制作标书需要注意的细节问题总结.doc

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根据这几天标书制作中表露出来的问题，所犯的错误细节所在之处，大致总结如下：
1、在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款，找出其中几个关键点信息，最好把这几个点单独摘出来放在一个文本里面，在做投标文件时肯定会用到，大致如下；
(1) 工程名称：一定要看清楚工程名称，即便有错别字也要跟招标的一致
(2) 招标编号：一定要看清楚招标编号，不能错一个字母
(3) 招标机构：看清楚是招标单位还是用户自己招标、或者是代理机构
〔4〕投标截止日期：找到投标截止日期信息
〔5〕有效期：有效期一般都是90天，但也有个别不同
〔6〕份数：正本、副本份数，以及是否需要电子文件
〔7〕字体：字体、字号是否有要求
〔8〕交货地点：交货地点是否已制定或写着用户指定
〔9〕效劳期限：客户要求的售后效劳期限
〔10〕资质信息：最好把每一个资质都列出来，不要遗漏
〔11〕其他认为有必要的信息
2、阅读完招标文件后就要开始做投标文件了，首先了解一下投标书的根本组成，不同公司要求可能不一样，名字也会有不同，一般的投标文件根本都包含以下内容；
〔1〕投标书〔格式根本都是一样的〕
〔2〕投标一览表〔不同公司要求格式不同〕
〔3〕投标分项报价表/分项报价表〔格式根本一致〕
〔4〕货物说明一览表〔有的可能没有〕
〔5〕技术规格偏离表〔必须有，格式根本一致〕
〔6〕商务条款偏离表〔必须有，格式根本一致〕
〔7〕资质证明文件〔有的需要单独装订，不在这里表达〕
〔8〕技术方案〔技术方案内容自定，一般要求与技术响应参数一致〕
〔9〕工程实施方案〔一般都有，格式自定〕
〔10〕工程培训方案〔一般都有，格式自定〕
〔11〕售后效劳方案〔有的与培训合在一起写〕
〔12〕公司介绍〔非必须〕
3、 了解了投标书的根本组成，就可以开始编制标书了，在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方，在标书的编制过程中，大致可以分为以下几个步骤；
〔1〕搭建框架：根据招标文件中的投标标书要求，先搭建一个整体的框架，说白一点就是先把一级标题搭建起来；
〔2〕逐一填充内容：按照招标要求一步一步的去填充内容，完善各个模块，在这个过程中切记不能着急；
〔3〕标书合稿：因为标书一般都不会是一个人来完成，会涉及到商务、技术、测试、培训等各局部内容，需要各个岗位的人员都参与进来共同完成，这个过程可以采取传递式方式完成，可以防止重复工作；
〔3〕检查核对：这个过程是最重要的过程，检查核对一定不能只靠自己来核查，最好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作。这个过程需要反复的进行，自己的检查是第一步，小组之间的检查是第二步，相关责任领导最后的复查时第三步，按照步骤逐一完成。因为很多标书都是根据其他同类标书修改的，所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。
〔4〕纠错完善：核对的同时最主要的工作就是纠正错误，及时改正，这里的纠错不仅仅是内容，还有格式上的纠正。如果多人参与的话，某一个人修改了某局部内容一定要告知其他人，这样不仅是为了防止俩人同时改了同一个地方造成工作冲突，也是为了提高工作的效率；
〔5〕核实定稿：此时到了电子文件制作的最后一个环节了，责任领导核实确认无误后就可以定稿了，定稿之后就不要在动了，可以由相关人员进行打印了；
〔6〕打印核查：打印的时候切记不要一次性全部打印出来，先打印一份出来，打印完成后再对打印出来的纸质文件进行排查错误，主要是页码、目录、有没有错位等格式上的错误，以及比拟明显的错误，在返回去对照电子文本纠正，如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费；
〔7〕装订标书：核查无误，打印完成后，按照招标要求进行装订封存就可以了，致此标书制作完成。
4、前面大致说了几个制作步骤和注意的问题，接下来根据自己的经验就标书中各个模块需要注意的细节进行简要的说明，大致如下；
〔一〕总体细节
在总体上要注意以下几个方面：
（1） 风格：整体风格是否一致，字体、字号要求是否跟招标文件要求一致；
〔2〕框架：整体框架组成是否跟招标文件中要求一致，原那么上只能多不能少
〔3〕页眉：一定要看清楚页眉是否全文都是一致的，是否正确
