中国联通泉州分公司合同管理办法.doc

中国联通泉州分公司合同管理办法
实施细则

第一章 总 则
第一条 为加强公司内部合同管理工作，规范公司签订、履行合同的全部活动，及时预防、解决合同纠纷，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中国联通有限公司福建分公司合同管理办法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于中国联通泉州分公司（以下简称“市公司”）及下属各部门、县市分公司（以下简称“县(市)分公司”）的合同管理工作。
第三条 本办法所称合同，是指公司在对外经济活动中签订的平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，不包括员工与公司签订的劳动合同。
第四条 本办法所称合同管理，是指合同管理部门和各相关部门根据职责对合同洽谈、审批、订立、履行、纠纷处理以及合同档案等进行管理的活动。
第五条 合同管理实行签订合同的部门及县分公司自行管理与直接上级市公司监督指导相结合的管理体制。
第六条 任何单位或个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益和社会公共利益。
第二章 合同管理职责
第七条 市公司、各部门及县(市）分公司授权签定的合同由市公司负责管理本公司签订的合同，但下列合同由公司总部统一管理：
（一）融资借款合同；
（二）担保合同；
（三）合资合作合同；
（四）资本变动合同；
（五）对外投资合同；
（六）设立新实体合同；
（七）其他需要应由总部签订的合同。
第八条 公司综合部门是合同归口管理部门，聘请法律顾问人员对合同管理进行法律指导，合同承办部门、计划财务部门、其它相关部门分别负责职责范围内的合同管理事务。
第九条 公司合同管理部门统一负责合同管理工作，对合同流程管理和法律审查负主要责任，具体职责为：
（一）宣传、贯彻国家有关法律、法规和政策；
（二）根据上级的有关规定，负责公司合同管理制度的制定、修改，并组织实施；
（三）参与公司重大合同项目的法律论证、谈判，按照上级的合同范本，协助承办部门草拟重要合同文本；
（四）对公司签订的合同进行法律审查，提出法律意见；
（五）组织公司合同范本的编制和修订；
（六）负责办理委托授权、合同印章管理、归档等合同事务；
（七）会同有关部门处理合同争议，负责合同纠纷诉讼、仲裁；
（八）对各部门和县(市)分公司的合同管理工作进行指导、监督和检查，配合人力资源部门对合同管理人员进行培训；
（九）负责合同信息的编制汇总、统计分析。
第十条 计划财务部门对与计划、财务有关的合同管理事务负主要责任，具体职责为：
（一）参与公司重大合同项目的论证；
（二）参加重大合同项目的商务谈判；
（三）对与计划、财务有关的合同内容进行审查，提出修改意见；
（四）负责合同款项的审核、拨付和收取；
（五）其它应由计划财务部门履行的职责。
第十一条 公司各部门是合同承办部门，对本部门业务和职责范围内的合同招标、谈判、订立、履行负主要责任，具体职责为：
（一）根据公司经营规划确定合同项目，组织进行项目可行性、效益性、合理性论证；
（二）合理选择签约对方当事人，对其资信情况进行审查；
（三）牵头组织合同谈判；
（四）草拟合同文本或在合同范本基础上拟定合同文本，并负责修改；
（五）负责合同的履行、变更和解除；
（六）解决合同履行过程中出现的问题，配合合同管理部门处理合同纠纷诉讼或仲裁；
（七）及时提供合同台帐信息，做好本部门合同管理工作。
第十二条 相关部门是指不直接承办合同，但需要对合同会签或配合履行的部门，对会签内容和配合履行工作负主要责任，具体职责为：
（一）参与和本部门有关的重大合同项目论证；
（二）及时对承办部门报送的合同进行会签，提出修改意见；（三）配合承办部门履行合同，协助解决出现的问题。 （四）应当由其负责的其他事务。
第三章 合同项目的准备和审查

第十三条 合同承办部门确定合同项目时应审查以下事项：（一）合同项目是否超出公司经营范围；
（二）合同项目是否列入公司业务计划及财务预算，如属预算外项目，是否经过审批；
