集团招评标及合同谈判流程.doc

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招评标及合同谈判流程（2011.07版）
责任单位：审计监察中心
责任人：审计监察总监
制度等级：集团级
类 别：审计监察
拟 订：
审 核
审 批：
生效日期：
一、目 的：保证招评标及合同谈判质量、控制风险、降低造价，选择到诚信好、质优价廉的承包商。
二、适用范围：
1、工程施工项目：50万元以上（含50万元）建安工程以及3万元以上（含3万元）所有设备材料采购合同项目；
2、生产运营项目：年消耗量在60万元（含60万元）以上的大宗原材料物资或价值在3万元（含3万元）以上设备的采购。
三、关键控制点：
1、全面、广泛（不同行业、不同地域）搜寻合格的潜在投标人；
2、业绩诚信调查和评标非常重要，确保质优、价优者中标；
3、合同谈判做到知己知彼,绝不盲目、轻率行事。
四、招评标、合同签订流程
分/子公司
计划部门
分/子公司
负责人
招标部 负责人
审计监察
中心
董事长或其
授权人

01 编制并报批、传达招标计划至各个业务部门
招标计划

招标文件会签单
推荐单位及资质业绩调查表

02 组织编写招标文件、推荐投标人
11 组织对预中标单位进行考察

03
审核招标文件、组织开发及调查投标人

06 组织招标及发售招标文件

评标方案审批表

07 编写评标方案

评标结果汇总表

09 组织评标

合同谈判记录表

12
组织合同谈判

资料移交明细表
14 组织资料移交

04 审核招标文件、补充投标人

15 流程运行检查
中标单位审批表

05 审批招标文件及发标投标人
08 审批评标方案
10 审批评标结果
13 定 标

五、招评标、合同谈判流程说明：
序号
部门/岗位
业务活动
详细描述
1
分/子公司计划部门
编制并报批、传达招标计划（与业主合同签订时间同步）
1、根据与业主签订的收入合同进行分标并编制招标计划，确定标段、工期或交货期、招标文件编制时间、招评标时间、合同谈判及签订时间； 2、招标计划依次由相关部门负责人及项目经理审核，总经理或授权人审批（附件1）；3、将审批计划及时传达至流程涉及相关部门；4、编制近三年已完同类工程或设备材料合同最高/最低价格清单、当地主材即时价格清单。
2
分/子公司负责人
组织编写招标文件、收集投标人信息并推荐投标人（接到计划3天内）
1、组织技术部门编写招标文件技术部分； 2、组织商务部门编写招标文件商务部分，合并技术部分，形成招标文件；3、组织编制建安工程工程量清单及设备物资采购清单；4、组织招标文件会审，准备招标图纸，填写招标文件会签单（附件2）；5、搜集投标人信息，并推荐符合项目要求的投标人，填写招标推荐单位及资质业绩调查表（附件3）在发标前2天一并提交招标部。
3
招标部负责人
审核招标文件、组织开发及调查投标人（接到招标文件2天内
1、组织计划部门、技术部门/工程部、商务部门/审计部有关人员进行招标文件评审（含投标资格和入围条件的审定），审核技术要求、设备材料质地品牌规定、招标时间是否合理，审核推荐投标人资质及业绩；2、组织开发新的投标人，并对其资质、业绩进行调查；
4
审计监察中心
审核招标文件、补充投标人（2小时内）
1、法务人员审查招标文件内容有无法律漏洞，审核违约责任、索赔、争议解决方式等条款；2、工程审计人员审核招标文件中有关工程变更条款是否合理、招标范围界定及技术参数是否清楚，审核是否刻意指定品牌或人为设限影响报价；3、补充符合条件的投标人，并对其资质、业绩负责。
5
董事长或其授权人
审批招标文件及发标投标人
批准招标文件及发标投标人。
6
招标部负责人
组织招标(按招标文件规定)
1、组织向审批的投标人发售招标文件；2、组织现场勘查及招标答疑；3、接收投标文件；4、通知财务收取标书款或投标保证金。
7
招标部负责人
组织编写评标方案
1、收标后1个工作日内确定评标时间、地点，根据项目抽选商务评标专家并收集技术评标专家名单一并报批（附件4）。
8
董事长或其授权人
审批评标方案
审批评标方案（重点审批评标人员）。
9
招标部负责人
组织评标（1天内，超过时间报批）
1、组织开标（不对投标人公开）和评标，将技术和商务投标文件分开评定； 2、1天内商务评标组和技术评标组分别出具评标报告；3、收集商务、技术评标过程中的问题进行澄清和优惠报价，根据技术和商务评标报告、结合优惠报价编写《评标结果汇总表》（附件5）；4、组织对已完同类工程和同类设备材料采购合同成交价的对标；5、确定投标单位中标顺序。
10
董事长或其授权人
审批评标结果
确定预中标单位
11
分/子公司负责人
组织对预中标单位进行考察
根据董事长或其授权人指示，组织包含工程审计在内的人员对预中标单位进行现场考察及调查，主要考核业绩的真实性、履约能力、诚实守信的情况。
12
招标部负责人
组织合同谈判
1、通知预中标单位，组织相关部门、审计、财务人员进行合同洽谈，合同洽谈遵循先谈技术（技术部门、工程部参加），后谈商务（商务部门、审计、财务参加）的原则；2、谈判结果形成记录，谈判双方签字确认（电话谈判以传真方式确认）（附件6）。
13
董事长或其授权人
定 标
根据谈判结果确定中标单位，并审批中标单位审批表（附件7）。
14
招标部负责人
组织资料移交
确定中标单位后2个工作日内整理招评标资料（见附件8）及时移交合同履行部门，以便履行部门组织合同签订。
15
审计监察中心
流程运行检查
1、对招评标及合同谈判流程的有效性、及时性、客观性进行检查评价；2、收集流程运转效果及效率信息，分析出现问题的原因及对流程进行优化改进。

