XX公司管理制度(行政管理制度).doc

目 录
办公用品管理制度…………………………………………………………………………
打字、复印、邮件管理制度……………………………………………………………
电脑、打印机的使用管理制度………………………………………………………
电话及通讯费用管理制度……………………………………………………………
办公环境管理制度……………………………………………………………………
公文管理规定…………………………………………………………
会议管理制度…………………………………………………………………………
印鉴及用印管理制度…………………………………………………………………
档案管理制度…………………………………………………………………………
保密管理制度…………………………………………………………………………
外事接待管理规定及标准…………………………………………………………
车辆使用管理制度……………………………………………………………………
员工餐厅管理制度……………………………………………………………………
宿舍管理制度…………………………………………………………………………
资金计划及用款、报销管理制度……………………………………………………
办公用品管理制度
一、办公用品的分类
1. 文具类：分为消耗品、管制消耗品及管制品三类。
(1) 消耗品— 包括铅笔、圆珠笔、曲别针、大头针、胶水、笔记本、索引纸、
档案袋、橡皮、报事贴、修正液、订书钉、拉杆夹、纸张等；
(2) 管制消耗品— 包括订书机、打孔器、打孔夹、多页文件夹、强力夹、支
票夹、书立、笔筒、直尺、剪刀、白板笔、钢笔等；
(3) 管制品— 包括计算器、公文包等。
2. 其它
二、办公用品采购及保管
1. 办公用品原则上由办公室统一购买。统一采购时应参考现有库存量，从
而减少资金的积压和浪费。
2. 若各部门有特殊需求，也可由办公室委托各部门自行采购，但采购之前
须填写[物品请购单]，经部门经理签字，办公室主任签字后，总经理批准后方可
购买。所有物品采购之后，采购人均须至办公室填写[入库单]，办理物品入库手
续，办理之后方可领用。报销时须将一联入库单取附于报销凭据之后，财务方能
予以报销。
3. 未经同意擅自采购的，公司一律不予报销，所有费用由采购人自行承担。
4. 办公室设专人对物品进行保管。保管人员需对所有已采购物品进行分类、
列册、登记入账，详细列明采购时间、名称、数量、金额、库存、领用量等，并
于每月底以表格形式汇总上月保管物品的领用库存情况，上报至办公室主任。
5. 物品保管必须注意采购、领用及库存的平衡关系。物品领用时须由领用
人签字，方可发放。领用手续须与保管制度挂钩，如有遗漏或差误将追究保管人
员责任并依《员工违纪处罚管理制度》处罚。
6. 对于所有办公物品的保管台账及库存情况，办公室将三个月进行一次盘
点，涉及到的人员需予以配合。
7. 办公物品的使用应本着节约、实用、以旧换新的原则。个人领用的管制
消耗品及管制品须限制使用，如需二次领用，须以旧换新。办理工作交接时，管
制品及管制消耗品须列册移交，如发现有故障、损坏或丢失，须由个人赔偿。
三、办公用品的申请及领用程序
1. 各部门须于每月的25日前申报下月办公用品计划，经部门经理批准后，
交至办公室，由办公室统一购买，于下月5日前到办公室按据报计划将办公用品
一次性领出。并在[办公用品领用单]上如数登记。
2. 各部门物品领用须责成专人至办公室保管人员处领取且该员须建立二级
保管及领用账，将再次领用情况登记清楚。
3. 若有新进员工或办公用品临时需求，由本部门经理签字及办公室主任审
核后，方可领用，并在[办公用品领用单]上如数登记。但各部门应尽量减少计划
外领用情况的发生。

