第一个月工资中扣还。
2.2 员工借款应提前一天通知财务，以便财务计划库存现金，个人借款原则上次借款未结清，不允许再借款，特殊情况需总经理批准，到期未还，从工资中扣回。如遇支付保证金等款项需提前三天通知财务，以便财务报备并通知银行支付款项。
2.3 公司员工报销费用，财务每月16-25日为报销日，因财务月末结账，每月25号后到次月5号期间财务部不接受任何报销单据（季度末可适当放宽）。本月报销款全部在本月发放完毕。
2.4 未借款费用报销周期为30天，从报销事项发生之日起算，原则上当月费用当月报销完毕，全部费用必需在季度内报清，过期不报所产生的损失由个人自行承担。特殊情况总经理批准例外。
2.5 财务开具发票时间：当月6日到25日销售均可到财务开具发票。当月26号至次月5日为财务结账期不再开具发票。
3. 差旅费报销制度
3.1 差旅费报销标准
岗位
城市类别
交通工具
住宿标准
（元/晚）
通讯餐补贴（元/天）
交通费标准
总经理
一类城市
飞机
500
100
实报实销
二类城市
飞机
260
80
实报实销
三类城市
飞机
260
60
实报实销
副总经理、总编辑、总监、副总监等其他经理级员工
一类城市
火车
300
80
80
二类城市
火车
260
60
60
三类城市
火车
200
60
50
其他员工
一类城市
火车
250
80
50
二类城市
火车
200
60
50
三类城市
火车
200
60
50
注：A、员工在出差期间，享受通讯餐补贴、交通补贴的同时不再报销通讯费（包括长途漫游费），餐费，交通费；
B、享受出差补贴的天数按实际出差天数计算。
C、出差期间交通费标准不包含机场大巴费用。
D、特殊差旅报销事宜以总经理批示为准。
3.1.1 城市类别
一类城市包括：北京、上海、广州、深圳
二类城市包括：除一类城市以外的直辖市及省会城市以及计划单列市
三类城市包括：除一类、二类城市以外的城市
3.1.2 出差期间交通费报销，标准内凭出差当地交通发票据实报销。
销售人员一般差旅费、交通费、招待费等公司不予报销（销售员有佣金与销售提成）；
特殊情况下，通过直属经理上报至总经理批准后除外。
3.1.3出差需填写出差申请单，部门主管、总经理审批后，方可借款或报销。
3.1.4国内路程超过1500公里的总监级（含）以下员工亦可乘坐飞机。若国内路程在1500公里以内且机票价格低于火车票也可选择乘坐飞机。
3.1.5购买火车票的订票费最高不得超过20元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，须是订票中心公章或财务章。
3.1.6 如因个人原因产生的退票费，公司将不予以报销。
3.1.7普通员工原则上为火车硬卧，特殊情况需要乘坐飞机的，需经总经理审批。
3.1.8 出差人员如出现机票票根涂改、丢失的现象，公司将不予以报销。
3.1.9 员工趁出差之便，事先经批准就近回家探亲办事的，绕道和在家期间发生的一切费用自理，且在绕道和在家期间不给任何补贴。
3.1.10出差参加培训、会议期间，培训方或主持会议方（包括公司内部、外部培训、会议）提供全天用餐的，出差人员将不再享受餐补贴。
4. 交通费及通讯费报销制度
4.1因公外出市内交通、远途出差原则上不得乘坐出租车，交通方式以公共交通为主，如遇特殊情况需要打车，需经部门总监审批后，方可报销。出租车费报销时票据背面应注明事由、到达地点。
4.2通讯费报销（严格按照各部门及岗位费用额度执行）。
5. 其他日常费用报销财务管理制度
5.1 2000元以上的市场、服务费用要提供三方报价并签定合同，合同要提供对方四证（年检过的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证）。市场费的报销，需提供相关的活动佐证，例如活动照片、小礼品制作小样（照片）等；
