食堂物资采购管理办法005.doc

四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司
职工食堂物资采购实施细则（试行）

第一章 总则
第一条 为规范食堂物资采购行为和程序，完善采购监督管理机制，降低采购成本，确保各项原材料、货品等物资的供应，提高采购效率，根据公司采购管理相关制度对物资采购的要求制定本办法（以下简称“本办法”）。
第二条 本办法是食堂物资采购管理行为的基本规范，应遵循公开、公平、公正、竞争的原则，保障供应商及公司相互权益。
第三条 采购活动应当根据市场信息做到比质、比价采购；大宗物资的采购，具备招标条件的，应实行招标采购，对招标执行价，均应不高于同期市场批发价；未纳入招标采购的物资，应认真比价，货比三家，执行价格应不高于同期市场零售价。
第四条 严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系；严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；

第二章 组织机构与职责
第五条 职工食堂物资采购管理办公室设在后勤部，职工食堂物资采购管理办公室是主持采购工作的领导和管理机构，负责对职工食堂物资采购全面组织、实施、监督、考核等工作。
职工食堂物资采购管理办公室下设职工食堂物资采购执行组
组长：后勤部部长
副组长：后勤部副部长
成员：采购员、餐饮食品安全员、总账保管、各团团长
职工食堂物资采购执行组的主要工作职责：
1、贯彻执行公司采购管理制度。
2、负责制定物资采购内控制度。
3、对供货商进行管理。
4、负责对采购的食品安全把关。
5、负责职工食堂大宗物资招标市场调查、预算控制价的编制，对非招标采购部分物资的采购成本控制。
5、负责物资保管、分类统计、出入库管理等。
第六条 成立职工食堂物资采购监督组：由招标投标办公室、监督组成员和评标人员组成。
职工食堂物资采购监督组的主要工作职责：
1、负责对采购流程的规范性和预算控制价进行监采购督检查。
2、对采购招标文件、评标细则进行审核，提出合理化建议。
3、对合格供应商进行备案。
3、主持招标、投标、开标、评标、定标等环节。
4、不定期参与市场调查。
5、对采购执行组的采购活动规范性进行监督。
6、接受、协调供货商的投诉。
7、对违规违纪事项提出处罚建议、对有功人员提出奖励建议。

第三章 物资采购的方式
第七条 物资采购的适用范围
本办法适用于公司职工食堂所需的所有原辅材料的采购。
第八条 物资分类
（一）大宗原辅材料类是指品种稳定，食堂的使用量大，且市场价格相对较稳定的物资，包含猪肉类、调料干鲜类、粮油类、饮料和乳制品类、后勤综合物资(纳入招标部分)等。
（二）其他原辅材料类是指品种繁多，使用量小，市场价格变化大的物资，或临时决定采购的物资，包含：家禽类、牛肉类、蔬菜类、瓜果类、水产品类、海鲜类、后勤综合物资(未纳入招标部分)等。
第九条 采购方式
采购执行组在根据职工食堂的实际情况按以下原则选择采购方式：
（一）大宗原辅材料按照公司采购管理办法的原则和相关要求，进行招投标采购。
原则上，上述采购采用邀请招标的方式执行，即在建立的合格供应商库中进行邀请相关供应商进行投标报价，按照相关的评标规则择优选择供应商。
（二）其它未纳入招标的原辅材料的采购，根据市场行情和市场调查结果，原则上采取以下两种方式执行：
1、参照市场调查价格
对每月均有一定量的物资采购，并且价格相对稳定，可实行参照市场调查价格执行。按定期进行市场调查，根据市场调查结果拟定控制价格，执行价格不得超过控制价格。控制价格原则上应低于市场同期零售价，与市场批发价接近。
2、现场议价
对价格随季节变化较大的物资，零星物资和接待临时用物资等，如蔬菜、海鲜等宜采用现场议价的方式执行，原则上不高于同期市场零售价。
第十条 申购流程
由各使用团组提出采购计划，报部门采购汇总，经部门分管领导审核，部门领导批准后执行。采购根据《原辅材料采购计划单》，列入招投标采购的物资直接通知相应的中标单位送货；未列入招投标采购的物资按照第九条第（二）款规定执行采购。
第十一条 物资的验收
（一）每个伙食团按部门要求成立物资验收小组，由伙食团长、保管、采购、各食堂验收员组成，形成书面材料，对上述人员进行确认后，上报部门备案。
（二）验收人员工作职责
采购：负责对未招标部分物资的采购，并对物资进行第一步外观验收，对不符合采购标准的物资的外观和包装的物资，禁止采购。采购人员对未招标部分的物资的外观、包装的合格性负责；应落实食品、食品添加剂及食品相关产品采购索证索票。要按照国家有关规定向供货方索取生产经营资质(许可证)和产品的检验合格证明。
验收员：物资到食堂后，对照各食堂开具的采购单，进行物资验收。按照各类物资的验收标准，验收物资质量，对不符合要求的物资，不予验收。
保管：对物资数量进行核对，检查物资外包装、供货单、合格证等信息，保证物资可追溯性。对不符合要求的物资，不予验收。
伙食团长：监督物资验收，审核收货单。
部门技安管理人员：负责提出具体资质证明和所需证件的清单，并保管供货商资质证明，督查各食堂负责保管物资检验合格证情况。对相关合格证的完备性负责。
（三）验收标准
严格执行《四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司职工食堂原辅材料验收标准》见附件
第十二条 库房管理
（一）从事仓储管理工作人员必须根据xxxxxx集团下发《仓储管理人员任职资格管理规定》的通知相关规定执行，未取得上岗资格证人员不能上岗。
（二）食堂内存货资产管理应严格按照xxxxxx公司相关管理制度进行管理
（三）对销售给员工的米、油、奶等物资，应合理拟定物资采购量，既要确保采购的内容按照招标执行不得漏项，也要设置最低合理库存量，满足广大员工需求，避免浪费。
（四）物资采购监督组不定期对库房管理进行监督检查。

