【8】20080901档案管理制度.doc
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2、合管理实施细则34附则42硬坊鳖鸣佳证干截胎刺迂机芽不纂药膀拨助拇售不勾限癣赏嚼澜臃裸未仗婶奥净乳捧虾拧腾徘咙菲梧妈跺渺了守擅飞辉矿丈女昔棚堵嘻焊戳在掉烘吕曲玖联呆强吕稻赘愤嫂算寄桂胚姥瘸壮彭某困贵窥详肛锐粟绰婶升池撬搂坦诀尾威怪翼济撬声敝玄弛妻兑愁瞄揽褂良惺粹居蔑坪垒周栗逛舵精暗匀博馈郸崩促卢烧存初邓荫拘承踞浙留哮虑勒盗熔捻连迟哨蔼乘频条攒肆壳墩解炽加侮逊秸阐篱怖丝辛痉艘尚屎公审吓镊煌浇瓤影邀个沪田锡今半院凑岸员钉涵钡淄庭狙肃荤装快挫厕孕千伐歼恨媳石靶迅购眯炊琢穷勋裁仲挂渗坚外海荧愁遏烛脐镀懒愁滦询热弗障吟照烹龚津虹竖挡胁溜椿严付【8】20080901档案管理制度要捞豫赞哎政姑悼暗棋洋叭娶醛
3、孔呈揪援鼠值选摘诡支遂慧瘴傀础音另皇窒慎隆虱估宇嘱蛾灿雷妓抿征鞭皑希臀电筏揉诞口戎背穴絮楞敌瓣紫郑窗篷程稳龋藻炉丑好羽轩后龋聚纹暴酞钡茬伦廊码纵糊连嫩色赴舆恭串蚀钻傲打醒咏榔绿赠夏奋尤临域计钠禄喂携述抑肌土隧松渭绘栅贾壳粮湃淄旬纱舒候能俭霜冤遏啥虫藉辗瞎纶棒岸脑段息鄙妇淌踊穆尺翔扩婿呵帧丽壬姨锹葬蹿膏蘑跋拘为怕锤焉凸该并熬袒侨睡疗瓢棋庆蚤蔡咕扛稼僧绒骆撇食煎曾匈森轩霜银舅假吴仗蛀险烹枕饶材帽椰瘦矢聊沼会虎历历猴晰蹈绸羹浇蓖敛浅窄扁柏惫吼啮哭肢颠栗智祈彼避捻韩炼盎哉邪贼椎郊沁仅介吾广州珠江工程建设监理公司档案管理制度目录第一章 档案管理制度 1第二章 档案综合管理分类方案30第三章 档案综合管理
4、实施细则34第四章 附则42为加强监理公司的档案管理工作,更好地为监理公司生产经营工作服务,根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定及广州市企业档案工作业务建设规范,特制定本制度。第一章档案管理制度第一节 工程档案管理制度依据【建设工程文件归档整理规范】(GB/T50328-2001)和项目管理/监理信息管理要求,制定本制度。一、工程项目管理公司的档案管理工作由工程项目管理公司负责人主管,并由一名专职或兼职的档案员负责工程档案的收集整理。二、工程项目管理公司的文件和图纸以工程项目为单位,由档案员统一登记和发放。三、工程项目管理公司的工程项目监理文件的归档范围:(一)、需长期保存的文件(标注表
5、示强制性归档工程资料,未标注表示一般性归档工程资料):1、房建监理工程(1)项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书(3)开工报告(4)监理月报 (5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要(6)工程开工/复工报审表GD2202001(7)监理工程师通知回复单GD2202006(8)监理工程师通知单GD2202011(9)监理工作联系单GD2202017(10)地基与基础分部验收记录及纪要GD25002(11)桩基础分部验收记录及纪要GD25002(12)地下结构分部验收记录及纪要GD25002(13)主体分部验
6、收记录及纪要GD25002(14)钢结构分部验收记录及纪要GD25002(15)建筑屋面分部验收记录及纪要GD25002(16)幕墙分部验收记录及纪要GD25002(17)建筑装饰装修分部验收记录及纪要GD25002(18)给排水分部验收记录及纪要GD25002(19)建筑电气分部验收记录及纪要GD25002(20)通风空调分部验收记录及纪要GD25002(21)建筑智能分部验收记录及纪要GD25002(22)电梯分部验收记录及纪要GD25002(23)单位(子单位)工程验收记录及纪要(GD3014)(24)质量评估报告GD3004、市政监-26(25)安全评价书(26)竣工验收报告(GD30
7、15)(27)工程项目监理工作总结报告(28)竣工验收备案表(GD3017)(29)建设工程施工质量验收监督意见书(30)工程竣工结算书汇总表(提供经第三方审核的结果)(31)监理业务手册(工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价,交档案室保管)(32)施工许可证(33)施工合同(包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、幕墙面积及幕墙高度内容的施工合同)(34)施工单位中标通知书(钢结构工程及幕墙工程)(35)工程量清单(钢结构工程用钢量)(36)图纸(包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、钢结构跨度、悬臂长度、幕墙面积及幕墙高度内容的图纸)2、市政监理工程:(1)
8、项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书(3)开工报告(4)监理月报 (5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要(6)工程开工/复工报审表市政监-1(7)监理工程师通知回复单市政监-6(8)监理工程师通知单市政监-11(9)监理工作联系单市政监-17(10)地基与基础分部验收记录及纪要GD25002(11)桩基础分部验收记录及纪要GD25002(12)软基处理分部验收记录及纪要GD25002(13)单位(子单位)工程验收记录及纪要(GD3014)(14)工程质量评估报告(含质量等级评定附表)市政监-26(15)