集团合同编写及审核会签流程
说明：1、特殊情况不需招标的项目（含增补设备材料采购）或者计划外的招标项目须报董事长或授权人批准；
2、商务部门负责建安工程、设备物资采购类招标文件及合同的编制、流程会签；
3、商务部门负责建安工程合同的签订履行以及30万元以下建安工程或零星项目询价与合同签订、负责设备物资采购合同的签订履行以及3万元以下设备材料采购、生产运营项目招标范围以外的采购与合同签订。合同签订后部分条款变更引起的增加费用在此招标金额范围内的须走招标流程签订补充协议，增加费用不在此招标范围内或其他条款的变更由商务部门按原有程序组织签订补充协议。
4、投标人的谈判与澄清优惠报价必须规定同一时间传真到董事长或其授权人的专用传真机上，由其秘书统一收取、登记并移交招标部招标员，否则无效。
六、纪律要求
1、推荐人若推荐亲属或有利益关系的投标人，应经单位负责人批准，且回避评、定标及合同谈判。
2、招评标工作人员不得单独私下接触投标人，泄露招评标信息。
3、评标技术组、商务组分别独立评标，不得相互打听评标信息，与评标工作无关的人员不得进入评标室。技术、商务评标报告必须分别由参与评标的所有人员签字，否则不予接收。
4、评标人员不得携带通讯工具进入评标室，在评标期间不得擅自离开，不得将任何资料带离评标室，定标前不得向各自部门汇报评标情况。
5、评标专家不得在公共场所谈论评标内容，不得打听其他评标组的保密范围内的工作情况。
七、检查与考核：不定期对招评标工作检查，并按照集团绩效管理、奖惩管理制度执行。
八、培训改进：
1、审计监察中心负责本流程培训（各项目相关人员由各单位对口部门组织培训）。
2、培训对象：本流程参与者、检查者，各分/子公司合同、技术、财务人员。
3、培训内容：关键控制点、业务活动、注意事项、表单流转要求。
4、生效日期之前完成培训并形成记录。
5、本流程最终解释权为集团审计监察中心。

九、记录表单：
序号
业务活动
表单名称
归档部门
保存期限
1
编制并报批、传达招标计划
1、招标计划（计划内、计划外）
招标部/档案室
2年
2
组织编写招标文件、招标前业绩调查
2、招标文件会签单 3、招标推荐单位及资质业绩 调查表
合同履行部门/档案室
5年
3
组织评标及澄清
4、评标方案审批表 5、评标结果汇总表
合同履行部门/档案室
5年
4
合同谈判
6、合同谈判记录表
7、中标单位审批表
合同履行部门/档案室
5年
5
资料移交
8、资料移交明细表
合同履行部门/档案室
5年