第四章 大宗物资的招投标管理
第十三条 招投的准备
1、采购执行组拟定招标采购物资明细，后勤部部长审核，公司分管领导审批后，作为招标文件的附件，报采物资招标监督组备案。
2、在拟订招标采购物资明细时，应充分考虑市场的供应状况，尽量避免指定品牌，若必须指定品牌，尽量要提出2-3种品牌，并能实现“实质性的竞争”。物资招标监督组可对招标采购物资明细提出合理建议和意见。
原则上，每月的招标采购物资明细若无变化，可按上月或上季度的清单执行，审批程序可简化。
2、采购执行组根据采购计划编制招标文件，明确各项物资的具体要求、验收标准、市场调查报告或预算方案，负责人确认签字盖章（部门章）后，报物资招标监督组备案
4、采购执行组在招标前开展市场调查，收集市场信息，作为招标价格参考依据，报物资招标监督组备案（监标组不定期参与市场调查）。
第十四条 招标实施
1、由物资招标执行组通知合格供应商参与投标，并收发招标、投标文件。
2、采购执行单位负责开、评标全过程的记录。
3、物资招标监督组负责开、评标过程及后期执行情况的监督工作。
4、物资招标执行组负责发放中标通知书。
5、采购执行单位按合同或中标结果执行采购。
第十五条 评标
1、后勤物资招标采购评标委员会，由后勤部部长、副部长、餐饮食品安全员、采购员、伙食团团长、公司职代会生活福利组成员代表组成。
2、招标前在招标文件中拟定评标原则，在开标过程中严格按照评标原则进行评标。
第十六条 采购执行相关要求
1、原则上，与供货方的采购活动，能签订合同的均要签订合同。合同的相关要求，参见公司的合同相关管理办法，并将合同交财务部备案。
2、对采购的执行和合同的签订，必须严格以中标书的内容为依据，特别是供货单位、中标标的物的规格型号、单价等内容，不得擅自改变和调整。
3、若特殊原因，必须实质性调整和改变中标内容和合同内容的，必须由采购执行单位或供应商书面报告，提出原因和合理的依据、解决办法，经相关人员签字确认并盖章，报经物资招标监督组同意后方可执行。

