工程采购管理办法.doc

工程采购管理办法第一章 总则第一条 在中华人民共和国建筑法、中华人民共和国招投标法、中华人民共和国招投标法实施条例、房屋建筑和市政基础设施工程招投标管理办法、评标委员会和评标方法暂行规定以及各地方招标投标的有关规定的基础上，我部制定本办法，对工程总承包项目的各类分包工程的分包商的确定、各类工程设备、材料的采购以及工程项目所需各类咨询服务的提供方的确定等相关事宜作出如下规定。第二条 遵循“公平、公开、公正”和“货比三家”的原则，在保证按项目的进度、质量、预算要求的前提下，以合理的价格获得所需的工程承包或分包以及货物和服务的承包商。第二章 适用范围第三条 我公司所有工程总承包项目以及工程管理项目涉及的建设工程承包或分包、货物和服务的采购均适用于本办法。第四条 所有涉及建设工程承包或分包、货物和服务的承包商、供应商的选定均需进行议价谈判、内部招标或公开招标。第五条 采用议价谈判、内部招标、公开招标的具体条件划分如下：（划分依据）预算金额在100万元以下工程项目、10万元以下的货物项目、5万元以下的服务项目：三方（含）以上询价比较后直接发包，简称为“直接议价”；需要注意的是，如果预算金额虽然在100万元以下，但工程较复杂，清单项目较多的情形也应该进行“内部招标”而不是采取“议价谈判”。预算金额在100万元（含）200万元范围内的工程项目、10万元（含）100万元范围内的货物项目、5万元（含）50万元范围内的服务项目：在公司内部根据本办法规定的程序进行“内部招标”，从而确定分包商。预算金额在200万元（含）以上的工程项目、100万元（含）以上的货物项目、50万元（含）以上的服务项目：根据项目的可研批复，按照法定程序进行“公开招标”。第六条 定义的解释61 工程类项目：即由本公司实施的工程总承包项目或工程管理项目涉及的建安工程中涵盖的所有施工总包、施工分包、工程设备材料的采购以及项目的实施过程中用于造价咨询、招标代理、勘察测量等服务。62 议价谈判：适合预算金额在100万元以下工程项目、10万元以下的货物项目、5万元以下的服务项目，即在至少3家承包商、供应商间进行多轮谈判、价格比较，在进行包括信誉、实施能力、管理能力、售后服务、资信等的比较后，写出简要的议价谈判报告，经内部审批流程，直到公司主管副总审定后确认承包商。63 内部招标：适合预算金额在100万元（含）200万元范围内的工程项目、10万元（含）100万元范围内的货物项目、5万元（含）50万元范围内的服务项目，即参照法定邀请招标程序，邀请至少3家承包商或供应商在公司内部进行的招标，由评标委员会写出简要的评标报告，经过内部审批，直到公司主管副总审定后确定中标人。邀请的分包商或供应商应该首先从公司合格供应商名录中随机抽取。如果公司的合格供应商名录不够3家，则可由工程各相关方进行推荐；被推荐的承包商或供应商应至少符合该项目实施的基本要求（例如信用良好、资质符合、生产能力和管理能力匹配、财务状况良好、三年内无违法违纪状况等），并且最好在中船系统内部有过业绩或合作。64公开招标：适合预算金额在200万元（含）以上的工程项目、100万元（含）以上的货物项目、50万元（含）以上的服务项目，根据可研批复中的招标方式按照法定的招标程序确定中标人。第三章 组织与职责第七条 组织无论采取何种采购形式，均应以市场开发与管理部为采购工作的直接责任部门。采购工作开始后成立采购领导小组和采购工作小组，其具体人员组成与职责如下。第八条 组成与职责81 采购领导小组成员组成：组长：公司主管领导；副组长：市场开发与管理部部长；成员：国内（际）工程部部长。82 采购领导小组的职责：审核并批准招标征询审批表；确定采购的时间进度计划；审核并批准招标（预审）文件审批表；确定合格潜在供应商名单；负责组建评审委员会（公开招标除外，使用于内部招标），评审委员会由至少5名以上单数的评标委员组成，其中至少1名经济专家，技术专家不得少于评审委员会总人数的2/3；评标委员会名单由采购领导小组组长确定；负责邀请公司监察部至少一名成员参与采购的全过程；负责确定中标人或最终供应商。83 采购工作小组的组成：组长：市场开发与管理部部长担任或指定；成员：项目经理、采购工程师、预算工程师、文员以及其他需要的人员。