上市集团公司采购管理制度.doc

xx集团有限公司
采购管理制度及流程（试行）

目录
1 目的 2
2 适用范围 2
3 采购的管理 2
3.1 采购的责任范围 2
3.2 申请部门责任范围 2
3.3 采购的管控规则 3
3.4 采购流程控制 4
3.5 采购申请OA流程 5
3.6 采购审批OA流程 5
4 采购流程操作指引 5
4.1 采购项目开发 5
4.2 确定项目进度时间 6
4.3 采购项目管理 6
4.4 确定潜在供应商 6
4.5 比价或招投标 6
4.6 确定采购标的规格及技术指标 7
4.7 采购订单/合同 8
4.8 验收和付款 8
4.9 供应商产品质量追踪 8
5 文件管控 10
6 附件 10
7 附则 11

降成本 保质量 建体系 提效益

1 目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，确保及提高产品质量，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
2 适用范围
公司所有的采购项目（物品或服务）。
3 采购管理
3.1采购员的责任范围
- 根据本公司申请部门的需求，制定采购计划及策略；
- 根据本公司及集团采购管理制度负责对本公司所有采购事项的执行，包括但不限于对供应商的选用、资质审核、比价议价、招投标组织、订单的跟进等；
- 控制采购成本，保证产品质量，确保产品质量可追踪；
- 根据采购交易方式，负责申请采购项目中的所有费用，包括但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；
- 建立及维护本公司供应商数据库，开发关键及后备供应商，对供应商进行定期的评估和管理，促进供应商的优胜劣汰；
- 每季度出具本公司的采购分析报告，在每季度的第1周内完成上季度的采购分析，并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。
3.2申请部门责任范围
- 制定需求计划，包括项目名称、产品及服务基本要求、预计需求时间及费用，并将预计费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批；
- 提出采购申请，项目需求应明确，采购申请需要预留采购周期；
- 协同采购员参与采购事项办理：评选供应商，关注产品及服务是否可以满足需求；
- 对申请采购的物资和服务负责进行验收及反馈；
- 对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。
3.3采购的管控规则
公司所有的采购事项均需通过“先申请及审批，后执行”的流程进行管控，具体规则如下：
1）采购申请流程
各部门对有需求的采购项目均需提报采购申请流程，采购申请流程必须经过分管总监及总裁审批同意后，方可转至运营部采购员负责采购。
注：a、行政办公类类物品由行政部统一收集各部门的需求，并发起采购申请流程。
b、向已签有年度合作协议的供应商重复采购特定产品的采购项目无需提报采购申请流程，可直接发起采购审批（订单）审批流程
c、涉及需进行招标的采购项目，采购申请流程除经过分管总监及总裁审批同意后，还需知会集团企管部的相关岗位同事，并与集团企管部相关同事进行协同办理。
2）采购审批流程
由运营部采购员负责发起采购审批流程，如有需要，可要求需求部门负责人进行采购协同：
- 单次采购金额小于KKKK元的采购项目（含KKKK元），无须提报采购审批流程，接到各部门发起的经总裁批准同意的采购申请流程后，即可采购，无需签定采购合同，通过付款流程或费用报销方式进行结算。
- 单次采购金额大于KKKK元但小于20万的采购项目，则须提报采购审批流程，签定采购合同，经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。
- 年度采购金额大于100万、且需重复性采购的特定采购项目，则须签定年度采购合同，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后（采购审批流程及采购合同盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点），方可进行进行采购。
备注：特定采购项目为指：1）具有唯一性的物品采购（如：享有国内独家经销权的酒品采购、供应商享有专利的物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量要求的物品采购（如：需先打样并经验收或需第三合作方共同验收合格后才能进入采购环节的物品等）；3）提供长期服务的第三方服务采购；
- 已签有年度采购合同的特定采购项目，后续只需提报采购订单，并经公司及集团各级领导（采购审批流程及采购订单盖章审批流程可合并发起，并参照集团财务权限规定设置各级领导的审批节点）审批同意后，方可进行采购。
- 单次采购金额大于20万元的采购项目原则上需通过招投标进行采购（向签有年度采购合同的特定产品采购除外），或依集团招投标采购制度要求需通过招投标方式进行采购的采购项目，采购审批流程需经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参照集团财务权限执行）审批同意后，方可进行采购合同盖章审批，即，采购审批及采购合同盖章审批需分开申请。

采购类型
类别或范围
是否需要采购申请
是否需要采购审批
是否需集团企管部协同
单次采购金额
≤KKKK元
小额、常规采购项目
是
否
否
KKKK元＜单次采购金额
＜20万元
所有采购项目
是
是
否
年度采购合同
年度预计采购金额＞100万的特定物品或服务采购项目
否
是
是
采购订单
特定物品或服务
否
是
否
招投标项目
单次采购金额在20万元以上的采购项目（签有年度采购合同的特定产品除外）；或依集团招投标采购制度要求的招投标采购项目
是
是
是

3.4 采购流程控制图
说明1：
1、参考采购申请OA流程
2、附件：采购申请表、产品参数
采购申请
2制定采购计划
1采购申请（说明1）
采购审批
流程控制 申请部门 运营部采购员备注说明明

