应收账款管理制度(含流程).doc

应收账款管理制度
一、前言
1 目的
规范公司应收账款管理，降低应收账款产生的风险。
2 范围
适用于TU事业群客户。
3 内容
3.1 期内应收账款管理
3.2 质保金管理
3.3 逾期应收账款管理
3.4 诉讼收款管理
3.5 坏账管理
4 定义
4.1 期内应收账款：在约定的收回日期内的应收账款。
4.2 质保金：在建筑工程竣工验收交付使用后，从应付的建设工程款中预留的用以维修建筑工程在保修期限和保修范围内出现的质量缺陷的资金。
4.3 质保金金额：一般情况下，质保金金额按实际出货量的5%进行计算；有特殊情况的，按照销售合同实际操作。
4.4 质保金期限：一般情况下，质保金在工程竣工后一年到期；有特殊情况的，按照销售合同实际操作。
4.5 逾期应收账款： 在约定的收回日期到期之后，仍然没有到账的应收帐款。
4.6 催款函：一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
4.7 客户通话记录簿：为了有效催收逾期应收账款，法务部门拟定的记录电话催收过程中相关信息（电话催收日期，通话内容等）的记录簿。

二、 期内应收账管理
1 过程职责
本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制
1.1 销售部门职责
本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制
1.1.1 销售部门应及时将客户付款所需的所有材料送达客户。
1.1.2 销售部门应对客户即将到期的应收账款进行付款提示。
1.1.3 客户如表示无法按时还款的，销售部门应及时反馈给法务部门，并做进一步处理。
1.2 法务部门职责
1.2.1 法务部门应提醒销售部门对客户进行付款提示。
1.2.2 法务部门应对还款习惯较差的重点客户进行应收账款到期前提示。
1.2.3 法务部门应对销售部门反馈的无法按时还款的客户进行跟踪，并协助处理。
2 工作流程和内容
期内应收账款管理流程
销售部门
法务部门
异议处理
2.5
提示付款
2.3
提供付款材料
2.1

跟踪异议处理
2.6
重点客户提示
2.4
提醒销售
2.2

序号
步骤说明
岗位

2.1
及时将客户付款所需的所有材料送达客户
销售代表

2.2
提醒销售部门对客户进行付款提示
区域公司信用控制专员

2.3
对客户即将到期的应收账款进行付款提示
销售行政专员

2.4
对还款习惯较差的重点客户进行应收账款到期前提示
区域公司信用控制专员

2.5
对不能及时还款的客户进行跟踪处理
销售部门主管

2.6
对不能及时还款的客户，协助销售部门跟踪处理
区域公司信用控制专员

三、 质保金管理
1 过程管理职责
本过程由销售部门、财务部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。
1.1 销售部门职责
1.3.1 销售部门应当根据合同内容，向法务部门提交质保金申请。
1.3.2 销售部门每3个月对质保金明细，包括：质保金金额、质保金期限及对应销售人员进行核实。
1.3.3 销售部门应向客户索取质保金收据，注明金额及归还时间。
1.3.4 销售部门应主动对到期的质保金进行追讨。
1.2 法务部门职责
1.2.1 法务部门应对销售部门提交的质保金申请内容进行审批。
1.2.2 法务部门将审批通过的质保金申请提交财务部门。
1.2.3 法务部门每3个月协助销售部门对质保金明细，包括：质保金金额、质保金期限及对应销售人员进行核实。
1.2.4 法务部门应当提醒销售部门对到期质保金进行追讨。
1.3 财务部门职责
1.3.1 财务部门根据法务部门提交的质保金申请内容，调整客户应收账款中质保金部分的金额与账期。
1.3.2 财务部门每月提供客户质保金报表，作为销售部门及法务部门跟踪质保金还款情况的依据。
2 工作流程和内容
质保金管理流程
销售部门
法务部门
财务部门
不通过
一级审批
2.2.
质保金申请
2.1

不通过
通过
二级审批
2.3.

