XX公司固定资产日常管理内部控制业务流程.doc

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XX公司固定资产日常管理内部控制业务流程
一、 业务目标
1 战略目标
1.1 加强公司各类固定资产的管理，杜绝固定资产的浪费和流失，维护公司财产的安全和完整，确保各项工作顺利进行。
2 经营目标
2.1 保证生产技术达标、产品质量合格，安全、高效地生产出让客户满意、市场需要的产品。
2.2 充分、有效地利用现有固定资产，确保固定资产的正常运行，使其服务于生产经营活动，并发挥最大效用。
2.3 定期考核固定资产的利用效果和完好率，确保公司固定资产的保值，保持稳定的资产运营能力。
3 财务目标
3.1 建立健全各种固定资产台账、档案，保证固定资产核算真实、准确、完整，账实相符。
3.2 合理折旧，真实地反映公司的成本和利润，正确地评价财务状况和经营成果。
3.3 充分挖掘现有固定资产的潜力，促进产品数量、质量的提高，降低产品成本。
4 合规目标
4.1 符合国家有关安全、消防、环保等规定及公司内部规章制度。
二、 风险评估
1 战略风险
1.1 固定资产不能满足现有生产，导致生产能力低下，不能满足急速发展的需要。
1.2 固定资产管理不严，导致安全隐患、环境污染等问题，造成不良社会影响。
2 经营风险
2.1 生产设备技术不达标，导致产品遭遇市场排斥，市场份额逐渐缩小，甚至退出市场。
2.2 因保管不善、使用不当，发生被盗、毁损、事故等，造成固定资产损失。
2.3 因长期闲置造成资产毁损，失去使用价值，未及时办理保险，给公司带来巨大经济损失。
3 财务风险
3.1 实物资产监管不严，导致固定资产账实不符，管理失控。
3.2 会计核算不规范，账目记录有误，造成财务数据不正确。
3.3 计提折旧错误，造成成本费用失真。
4 合规风险
4.1 违反国家有关安全、消防、环保等固定资产管理规定和公司内部规章制度，受到处罚。
三、 业务流程步骤与控制点
1 固定资产购置
1.1 一般固定资产购置
1.1.1 资产使用部门需要固定资产应填写购置申请单，经申请人、部门主管签字，向生产部提出申请。
1.1.2 生产部根据资产的库存数量和使用需求情况编制采购计划。
1.1.3 按照公司管理权限经批准后执行。
1.1.4 设备购置后凭发票、设备购置申请单、合格验收单等合法票据到财务部门办理报销手续。
1.2 车辆调度
1.2.1 用车部门填写用车审批表，交部门主管签字。
1.2.2 用车部门将用车审批表交综合管理部审批。
1.2.3 综合管理部根据实际情况统一安排车辆。
1.2.3 驾驶员凭审批后的用车审批表出车。
1.2.4 由公司领导安排出车时，驾驶员应在出车前告知综合管理部。
1.2.5 综合管理部应加强对驾驶员的劳动出勤、车辆维护、安全行驶教育、油耗等的综合考核。未安排出车的驾驶员上班时间要按时到公司报到。严禁公车私用。
1.2.6 特殊情况用车，可先派车，但必须电话请示，事后补办派车手续。
2 固定资产保管
2.1 生产部应按照固定资产的类别或者使用部门进行集中保管，建立固定资产管理卡片。
2.1.1 建立固定资产编号管理制度，按类别确定划分编号体系，保证每项固定资产都有相应的编号和标识。固定资产在公司内部转移时不需要重新编号，只需改变明细登记即可。
2.1.2 建立资产保管和负责人挂钩管理制度，确定管理主体，保证固定资产发生丢失、损坏等意外情况时能够很快找到线索，明确奖惩制度。
2.1.3 建立责任人、责任部门为主线的综合管理制度，明确使用部门对固定资产的保管责任。
2.2 生产设备管理
2.2.1 公司实行设备维护保养、巡回检查制度。
2.2.1.1 使用部门要严格执行双包责任制，做到每条生产线、每台设备、每个阀门、每块仪表有专人负责。
2.2.1.2 所有在用设备，生产线鹰派人负责定期巡回检查维护，确保所有设备处于良好状态。
2.2.2 生产部应制定固定资产保管安全防范措施，防止丢失、损害等现象发生；制定安全操作规程，要求操作人员正确使用，防止事故发生，造成资产损失。负责组织定期检查，及时消除安全隐患。
2.2.2.1 生产部牵头，按照国家或公司标准，根据设备使用说明书、使用情况，每周定期进行日常巡检，并统计使用信息、设备完好率。