5.2 办公用品、资产购置报销时除经手人签字，要求必须由另外一人验收并签字确认“已验收无误”（即入库单）。达到固定资产标准的需在费用报账说明中标明固定资产编码，单笔费用超过2000元以上的需要提供三方报价。
5.2.1年度末与行政部进行固定资产盘点核对实存数量。季度末与行政部进行物资及办公用品盘点核对实存数量。保证账实相符。
5.3 招待费报销：
5.3.1销售部门的招待费
n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。
n 如果客户最终确认下单，并有效回款后，且无客户其他费用产生，过程中公关费用（之前报备总经理和销售总监的）可报销部分（原则上不超过合同金额的1%），由总经理确认审批发放。
5.3.2运营部门的招待费
n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。
5.3.3市场部招待费用
n 原则上不报销招待费用，需要报销招待费的需提前报备总经理，总经理签批后方可提报。
n 公关费每季度市场部提报公关预算，媒体公关费用一般以现金形式给到对方，但需评估落稿效果，连续2个月落稿情况不理想，公关费用取消。
5.3.4公司管理部门的招待费和市场推广费由总经理控制。
5.3.5所有的招待项目都要事先报备，说明招待对象、原因、标准通过总经理批准后由财务部留档，最后实报实销。业务招待餐费报销时，发票背面应注明事由、参与人姓名、招待时间。
5.5 加班餐费及加班打车费标准
加班餐费：晚8点后，10元/人，标准内凭发票报销； 公司也会在茶水间为员工提供方便面、饼干等应急食品。
加班交通费：晚9：30后，以打卡机考勤为准，报销时需行政部签字确认打卡时间，方可报销。
5.6 邮寄费发票报销：邮寄费用报销需邮寄费用发票、邮件存根联。 （邮寄前需由行政人员确认物品及邮寄地点后方可邮寄,报销时需由行政人员确认签字,未经行政人员确认不予报销。）
5.6.1公司日常物品采购由行政部统一采购，邮寄、报修设备等也由行政部统一管理。财务仅认行政部相关人员报销相关费用，不得由其他部门员工报销采购、办公用品、维修等办公费用。
5.7报销发票需注意事项：
5.7.1所有报销必须是公司全称，不得简写、错写和漏写。涉及我方公司名称必须是：江苏新浪互联信息服务有限公司。
5.7.2因个人原因不及时报销，导致开具错误又不能重新开具发票的，财务有权不予报销。
5.7.3所有报销发票均应加盖发票专用章：机打发票不能涂改、手写无效；手写发票字迹清晰且无涂改项目；收据、假发票等非正规发票不得报销，对于发票不合规者财务有权拒绝报销。
5.7.4报销金额：发票金额与报销金额不符时，以孰低的原则进行报销(发票票面不允许用笔随意更改)。
5.7.5时效性：发票具有一定的时效性，发票不能跨年使用（费用发票要求在发生后及时报销，费用发生一个月后因个人原因未报销的财务有权不予报销，年末11、12月份费用发票要求在12月31日前全部报销完毕）。
5.7.6报销单据要求：所有的发票必须票面整洁、字迹清楚、大小写金额一致、发票上盖有发票专用章。
6. 流程和审批权限：根据ERP系统流程审批。
7. 财务付款方式：转账或现金(筹备期付款方式：现金)。
8.真假发票的简单辨认
8.1 发票头加盖“全国统一发票监制章—--国家/地方税务局监制”；
8.2 收款单位发票专用章；
8.3 有密码区的发票，连续发票密码区是否不同；
8.4 上网查询真伪，如：江苏省地方税务局网站-发票查询；
8.5 带有热感应区的发票，可以直接试一下；
8.6 拔打12366 ，进行人工查询。或登录 查询真假票。

**财务部
2012年8月20日

[此文档可自行编辑修改，如有侵权请告知删除，感谢您的支持，我们会努力把内容做得更好]

最新可编辑word文档