3（说明2）
确定潜在供应商
4(说明3) 产品信息确认

说明2:
1、优先选用合格供应商
2、新供应商需调查及提交资料

否
6（说明5）
相关部门和领导审批
采购审批

说明3：
1、样品确认
2、包装方式、标识
3、交期和质量标准
5（说明4）
比价议价流程

是
7确定供应商

8签合同/下订单/付预付款
说明4：
1、常规采购项目比价原则：
三千至两万元（含两万）至少两家供应商比价；两万至万二十万元至少三家供应商比价；二十万元以上至少三家供应商比价或招标
2、 特定采购项目年度比价原则：
具有唯一性的采购项目：通过参照物的横向性价比对比，关注性价比评估
非唯一性的采购项目：提前寻找及确定2家以上（含）的质量或技术合格的供应商，并进行性价比对比

产品订购跟单

9（说明6）
跟单

15（说明7）
付尾款/数据整理归档
13是否解决

说明7：
1、 采购申请、审批OA
2、 采购合同/订单、验收凭证
3、 供应商资料
说明5：
1、参考采购审批OA流程
2、附件：供应商选用表、报价单、合同/订单、供应商及产品相关资料
说明6：接到申请部门下单通知且确定需求后一个工作日内下单
否
是
验收及付款
是

否
12是否有
异常情况
11验收货物
14收货
10通知到货

3.5采购申请OA流程：
a)非招投标
申请人→部门负责人→分管总监→总裁→采购员
3.6 采购审批OA流程
a、非招投标的常规采购项目审批及合同审批OA流程（含在已签有特定采购项目年度合同前提下的重复性采购订单）
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】
b、特定采购项目的年度采购审批及合同审批的流程
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】
c、招投标的采购审批OA流程
采购员 →财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→采购员
c、招投标的合同审批OA流程
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运营总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】

注：
‚
说明：
a) 具体需加签的集团领导要求请参照附件《XX集团财务审批权限表》。
b) 只有涉及到需集团高管审批、且为广告或媒体资源的采购业务，才需加签集团副总裁（KK）。
c) 单次采购金额KKKK元及以下的采购项目无须提报以上采购审批流程。
d) 在进行OA的采购审批流程前，采购员需把采购项目相关信息发给申请部门确认，在进行采购审批OA流程时，要把采购申请OA流程和审批相关资料（合同、比价报价等）作为附件添加。
4 采购流程操作指引
4.1采购项目开发
a) 运营部采购员根据申请部门提供的采购需求或计划立项方案描述进行采购跟进；
b) 开发产品或服务方案可优先从现有的供应商数据库（含集团提供的供应商数据库）中选择，也可根据采购需求的类别和方案描述，邀请相关供应商参与开发设计方案；
c) 项目方案的开发，应结合需求部门的意见，并充分考虑后续生产的合法性，合理性以及品质保证能力；
d) 提交具体项目方案，并与申请部门一起确定最终产品及方案。
4.2确定项目进度时间
a) 确定产品及方案后，必须与申请部门确认该项目的具体时间。
b) 项目时间进度确认应该包括并不限于：
1) 项目最终上市时间及上市方式;
2) 项目最早及最晚交付时间；
3) 订单最晚确认时间；
4) 最终包装，标识及运输方法的最晚确认时间（如适用）；
5) 最少生产保障时间；
c) 采购岗应根据该项目的实际发展状况，及时跟进项目进度。
4.3采购项目管理
a) 为确保采购项目按时保质的完成，采购员应该制定详细的项目管理计划，跟踪项目执行情况，并定时向上级领导汇报进度；
b) 项目执行中，涉及到有可能影响项目产品及服务的情况，如：交付时间，数量，价格，产品设计变更，品质标准或服务要求等，采购岗需及时与申请部门协调处理，必要时汇报到运营总监进行协调处理。
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
4.4确定潜在供应商
1) 新供应商的选择由采购员申请，经分管总监及总裁审批同意使用，原则上应首先考虑供应商数据库内的合格供应商。
2) 非唯一性的，且年采购额超100万元人民币的采购项目应至少有一家以上的经验收合格的后备供应商；
3) 所有供货供应商均应填报附件2:《潜在供应商调查表》，并提供营业执照及税务登记证复件，根据上述标准初步筛选；
4.5比价或招投标
a． 比价原则
采购单笔采购项目
单笔购买金额
比价方式
人民币KKKK元及以下
直接采购不需要比价
人民币KKKK元以上X0,000元以下(含2万元)
至少选择2家供应商进行比价
人民币X0,000元以上、X,000,00元及以下
至少选择3家供应商进行比价
人民币X,000,00元以上
至少选择3家或以上供应商进行比价或招标
‚特定采购项目的年度重复性采购
性质
比价方式
唯一性的采购项目
采用参照物进行性价比对比
非唯一性的采购项目
至少选择2家经验收合格后的供应商进行比价