2.3 计划财务部、生产部等部门按照公司财产保险有关规定，及时办理固定资产保险有关手续。如果发生事故，按照保险条款及时索赔。
2.3.1 计划财务部及时办理公司价值较大的固定资产的保险事宜，以减少不可抗力对公司财务的影响。投保金额应该和投保的固定资产相适应，投保时间长度应该与固定资产的使用年限相匹配。
2.3.2 计划财务部确定投保的保险公司和有关事项，报公司财务总监批准。
2.3.3 计划财务部应将保险合同交公司法律顾问审查，详细协商有关的权利义务细节，董事长或其书面授权人员及时签订保险合同。
2.3.4 计划财务部根据保费的支出情况进行会计处理，进行成本核算，控制保费的支出。
2.3.5 保险期限届满后，如果固定资产的使用年限尚未结束，在必要的情况下可以向保险公司申请续保。
3 固定资产中小修理
3.1 生产设备中小修理
3.1.1 中小修理计划提出、审批
3.1.1.1 生产部根据固定资产性能及使用现状，细致考察生产设备的使用情况，提出科学的修理时间、修理维护周期、修理支出的维护修理计划。
3.1.1.2 维护修理计划经公司分管领导审批后实施。
3.1.2 中小日常维护实行
3.1.2.1 各生产线根据科学的修理时间、修理维护周期经其负责人、生产部主管批准进行日常维护；如公司外部的专业人员进行修理、维护，应派人监督和考察固定资产的修理效果；生产部每周定期进行日常巡检。
3.1.2.2 各生产线统计设备运行时间，主要运转设备累计运行时间达半年的，由生产部同相关部门进行技术鉴定，并提出是否进行甲级以上维修安排。
3.1.2.3 生产部向计划财务部交付修理费用支出的原始单据。计划财务部主管审批原始单据，并严格区分资本性支出和收益性支出，关注各项固定资产的修理维护支出情况，对不正常的波动进行控制，建立固定资产修理费用明细帐，全面反映修理费用结构和支出总额。
3.2 车辆维修及保养
3.2.1 车辆维修前必须由车辆管理人员申报填写《车辆维修审批单》。
3.2.2 《车辆维修审批单》由综合管理部负责人审核，公司分管领导审核批准。正常保养、维护由综合管理部负责人审批；维修项目多、费用金额大须报公司分管领导批准方可进行。如果行车途中车辆出问题，维修发票需用车人员签字证实，方能报销。
3.2.3 车辆管理人员开车到指定地点维修。
3.2.4 由综合管理部凭《车辆维修审批单》、维修结算清单，经公司分管领导审签后，报计划财务部办理报销手续；车辆的一切正常规费（年检、年审、保险、养路费等）由驾驶员负责按期办理，逾期由驾驶员承担责任。维修项目与《车辆维修审批单》不符及超出预算时，要说明原因，更换价值高的零配件应经公司分管领导批准后方可更换。
4 固定资产核算与分析
4.1 固定资产会计估计的运用
4.1.1 计划财务部提出固定资产折旧计提方法、折旧年限、残值率、减值准备计提方法，需要会计职业判断的，应该以同类固定资产的历史资料为参考，并结合资产的风险反映固定资产的会计信息。对新使用且没有历史资料的固定资产，应该按照同行业该固定资产的折旧计提平均水平计提折旧，如果不能适应公司的需要就要及时调整。
4.1.2 折旧方法、折旧年限、残值率、减值准备计提方法确定之后报财务总监审核，财务总监考虑公司的实际情况，对其进行修正、调整。
4.1.3 计划财务部将折旧方法、折旧年限、残值率、减值准备计提方法的规定报董事长或董事会审批。
4.1.4 计划财务部应将与固定资产核算有关的会计估计和会计政策上报税务机关，取得税务机关的认可。
4.2 计提固定资产减值准备
4.2.1 每年年末公司资产使用部门、生产部提供有关固定资产状况的信息。
4.2.2 计划财务部根据生产部提供的信息计提减值准备，对资产状况进行检查分析，因市价持续下跌或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致其可收回金额低于账面价值的，应将可收回金额低于账面净值的差额作为固定资产减值准备。
4.2.3 年末，计划财务部将有关减值准备情况汇总后报财务总监审核，报董事会决议，进行帐务处理。
4.2.4 计划财务部根据审批结果及时计提入账。
4.3 建立、登记固定资产账、卡、表
4.3.1 固定资产的管理实行资产使用部门、实物管理部门和财务核算部门三部门分权管理，并定期（或不定期）核对，每年至少一次。
