小议会计电算化核算存在的问题及对策（谷彩红）.pdf

1 5 8 内 蒙 古 水 利 2 0 1 1 年第 1 期( 总第 1 3 1 期) 【 会 计 】 小议会计 电算化核算存在的问题及对策 谷 彩 红 ( 内蒙古 自治区红山水库管理局， 内蒙古 翁牛特 0 2 4 5 1 1 ) ( 摘要 文章就会计电算化核算的存在的问题进行分析， 并指出相应的解决对策。 关键词 会计； 电算化核算 ； 对策 中图分类号： F 8 1 0 6 文章标识码： B 文章编号 ： 1 0 0 9 0 0 8 8 ( 2 0 1 1 ) O 1 0 1 5 80 2 会计电算化是利用电子计算机进行会计账务处 理 ， 完成对会计信息的核算 、 分析 、 预测 和决策的会计 管理工作 。红 山水库管理局 于 2 0 0 2年从手工记账转 变成了会计电算化记账 ， 会计电算化的使用 ， 大大提高 了会计信息处理的速度和准确性， 促进 了会计核算的 规范化， 也促进了会计工作质量和效率的提高， 为会计 管理工作现代化奠定了基础。会计电算化以其方便、 准确、 及时等优点 日益受到广大财会人员的欢迎。 l 会计 电算化内控制度不完善 在手工会计核算 时， 各项经济业务的每个环节要 经过具有相应权 限人员的审批 ， 如果把关严格， 核算中 的一些错误能被及时发现 ； 实行会计电算化后 ， 业务的 处理都以电脑为载体 ， 某些人员往往既从事数据的输 入 ， 又负责数据的输出， 许 多审批环节被 省缺 了， 从而 加大了出现错误和舞弊的风险。 此外 ， 由于电脑中原始数据是 由人工事先进行 审 核和输人计算机的 ， 但实行会计 电算化后放松了人工 审核审批这项基础工作， 致使有些原始数据在输入中 发生错误 ， 而出现错误数据 。 实行会计电算化后， 作为财务人员应加强数据的 备份， 确保数据的安全和完整。但会计人员对数据备 份的重要性往往认识不够， 导致一旦电脑出现故障， 部 分财务数据就被丢失。还有的对备份的数据盘没有定 期检查， 发生问题没有相应的补救措施， 给自身会计核 算工作带来不必要的损失 。 2 缺乏会计电算化专业人才 虽然社会上会计人员 、 计算机专业人才比比皆是 ， 但同时精通计算机知识的会计人员却十分缺乏。会计 人员 的知识不全面 、 不系统 ， 难以将计算机知识和会计 知识有机地结合起来 。另一方面 ， 一些计算机专业人 员对会计知识 比较贫乏 ， 对运行会计 软件 中出现的问 题不能及时解决和处理 ， 会计电算化复合人才的缺乏 ， 一定程度上制约了会计电算化的进一步发展。 3 忽视财务管理功能的发挥 会计电算化的运用和发展将财会人员从繁重的核 算工作 中解脱出来 ， 可使财会人员将精力放在加强财 务管理方面。然而 ， 目前不少实行会计 电算化 的单位 却存在重视报账功能 ， 忽视管理功能的现象。很 多企 业运用的软件 ， 对于财务指标分析体系、 资金收支预测 等方面 ， 内容过于简单 ， 数据查询不够便捷 ， 限制 了财 务管理功能 ， 失去了会计电算化对加强财务管理 的积 极意义。 4 会计电算化的安全性较弱 目前 ， 会计 电算化软件的数据安全保密性 比较弱， 硬件 自身安全性能低 ， 而硬件的安全 问题直接影响会 计应用系统软件的正常运用。一是会计电算化 的操作 人未能按照一定的程序操作 ， 导致会 计资料 的丢失或 错误的出现； 二是实行会计电算化的财务人员对计算 机病毒的侵入防范意识不强， 未能采取有效措施防范 病毒的侵入； 三是会计档案保管过程中存在风险。 5 电算化单机处理能力不足 。 不能实现多机共 享 随着计算机网络技术的大规模应用和发展 ， 以及 小议会计电算化核算存在的问题及对策谷彩红 1 5 9 会计核算业务量的增大， 业务种类的繁多， 对会计信息 资料分析和研究的深人， 计算机单机处理的方式既难 以完成全部会计核算工作， 又无法实现数据共享， 延长 了会计资料传送的周期 ， 增加了数据出错的可能性。 当出现大量的会计业务时， 单机的处理不能及时提供 所需的会计信息， 又不能实现信息共享， 这使领导对会 计信息的分析、 预测和决策存在很大不便。 