文档管理系统介绍(英文版).ppt
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2、Software copyrightSoftware copyright专注专业专注专业Professional experienceProfessional experience行业领先行业领先Field Leader档案管理 Archives management 文档管理 File management知识管理knowledge management 敏感信息防泄密information security合同管理Contract management ISO文控客户案例 Key Clients 综合集团政府房地产军工部队国税、地税航天物流媒体出版社医药器械能源金融投资ISO文控客户案例
3、Key Clients电子互联网/通信广告策划IT软件制造业教育学校营销贸易工程研究院文件管理常见问题文件管理常见问题File Mgt.File Mgt.C Common Problemsommon Problemsl文件分散,无法集中管理 files are stored separately;Lack of centralized managementl格式不规范,编号重复等 No uniform standards;duplicate file Num.etc.l 查找不便,耗时耗力 Inconvenient file searchl版本管理混乱,新旧版本混淆 Messy file ve
4、rsions l审批过程繁琐,效率低下Low efficiency Doc.approval l纸质文档,浪费资源,难以保存Paper files save risk&waste resourcel存在文件丢失,损坏,信息泄密风险 Doc.lost&damage&Info.leaked解决方案 Solution知识文档 knowledge日常文件 Daily Regular files档案Archives受控文件Controlled files解决方案 Solution 日常文档管理 Daily Regular files Mgt.文档收集File Collect文档组织 File Organ
5、ization文档展现 File View文档获取 File Obtain文档协作 File Collaboration文档统计File Statistics功能详解功能详解 文件收集文件收集 文档管理系统 DMS 手机平板邮箱OA等其他系统Windows 文件夹传真机扫描仪FTP/WebDAVIMAPIMAPWebDAVWebDAVwebdavhttpwebdav电脑Fuctionsfile CollectionFuctionsfile Collection 文档收集-网页上传l 单个,多个文件网页上传l 文件夹批量上传 Upload filesl Upload multiple files
6、 by browser l Upload large size file or folders by assistant tool功能详解功能详解 文档组织文档组织 文档 组织 文档分类classification 文档标签 File Tag文档编号 File number文档属性File attribute文档附件Attachments文档引用Associated file快捷方式Shortcut文档状态 StatusFile OrganizationFile Organization文档组织文档分类File classification文档组织文档属性File attributes标签l
7、按多个分类维度,标识文件标签l 按照标签可检索文件File Tagl various tagsl select files by 文档管理-1.7自动编号l 根据编号规则,上传的自动生成编号。l 可以定义至任意文件夹。File auto-generated serial No.lGenerat serial number duiring uploading by rule automaticallyl Set different numbering rule for each folder文档组织文档关系l文档关系包括参考的文档、附件、引用和被引用。l 可快速查看引用或被引用的文档或流程。As
8、sociated FileslAdd attachment&associate relative fileslShortcut to view relative files文档组织快捷方式l 通过文档快捷方式和文档收藏功能,实现文档引用,便于更新和查询搜索。l 部门文档共享技术部 维护的技术文档和方案 提供给销售部的同事使用File Shortcutl only 1 script in syetem;Avoid duplicate storagel Interdepartmental file sharing l ensure shortcut file is updated&correct文
9、档管理-1.8文件排序File sortl Sort by file ID number文档组织文档状态l 文档分成多种状态:包括草稿、待审、发布、存档等。File StatuslFile status:Draft,approving,published,archived文档管理-1.5文件导出l 可根据实际情况选择档案属性,按需导出档案清单,用于案卷目录等。Export/Import file listl Select the file attributes to export the file listlBatch update file attributes 文档获取Obtain Fil
10、es文档分享 Share文档检索及时搜索l 输入关键词可以自动推送可能需要找找的文件Recommend searchl Recommend newly or hot files文档检索全文检索l 可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档:搜索“易度”l 支持全文检索的类型:.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstKeyword Searchl keyword is included in tittle/content/tag/attributesl support.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.
11、txt,.htm,.html,.xml,.rst keyword search组合检索l 可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行组合搜索。Conditions searchl search file according to conditions such as title/tag/content/time/size/creator/storage location etc.文档分享文档内部分享l 可关注文档,或者将文档分享给其他用户(系统内分享)l 分享文档时,可同时赋予文档权限。l 可直接分享,也可以复制内链发送给接收对象Fil
12、es internal sharinglShare file to internal person or grouplSet file view pesission文档分享文档外部分享l 外发链接可设置 查看密码 有效期 权限:查看、打印、下载l 可增加文件外发审批流程Files external sharinglShare files to external stafflSet permission/deadtime/passwordlShare after approval文档关注定向关注文档l 用户可主动关注多个文档。l 关注的文档修改、评注留言之后,系统会自动推送消息通知给您。File
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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