打字、复印、邮件管理制度

一、公司所购置电脑、传真机等专用办公设备，为公司内部各部门办公所用，
由公司办公室指定专人负责操作管理。
二、办公室负责总经理及办公室文件的打字及部门复印、接收及送发传真、
传送邮件等服务性工作。
三、公司各部门需打字，复印或发传真时，应首先领取并填写[打字、复印、
传真申请单]并征得本部门负责人同意并签字后，方可申请办理。
四、将申请单送交办公室，经办公室主任审核签字后，方可打字、复印、发
传真，并加盖具体操作实施人员名章。对接收的传真，由办公室文秘负责填写[传
真收文登记簿]，（办公室在接收传真后，应准确记载接收时间，尤其是涉及外地
市场的报表资料等）应在收到传真半小时内及时通知、送达收件人并签收，月底
汇总后统一存档。对拖迟公文送达者，应根据造成损失大小给予不同程度的处理。
五、各部门所需邮寄文件或特快传递资料，需首先征得本部门负责人同意并
签字后，将邮寄件送办公室统一办理。
六、公司办公室电脑、传真机等设备，除指定专人操作外，其它任何人未征
得办公室主任同意，无权擅自动用，一经发现依《员工违纪处罚管理制度》严肃
处理。
七、办公设备用于内部文件打字、传真等，任何人不得将外单位文件或资料
带入公司打印、传真，更不能挪作它用。邮件如出现地址、内容与公司业务无关，
除对当事人进行罚款外，还要在公司进行通报批评，给予行政处分。
八、办公室文秘月底将所有申请单统一汇总存档。电脑、打印机的使用管理制度

一、各部门电脑将责成专人操作及保管，其它任何人无权擅自动用，如有违
反，一经发现依《员工违纪处罚管理制度》严肃处理。
二、电脑责任人有义务负责监督他人对电脑的使用，且有权拒绝与本企业业
务无关资料的打印。
三、电脑责任人要爱护电脑设备，定期清理、整理硬盘，及时杀毒，且该员
有权拒绝来历不明的磁盘在电脑中使用，若因使用其他磁盘使电脑染上病毒，损
坏了电脑或文件，则监督人及使用人都将视情况予以处罚。
四、为避免文件染上病毒被损坏，须将电脑中的重要资料及机密文件用磁盘
备份二份。将一份交至办公室保存，另一份由部门经理负责保管。若将备份磁盘
丢失一经发现将予以严肃处理。
五、备份资料每月进行一次，在每月最后一日下班前交至办公室。
六、员工辞职或离职，不得将公司电脑中的资料、机密文件或自己起草已存
入电脑中的材料、文件带出公司，如发现将予以重罚。
七、未经允许不得使用公司电脑上网，若有违反，除相关费用自理以外，公
司将依《员工违纪处罚管理制度》给予行政处罚。