（三）公司的履约能力；
（四）签订合同可为公司获得的预期利益；
（五）合同签署、生效是否应当经政府主管部门批准；
（六）其他应当审查的事项。
第十四条 合同承办部门应根据项目具体情况，向公司领导请示后开展签约准备工作。
第十五条 合同承办部门应认真选择合同对方当事人，并对下列情况进行审查：
（一）对方当事人是否有签订合同的资质；
（二）对方当事人的资信情况、履约能力；
（三）对方当事人营业执照及授权委托书等文件；
（四）其他应当审查的事项。
第十六条 合同承办部门负责进行合同谈判，并根据需要组成由业务、技术、财务、法律人员参加的谈判小组，进行技术、商务、法律论证，作为谈判的依据。
第十七条 根据公司规定必须进行招标的合同，应按规定进行招标后签订合同。
第十八条 预算外（含捐赠）合同项目以及新型或重大对外合作项目，应经总经理决定或会议讨论决定后方可签订合同。
第十九条 订立关联交易合同应符合国家法律和有关规定，遵循有序、同等优先的原则。
第二十条 承办部门应当根据谈判或招标结果拟定合同文本，有公司合同范本或国家有关部门推荐合同范本的，应当采用合同范本，但要根据实际情况对合同范本进行补充或修改。
第二十一条 涉外合同应优先选择适用中国法律，如不能对适用中国法律达成协议，应尽可能选择适用第三国（地区）法律。合同文本效力应尽量约定以中文文本为准。
第二十二条 各部门、县(市)分公司承办的合同必须按照合同管理流程报送相关部门、计划财务部门、合同管理部门会签或审查，否则不得报送公司领导审批。
第二十三条 合同承办部门报送会签合同时，应提交下列材料：
（一）合同会签审批表（附件二）；
（二）合同项目的相关批准文件（如有）；
（三）合同文本；
（四）对方当事人营业执照、资质证明及授权委托书；
（五）《廉洁保证协议书》（附件四）等其他需要提供的材料。
第二十四条 相关部门应对承办部门报送的合同中与其业务或管理职责有关的内容进行会签，提出意见或建议。
第二十五条 计划财务部负责合同的计划、财务审查，主要审查以下内容：
（一）合同项目是否符合公司年度经营计划、财务预算；
（二）与财务有关条款是否符合公司内部会计控制规范；
（三）是否存在其它财务风险或问题；
（四）预算外合同项目是否按照公司财务事项处理规则进行审批。
第二十六条 合同管理部门负责合同的法律审查，主要审查以下内容：
（一）对方合同当事人是否具备签约主体资质；
（二）合同条款的合法性、有效性；
（三）合同条款是否完备，约定是否明确；
（四）是否存在潜在的违约因素或可能承担的法律风险；
（五）是否符合公司有关合同管理的规定。
第二十七条 相关部门、计划财务部、合同管理部门应当在收到合同文本后一个工作日内完成会签或审查工作，会签意见应由相关部门负责人签字确认。如遇紧急情况或合同会签部门较多的，承办部门可组织召开合同会审会，集中讨论审查。
第二十八条 会签审查部门合同承办部门应根据各部门提出的意见或建议对合同进行修改，确定最终合同文本；对于未采纳的意见，应当在《合同会签审批表》上注明原因和理由。
第四章 合同的审批、签订
第二十九条 公司总经理是公司负责人，在其职权范围内有权审批签署所有公司合同，但按照规定应当报上级分公司审批的合同，应当在上级分公司审批同意方可签署。
第三十条 为提高工作效率，公司合同根据总经理授权原则由公司领导审批并授权签署，具体权限如下：
（一）工程类物质采购、网络建设、维护等生产类合同
1、合同金额在3万元（含3万元）以下的，承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批，由公司总经理授权业务分管理副总经理审批；
2、合同金额在3万元以上的，承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批后报公司总经理签署；
3、零星维护金额在1万元（含1万元）以下的公司内部规范化工程合同，承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批，由公司总经授权业务分管理副总经理审批；