84 采购工作小组的职责：采购工作小组在采购领导小组的领导下，完成各项目具体的采购工作。采购工作从收到项目经理提交的已审批的采购征询审批表开始工作，直至合同正式签订并后结束。具体分工如下：组长：1、 指导和监督采购工作小组的组员的各项工作；2、 预审所有对外文件；3、 负责将采购结果上报采购领导小组审批；4、 负责组织中标单位的合同谈判及签订。项目经理：1、 在整个项目开始之初根据项目实施计划制定和工程实施相关的各分包工程、设备材料或服务项目的需求时间节点计划，并上报采购领导小组审批；2、 负责采购项目的采购范围的划分，并协助招标工程师制定招标方案和招标计划；3、 负责采购项目的发起，填报采购征询审批表第一栏；4、 负责提供采购所需的技术资料（包括工程范围、招标图纸、技术要求、工程安排、施工要求等），并根据工程特性审核采购工作相关的议价或招标文件及合约文本中与工程技术有关的内容；5、 如有需要，可作为技术专家参与采购评审或谈判工作；6、 负责材料样本的封样工作；7、 参与合同谈判。采购工程师：1、 根据经审批的采购节点需求编制项目招标计划；2、 制定采购方案，在采购征询审批表上填写相应内容；3、 负责采购工作相关一切对外联络以，负责采购相关的程序性工作以及相关文件的准备；4、 负责接收各类供应商的报名及汇总，负责所有报名供应商的技术条件和资质方面的初审及考察；并将符合采购项目要求的潜在供应商名单上报采购领导小组审批；5、 负责组织编制询价文件或招标文件，并填写招标（预算）文件审批表上报采购领导小组审批；6、 参与合同谈判。预算工程师：1、 负责对潜在供应商的经济方面进行初审或考察，并形成审查报告交给招标工程师；2、 负责组织工程造价咨询公司开展招标项目的清单和最高投标限价或标底的编制工作；3、 根据工程特性审核招标（预审）文件、询价文件及合约文本中与经济有关的章节；4、 投标保证金（如果有）、标书购置费（如果有）、图纸押金（如果有）及履约保证金（如果有）的收取及退回手续；5、 负责招标阶段中对投标文件的经济标进行评审以及议价程序中经济指标的评审。6、 参与中标单位的合同谈判。文员：1、 配合协助招标工程师做好好开标、评标及合同谈判期间等事务性工作。第四章 采购程序第九条 采购的发起和准备工作9.1 采购工程师配合项目经理根据建设单位对采购工作的要求，事先将采购方案与建设单位沟通。9.2 项目经理根据采购项目的具体内容，填写采购/招标征询审批表第一栏。并由市场开发与管理部相应专业人员，联合组成招标工作小组，从经济商务、施工技术方案、合约执行等方面为招标领导小组提供必要的资料和信息。9.3 招标工程师针对所要进行招标的工程项目进行市场调查，并将资料汇总。第十条 潜在供应商的来源10.1 通过公司网站和各种招标媒介发布招标信息。10.2 公司内部人员、建设单位、建设相关方等推荐潜在供应商。10.3 工程类供应商的信息汇总工作由招标工程师负责，并兼任招标工作小组信息助理，以建立开放性的供应商资料库。其他部门均可以对该资料库供方信息进行查询，以作技术咨询或进行实施方面的了解，同时在实施过程中的评价也汇总在该资料库中。第十一条 合格潜在供应商的确定招标工作小组应组织组员对采购申请人提供的有关资质证明文件和业绩情况等书面资料进行资格预审。书面资料一般包括：投标申请人的企业概况、资质证书、营业执照、安全生产许可证、质量认证证书、税务登记证、投标申请人近两年承接过的类似工程业绩及项目负责人的个人简历及近三年的工作业绩（提供合同），近三年的财务状况（财务审计报告）等。同时投标申请人书面资料递交的时的代表人员须持投标申请人的法人委托书，并出具本人身份证以备核查。要求从经济商务、技术条件、管理能力、项目执行能力等方面对投标申请人进行资格审查。11.1招标项目小组中的预算工程师负责对报名供应商的经济商务方面的审查，并将报告交由招标工程师汇总。11.2 招标工作小组中的招标工程师负责报名供应商技术条件和执行能力的审查，并形成报告。11.3招标工作小组中的招标工程师负责汇总各组员的资格预审报告，并向招标领导小组及相关部门提供审查报告。11.4 招标领导小组根据汇总的资格预审意见，最终确定通过合格的潜在投标人名单，并上报公司主管领导审批。