电话及通讯费用管理规定
为使电话发挥最大效力并节省话费，特制定本规定。
一、办公电话管理规定
1. 电话的安装、使用及维护由办公室统一管理，各部门经理负责监督和控
制使用；
2. 为提高工作效率，打业务电话应本着“有话则长，无话则免”的原则，
尽量避免长时间占用电话。
3. 办公电话系专为正常办公业务所使用，任何人未经允许不得打私人电话，
若有特殊情况，须征得部门经理的同意后方可使用。
4. 长途电话限部门经理以上人员使用，每次拨打须填写［长途电话拨打登记］，
其他人员因业务工作需要拨打长途电话的，须经部门经理签字同意，并填写［长
途电话拨打登记］。［长途电话拨打登记］必须与当月长途话费清单相符。
5. 严禁违反规定私自拨打长途电话，或用公司电话拨打“168”、“990”等
声讯或服务收费电话。
6. 在通电话时应遵守《员工守则》的规定，使用文明用语，吐字清晰，声
音不可过高以免影响他人。
7. 对于违反以上规定者，除按所发生电话费金额10倍罚款以外，还将依照
《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。
8. 公司所有客服咨询电话严禁拨出，一经发现第一次对电话使用者处以500
元罚款，第二次作除名处理。
二、通讯补贴的规定
为方便工作需要经常外出的员工，公司为使用移动电话的员工设立了通讯补
贴。通讯补贴的具体规定如下：
1. 通讯补贴发放的原则为“不分职务高低，按工作需要给予”。
2. 所有需享受通讯补贴的员工均需事先向部门经理申请，由部门经理汇总
上报总经理批准，部门经理及以上人员的发放标准由办公室直接上报总经理批
准。所批复的标准须留于办公室及财务部备案。
3. 通讯补贴与每月工资一并发放。
4. 若员工工作有异动，则发放标准须重新申报。
5. 新进入的员工若在当月15日前报到，当月享受相当于月标准50％的通讯
补贴；15日以后报到者，则当月不享受此补贴。特殊情况依总经理指示办理。
6. 已发放通讯补贴的员工，手机或其它通讯工具须随时保持开机，以备上
级主管有急速时随时可以找到。若因不开机等个人原因一个月内3次以上使公司
无法与之联络上，而耽误了业务，公司除取消其所享受的通讯补贴外，还将依《员
工违纪处罚管理制度》予以处罚。
办公环境管理制度
一、办公环境管理
1. 办公环境的好坏直接代表着一个企业的形象。当我们身处在一个整洁、
清新的环境中，不但心情舒畅，同时也会大大提高工作效率，所以请大家爱
护环境，自觉地保持好自身周围的环境卫生。
2. 各部门每天早晨上班前（9：00）须将办公室及所辖区域的地面、桌面等
清理干净，物品摆放整齐。下班后将自己的物品收拾干净，桌上只可摆电话、文
件盒（框）、笔筒、花盆，且须摆放整齐，将自己的座位推至桌子下面，并且再
次清理办公所辖区域。
3. 每周最后一个工作日下班后，员工须对部门及所辖区域进行彻底清扫，
待办公室检查合格后方可下班。
4. 各部门应排出值日表，负责本部门内及部门卫生分担区的清洁（附各部
门卫生分担区域表）。
5. 办公区域内除洽谈室、董事长室、总经理室及财务总监室以外，其它区
域均不允许吸烟，有吸烟的员工不得占用上述房间，可至公司大门外吸烟，且时
间不宜过长。
6. 员工应爱护办公设施及设备，不允许有故意破坏的行为发生。
7. 除特殊部门以外公司一律实行开门办公制度，无特殊原因不得将办公室
门关闭。
8. 办公室将定期或不定期地对各部门卫生清扫情况进行检查，对不符合卫
生清洁标准的相关部门负责人将依照《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。
二、卫生清洁标准
1. 要保持桌面的整洁，办公用品有序放置，各类文件夹、资料袋整齐摆放，
不放与办公无关的物品。
2. 地面保持清洁无杂物，无污垢或碎屑，无卫生死角。
3. 各工作场所内的走道，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞
扬。
4. 阳台要保持卫生清洁，不堆放杂物，窗台无灰尘，玻璃每周扫除时清洗
或擦拭，日常保持明亮。
5. 饮水机要每天擦拭，机体上无污点，保持清洁。
6. 经常保养花木，及时浇水、擦叶、修剪黄叶，保持花盆及盆座的清洁。
7. 洗手间应经常清除污秽，保持清洁畅通。
8. 产品展示柜要达到清洁明亮，无灰尘。
9. 沙发、茶几保持整洁、明亮。
附：各部门卫生分担区域表
部 门
卫 生 分 担 区 域
办公室
董事长室、总经理室、会议室、男女洗手间
财务部
库房
营销管理部
客厅
广告企划部
休息室、公司门口至广告企划部走廊
培训客服部
培训室、客厅至女洗手间走廊
注：
1. 培训客服部负责培训室的卫生清扫，但不包括每次用餐后的清理；
2. 各部门卫生分担区的清扫包括对分担区内所有物品的清洁、花木的养护等。

公文管理规定

为使公司公文管理制度化、规范化，提高公文处理的质量和效率，特制定本规定。
一、本规定所称公文管理，指公司各部门或公司与外界来往的文书及公司各部门之间的来往文书，自收（发）至归档全部过程中的办理与控制。公司公文管理的主管部门为办公室。
二、公文种类
1. 函：一般在公司或公司相关业务部门与外界（含附属外埠代理商）业务
联系时行文使用；
2. 便函：一般在公司内部各部门之间业务接洽时使用；
3. 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用；
4. 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用；
5. 表格式公文：公司人事令或以“红头文件”形式制发的公文，可作为固
定格式使用；
6. 常用公文种类：包括请示、批复、命令、指令、决议、决定、指示、通
知、通报、报告、会议纪要等等。
三、收文
1. 本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文，并根据业务性质
分送有关部门处理；
2. 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
四、发文
1. 以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记
签发。
2. 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
五、公文编号
1. 以公司名义发文，一律用：XX公司发［×××年］第××号；
2.以公司董事长名义发文，一律用：XX董字［×××年］第××号；
3. 以公司总经理名义发文，一律用：XX总字［×××年］第××号；4.以公司各部门名义发文，一律用：XX办字［×××年］第××号；
XX财字［×××年］第××号；
XX广字［×××年］第××号；
XX营字［×××年］第××号；
XX培字［×××年］第××号；
六、行文名义、署名及用印
1.以公司名义发文，属政策性或影响公司重大权益的行文，由董事长署名并
加盖公司章；
2.公司名义发文，涉及各项管理规章制度及政府相关部门的行文，由总经理
署名并加盖公司章；
3.部门名义发文，由部门负责人署名并加盖部门章；
4.任何名义的行文，均须在文件的右上角注明签发人。
七、制发程序
1.以公司名义、董事长名义、总经理名义的行文，由承办人拟稿，部门负责
人审核，办公室复核，董事长或总经理签发，办公室负责登记、编号、缮印、封发；
2.办公室有权对文稿进行修改，内容不实、格式不符的文稿可以退回拟稿部
门。
3.上报、下发的文件应注明机密等级、急缓程度和发放范围。
4.本规定的最终解释、修改权归办公室。