第四章 大宗物资供应商的管理
第十七条 供应商的资格
（一）粮油类供应商的资质要求：具有正规的经营手续的公司，注册资金达人民币30万（叁拾万）及以上，应具有营业执照、组织机构代码证、税务登记证、食品流通许可证等相关资质。
（二）鲜肉类供应商的资质要求：具有正规的经营手续的公司，注册资金达人民币100万（壹佰万）及以上，应具有营业执照、组织机构代码证、税务登记证、食品流通许可证等相关资质。
（三）其他类别供应商的资质要求：具有正规的经营手续和固定经营场所的公司及个体工商户，应具有营业执照、组织机构代码证、税务登记证、食品流通许可证等相关资质。
（四）具有良好的商业信誉和供货能力者优先，须提供为大型超市、机关、学校、单位配送食堂物资等相关资料证明并提供有效联系人和联系电话。
（五）个人投标者需符合上述要求的第三方作担保。
第十八条 供应商库准入
1、公开征集供应商的方式；
2、采用推荐并审核的方式；
原则上，凡满足本规定中供应商资格要求的供应商，经采购执行单位和物资招标监督组共同确认后，均可以参与投标。
第十九条 供应商库的建立
（一）要深入细致的进行市场考察，综合考察供货商的实力，资质，专业化程度，货物来源，价格、质量，目前的供货状况等因素建立优质供应商库。对供应商进行有效管控，进行分级管理。
（二）优质供应商库须上报公司招投标管理办公室备案。
第二十条 供应商考核
供应商考核以日常考核和年终考核相结合，将供应商分为优质供应商、一般供应商、不合格供应商三个等级进行分级管理。
（一）日常考核由采购执行组负责考核，将考核结果纳入评标。以招投标周期作为考核周期，主要考核送货质量、服务态度、供货能力、商业信誉等。
（二）年终考核由采购执行组和物资招标监督组共同负责考核，主要考核供应资质、供货能力、商业信誉、送货质量、服务能力、日常考核情况等。
第二十一条 供应商的退出
（一）在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由物资招标监督组和采购执行组讨论决定是否更换、续用。
（二）在合作过程中供应商供货出现严重质量问题的，由采购执行组提供相关依据，物资招标监督组确认后，评标小组对其进行重新评定，以决定是否取消其合格供应商的资格。
（三）合同期满，供应商有权退出投标。
（四）日常考核和年终考核不合格的供应商，取消其供应商的资格。
第二十二条 供应商需严格遵守《中华人民共和国食品安全法》、《食品安全实施条例》、《四川省商品交易市场管理条例》等国家相关法律法规，为消费者提供可靠且符合人体食用的健康安全食品。
第二十三条 供应商提供给消费者未经检验、检疫，不符合食品卫生安全的食品，造成事故，影响到人体健康安全的，将移送公安司法机关追究其法律责任。
第二十四条 供应商需严格遵守和执行xxxxxx集团公司、xxxxxxxxxxx集团和xxxxxx《餐饮服务食品安全管理规定及考核办法》，招投标管理标准等相关规章制度。
第二十五条 供应商需将当月货款作为履约保证金。若在之后履行期间，因违约不能按时保证约定的交期、质量等原因对公司造成影响的，有权终止并视情况扣除部分或全部履约保证金，扣除部分不予退还，并保留进行追讨赔偿的权利。
第二十六条 投诉事宜，原则上投诉由采购执行组进行协调，物资招标监督组进行督查。若采购执行组无法进行协调再由物资招标监督组组织相关人员进行协调。

第五章 附则
第二十七条 本制度由后勤部制定并负责解释、修订。
第二十八条 本制度由公司分管领导审核。
第二十九条 本制度由公司总裁批准。
第三十条 本制度自颁布之日起施行。

附件1：
单位：
（需求单位）
（需求单位）
（需求单位）
（需求单位）
备
注
计划数量
计划数量
计划数量
计划数量
食堂物资采购计划单
规格
序号
合计
物资名称
计量
单位
四川省宜宾XXXXXXXXXXXXXXXX公司
编制： 审核： 批准：
日期:

附件2：
四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司
职工食堂物资供货商日常考核评价表
供货商名称

联系人

电话

备注

供应品种
□调料干鲜 □大米类 □食用油类 □猪肉类
□家禽类 □饮料/乳制品 □其他类别
考核项目
分值
考核得分
考核原则
扣分原因
产品质量
50

1、产品质量好得满分；2、每出现一次质量问题视情节轻重扣2-5分；3、发生质量事故得0分。

服务态度
15

1、服务态度好得满分；2、出现质量问题不及时退还货或不服从食堂管理要求，视情节轻重一次扣1-3分，扣完为止。

供应能力
20

1、按时足量供货得满分；2、延期或量不足的情况视情节轻重扣1-3分；3、严重影响我方使用的得0分。

执行标准
15

1、按要求及时提供票据和检验合格证得满分；2、提供不及时或不提供视情节轻重一次扣1-3分，扣完为止。

合计得分

80分及以上为合格，80分以下为不合格
等级评定

意见或建议

考核人员签字

日期
年 月 日
部门领导审核

日期
年 月 日
附件3：
四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司
职工食堂物资供货商年终考核评价表
供货商名称

法人

性质

联系人

电话

供应品种
□调料干鲜 □大米类 □食用油类 □猪肉类 □家禽类 □饮料/乳制品 □其他类别
资质情况

是否符合资质要求

供应商综合能力考核：
考核项目
分值
考核得分
扣分原因
产品质量
40

服务态度
30

供应能力
20

商业信誉
10

合计得分

考核分级

85分以上为优质供应商、60至85分为一般供应商，60分以下为不合格供应商
考核人签字

考核日期

附件4：
四川省宜宾xxxxxxxxxxx公司
职工食堂物资优质供应商库
单位：后勤部 时间：
编号
供应商
地址
供应商性质
注册资金
法人
资质情况
联系人
电话
供应类别
分级情况
备注

编制： 审核：