对于比较重要的项目，对于未合作过的采购申请人，还应由招标工作小组组织对该潜在供应商进行有针对性的考察。到潜在供应商公司所在地、在建项目现场和已完工程项目的建设单位，考察潜在供应商的公司和项目负责人的业绩及技术水平。并填写潜在供应商实地考察表，一并汇总上报。第十二条 编制及发放招标/询价文件：12.1 编制招标/询价文件：招标工作小组负责组织招标项目的招标/询价文件的编制，并组织招标领导小组以及项目经理讨论并确认招标/询价文件。招标/询价文件应由招标工程师发出，招标/询价文件在最终审批完成前不得发出。12.2 发放招标/询价文件按经审批的合格的潜在供应商名单，由招标工程师向各被邀请的潜在供应商发出招标/询价邀请，待被邀请的潜在供应商回复后，由各潜在供应商自行在规定时间内到指定地点来购买招标/询价文件和有关资料。第十三条 开标、评标及议标13.1 开标开标由投标工作领导小组指派人员主持，招标工作小组配合，并邀请公司监察部人员参与开、评标全程监督。招标工作小组做好开标记录。13.2 评标评标的基本原则如下，招标文件有具体要求的响应招标文件要求：A 标书符合要求；B 施工组织先进、施工进度安排与质量保证措施落实；C 报价合理经济。13.3 询价谈判询价谈判会议由投标工作领导小组指派人员主持，招标工作小组配合，并邀请公司监察部人员参与开、评标全程监督。招标工作小组做好开标记录。A 商务、经济方面由招标工程师和预算工程师负责；B 技术、执行方面方案由招标工程师和项目经理负责；C 询价文件由招标工程师和预算员共同管理，发出文件必须经招标工作小组组长审核，并报招标领导小组批准后统一发出。涉及关键事项的文件须报公司主管领导审查同意后才可以发出。第十四条 定标/8.7.1 评标委员会意见，写出评标报告，由招标工程师报招标领导小组。8.7.2由招标领导小组根据评标报告，确定最终中标单位。第十五条 发中标通知书，并签订合同文件8.8.1 招标工程师负责编制发放中标通知书。8.8.2 将招标结果报告投资方并备案。89合同谈判及签订8.9.1 由招标工作小组组长组织由招标领导小组指定人员、招标工程师、预算工程师、项目经理及其他相关人员参与中标单位的合同谈判。8.9.2 由招标工程师完善合同并最终形成签订稿。8.9.3 由文员填写合同评审单完成合同审批流程，并盖章生效。810招标成果移交8.10.1 由文员汇总招标/询价过程文件及其他相关资料（其中招标清单及中标方报价单由预算工程师确认并提供，招标文件、中标方投标文件及招标过程文件由招标工程师确认，招标图纸由项目经理确认），留存一套作为部门档案，移交一套（可以是复印件）至项目经理处并做签收。附表一 采购/招标征询审批表招标项目内容：（拟采购/招标项目名称、施工范围、工期、标包分割等）项目经理：国内（际）工程部意见：（是否同意采购） 部长签字：市场开发与管理部意见：（是否同意采购）部长签字： （本栏由采购工程师填写）拟采用采购方式： 公开招标 内部招标 谈判询价拟定职能分工：经济商务： 责任人签字： 技 术： 责任人签字： 执 行： 责任人签字： 采购工程师签字： 采购工作组组长签字：公司主管副总意见： 签 字：附表2-1：招标（询价）文件内部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目招标/询价文件内部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理受审文件招标预审文件 招标文件（是否有附件：有无）询价文件（是否有附件：有无）其他： 采购工程师签字： 年 月 日项目经理意见签字： 年 月 日预算人员意见签字： 年 月 日法务人员意见签字： 年 月 日招标工作小组组长意见组长签字： 年 月 日招标领导小组组长意见组长签字： 年 月 日附件2-2：招标（询价）文件外部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目招标/询价文件外部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我院管理角色：工程总承包管理 工程项目管理受审文件招标预审文件 招标文件（是否有附件：有无）询价文件（是否有附件：有无）其他： （是否有附件：有无）采购工程师签字： 年 月 日我项目部意见项目经理签字并盖章： 年 月 日招标人意见签字或盖章： 年 月 日建设单位意见签字或盖章： 年 月 日代理公司意见签字或盖章： 年 月 日附表3：供应商候选人实地考察表注：每次考察至少三人参加，按照不同考察地使用以下三个表；对于每个考察对象每位考察人员三种表格各需要填写一份，交给招标工程师汇总。