会议管理制度
一、会议制度的基本原则
召开会议的目的在于“避免问题积压，推动现实经营向良性发展”，本着简
短、务实，推动问题迅速解决的原则，召开种类会议。
二、会议种类
（一） 年度经营会议：由总经理主持
会议内容：
1. 总结上一年度公司各专业工作的得失；
2. 对各专业存在的问题进行反思并提出改善的对策；
3. 汇报各项经营管理指标完成情况；
4. 确定下一年度公司发展战略；
5. 提出公司下一年度经营计划，并分解到各承担主要工作的部门；
6. 确定下一年度新的经营方针与策略；
7. 提出各专业部门下一年度主要工作方向和重点；
8. 提出下一年度收支计划及各项费用的控制额度；
9. 编制下一年度公司的主要资金支出预算。
召开时间：每年的12月
会议的具体内容由公司总经理办公室发出会议通知，列席人员为各部门经理
（正职）。
（二）月度总经理办公会议：由总经理主持
会议内容：
1. 听取各部门经理上月度各项主要工作完成情况汇报；
2. 听取财务部资金收支状况分析；
3. 听取各部门下月度主要工作计划；
4. 协调解决各部门汇报的非常规问题；
5. 确定公司下月度的工作大纲。
召开时间：每月1日下午16：00—18：00（假日顺延，如有变化以通知为
准）无特殊情况，办公室不另作通知，参加人员为各部门经理及需要参加会议的
其它人员。月度办公会议的安排，布置、明确责任人及完成的周期。
（三）周办公会议：由总经理主持
会议内容：
1. 各部门在部门周总结会议的基础上通报各部门本周工作情况；
2. 各部门提出需协调解决的问题；
3. 各部门得出下周工作重点；
4. 总经理及其它部门经理补充各专业遗漏的工作重点。
召开时间：每周一上午9：30～10：30（如有变化以通知为准）
（四）专题会议：
专题会议的召开以解决应急性问题为主，会议召集人为公司正、副总经理及
各部门经理，参加人员为专题会议所涉及的人员。专题会议的召开时间不定期。
应急性专题会议上经讨论作出的决策必须明确现任承担人及完成周期，促使问题
在限定周期内解决。
（五）部门周总结会议：由各部门经理在本部门办公室召集
会议内容：
1. 总结本部门本周工作；
2. 回答、解决员工提出的本部门需解决的问题；
3. 记录本部门员工提出的须与其它部门协调的事宜。
召开时间：每周五
参加人员为部门经理认为需要参加的主管级人员及其它骨干员工。
（六）部门周工作计划布置会议：
会议内容：
1. 传达公司周会议的主要工作；
2. 布置各项工作的承担人并明确完成周期；
3. 解答责任承担人对新接受的工作任务提出的疑义。
召开时间：每周一下午17：30～18：00
三、会议纪律
1. 年度经营会议：任何人不得请假，不参加者以免职论处；
2. 月度总经理办公会议及周办公会议：无特殊情况不得请假；请假者需委
派代理人参加；会议结束后向总经理办公室提供下月、下周工作计划；
3. 部门周总结会议和工作计划布置会议：部门经理亲自主持或委派代理人
主持（并将会议内容事先告知代理人）；
4. 部门经理召集的会议不请假，无故不参加者由部门经理按《员工违纪处
罚管理制度》予以处罚；
5. 所有参加会议人员参加会议时，就将手机关闭，传呼机拨到震动档，需
外出时须向主持人请假，得到允许后方可外出；
6. 以上规定如有违反将依照《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。