十、修订记录：
序号
版本
修订人
修订日期
修订内容
批准人
1
2011.07版
审计监察中心
2011-07-28
新发布
刘佳

十一、附件：
附件1 招标计划（计划内、计划外）
附件2 招标文件会签单
附件3 招标推荐单位及资质业绩调查表
附件4 评标方案审批表
附件5 评标结果汇总表
附件6 合同谈判记录表
附件7 中标单位审批表
附件8 资料移交明细表

项目招标计划

项目名称： 编制时间
序号
标段
招标文件编制完成时间
招评标 时间
合同谈判及签订时间
开工时间
竣工/交货 时间
1

计划主管： 计划部门负责人： 招标部负责人：
技术部门/工程部会审：
计划合同部会审：
项目负责人/经理会审：

总经理或授权人会审：
日期：

说明：1、招标文件编制时间控制在1～4天以内；
2、招评标时间控制在5～20天以内（含招标文件发售、投标单位编制标书、评标、澄清与优惠报价），具体时间注意与相关部门衔接好；
3、合同谈判及签订时间控制在一周以内。
4、建安工程标段说明开工、竣工时间，设备物资采购标段说明提资、交货时间。

计划外招标项目申报审批表

项目名称： 编制时间： 年 月 日
序号
项目名称
开工时间
竣工/交货 时间

…

提出部门（计划招标项目情况说明）：

主管领导会审:

技术部门（提供技术文件时间）会审:

计划部门会审:

总经理或授权人审批：

日期：

附件2 招标文件会签单

建安工程招标文件会签单

编制单位： 时间： 年 月 日
招标项目名称

项目招标情况说明（含项目概况、时间要求）

经办人： 负责人： 日期：
工程部
审核人： 负责人： 日期：
计划部

审核人： 负责人： 日期：
技术部
审核人： 负责人： 日期：
审计监察中心
法务人员：

工程审计人员： 日期：
招标部

审核人： 负责人： 日期：
董事长或其授权人

日期：

招标文件会签单

编制单位： 时间： 年 月 日
招标项目名称

项目招标情况说明（含项目概况、时间要求）

技术部门
审核人： 负责人： 日期：
计划部门

审核人： 负责人： 日期：
审计监察中心
法务人员：

工程审计人员： 日期：
招标部

审核人： 负责人： 日期：
董事长或其授权人

日期：

附件3 招标推荐单位及资质业绩调查表

招标推荐单位及资质业绩调查表 招标项目名称： 时间： 年 月
序号
推荐投标单位名称
联系人
联系电话、邮箱、单位传真
资质、业绩调查情况说明
推荐人

招标部资质业绩审核人：
日期：

说明：商务部门推荐单位一般不少于3家，其他审核会签人均可以推荐合格投标人

附件4 评标方案审批表

评标方案审批表

招标项目名称： 时间： 年 月 日
评标情况说明
该项目标书于 （时间） 收齐，共邀请 家投标，最终有 家递交标书,计划 （时间）评标 ……。
评标时间

评标地点

技术评标人员
组长：
组员：
商务评标人员
组长：
组员：
招标部

董事长或其授权人审批

说明：评标组长负责统筹相应评标小组各成员意见，编写评标报告，在规定时间内提交招标部。

附件5 评标结果汇总表

评标结果汇总表
招标项目名称： 评标时间： 年 月 日
序号
投标单位名称
投标报价 （单位：万元）
澄清优惠报价 （单位：万元）
备注
1

2

3

4

5

…

技术评标意见：
商务评标意见：
综合意见：

董事长或授权人审批：

附件6 合同谈判记录表
合同谈判记录表

招标合同项目名称：
谈判时间

谈判地点

对方谈判人员

我司谈判人员

谈判内容:

对方谈判人员签字：
我司谈判人员签字：

附件7：中标单位审批表

中标单位审批表

招标项目名称：
谈判情况说明

起草人： 审核人：

拟定中标意见

董事长或其授权人审批

招 标 部
二〇一一年 月 日

附件8 资料移交明细表
资料移交明细表
移交时间： 年 月 日
招标项目名称

中标单位名称

合同金额

移交资料明细
序号
资料名称
数量 （单位：份）
备注
1
招标文件

2
中标单位审批表

3
中标单位合同谈判记录表

4
中标单位投标文件（含技术与商务、报价）

5
与中标单位往来澄清函

6
技术评审表

7
技术协议两份

8

9

10

资料移交人签字：
资料接收人签字：

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