表3-1： 供应商候选人所在地考察表供应商候选人名称公司地址：联系人及联系方式采购候选人公司所在地资质情况（是否有原件，是否符合项目建设要求）企业经营情况及财务情况（是否有原件）公司管理水平（是否有HSE管理体系）技术能力（是否有总工和合适数量的技术人员）执行能力（是否有符合要求的项目经理，有资格证的原件）其他考察人意见（要填写是否符合项目建设基本要求，并阐述对投标候选人的总体评价。）签字： 日期： 年 月 日表3-2：供应商候选人在建工程项目考察表供应商候选人在建工程项目考察表供应商候选人名称考察项目名称及地址：考察联系人及联系方式在建项目现场（名称、地址）现场安全管理状况现场施工进度现场施工质量情况项目成本控制情况现场施工机械情况现场综合管理水平其他考察人意见（要阐述对投标候选人该考察项目的总体评价。）签字： 日期： 年 月 日表3-3：供应商候选人已完项目考察表供应商候选人已完项目考察表供应商候选人名称考察项目名称及地址：联系人及联系方式已完工程项目施工验收备案情况施工质量结算情况（主要考察洽商）业主反馈意见考察人意见（要阐述对投标候选人该考察项目的总体评价。）签字： 日期： 年 月 日表3-4： 供应商候选人实地考察汇总表序号 考察人考察对象（考察人姓名）1（供应商候选人名称）项目投标候选人所在地已完项目在建项目2项目投标候选人所在地已完项目在建项目3项目投标候选人所在地已完项目在建项目汇总人： 附件4-1 潜在供应商名单内部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目合格潜在供应商名单内部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理潜在供应商1、2、3、所有考察人员意见（是否同意推荐并签字）项目经理意见（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日采购/招标工作小组组长意见（是否同意推荐并签字）组长签字： 年 月 日采购/招标领导小组组长意见（是否同意推荐并签字）组长签字： 年 月 日注：应附上对所有实地考察表及汇总表。附表4-2：招标（预审）文件外部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目合格潜在供应商名单外部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理潜在供应商1、2、3、我项目部意见项目经理签字并盖章： 年 月 日采购人/招标人意见签字或盖章： 年 月 日建设单位意见签字或盖章： 年 月 日附件5：询价谈判记录附表5-1：询价谈判记录表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目询价谈判记录表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理潜在供应商名称潜在供应商联系人及联系方式联系人： xx号码：手机号： 传真号码：询价谈判情况记录（谈判过程（有几次谈判，都要如实记录）、报价情况、工期情况、质量情况、后期维护、其他）询价谈判小组签字附表5-2：询价谈判汇总表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目询价谈判汇总表项目名称询价人日期：比较内容承包商/供应商名称备注联 系 人联系xx价 格服务质量后期维护结 论（此处填写排序，“第n名”）询价谈判小组签字：（每位成员均需签字）附件6：开标、评标一系列表格附表6-1 开 标 记 录 表项目名称： 开标地点： 招标编号： 开标时间： 年 月 日序号投标人投标价（万元人民币）工程质量等级投标保证金（万元人民币）工期（日历天）备注投标人代表签名1234（需要时增加）合格主持人： 