印鉴及用印管理制度
一、印鉴种类
包括公司印章、合同专用章、财务印鉴、公司内部各职能部门印章。
二、用印程序
各部对外协作等业务发生时，需加盖1款印鉴，必须填写[用印申请单]，经
部门经理核准后，方可到印鉴持有部门用印。重要公文加盖印鉴，必须经总经理
核准后方可。
三、各种印鉴说明
1. 公司印章代表着一个企业的整体形象，由公司办公室派专人管理，加盖
使用范围为对外联系、办理经济业务，证明公司所具有的独立性、权威性，对外
的事务性及常规性出具，一般加盖此章需征得总经理审批后方可加盖。
2. 公司合同专用章是证明公司经济业务的发生、进展，签定合同后加盖之
公章。法律上可产生经济效益，是我公司与对方发生债权、债务关系之媒介。
一般由公司办公室派专人保管，加盖呈报总经理审核。
3. 财务印鉴一式两枚，一枚为公司财务专用章，一枚为企业法人授权人专
用名章，需分开保管、共同使用方可生效，是公司经济往来，资金周转及财务表
格使用之媒介。日常须由公司指定的专门财务人员保管财务专用章，总经理保管
法人名章。财务印鉴原则上不允许带出公司，如确有急需事项，须请示总经理特
殊批准后方可带出公司。
4. 公司内部职能部门印章的使用范围为公司内部或各职能部门发生专业文
件时所出具的印章。一般不可对外（不产生法律效力），各部门印章使用由部门
内统一掌握，需派人专门保管，不得对外使用。
5. 印鉴管理为企业正规化管理之一项重要内容，应以公司印章、合同专用
章、财务印鉴为重，使用和保管印鉴必须谨慎、认真、细心，加盖前需经总经理
或指定专人同意。此三种印鉴如因工作急需带出公司，必须报请总经理批准方可。
6. 如在工作中出现印章丢失，或用印不当等，给公司造成经济损失或不良
影响者，除按《员工违纪处罚管理制度》予以处罚外，对一切由本人造成的经济
损失须10倍偿还，并对其本人给予行政处分，必要时追究法律责任。