〔4〕页脚：看清楚页脚的页码是否正确，页脚页码位置是否适宜
〔5〕替换：因为大局部标书都是用以前类似的标书为模板修改的，此时一定要排查去除旧标书中的相关内容，特别是前面提到的几个关键点一定要看清楚是否全部修改
〔6〕打印：需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表、分项报价表、货物说明一览表、技术规格偏离表、资质证明文件等信息单独打印，如果有当做好对应章节时，即刻将该章节另存一份，以免忘记。
〔二〕投标书
“投标书〞一般作为一个投标文件的第一章，是对招标的一个响应，一般在招标文件中会给出格式，此时必须按照招标文件中的格式来做〔一般来说根本都是一样的，也有个别的会稍有差异〕，在投标书局部要注意以下几局部内容：
（1） 招标机构：要在招标文件中核对招标机构是客户、还是招标公司、还是代理机构，要确认不能弄错；
（2） 工程名称：最好从招标中复制粘贴，以免写错字或掉字，特别是当招标文件中出现错误时，最好按照招标一致，不要擅自修改；
（3） 工程编号：有的需要填工程编号，此时最好从招标中复制粘贴，但需要注意字体，因为在文档中字母一般默认的式time new roma字体，如果招标中有要求，那么最好改成对应的字体；
（4） 工程包号：很多工程在招标时并不是全部的内容，而是只选择其中一包或几包，在这里会要求写上包号，如果包号有具体的名字，最好写全，如果没有那么写清楚第几包即可；
（5） 销售和地址：填写本次负责的销售及其职位，还有公司的地址，这个一般不会错，没什么好说的；
（6） 份数要求：一般来说都是正本1份，副本4份，但并不全是这样，不同的招标机构会要求不一样，份数也不尽相同，有的还需要电子文件，这个一定要在招标中核对清楚；
（7） 投标价格：这里一般是小写的，但有的也会要求大写、小写并存，要注意看清楚，如果可以最好都写上；
（8） 投标人参数：这些就不说了，如果这些都能写错的话，那就没话说了，一定要小心仔细，不要大意把自己公司的信息都写错，特别是银行账号要看清楚。
〔三〕投标一览表
“投标一览表〞〔也有的叫‘开标一览表’〕作为投标书的第二章，是用来说明投标内容信息的一个概括，格式各个公司都不尽相同，在编写时注意按照招标要求去做就可以了，在这里需要注意下面几个方面：
（1） 表头前的信息：这个地方一般来说是工程名称、工程编号、分包名称三项，但有的公司是投标人名称、工程名称、分包名称三项，所以在这里要看清楚，不要弄错了〔后面的分项报价表、货物一览表、技术偏离表和商务偏离表也是一样〕。工程名称〔或投标人名称〕、工程编号就不说了了，分包名称有的话就填，没有的时候千万不要空着，要填上“/〞；
（2） 表后面的信息：表后面都是投标人签字盖章的地方，这个地方根本都是一致的，可能的区别就是叫法不一样，比方：有的叫投标人，而有的叫投标人名称，性质是一样的，错了虽然没啥影响，但为保险起见，最好还是核对清楚；
（3） 表里面的内容：根据招标文件中的信息去完善就可以了，区别就在于有的只需要填一个钱数就行，而有的需要把投标参数逐一填上。
〔四〕分项报价表
“分项报价表〞〔有的叫‘投标分项报价表’〕是用来说明投标货物分项报价明细信息的，表格信息与招标参数一一对应就好，需要注意下面几个方面：
（1） 表头前信息：与“投标一览表〞第〔1〕条一致；
（2） 表后面的信息：与“投标一览表〞第〔3〕条一致；
（3） 表格的数量：有的在招标参数中分成了多个表格，比方：软件参数、硬件参数等，此时也需要与招标一致，分成对应的多个表格去响应；
（4） 表里面的内容：在这一局部是需要特别注意的，一般包括序号、名称、规格型号、数量、原产地和制造商名称、单价、总价、备注几个局部，对于这里面的每一个局部都需要注意，具体入下：
1〕序号：序号可以是手写，可以是自动生成，但无论是哪种，一定要与第二项“名称〞一致，受其控制，随着名称项多少的变化而变化；
2〕名称：名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的，如果是一个项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为2列，把大项和小项都写进去，而对应的第一列的编号那么要以大项为主；而后面的几列参数那么以小项为基准；
3〕规格型号：按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，如果有型号的话一定要写上，如果没有可以不写，原那么上这里的参数信息应当与后面的货物说明一览表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致；