记录人： 唱标人： 监标人：表6-2 符合性检查表项目名称： 招标编号： 评标时间： 年 月 日序号投标人内容1投标书的完整性2投标保证金有效性3投标文件内容和签章的合格性4投标法人授权书5营业执照的合格性6安全生产许可证的合格性7资质证书是否符合招标要求8项目经理及项目其他人员资格的合格性9投标报价的完整性10投标有效期的符合性11总工期是否达到招标要求结 论1、投标文件由法人代表签署时，可不提供法人授权书； 2、表中只需填写：“合格”或“不合格”；3、表中各项有一项不合格者，即可导致废标; 4、在结论栏中填写“合格”或“不合格”评标专家签字： 表6-3 技术标评分表项目名称： 招标编号： 序号 投标单位评分内容及满分1满分 分 2满分 分3满分 分4满分 分合计满分 分评委签字： 表6-4 技术标评分汇总表（分数代码A）项目名称： 招标编号： 序号投标人专家评委12345平均得分注：平均得分为所有专家评分的算数平均值。专家签字： 表6-5 投标函部分评分汇总表（分数代码B）项目名称： 招标编号： 序号投标人专家评委12345平均得分注：平均得分为所有专家评分的算数平均值。 专家签字： 表6-6 商务标评分表（商务标得分代码为C）项目名称： 招标编号： 序号投标人评分内容投标报价投标报价（万元）算术修正及核准后投标价（万元）基准价（万元）偏差率%商务标得分（040分）注：（商务标评分方法见招标文件。）专家签字：表6-7 综合评分汇总表项目名称： 招标编号： 序号投标人评分内容1技术标得分（分数代码A）2投标函部分得分（分数代码B）3商务标得分（分数代码C）4综合得分=A+B+C综合得分排名注：综合得分最高的为第一中标候选人，依次按照综合得分由高到低的顺序推荐为第二、第三中标候选人。专家签字： 表6-8 授标建议项目名称招标编号候选中标单位第一中标侯选人名称司地址投标价格万元第二中标侯选人名称地址投标价格万元第三中标侯选人名称地址投标价格万元评标委员会专家签字：附件7-1 合格供应商内部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目合格供应商内部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理合格供应商公司名称采购价格服务质量工期/供货期采购工程师（上述内容由采购工程师根据评标委员会授标建议或者询价谈判小组的询价汇总意见申报）签字： 年 月 日预算工程师（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日市场开发部部长意见（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日项目经理意见（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日国内（际）工程部部长意见（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日公司主管副总意见（是否同意推荐并签字）签字： 年 月 日注：应附上对所有招标或询价的过程文件。附表4-2：招标（预审）文件外部审批表中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司工程建设项目潜在供应商名单外部审批表项目名称项目编号管理方建设单位：采购人/招标人：我公司管理角色：工程总承包管理 工程项目管理合格供应商公司名称采购价格服务质量工期/供货期我项目部意见项目经理签字并盖章： 年 月 日采购人/招标人意见签字或盖章： 年 月 日建设单位意见签字或盖章： 年 月 日招投标工作流程开始项目经理提出部门领导审批提出招标事项市场开发与管理部编写招标文件招标工作小组组织编写，项目部提供技术支持招标工作小组招标工作小组、评标委员会、监察部、招标领导小组代表招标结束招标过程文件移交确定招标形式并组建招标工作组资格预审并发售标书开、评标定标招标工作小组组长、招标领导小组、公司主管领导合同谈判及签订市场开发与管理部牵头合同谈判，项目经理参加；合同审批流程另详。招标征询审批表招标征询审批表文员汇总，相关人员确认