档案管理制度
一、档案种类
1. A类档案：包括各种合同、协议、公关档案、经销商档案、客户档案等；
2. B类档案：员工档案、其它。
二、档案的保管
1. 凡属A类档案均由办公室派专人保管。
2. 对于各部门所签订的合同、协议。办公室留存原件，各执行部门留一份
复印件备用。
3. 公关档案、经销商档案、客户档案各相关部门须逐日填写，并于每月31
日报至办公室，由办公室保存原件，各部门留一份备份，若有变动时须及时通知
办公室更改。
4. 员工档案由办公室建立并保存。
三、档案的编号
档案的编号方法按年度分类别的编号方法。
如：XX /2006/ RS-01 号序
年度 类别（人事）
四、档案的归档范围
1. 人事管理方面。在职员工的基础档案、干部任免的文件材料以及职工奖
励、处分的文件材料。招募、新进人员的各类资料等。
2. 广告文案方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，问卷调查
及调研工作中形成的各种文件材料等。
3. 营销管理方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、
协议待文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
4. 设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试等
文件材料等。
5. 技术管理方面。有质量管理、技术引进等管理中形成的各种文件材料。
6. 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管等管理中形成的各种文
件材料。
7. 劳动工资方面。工资等级、工资级别、劳动保护等工作中形成的各种文
件材料。
8. 财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
9. 教育培训方面。有部门负责人、职工教育和技术培训的文件、教材等。
10.重要的会议材料，包括会议的通知、报告决议、总结、领导人讲话、会
议简报、会议记录等。
11.各部门要建立健全平时归档制度，对处理完毕或批存的文件材料，交同
办公室集中统一保管。
12.需归档的文件，在归档前要在文件右上角注明密级（密级的确定参照公
司保密管理制度）。
五、档案的借阅。
1. 借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必
须带出查阅的，要经过办公室主任批准。
2. 借阅时间，一般档案最长不超过10天。
3. 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点，
画线和涂改，未经批准不得复印档案。
4. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件的，需经办公室主任批准。
六、档案的保存及销毁。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1. 永久保存：
（1） 公司章程
（2） 组织规程及办事细则
（3） 董事会记录
（4） 财务报表
（5） 政府机关核准文件
（6） 产品设计工艺图
（7） 产品技术资料
（8） 其他经核定须永久保存的文书
2. 10年保存
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
1年保存：结案后无长期保存必要的。
失去保存保存价值的档案经由总经理批准后方可销毁，需要销毁、注销的
档案，必须由两名以上档案管理人员共同进行，防止失密。
保密管理制度
一、公司保密制度的适用种类：
（一）A类保密制度的适用种类
1. 公司重大经营决策方面
(1) 公司的重大经营决策；
(2) 市场营销规划、年度计划；
(3) 销售计划实施议案；
(4) 经营过程中各项回款；
(5) 新市场拓展计划及实施方案；
(6) 促销活动策划；
(7) 公司的经营政策；
(8) 总经理与员工谈及的重大保密问题；
(9) 公司各类统计数据；
2. 财务方面
(1) 财务账目及相关的材料；
(2) 资产、负债及利税情况；
3. 生产方面
(1) 公司产品及预开发的新品种情况（品名、配方等）；
(2) 产品质量问题、生产工艺、技术配方情况、产值、产量、报废等。
4. 广告策划方面
(1) 广告实施计划；
(2) 广告企划的文案创意。
5. 办公室方面
(1) 总经理的住宅电话、行踪、家庭住址、公关活动；
(2) 部门经理的出差行踪；
(3) 公司各类（AAA）绝密级文件内容及实施方案。
6. 人事方面
(1) 公司人事调动方案；
(2) 各类人员薪资标准、收入、效益奖励收入；
(3) 各类人事档案；
(4) 人力培训计划、方案；
(5) 人员招聘计划等。
7. 行销管理方面
(1) 客户档案及反馈资料；
(2) 客户投诉记录及处理结果；
(3) 销售统计数据。
（二）B类保密项目
1. 各部门公共关系的档案（渠道、经济关系、联系人档案及电话等）；
2. 调研问卷（内容及调研结果）；
3. 公司各种奖励提成及分配政策；
4. 部门经理以上人员的住宅电话及其它通信联络方式、家庭住址等；
5. 各专业动作规范；
6. 部门经理以上人员经营及办公会议涉及的保密内容；
7. 公司各类（AA）机密级文件内容及处理方法等。
（三）C类保密项目
1. 各类原辅料供应商的档案；
2. 广告宣传品制作及输出日期、时间等各种通用性文件；
3. 公司各类（A）秘密级内容及实施方案等。
二、对公司员工日常保密事项的要求
1. 各类会议内容如需保密的只限于参会人员，不得外传；
2. 各部门重要保密材料不得随意乱放，必须由专人妥善保管好；
3. 机要室或涉及到重大保密事项的部门（办公室、财务部）未经同意，不
得随意进入，人员离开时须将材料放入柜内或以其它方式锁好；
4. 他人不得寻问与己无关的公司保密事项；
5. 公司员工不得将公司内部各类保密事项向外透露；
6. 员工间不许透露或谈论公司保密事项；
7. 公司外部人员不得进入办公区域（统一安排在会客室）；
8. 公司的重要保密材料不得随意带出公司（若有特殊原因，需经部门经理
批准，方可带出）；
9. 下班后各部门重要保密材料或文件、方案不得放在办公桌上；
10. 各部门电脑由各部门领导派专人操作及管理，其它人不得随意操作电
脑，重要机密文件、平面设计、文案、统计数据等需上密码，屏幕保护需上密码，
若负责人不在时，他人必须经部门经理批准后，方可操作；
11. 领导以身作则，且严格管理做好本部门的保密工作。
三、对于泄密或违反保密管理制度人员的处理方法
直接或间接泄露公司机密的员工，包括人员离开后或有他人的情况下在办公
桌上堆放重要文件、表格及文字材料等，都将予之以下处理：
1. A类绝密如有泄露，坚决予以辞退；
2. B类绝密如有泄露，第一次发现，罚款500元人民币，第二次发现予以
辞退；
3. C类绝密如有泄露，第一次发现，罚款300元人民币，第二次发现予以
辞退；

