文件管理制度(道路运输企业).doc

文件管理制度

1.目的
为规范公司文件的类别、编号规定、编写、评审、审批、发放、修订、作废管理，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性，确保公司及所属分子公司、处室获得适用的有效版本，防止作废文件和资料的非预期使用，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内部文件以及外部文件（包括临时文件）的管理。
3.引用文件
《企业安全生产标准化基本规范》（AQ/T 9006-2010）
《道路旅客运输企业安全生产达标考评指标》
公司《公文管理办法》
4.术语和定义
4.1文件 document
信息及其承载媒体。
示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
注1：媒体可以是纸张、磁盘、计算机软盘或光盘、照片或标准样品、或它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”。
注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。
4.2相关方 interested party
与企业的安全绩效相关联或受其影响的团体或个人。
5.职责
5.1办公室
a)负责确定内、外部文件的管理要求。
b)负责标准化审查、编号及登记、发放文件。
c）负责安全生产有关的外来及临时文件的管理和控制。
5.2 其它各职能部门
a)负责编制及审核主管工作所需的文件。
b)参与会审相关文件。
5.3安全分管领导
a)负责审定（或批准）分管部门编制的文件。
b)参与会审相关文件。
c)参与审核安全管理手册。
d)负责批准公司安全操作规程。
5.4总经理
a)负责批准公司公文、安全管理手册及公司管理制度/办法、应急预案。
6.管理要求
6.1文件分类
a）安全方针和目标：规定公司安全管理体系的宗旨、方向以及安全管理体系应达到的目的。
b）安全管理手册：向公司内外部提供关于安全管理工作整体概括描述的纲领性文件，集中表述了公司安全管理体系过程和要素的顺序及其相互关系，展示了公司安全管理能力和对相关方的要求。
c）管理制度/办法（与安全相关）等：对安全管理手册的细化，规定如何一致地完成主要安全管理工作，确保标准化管理的文件。
d）安全管理职责：对公司各职能部门、各分子公司、各岗位的安全职责的规定，集中表达了公司岗位“安全生产责任制”，是落实“一岗双责”的具体表述。
e）应急预案：规定公司应对各种紧急情况的应急方法的文件。
f）安全操作规程：规定如何一致地完成各项现场作业活动，确保标准化作业的文件。
g）外部文件：与安全生产有关的国家、各级政府、上级部门、行业主管部门的法律法规、标准、指南。
h）临时文件：与安全生产有关的国家、各级政府、上级部门、行业主管部门、集团内部阶段性工作与要求的文件。
i）记录表格：规定填写内容的格式文件，一般随文件同时发布。
6.2文件编制总要求
6.2.1各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。
6.2.2各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。
6.2.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。
6.2.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。
6.2.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。
6.2.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。
6.3文件编号规则
序号
文件类别
代码
备注
1.
安全管理手册
公司简称/AQSC-年代号

2.
管理程序
公司简称/AQCX 序号-年代号

3.
应急预案
公司简称/GSYA 序号-年代号

4.
安全操作规程
公司简称/GSGC 序号-年代号

5.
安全工作职责
公司简称/AQZZ 序号-年代号

6.
记录表格
公司简称/相关文件代码 JL序号版本号（如：A、B、C……）

例：重庆市汽车运输集团垫江运输有限责任公司（简称YYDJ）的文件编号：
Ø 安全管理手册：DJ/AQSC-2013；
Ø 文件管理制度：DJ/GSZD 01-2013；
Ø 突发事件综合应急预案：DJ/GSYA 01-2013；
Ø 汽车驾驶员安全操作规程：DJ/GSGC 01-2013；
Ø 安全工作例会制度中的安全会议记录：DJ/GSZD03 JL01A。
6.4文件编制、评审、审批、发布
6.4.1文件编制
6.4.1.1各部门根据管理需要按照本文件6.2条的要求编制相关文件。
a）公司安全管理手册、应急预案由安全保卫处负责组织编制；
b）管理制度/办法、安全操作规程由各相关主责部门负责组织编制。
6.4.2文件评审
6.4.2.1各部门将文件初稿提交评审。
a）公司安全管理手册由安全保卫处组织公司领导、相关职能部门领导评审；
b）管理制度/办法、应急预案、安全操作规程由编制部门分管领导审核通过后，组织相关部门评审；
6.4.2.2评审可采用以下两种方式：
a）书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅要求（包括审阅重点、完成时间等），并将待评审文件（电子版、纸质版均可）及“文件评审记录”提交相关评审人员。评审人员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。
b）跨部门会议评审：由分管领导主持，编制部门组织并负责汇报。形成“会议评审记录”。
6.4.2.3编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。
6.4.3文件格式审查
6.4.3.1编制部门应根据6.1条的要求进行格式自查。
6.4.3.2办公室对文件的格式进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。
6.4.4文件审批
6.4.4.1编制部门将经过评审通过后的文件按照《公文管理办法》履行审批手续。
6.4.5文件编号
6.4.5.1办公室按照6.3条的规定，对格式符合要求的文件给予唯一受控编号，并在“有效文件清单”中登记。
6.4.5.2外部文件的编号遵照原文件编号。
6.4.6文件发布发放
6.4.6.1公司文件由办公室以公司通知类公文形式发布。编制部门通过OA系统或纸质文件发放到各相关领导及部门。文件及评审记录交办公室归档。发放时填写“文件管理一览表”。
6.4.6.2公司各职能部门收到安全生产相关外部文件（含临时文件）应统一交办公室填写收文处理单后分发到相关职能部门、分子公司。
a）安全生产法律法规、标准的搜集、获取按《法律法规和其他要求管理制度》执行。
6.4.7公文的编制、评审、审批、发布发放执行《公文管理办法》。
6.5在用文件评审及更改、作废
6.5.1各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，交文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。
6.5.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品结构调整、生产作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。
6.5.3经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门更改，应由原编制部门提交相关背景资料。更改完成后，应填写“在用文件评审/更改/作废记录”，并按照6.4条履行相关手续。
6.5.4经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/作废记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。
6.5.5因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废仅供参考”，以防混淆，该类文件应单独存放。
6.5.6不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管理一览表”。
6.6有效性控制
6.6.1办公室建立 “有效文件清单”并公布。
6.6.2文件更改或作废后，应及时更新“有效文件清单”
6.6.3对载体不是纸张的安全管理文件，其控制应参照本制度执行。多媒体文件要及时备份，防止泄密。
7.相关文件
7.1《记录管理制度》
7.2《法律法规和其他要求管理制度》
8.相关记录
8.1文件评审记录（DJ/GSZD 01JL01）
8.2文件管理一览表（DJ/GSZD 01JL02）
8.3在用文件评审/更改/作废记录（DJ/GSZD 01JL03）
8.4有效文件清单（DJ/GSZD 01JL04）苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月

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