通过
财务调账
2.4

序号
步骤说明
岗位

2.1
填写质保金申请表，提供质保金收据。
销售行政专员

2.2
一级审批“通过”流向二级审批；
“不通过”流向申请人重新填写申请表。
销售部门主管

2.3
二级审批“同意”质保金申请成功；
区域公司法务部主管

2.4
财务部门根据法务部门提交的质保金申请内容，调整客户应收账款中质保金部分的金额与账期
财务部门

四 逾期应收账款管理
1 过程管理职责
本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。
1.1 销售部门职责
1.1.1 销售部门应根据客户逾期程度，对客户采取催款措施。包括：带款提货、电话催款、邮件催款、催款函催款等。
1.1.2 销售部门应将督促客户制定还款计划，并反馈给上级领导及法务部门。
1.1.3 销售部门应督促并确保客户按还款计划还款。
1.1.4 客户逾期情况恶劣的，由销售提出诉讼申请，准备诉讼。
1.1.5 诉讼催收前，销售部门应提供必要的诉讼证据。包括：信函送达凭证和电话催收通话记录（电话录音）等。
1.1.6 诉讼过程中，销售部门应积极配合法务部门进行诉讼催款。
1.1.7 催款函必须以挂号信、EMS或当面签收的方式寄送，销售员应保留相关凭证。
1.1.8 电话催收必须填写客户通话记录簿。
1.2 法务部门职责
1.2.1 法务部门应关注客户逾期欠款情况，并对销售部门逾期应收账款催收工作提供专业意见与建议。
1.2.2 法务部门应根据销售部门提供的诉讼申请及材料，对客户进行诉讼催款。
1.2.3 诉讼结束后，法务部门应当对诉讼案件进行分析与通报。
2 工作流程和内容

逾期应收账款管理流程
销售部门
法务部门
诉讼申请
2.5
按计划还款
2.4
制定还款计划
2.3
催款
2.1

提供专业意见
2.2
诉讼分析
2.7
诉讼
2.6

序号
步骤说明
岗位

2.1
根据客户逾期程度，对客户采取催款措施。
销售代表

2.2
对销售部门逾期应收账款催收工作提供专业意见与建议
区域公司信用控制专员

2.3
督促客户制定合理的还款计划
销售代表

2.4
督促客户按还款计划还款
销售代表

2.5
对逾期情况恶劣的客户提出诉讼申请
销售部门

2.6
根据销售部门提供的材料和申请对客户提出诉讼
区域公司法律事务专员

2.7
诉讼结束后，对案情分析并通报
区域公司法务部主管

五 诉讼收款管理
1 过程管理职责
本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。
1.1 销售部门职责
1.1.1 销售部门应主动提出对逾期恶劣或有可见极大风险存在的客户进行诉讼收款。
1.1.2 销售部门应积极配合法务部门准备诉讼材料。
1.1.3 销售部门应主动参与诉讼有关的各项工作。
1.1.4 销售部门在得知客户有意向对我公司诉讼时，及时向上级领导和法务部门报备。
1.1.5 销售部门应积极配合法务部门准备应诉材料。
1.2 法务部门职责
1.2.1 法务部门应根据在诉讼申请审批同意后，进行诉讼准备。
1.2.2 法务部门应联合销售部门，共同准备诉讼材料。
1.2.3 法务部门应聘请合格的律师，为公司进行诉讼活动。
1.2.4 法务部门在应诉前，应及时反馈给上级领导和销售部门。
1.2.5 法务部门应联合销售部门，共同准备应诉材料。
1.2.6 法务部门应在诉讼和应诉时，及时向销售部门反馈诉讼进展。
1.2.7 法务部门应在诉讼和应诉后，对案情进行分析并通报各相关部门。
2 工作流程和内容