外事接待管理规定及标准
一、公司的国内外来宾及政府各级管理部门领导的接待工作统称为外事接
待。按接待目的一般分为政务接洽和业务洽谈两大类。除由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待的以外，其余由办公室配合有关部门负责安排接待工作。
二、 外事接待的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、
严守机密。
三、 外地宾客来访，接待人员要准确掌握宾客乘坐交通工具的抵离时间，提
前通知有关部门做好接送准备。
四、 宾客来访时，接待部门应提前根据来访者的目的、兴趣、意愿等选择接
待项目，确定活动内容及接待规格，拟定接待方案，报请总经理批准。
五、 安排宾客用餐，除特殊情况外，原则上陪同人员不超过两名，安排娱乐
活动时，我方陪同人员亦应控制，坚决杜绝高消费，大吃大喝等现象的发生。
六、 对于本公司附属外埠单位人员的来访，按通常规定接待。如对方级别较
高或对公司的业务开展具有重要意义，必须将接待方案报请总经理批准，以确定接待规格。
七、 接待费用开支必须本着最小支出、最大成果的原则，有效使用。同样内
容与对象的接待应尽量避免。每个部门对于接待费都必须作出预算，并在预算范围内开支，特殊情况超出预算部分的，必须包总经理批准。
八、 重要宾客要建立档案，详细记载其嗜好、兴趣与特点等，档案的管理依
照公司《档案管理制度》的有关规定执行。
九、 公司各部门在安排接待工作前，必须事先填写“接待申请及报告表”（附
后），经总经理审批核准后，送交办公室统一安排，并于接待工作结束后，依据公司财务管理的有关规定到财务部结算，如无收据或开支凭证，一切费用由本人承担。
十、 接待按对象、类别、目的及场合，分为以下三档：见下表
接待规格
接待类别
接待对象
用餐标准
（人均）
住宿标准
（天/间）
娱乐标准
（人均）
A档
特别重要和重大的接待
一般为政府主管机关的主要领导或月回款额超过50万（含）元的代理商
150元以上
500—1000元
300—500元
B档
比较重要和重大的接待
一般为政府主管机关的部、室负责人或月回款额超过35万（含）元的代理商
80—150元
200—500元
150—300元
C档
一般的接待
一般为辖区内派出所、街道办事处等有关单位的人员或月回款额在20万元以下的代理商
50—80元
200元以下
150元以下
车辆使用管理制度
一、公司正常用车是指公司内部各职能部门用于采购、经营、销售及与之相
关的工作业务所需申请的车辆使用。
二、车辆的管理安排调动权归公司办公室，任何人无权私自使用车辆。钥匙
须交至办公室统一管理。
三、公司各职能部门使用车辆时，必须有正常且充分的理由，在申请车辆前
须填写[用车申请单]，征得本部门负责人核准后，交由办公室主任审批，以便统
一调节调派车辆。
四、车辆使用人须在[用车申请单]注明详细内容：用车起始时间、去往何地
何部门及随车人员等。
五、各部门[用车申请单]必须提前一天送到公司办公室审批，进行统一安排，
若事情紧急或有突发性事宜，来不及提前申请，需征得办公室同意方可临时派车，
出车前需将[用车申请单]填好，并由部门负责人签字，否则办公室有权制止或一
切责任由用车部门承担。若因急事，公司车辆调派不开，须填写[用车申请单]，
经部门经理核准，5公里内需征得办公室主任同意，5公里以上须总经理同意后，
方可使用出租车。
六、对于正常因公出车，一切费用（包括汽油费、高速公路费、停车费、行
政收费等）由公司统一承担。
七、对于非正常出车（包括擅自出车或未按申请用车程序出车者）除根据《员
工违纪处罚管理制度》予以处罚外，一切费用由当事人及部门经理。（当事人承
担70％，部门经理承担30％）并包赔公司的一切损失，同时给予行政处分，情
节严重者予以除名。
八、公司车辆按正常使用完毕后，驾驶员须将车辆打扫干净，检查车辆完好
无损，然后将车辆钥匙及当天[用车申请单]一同核对后，确定车辆使用里程数，
汽油使用情况等，并由办公室专人负责存档，统一管理保存。