4、零星维护金额在1万元以上的公司内部规范化工程合同，承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批后报公司总经理签署；
5、如属上级统谈分签的合同项目，均由分管副总经理审批；
（二）业务合作、广告宣传、咨询服务等运营类合同
1、县分公司广告宣传费合同金额在5000元（含5000元）以下的，由公司总经理授权至县(市)分公司总经审批；
2、合同金额在5000-1万元（含1万元）以下的；承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批，由公司总经理授权业务分管理副总经理审批；
3、合同金额在1万元以上的，承办部门、综合部、计财部审核后报公司业务分管副总经理审批后，报公司总经理签署。
（三）办公用品采购、办公房屋租赁、车辆购置、基站房屋租赁等综合类合同
1、办公用品采购，由经办部门、综合部、计财部审核后报公司行政后勤分管副总经理审批；
2、办公房屋租赁、车辆购置合同，由经办部门、综合部、计财部审核后报公司行政后勤分管副总经理审批后，报公司总经理签署。
3、基站房屋租赁，由经办部门、综合部、计财部审核后，由公司分管网络建设的副总经理审批。
除公司总经理签署的合同或因工作需要单项授权有关人员签订合同外，未按照上述规定审批授权的合同，任何人不得签署盖章。
第三十一条 公司签订的合同如属下列情况，必须报省公司审批后方可签订，但省公司统谈分签的除外：
1、50万元及以上的物质采购、网络建设、维护等生产经营类合同；
2、合同金额在30万元以上或年度成本支出在30万元以上的业务合作、广告宣传、咨询服务等运营类合同；
3、金额为50万元以上的其他合同。
公司必须严格执行上述规定，不得将应当上报审批的合同拆分或以其它方式规避上报审批。
第三十二条　各部门及县分公司根据实际情况确定各专业业务上报审批的合同范围。
第三十三条 各部门及县(市)分公司报送公司审批的合同，应参照公司合同管理规定进行审批，并应当在五个工作日内审批完毕。
第三十四条 各专业部门签订的业务代理协议、业务承销协议、VPN集团组网协议，公司总经理根据协议内容授权至分管副总经理签署。
第三十五条 各部门及县分公司被授权人应在授权有效期内根据授权权限及时签订合同，并注明签署时间。
第三十六条 无论是总经理签署的合同，还是被授权人签署的合同，合同双方经办人均应当在合同签署前对合同文本角签字确认。如正式合同文本与公司领导最终审批确定文本不一致的，由合同经办人和部门负责人承担责任。
第三十七条 金额为10万元以上的合同，经办人应当代表公司与对方签署《廉洁保证协议书》，该协议书对参与合同审批签订、履行的人员均具有约束力。
第三十八条 公司合同必须以书面形式订立。以电子邮件等数据电文形式订立合同的，应在合同成立前书面确认，签订确认书的时间为合同成立时间。
第三十九条 公司签订合同应加盖合同专用章，不得使用财务专用章、部门印章或其他印章，合同专用章在签订合同时与公司公章具有同等效力。但公司签订下列合同时，应使用公司公章：
（一）房地产买卖合同；
（二）借贷合同；
（三）其他必须使用公司公章的合同。
第四十条 合同必须以公司名义签订，任何部门不得对外签订合同，以部门名义对外签订的合同无效。
第四十一条 合同承办部门在办理合同文本签字、盖章时，应根据合同约定和合同存档要求，备足合同正本。
第四十二条 合同管理部门应妥善保管合同专用章，只有对公司领导授权或签署的合同才能加盖合同专用章，并对正式签署的合同还应加盖骑缝盖。
第四十三条 任何部门或个人不得在未签订合同的情况下实际履行合同，未经公司总经理同意不得补签或倒签合同。
第四十四条 合同签订、履行可能涉及公司商业秘密的，必须在签署合同的同时与对方当事人签订保密协议，也可以在合同文本中载明保密条款。
第四十五条 合同中应明确约定争议解决方式，选择法院诉讼的，在不违反法定管辖的前提下，应当约定由公司所在的人民法院管辖。选择仲裁的，应当在仲裁条款或仲裁协议中注明仲裁机构名称、地点，如公司所在地无仲裁机构的，应当约定采取法院诉讼方式解决合同争议。
第五章 合同履行及争议解决