4.3.2 固定资产的分管部门：
4.3.2.1 资产使用部门即各生产线按照本部门每项固定资产的分类、名称、编号、购入时间等建立固定资产实物管理台账，反映固定资产的增减变动情况，保证公司财产的安全和完整。
4.3.2.2 资产管理部门即生产部按照每项固定资产的分类、名称、编号、购入时间、使用/保管部门、存放地点等建立固定资产管理台账，并保管相关参数资料、档案。
4.3.2.3 计划财务部负责登记固定资产明细账，编制明细表，建立财务固定资产账，进行价值管理。按照固定资产分类登记各类明细账，反映其原始价值、累计折旧及净值；对固定资产进行静态与动态的管理。
4.3.2.4 综合管理部按照房地产权证登记坐落地点、建筑面积、价值、使用情况、占用土地面积、土地用途及抵押事项等，建立土地、房产权属管理台账，并保管土地使用权证、房地产权证。
4.3.2.5 综合管理部归档所有车辆的车辆行驶证和驾照的复印件，两证的原件一律随驾驶员管理。
4.3.2.6 计划财务部审核固定资产增减变动的有关手续，并根据审核无误的有关单据，及时对固定资产增减变动情况进行账务处理。
4.4 生产部应定期对固定资产运营状况进行分析，及时掌握资产利用效果，分析报告须经公司分管领导审核确认，对分析报告中指出的问题，各有关部门应认真采取措施加以改进。
5 固定资产日常管理监督及考核
5.1 公司将不定期对固定资产日常管理情况进行专项检查，也可结合财务检查、审计等工作进行。
5.2 对固定资产日常管理情况进行专项检查的内容包括但不限于：
5.2.1 固定资产日常管理相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在不相容职务混岗的现象。固定资产业务的不相容岗位至少包括：固定资产投保的申请与审批；固定资产的保管与清查；固定资产日常管理业务的审批、执行与相关会计业务的办理；固定资产登记实物账与登记价值账。单位不得由同一部门或个人办理固定资产的全过程业务。
5.2.2 固定资产日常管理授权批准制度的执行情况。重点检查在日常安全、消防防范时是否明确责任。
5.2.3 固定资产日常保管制度的执行情况。重点检查固定资产的归口分级管理制度和岗位责任制度是否落实，维修保养费用是否超过预算额度。
5.3 监督检查部门
5.3.1 生产部对各部门使用的固定资产进行日常监督管理。
5.3.2 计划财务部每年应定期或不定期组织由技术质量、市场采购、生产部等部门参加的资产清查小组，对固定资产进行清查，填写清查表，并与实物账卡、财务账表核对，参与盘点部门负责人员负责审核签字。对需要办理报废（报损）、盘亏（盘盈）处理的固定资产，应分别填写相关申报审批表，并经有关部门鉴定审核，报财务总监审批。
5.4 审计监察室对公司固定资产进行全方位的监督管理。审计监察室按计划每季度进行内部审计师，对固定资产有责任进行真实、合法、完整的盘点工作，出具包括固定资产清查在内的内部审计报告。可以以固定资产明细分类帐为起点，进行实地追查，以证明汇集记录中所列固定资产确实存在，并了解其目前的使用状况；或者意识地为起点，追查指固定资产明细分类帐，以获取实际存在的固定资产均已入帐的根据。
5.5 审计监察室将盘点情况上报董事会。董事会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门，并依法进行处理。
四、 相关制度目录
1 中国人民银行《支付结算办法》
2 企业会计准则第4号---固定资产
3 财政部《企业会计制度》及《企业会计准则》
4 财政部《内部会计控制规范—固定资产》（财办会[2004]23号）
5 XX公司合同管理办法
6 XX公司资产控制制度
7 XX公司经营管理制度
8 XX公司资金管理制度
9 XX公司资产管理暂行办法
10 XX公司安全管理制度
五、 主要控制点相关资料
1 购置申请单
2 固定资产卡片
3 固定资产登记簿
4 用车申请表
5 固定资产实物管理台账、固定资产明细账、明细表、固定资产修理费用明细账
6 维护修理计划
7 车辆维修审批单
8 保险合同文本
9 日常检查记录
10 固定资产报废（损）申报审批表
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