员工餐厅管理制度
一、为方便员工就餐，公司为员工设置了员工餐厅，提供午餐及晚餐。
二、餐厅系公司为员工提供的福利设施，属非盈利部门，故请就餐的员工尊
重厨师的劳动，遵守餐厅相应的管理制度。如对餐食的口味或质量有任何意
见，请向总务反映，公司将充分采纳有益的建议，做出更好的改进。任何人
不得与餐厅人员直接冲突。
三、员工就餐时须保持餐厅的秩序，不得互相拥挤或争抢，应相互谦让。用
完餐后，将自己的餐具放置在规定的地方，桌面清理干净，椅子归位。不得将公
司为员工提供的餐具带出公司。
四、员工须在餐厅定制地点就餐，不得私自在办公室或其它未经同意的地点
就餐。工作时间不得饮酒，特殊情况下除外。
五、员工用餐须根据个人情况，吃多少盛多少，严禁将饭菜倒掉，杜绝浪费，
违者一经发现，将依据《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。
六、厨房系重地，任何人员未经许可不得进入，如有违反者将依《员工违纪
处罚管理制度》予以处罚。
七、厨房工作人员须随时保持环境的整洁，注意餐食卫生，做饭时须穿着工
作服。注意搞好个人卫生，为员工创造清新、干净的用餐环境。
八、厨师应努力提高自身的操作水平，做出更加可口的菜肴，满足员工的需
求。

员工宿舍管理制度

一、不得在宿舍喝酒、吸烟、赌博、喧闹；
二、不得在宿舍内接待客人和留宿外人；
三、宿舍不宜存放贵重物品，如有丢失公司不承担责任和损失；
四、电源不使用时一定要关闭，以免引发火灾；
五、保持室内卫生整洁，物品要放置整齐，公用区大家要轮流清理（以值日
表为准）；
六、每晚熄灯时间为23：00，不得影响他人休息；
七、公用物品不得随意损坏，违者将予以罚款处理；
八、使用水电后，要自觉关闭，以免浪费；
九、外出时要将公司大门锁好，并确认无误方可离去，避免造成公司及个人
物品的损失；
员工宿舍是公司提供的福利设施，办公室将不定期的检查宿舍卫生及相关事
宜，违者将依据《员工违纪处罚管理制度》予以处罚，情节严重者取消住宿资格。

资金计划及用款、报销管理制度
一、宗旨和目的
资金计划的制定对公司把握月度资金支出，控制成本，做到层层把关，严格审核，专款专用，非常重要。同时也是考察各部门对自身业务量把握的重要指标。
二、用款计划的申报审批
1. 各部门负责人每月25日下午5：00必须按公司财务科目将下月本部门资
金使用计划报财务部审核汇总（遇节假日顺延），26日下班前报总经理审批
签字。拖延一天罚款100元。
2. 经审批签字的资金计划每月最后一天，由财务部分别下达至各部门。汇
总表财务部、总经理、董事长各存一份。各部门不得互相打听其它部门的计划额
度，一经发现罚款500元。
3. 本月列入计划已经审批未使用的用款项目，即下月仍需使用将列入下月
计划。
三、请款申请及审批
1. 请款单的填写
用款人申请借款时，先由本人填写请款单，一式2份。财务存一联，请款人
一联。
2. 请款审批
列入资金计划经批准的用款金额及用款项目在请款时须注明“计划内”，经
部门负责人签字，财务负责人对照计划及项目签字，最后经总经理审批后，
至财务部办理支款手续。计划外的用款，部门负责人、财务负责人均不能签
字。直呈总经理特批。审批手续不全的请款一律不予支取违者后果自负。
3. 借款须知
借款人在借据上注明资金形式：现金、信用卡划款、电汇、支票等资金形态。
汇出款项须写明卡号、银行、账户、收款人。
四、资金使用和审批的权限范围
办公室、财务部、广告策划部、市场管理部、培训客服部、董事会的用款范
围及权限参照《财务科目明细》。
五、报销的管理制度
1. 报销程序
用款人报销时，按资金计划的科目填写。不同科目的票据不得在一张凭证上
报销。报销时票据较多的可将粘贴在“原始单据粘贴单”上。并附上借款单。
2. 报销审批
用款人粘贴好报销票据报销时，需经部门负责人、财务负责人审核无误。最
后经总经理核准方可报销冲账。报销冲账后，账务应在用款人借款单上签字“帐
已清”。
3. 报销时间
原则上本月内必须报销清账，否则不予借款。出差人员可适当顺延，但返回
公司5天内必须报账。否则延期一天罚款30元。
4. 报销票据的规定
报销原则上有正式发票，特殊情况不能取得发票的，须有收据，或在原始凭
证粘贴表上说明情况。正式票据不得与白条贴在同一张凭证上。固定资产报销时
须附验收入库单。
5. 其它
超计划且未经请示的用款及个人垫资视为先斩后奏，一律不予报销。计划中
的专款不允许挪做其它用途。劳务费、交际费、接待费按公司专门管理规定执行。
附《公司财务费用明细科目》

个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主