4〕数量：跟招标参数中的数量一致，注意是单位不能落下，也要一致；
5〕原产地和制造商名称：一般来说就是投标公司注册地址和名称，结构一般都是“中国+投标人名称〞；
6〕单价：该小项系统单价信息，这里需要注意的是货币单位是否已经给出，如果没有一般为人民币/元，也可以自行注明；
7〕总价：与单价一致；
8〕备注：说明性文字，一般是不会填写的，但不要空着，一般都是写一个“无〞字。
〔五〕货物说明一览表
“货物说明一览表〞是用来列举出投标货物说明信息，表格参数与招标参数一一对应就好〔有的没有这一章节〕，需要注意下面几个方面：
（1） 表头前信息：与“投标一览表〞第〔1〕条一致；
（2） 表后面的信息：与“投标一览表〞第〔3〕条一致；
（3） 表格的数量：有的在招标参数中分成了多个表格，比方：软件参数、硬件参数等，此时也需要与招标一致，分成对应的多个表格去响应；
（4） 表里面的内容：这一局部是需要特别注意的地方，一般包括序号、货物名称、主要规格、数量、交货期、交货地点、其他几项内容，对于这里每一个局部都需要注意，具体如下：
1〕序号：序号可以是手写，可以是自动生成，但无论是哪种，一定要与第二项“名称〞一致，受其控制，随着名称项多少的变化而变化；
2〕货物名称：名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的，如果是一个项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为2列，把大项和小项都写进去，而对应的第一列的编号那么要以大项为主；而后面的几列参数那么以小项为基准；
3〕主要规格：按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息，原那么上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数、技术规格偏离表中的投标响应参数一致；
4〕数量：跟招标参数中的数量一致，注意是单位不能落下，也要一致；
5〕交货期：这是一个需要注意的地方，一定要与招标中参数一致，如果招标文件中没有说明，最好写上“xxx指定地点〞〔xxx代表客户〕；
6〕交货时间：这是一个需要注意的地方，一定要与招标中参数一致，如果招标文件中没有说明，最好写上“xxx指定时间〞〔xxx代表客户〕；
7〕其他：说明性文字，一般是不会填写的，但不要空着，一般都是写一个“无〞字。
〔六〕技术规格偏离表
“技术规格偏离表〞应该算是投标文件中商务响应局部最重要的一个章节了，很多信息都是以这里的参数为基准的，在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面：
（1） 表头前信息：与“投标一览表〞第〔1〕条一致；
（2） 表后面的信息：与“投标一览表〞第〔3〕条一致；
（3） 表格的数量：有的在招标参数中分成了多个表格，比方：软件参数、硬件参数等，此时也需要与招标一致，分成对应的多个表格去响应；
（4） 表里面的内容：这一局部是需要特别注意的地方，一般包括序号、效劳内容、招标文件条款号、招标需求、投标响应、偏离、说明几项内容，对于这里每一个局部都需要注意，具体如下：
1〕序号：序号可以是手写，可以是自动生成，但无论是哪种，一定要与第二项“名称〞一致，受其控制，随着名称项多少的变化而变化；
2〕效劳内容：名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的，如果是一个项中又包含了几个小项，此时一定不能只写大项或只写小项，正确的做法是将这一列进行拆分为2列，把大项和小项都写进去，而对应的第一列的编号那么要以大项为主；而后面的几列参数那么以小项为基准；
3〕招标文件条款号：这里是一个比拟重要的地方，因为很多招标文件都比拟混乱，所以在这个地方尽量把条款号找到最小的项，对应到最最准确的位置，如果在招标文件中实在找不到非常准确的信息，那么就对应到一个相对准确的位置，终究一句话要与招标对应；
4〕招标需求：也就是所谓的招标参数，一般都是在招标文件的技术规格参数章节〔也有的不是〕，按照对应内容复制粘贴即可；