5 1 无纸化过程中存在的风险及应对办法 在手工会计系统 中， 记账凭证 、 会计账簿及会计报 表均以纸张为载体 ， 但实现会计电算化后都是无纸化 作业， 这种无纸化操作， 会计的各种数据易被他人任意 删改修订且不 留痕迹 ， 而造成会计信息质量 的失真 。 因此 ， 应创建健全科学严密的会计 电算化内部控制制 度 ， 保证会计数字的安全和保密 。 ( 1 ) 组织控 制。随着会计 电算化 的超速发展， 会 计机构也应作相应的调整， 如人员岗位责任制： 人员岗 位包括基本会计 岗位和电算化岗位 。其中， 基本会计 岗位为会计主管、 出纳 、 核算 、 稽核和档案人员等 ， 而 电 算化会计 岗位则是操作员、 维护人员、 直接管理人员和 会计软件人员 ， 以上两种工作人员之间不得兼任 ； 还要 明确软件开发人员、 维护人员不能兼任操作员 ， 并创建 各 岗位人员的岗位责任制度 ， 且分工科 学， 责任 明确 ， 各 岗位都要得到一定的授权 ， 并用密码控制 ， 防止非法 操作 、 越权操作。这样 ， 人员互相制约和内部牵动， 能 防止违法行为 的发生并能及时发现错误。 ( 2 ) 操作控制。会计 电算化操作应严格遵循会计 业务和处理流程进行， 在会计软件中设置防止重复操 作 、 遗漏操作和误操作 的控制程序， 违反操作规程和操 作时间应及时予以提示和制止； 创建操作 日志制度。 计算机程序中应对所有操作 留有记录 ， 包括操作时间、 操作人员姓名、 操作内容等。对已记账和已结账业务 设置不可修改或逆操作程序， 要修改必须通过编制记 账凭证冲正或补充登记来更正， 以保证会计数据的完 整性 、 真实性。 ( 3 ) 数据输入( 出) 控制。会计电算化系统主要是 由数据整理、 数据输入、 数据处理、 数据通讯、 数据保 存、 数据输出几个部分构成。在这些环节中分析出现 风险的可能性； 分析系统设计过程中是否在实现各个 功能时嵌入相应的内部控制措施； 嵌入的内部控制措 施是否发挥作用； 对于这些潜在的可预见风险是否在 系统 中采取预防措施 ； 是否对不可预 见风险 的处理 留 有系统空间等等。由此保证各个环节的数据准确、 有 效和全过程会计电算化的安全完整。在会计电算化工 作中， 电脑中原始数据是由人工事先进行审核和确认 后输入计算机 内， 因而 自动处理数据 的准确性完全依 赖原始数据输入时的准确性。会计资料是单位的绝对 机密 ， 一旦泄漏将给单位带来不应有 的损失 ， 而磁性介 质的可复制性又使会计资料极易泄漏而不易发现， 故 会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印资 料 ， 输出后均应立即受到严格管理 ， 以防被人窃取或篡 改。磁性资料应由会计档案保管员负责保管， 打印资 料在系统的操作 日志上有所记录后 ( 包括记录输出时 间、 文件页数及操作人员姓名 ) 及时送达指定人手 中， 收件人要签收并注明收件 E t 期、 文件内容 ， 以便 日后备 查， 确保会计数据和会计软件的安全保密， 防止对数据 和软件的非法修改和删除 ， 对磁性介质存放 的数据要 保存双备份。所以， 一切数据 的输入 ( 出) 过程都必须 规范化， 并保持数据的准确性， 才能保证会计信息质量 的真实、 完整和准确。 5 2 加强会计职工的培训工作 由于一些单位没有专职的电脑维护人员 ， 这就需 要提高会计素质 ， 对财务软件进行必要的维 护。可以 对财务人员进行一些计算机方面的培训 ， 提高其对 电 算化出现突发事件的应对能力 。 5 3 完善财务软件 会计电算化不仅仅是核算方面的机器化 ， 还提供 了财务管理方面的快捷核算与准确分析， 应充分利用 这一模块的功能， 提高资金 的使用效率。但有些财务 软件这方面设计的也不是很完善， 使用者并没有从中 得到管理的便捷 。 5 4 提高会计电算化的安全性 首先， 装有会计电算化软件的电脑就不应同时上 网， 这样可以避免网络病毒的侵袭； 其次， 会计保管、 存 档要及时并使用多种介质进行保存， 如刻录光盘、 保存 到移动硬盘上等。 ( 编校： 郭宝丽) 收稿日期： 2 0 1 1一 O l一 0 4 作者简介： 谷彩红( 1 9 7 7 一) ， 女， 会计师， 从事财务工作。