第四十六条 依法生效的合同，承办部门应认真履行，并接受计划财务部门、合同管理部门对履行情况的检查监督。合同承办部门应定期填写《合同执行情况检查表》（附件五），向合同管理部门反馈合同的履行情况。
第四十七条 如对方当事人未按约定履行合同，承办部门应与对方当事人进行协商，并按照合同约定或法律规定，要求其承担继续履行、采取补救措施或赔偿损失等违约责任。
第四十八条 如公司不能按约定履行合同，承办部门应向公司领导及合同管理部门说明不能履行的原因和理由，并与对方当事人积极协商，采取必要措施，避免或减轻公司法律责任和经济损失。
第四十九条 合同在履行过程中需要变更、转让、解除的，必须采用书面形式，由承办部门按照订立合同审批流程重新审批。
第五十条 合同经办人员变更的，应及时办理工作交接手续，原经办人应当如实、全面地将合同签订履行情况充分告知接收人，未及时办理交接手续的，由原经办人承担合同责任。
第五十一条 合同管理部门应跟踪合同履行情况，及时发现合同履行中出现的问题，对承办部门提出意见和建议，防止发生合同纠纷。
第五十二条　因签订、履行合同发生纠纷后，承办部门应及时向公司领导报告，并积极采取补救措施，同时通知合同管理部门参与纠纷的处理。
第五十三条 为避免和减少诉讼或仲裁案件，在不损害公司合法权益的前提下，合同纠纷应尽量通过协商和解的方式解决，合同管理部门配合承办部门做好纠纷和解工作。
第五十四条 合同纠纷无法通过协商和解解决的，由合同管理部门根据公司《法律纠纷处理暂行规定》提出处理意见，报公司领导审批。
第五十五条 合同管理部门根据公司领导批准的合同纠纷处理意见，负责办理委托代理人和起诉应诉等事务。合同承办部门应指定专人配合处理合同纠纷，必要时，可作为代理人参与诉讼或仲裁。
第五十六条 人民法院或仲裁机构作出的裁决生效后，由合同承办部门具体负责执行。
第六章 合同信息和档案管理
第五十七条 公司实行合同台帐管理，合同承办部门应及时将合同审批、签订、履行、合同争议、归档等信息录入合同台帐，并对信息的真实性、完整性负责。
第五十八条 合同管理部门应定期检查合同台帐信息录入的及时性和完整性，各部门应确定一名合同管理员具体负责本部门的合同台帐管理。
第五十九条 合同文件原件应按照公司档案管理规定实行档案管理。合同档案包括合同正本、审批记录、委托授权书、谈判记录、履约记录、往来信函、传真、电子邮件等。
第六十条 合同档案为电子文档或数据电文形式的，应当转换为纸质文件，并经责任人确认后归档。公司内部管理系统所载信息与纸质文件信息具有相同效力，但有证据证明系统信息被改动或破坏的除外。
第六十一条 合同管理部门负责合同归档工作，承办部门应在每月上旬及时将上月已签署的合同档案文件，送交合同管理部门；工程档案资料、技术资料等在合同签订中必须有明确的档案资料条款要求，合同承办部门在工程竣工验收后，一个月内按照有关规定要求合同另一方负责整理、立卷，交合同承办部门，由合同承办部门直接向公司档案管理部门归档。
第六十二条 合同管理部门应定期对合同信息进行汇总分析，为公司经营决策提供参考。
第六十三条 合同经办人员、合同管理人员以及参与合同审查签订活动的其他人员，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密和技术秘密。
第六章 罚 则
第六十四条 公司合同管理实行责任制，合同承办、会签、审查部门和人员对合同签订履行中出现的问题承担相应责任。
第六十五条 有下列情形之一的，公司可根据情况对直接责任人员或部门责任人给予处分或扣发奖金，并有权要求其承担法律责任：
（一）未经授权擅自以公司名义对外签订合同的；
（二）超越授权范围或有效期签订合同的；
（三）违反合同审批权限、程序签订合同的；
（四）未签订合同已实际履行的；
（五）严重不负责任，造成合同条款错漏，给公司造成损失的；
（六）严重不负责任，未及时履行合同或妥善解决出现的问题，引发合同纠纷的；
（七）未及时、如实提供合同信息，影响公司经营管理的；
（八）泄露合同秘密，给公司造成损失的。
第七章 附 则
第六十六条 本办法由公司综合部负责解释。
第六十七条 本办法下发之日起执行，此前有关合同管理的其他规定与本办法不一致的，适用本办法。