20101208采购控制程序.doc

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厦门威利灯饰照明有限公司

采购控制程序

文件编号： WL-PD-09
编制日期：2010年12月07日
版 本：8.0版
控制方式：
副本编号：

批 准
审 核
制订部门

采购课

1.目的：
为确保采购管控作业有序，交期正常，品质能持续符合要求特制定本程序。
2.范围：
适用于本公司对制造原物料的采购，以及委外加工作业。
3.职责：
3.1 采购课负责供应商（包括委外加工厂商）的开发、供货情况的日常跟踪，主导供应商的评估工作，安排原物料采购的相关事宜。
3.2品管课负责采购物资的检验和检验结果的记录，并协助采购进行供应商的品质评定。
3.3开发课负责合格供应商目录及供应商自我声明审核、ROHS测试一览表更新。
3.4 稽核课负责供应商评估及文件的审查。
4.工作程序：
4.1供应商的选择、评价及管理
4.1.1通过对供应商的评价结果进行供应商选择，以确保采购物资的质量和交期，同时避免了采购工作盲目性和随意性。对已建立供货渠道的供应商，在选择过程中应符合以下五个原则，即质量要保证、价格要合理、交货要及时、服务要周到、就近不就远。
4.1.2 供应商评价的范围:生产用原物料的供应商。
4.1.3对新增的供应商要具备上述原则外，需满足下列条件：
a．具备国家工商行政管理部门核发的有效营业执照；
b．具备相应生产、加工、经营能力；
c．具备良好的质量信誉和资信状态，知名或客户指定的供应商；
d．样品经过确认合格的供应商；
e．结论合格的供应商调查表；
4.1.4 根据客人的要求,把相关资料要求（如:IOS-PRG-0027,IOS-MAT-0010,IOS-MAT-0066,IWAY执行标准等）用邮件或传真的方式传达给供应商。另外，还需满足以下条件:
a. 签署IWAY协议;
b. 签署IOS-MAT-0066或IOS-MAT-0010的自我声明;
c. 签署IOS--PRG--0027的自我声明;
d. 相关产品的ROHS符合性测试报告(客户认可的测试机构);
e. 表面处理所用化学品，胶水，塑胶件等的MSDS(符合IOS-MAT-0066要求,且要有供应商的签名盖章的原件)。
4.1.5供应商的选择方法:
a.对刚要建立进货渠道的供应商，要根据供应商选择原则进行摸底，调查供应商的生产能力，制定《供应商调查表》。主要是对供应商的规模、组织结构、人员配备、技术能力和服务情况、产品检验、产品质量等方面进行调查，结论“合格”方可成为合格的供应商。
b.还要进行样品确认和批量试产。
4.1.6采购员将合格的供应商上报登录于《合格供应商目录》，经稽查审查相关文件已齐全后提交经理以上批准生效。后续的采购作业应优先考虑考核合格的供应商，若需选择其他供应商进行合作时，应重新进行考核。
4.1.7对列入《合格供应商目录》的供应商，采购员将资料交财务部门建立合格供应商的档案，并对其进行管理和分析，为以后择优采购积累资料。
4.1.8合格供应商档案包括：营业执照、税务登记证、联系人、联系电话、传真。
4.1.9若进货检验或使用时发现不合格情形，按《不合格品控制程序》进行处理，与此同时，品管应填写《不合格品通知单》，要求采购通知供应商限期提高产品质量。
4.1.10依据交货品质50分（其中来料品质占35分,生产品质15分）、交期达成35分、配合度15分(安全库存10分,服务质量5分）等有关信息，每月对供应商进行考核。
4.1.10．1配合度评分：服务由采购根据实际情况主观评分（含单价）,安全库存得分为完成项数/安全库存总项数*10分。
4.1.10．2 品质评分：分为两块，来料品质得分为:合格批数/总批数*35,生产品质得分为：生产品质总分为15分，厂商来料在生产时的不良率每出现一次≥1.5%时，扣1分，最多扣15分。此数据由生产部门每天统计。
4.1.10．3 交期评分：每周计划完成次数/当周进货总次数*35，结合生产、出货的状况给予评定。
4.1.11未订立安全库存的供应商，其得分为：品质、交期得分之和*95/85+服务得分。
4.1.12.评定级别：优等（A）：90分以上（含90分）、良好（B）：80－90分（含80分）、合格（C）：70－80分（含70分）、不合格（D）：70分以下。
优等：可加量采购；良好：可持续采购；合格：1. 减量采购（考虑开发新的供应商）；2. 采购部发出整改通知单给供应商，厂商需切实落实整改措施。不合格：应淘汰，由采购填写《供方淘汰表》经经理以上核准取消供应商资格。此外，信誉不良、被政府撤销核准登录或事后发现为不合法之厂商，一旦发现取消合格供应商资格。
4.1.13 1、新开发供应商时作第一次供应商评估，2、原则上所有供应商满一年后作第二次评估，以年为单位，基于目前状况，选择部分就近的关键供应商每满一年都须重新到实地评估，3、评估的内容必须包含品质（包含ROHS/PRG-0027要求）、产能等。
4.1.14 采购过程中，如果下游供应商需要更改工艺或原材料，必须要有书面的申请，经我司同意后才可做变更，同时也要签订新的自我声明、测试报告、MSDS.
4.2下单申请：
4.2.1物控课依据业务提供经会签的客户订单，结合材料库存数据，作出原物料的需求计划，下单员根据物控课的物料需求计划参考采购员的意见下下[采购订单]，经部门主管审核及经理以上核准后传给供应商。
4.2.2样品试制所需的材料若无库存或为新增物料时，开发课应填写《请购单》经经理以上批准后交采购组执行。
4.2.3配件需委托外单位加工时，由采购课下单员根据订单要求直接开具《委外订单》，经部门主管审核经理以上批准后给外协供应商代为加工。
4.2.5各部门出现设备、工用具的采购需求时，应填写《请购单》经经理以上批准后交采购或总务采购。
4.3采购执行
接收到采购需求后，下单员从《合格供应商目录》中寻找合适的供应商，参照供应商的产能生产采购或委外订单。订单上需体现质量要求、单价、交货期、规格、数量、包装及交货方式。经公司确认后，订单由采购员盖公司章以传真或邮件方式传递给相应的供应商，并要求供应商在两天内签字确认回传。
4.4跟催交货
为确保供应商如期交货，在交货日期前，采购人员应以电话、传真或邮件跟催或亲自前往供应商处跟催，以确保材料适时、适质、适量的供应。采购订单经对方签收后，并依照物料的加工工艺和供应商的级别，定时向供应商跟催物料进度，确保物料能及时入库。
4.5采购物料的验证
4.5.1采购员应在采购合同或协议中写明物资的验收标准或验收质量要求（或以其他渠道将品质要求传达给供应商）。
4.5.2到货的物资由品管课进行验收，合格的接收；不合格按《不合格品控制程序》的要求进行处理。
5.表单
5.1采购订单 WL-CG-01
5.2供应商评估表 WL-CG-10
5.3供方淘汰申请表 WL-CG-03
5.4合格供应商目录 WL-CG-04
5.5委外加工单 WL-CG-06
5.6委外验收单 WL-CG-07
5.7委外退货单 WL-CG-08
5.8物料需求计划 WL-SG-01
5.9供应商调查表 WL-SG-02
5.10供应商二次调查表 WL-CG-11
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