5〕投标响应：这个应该算是这一章节最重要的地方了，在这里需要着重去编写，对应招标参数撰写自己的投标参数，需要需要特别注意的就是不能够为了省事直接粘贴过来，那样是会被废标的，在这里有几个小的窍门，可以让你写的比拟快，如下：如果这一份标书是确定要中标的标书，那么这一块需要非常认真的去写，必须保证的一点是对招标参数响应不能有一条的遗漏，可以多但绝对不能少，如果在响应时没有这一项可以把招标的复制过来，稍微改一下表达的方式；‚如果这一份标书是用来围标的，那么响应内容就比拟简单了，一般都是把招标参数直接复制过来，但为了防止被废标，最好对粘贴过来的参数进行修改，比方修改一下表达的方式、换一下位置等都是可行的；ƒ如果这一份标书室用来中标的，但确实没有很好的自己的参数去响应，那么可以先把招标参数复制过来，然后对其进行改头换面，比拟长的可以拆分为多项的就拆分在详细说明，对于招标中没有排序的尽量排序，使其显得看起来不一样，但读起来内容一致就可以了。
6〕偏离：一般都是“无偏离〞，没什么好说的；
7〕说明：一般都是“无〞。
〔七〕商务条款偏离表
“商务条款偏离表〞是对招标文件中纯商务要求的一个响应，也是为了说明投标人有资格参与此次招标的一个响应，最好能够与招标中一一对应，需要注意一下几个方面：
（1） 表头前信息：与“投标一览表〞第〔1〕条一致；
（2） 表后面的信息：与“投标一览表〞第〔3〕条一致；
（3） 表里面的内容：商务条款偏离表内容一般都不会太多，因此大多也不会出什么问题，但也需要注意，一般包括序号、招标文件条款号、招标文件的商务条款、投标文件的商务条款、说明几项内容，按照要求逐一响应即可〔如果实在找不到对应的，也可以直接响应全部〕，具体如下：
1〕序号：序号可以是手写，可以是自动生成；
2〕招标文件条款号：对应招标文件的资格要求条款局部，一般在投标人须知章节，找到对应条款号即可；
3〕招标文件的商务条款：对应招标文件的资格要求条款局部，一般在投标人须知章节，对应内容逐条复制即可；
4〕投标文件的商务条款：对应招标条款逐一响应即可；
5〕说明：一般都是“无〞。
〔八〕资格证明文件
“资格证明文件〞是用来展示投标人资格信息的章节，是很重要的一个章节，此时在第一局部中说道的关键点要列出的资格就派上用场了，按照找出来的资格列表，逐一去排列响应，尽可能的全部响应，除此之外也可放上一些没有要求，但觉得很有必要的资质。
在这里还需要注意的是，是否要求单独打印，如果有那么完成该章节后即刻另存一份。
一般来说，以下资质都是必不可少的：
1〕营业执照副本
2〕税务登记证书
3〕法定代表人授权书〔附带法人和授权人身份证复印件正反面〕
4〕社保登记证及社会保障金缴纳记录
5〕质量管理系统认证证书
6〕双软认证〔针对软件的〕
7〕组织机构代码证
以下资质一般为必要的，根据要求添加：
1〕投标人根本情况
2〕效劳人员根本情况
3〕投标人资信证明
4〕投标人无违法犯罪记录证明
5〕投标人相关案例和业绩
6〕投标人承诺书
7〕其他相关文件......
〔九〕技术方案
“技术方案〞是针对招标技术规格参数的具体响应内容，要与技术规格偏离表响应信息保持一致，是对响应参数的一个更加具体的说明信息。一般来说可以从技术方案中找到相关内容，粘贴进来即可。
〔十〕工程实施方案
“工程实施方案〞是针对本工程实施的一个具体响应信息，一般招标文件中都会有要求，这一局部会作为评标的一个得分点，因此该局部内容需要认真去写，各公司内容不尽相同，但一般来说都包含了以下几局部内容：工程管理组织机构的描述、工程组织机构组成和成员信息、具体实施方案信息三大局部内容。
在这里为了以后简便，可以将其做成一个通用的内容，组织好语言做成所有的工程都能够使用的，那么在以后的工程中该章节直接复制即可，会省去很多时间。
〔十二〕工程培训方案
“工程培训方案〞是用来说明针对本工程后期培训的一个方案，也是很重要的一个章节，需要认真去写，内容根本都是一致的，根据各公司实际培训制度的不同而不同，但一般都包含以下几方面内容：培训方案〔目标〕、培训内容、培训人员等内容。
也可以做成一个通用的培训方案，后期可直接使用。
〔十三〕售后效劳方案
“售后效劳方案〞是用来说明工程后期效劳支持的方案，是很重要的，一般客户会很看重售后效劳信息，所以这一章节一定要认真写，在招标参数中会有关于售后效劳期限的信息，在这里需要注意的是要根据招标参数的要求去响应，一般都包含以下内容：效劳承诺、效劳期限内容、效劳具体措施等信息。
也可以做曾通用的，后期直接使用。
〔十四〕公司介绍
“公司介绍〞不是必须的内容，可以有可以没有，不会影响投标的结果，一般建议尽可能放上，内容包括公司的简介和客户案例的罗列说明，也可单独打印。
5、按照以上的步骤、逐步的去编制和检查，通过相关人员的协作，一份合格的标书就完成了，之后的过程就是不厌其烦的去检查、完善，当你做的多了，你就会知道应该注重哪几个点，应该从哪几个方面去做、去检查，这样再做一份标书的时候也就不会感觉无从下手了。
实用文档.