诉讼收款管理流程
销售部门
法务部门
通过
不通过
审批申请
2.2
诉讼申请
2.1

案情分析
2.5
诉讼进展汇报
2.4
诉讼准备
2.3
审批申请
2.2

序号
步骤说明
岗位

2.1
提出诉讼申请，填写诉讼申请表。
销售行政专员

2.2
审核决定是否同意对客户进行诉讼收款
销售部门各级主管
法务部门各级主管

2.3
进行诉讼各项准备工作
区域公司法律事务专员

2.4
将诉讼进展汇报到相关部门
区域公司法务主管

2.5
对案情进行分析汇报
区域公司法务主管

应收账款应诉管理流程
销售部门
法务部门
通过
不通过
审批申请
2.2
诉讼申请
2.1

案情分析
2.5
诉讼进展汇报
2.4
诉讼准备
2.3

六 坏账管理
本过程由销售部门、财务部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。
1 过程管理职责
1.1 销售部门职责
1.1.1 销售部门对确准无法收回的应收账款，且账龄超过360天的，提出坏账核销申请。
1.1.2 出现以下情况，可申请坏账核销：A.债权发生后，两年内无法定事由终止实效的，公司未行使债权人权力。因丧失胜诉权，可记录坏账。B.债权人发生死亡、终止，无可继承财产，可记录坏账。C.通过诉讼追偿，诉讼申请被驳回的，可记录坏账。D.案件判决后2年，未申请执行或无法执行的，可记录坏账。
1.1.3 申请坏账核销，须提交董事会决议，并提供资料说明已采取必要措施催收帐款，包括：营业执照，工商注销登记证明，催款函，诉讼案件的判决书、终止执行书等。
1.1.4 销售部门主管对坏账核销申请审批同意后，计入事业部费用。
1.1.5 应收账款做坏帐核销后,销售部门应继续并追收. 事后又收回时，须冲回以往的核销。
1.2 财务部门职责
1.2.1 财务部门应根据法务部门每月计算坏账预提做账。
1.2.2 坏账核销审批同意后交财务部核销。
1.2.3 事后又收回已核销坏账时，须冲回以往的核销。
1.3 法务部门职责
1.3.1 法务部门应每月计算坏账预提，预提方法：逾期＞＝90天，预提比率50%；逾期＞＝180天，预提比率70%；逾期＞＝360天，预提比率90%。
1.3.2 法务部门对于已知的坏帐风险，该笔应收账款应该立刻进行全额预提，而不论账龄长短。已知坏帐风险的情况可以包括但不限于：A. 客户已经倒闭、消失或有其他重大负面消息。B. 立邦已经起诉该客户。C. 其他对于收款不利的情况发生时。
1.3.3 法务部门应对销售部门提出的坏账核销申请进行谨慎审批。
2 工作流程和内容

坏账核销申请流程
销售部门
法务部门
坏账申请表
2.1

一级审批
2.2

同意

返回

返回
返回
同意
同意
五级审批
2.6
返回
同意
三级审批
2.4
同意
返回

坏账申请成功
拒绝
结束
拒绝
四级审批
2.5
拒绝
拒绝
拒绝
拒绝
二级审批
2.3
同意
一级审批
2.2

序号
步骤说明
岗位

2.1
提出坏账申请
销售行政专员

2.2
坏账≤100：一级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；
超过权限：一级审批“同意”流向二级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；
“拒绝”流程结束；
“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。
区域公司信用控制专员
销售部门主管

2.3
坏账≤5000：二级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；
超过权限：二级审批“同意”流向三级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；
“拒绝”流程结束；
“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。
区域公司法务部主管

2.4
坏账≤10000：三级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；
超过权限：三级审批“同意”流向四级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；
“拒绝”流程结束；
“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。
事业部总经理

2.5
坏账≤20000：四级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；
超过权限：四级审批“同意”流向五级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；
“拒绝”流程结束；
“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。
财务总监

2.6
坏账＞20000：五级审批“同意”流向六级审批，六级审批“同意”流向七级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；七级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；
“拒绝”流程结束；
“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。
总裁

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