b． 优先在现有的合格供应商（含集团提供的合格供应商数据库）中挑选业务范围匹配的供应商，重复采购的项目应每一年进行价格审核或成本分析；
c． 涉及生产供应安全或重大活动保障等特殊情况的项目，应该考虑使用2家或以上合格供应商供应同一产品或服务；
d． 需要进行招标的项目，应与集团企管部相关同事及领导协同开展，向3家或以上经审核具有资质的供应商发出统一的招标书；
e． 标书或询价单应根据需要包括但不限于如下内容：
- 招标内容和要求；
- 招投标时间表；
- 投标文件格式及（或）报价模板；
- 签订合同的主要条款，如：交货地点，交货时间，运输方式，转包限制，风险转移，安装，验收，付款条件，保修，更改条款，提供服务人员的要求，违约责任，保密协议等；
- 废标条件，例如：截标时间后收到的标书、技术参数不符合要求等，废标应得到总裁的批准；
f． 标书应密封或通过电子招标系统上传至总裁，同时开标；若标书以邮寄方式送达，应请第3方部门见证开标；要有开标记录，记录价格，文件情况，需要开标参与人签名，招标文件由运营总监保管；
g． 供应商评估结果必须由总裁批准。
h． 其他招标行为依集团后续补充的招投标相关制度的规定执行；
4.6确定采购标的规格及技术指标；
a. 采购员应在批准发出采购订单前确认产品或服务的主要采购标的及技术指标；
b. 项目技术指标的制定应该参考相应的国际，国家，行业或者企业标准，并结合申请部门在《采购申请单》上注明的基本规格，指标或需求，与供应商确定具体的技术要求内容；
c. 技术具体的指标及细节，采购员应与申请部门和验收部门沟通确定；
d. 需进行招投标的项目，招投标之前应与集团企管部相关同事共同成立专项招标小组，由招标小组统一制定各种技术标准以及招标书要求，采购产品或服务的主要规格及技术指标或其范围，以便供应商根据统一的要求报价；
e. 产品规格及技术指标必须反映在订单/合同或其附件中。
4.7采购订单/合同；
a. 申请部门的《采购申请》需符合公司相关的要求，需填写采购申请单，格式详见附件3：《采购申请单模板》；
b. 采购订单由采购员提交，经公司及集团各级领导（参照集团财务权限规定）审批同意批准并盖章后，才能发出采购订单,订单格式详见附件4：《采购订单模版》；
c. 采购项目在生产或执行过程中需要用到的工具，器械设备，如：生产模具等；应当在采购订单或合同中清晰的表明该工具或设备的权属关系和处理条款；
d. 订单签署后，采购员应在生产期间定期与供应商确认生产进度，确保准时交货。
4.8验收和付款；
验收工作由采购员和采购需求部门共同执行，并以需求部门的验收为准。
a) 产品交付前，采购员应该与供应商沟通，制定详细的交付计划并通知相关部门收货；
b) 采购员应及时跟进相关部门的验收状况，若出现因品质问题而导致的拒绝收货，应协调供应商、申请部门、品质部门等相关方面，对问题作全面分析，研究解决或改善方案；
c) 需要供应商返工改善品质的情况，应该及时和申请或使用部门沟通，确定需要的时间和影响；
d) 产品/服务验收合格入库或项目完成后，根据合同标的，采购员需准备相关的财务单据及审批文件，按财务程序交相关领导签名后上交财务部；
e) 财务部审验有关采购的单据及文件（包括但不限于合同或采购订单、发票、收货凭证、OA审批单等）无误后根据付款条件付款。
4.9供应商产品质量追踪
a) 申请部门在采购申请时要明确注明所需产品的质量要求，以便采购员在潜在供应商选择时能够找到符合需求的供应商和产品，并把质量要求写进采购订单或者合同；
b) 供应商质量问题由申请部门提出后，并由采购员及产品使用部门再次确认；
c) 采购员将与需求部门及供应商一起对产品质量作出原因分析，并提供解决方案；
f) 供应商质量问题将记录在案并影响供应商年度评估分数，不合格供应商将暂停供货资格，待整改后重新评估；
g) 严重不合格产品的供应商一经认定，暂停供货资格，待整改后重新评估；
d) 采购员定期向申请部门了解产品使用情况。
1.
2.
3.
4.
5.
6.

说明：本流程中的“产业公司内部流程”，须在各子公司的制度流程中规范。
5 文件管控
采购员负责保存所有采购项目相关的所有资料，文档正常情况下保存五年，保存期限过后，由采购员提出申请，经分管总监及总裁同意后，方可销毁资料。
6 附件
- 附件1：《潜在供应商调查表》
- 附件2：《采购申请单模版》
- 附件3：《采购订单模版》
- 附件4：《供应商选用表》
7 附则
- 本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行。
- 本制度由XX集团总经办负责解释和修订。
- 本制度自公布之日起实施。

附件1：《潜在供应商调查表》

附件2：《采购申请单模版》

附件3：《采购订单模版》

附件4：《供应商选用表》

个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。
在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。
在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。
在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。
在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。
在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。
一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：
1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。
2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。
3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。
4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。
6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：
1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。
2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。
3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。
4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。
5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。
二、工作中尚存在的问题
从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。
三、今后的工作打算
通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。