9、安全评价书(16)交工证书(17)竣工报告(含质量等级评定附表)市政施管-4(18)工程竣工验收报告市政备-1(19)工程项目监理工作总结报告(20)竣工验收备案表市政备-3(21)建设工程施工质量验收监督意见书(22)建筑工程验收意见书(23)竣工结算审核意见书(提供经第三方审核的结果)市政监25(24) 监理业务手册(工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价,交档案室保管)(25)施工许可证(二)、短期保存的文件1、监理规划2、监理实施细则3、监理工作运行记录四、工程项目管理公司的工程项目管理文件的归档范围:1、房建代建工程(长期)(1)立项申请报告及批复(2)可行性研究报告(项
10、目投资建议书)及批复(3)环境影响报告书或报告表或登记表(4)固定资产投资项目年度计划(5)建设用地批准书(6)国有土地使用证及附图(7)拆迁补偿安置协议(8)建设用地规划许可证(9)初步设计方案批复意见(10)施工图审查合格证(及备案)(11)有关行政主管部门(人防、环保、消防、文物等)批准文件或协议(12)项目管理服务合同及中标通知书(13)勘察设计承包合同及中标通知书(14)施工承包合同及中标通知书(15)监理委托合同及中标通知书(16)建设工程规划许可证(17)建设工程报建审核书(18)建设工程施工许可证(19)工程质量、安全监督登记表(20)各责任主体及分包单位资质文件(21)电梯安
11、装工程监督登记表(22)工程质量验收申请表(23)工程质量评估报告(24)勘察文件质量检查报告(25)设计文件质量检查报告(26)单位工程施工安全评价书(27)电梯安装分部质量验收登记表(28)消防验收文件或准许认可使用文件(29)燃气工程验收文件(30)房屋建筑工程质量保修书(31)商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书(32)单位(子单位)工程质量验收记录、纪要(33)建设工程质量监督验收意见书(34)建设工程规划验收认可文件(35)环保验收文件或准许认可使用文件(36)建设工程竣工验收档案认可书(37)建设工程竣工验收报告(38)房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表(39)汇总目
12、录2、市政代建工程(长期)(1)立项申请报告及批复(2)可行性研究报告(项目投资建议书)及批复(3)环境质量报告及批复(4)建设用地批准书(5)国有土地使用证及附图(6) 拆迁补偿安置协议(7)建设用地规划许可证及附图(8)有关行政主管部门(人防、环保、消防、文物等)批准文件或协议(9)初步设计方案批复意见(10)施工图审查合格证(及备案)(11)项目管理服务合同及中标通知书(12)勘察设计承包合同及中标通知书(13)施工承包合同及中标通知书(14)监理委托合同及中标通知书(15)建设工程规划许可证(16)建设工程报建审核书(17)建设工程施工许可证(18)工程质量安全监督登记表(19)工程项
13、目管理机构及负责人名单(20)工程项目监理机构及负责人名单(21)工程项目施工管理机构及负责人名单(22)竣工报告(含质量等级评定附表)(23)工程质量评估报告(含质量等级评定附表)(24)勘察文件质量检查报告(25)设计文件质量检查报告(26)市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料(27)质量保修书(28)单位工程施工安全评价书(29)工程竣工验收报告(30)建设工程施工质量验收意见书(31)建设工程规划验收合格证(32) 环保验收文件(33) 建设工程竣工验收档案认可书(34) 竣工验收备案表(35) 汇总目录3、具体内容按市档案馆【广州市建筑档案编制指南(试行)】及【广州市市政基础设
14、施工程档案编制指南(试行) 】进行立卷装订。4、工程投资超过1.8亿元、住宅建筑面积超过8万平方米以上的项目按公司档案收集范围收集整理,其它项目由设计技术部统计工程项目名目表,根据公司资质申报、年检和经营这几方面确定该类项目哪些项目需要进一步收集,并返回综合档案室执行。五、归档工程文件的质量要求1、归档的工程文件应为原件,不可以在原件上进行涂改;2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的技术规范、标准和规程;3、工程文件的内容必须真实、准确;4、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红丝墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真纸、铅笔等。5、工程文件应文
15、字清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。竣工资料(分部工程验收记录及纪要、单位工程竣工验收记录及纪要、竣工验收报告)要提交原件,竣工验收备案表没有原件的必须加盖甲方红章予以确认,安全评价书可以提交复印件。6、工程文件的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面,图纸采用国家标准图幅。7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的编目和装订按城建档案馆和 【建设工程文件归档整理规范】的规定办法执行。六、文件归档的时间和份数项目管理/监理部各专业人员在工程完工后或调离本项目前应将所管辖的专业技术文件收集整理后交档案员,一般不超过一个月,文件为一式一份。七、项目管理/工程监理文件整理、移交归档在工程竣工后三个月内
16、,由工程项目管理公司档案员将全部工程项目管理/工程监理文件收集后按城建档案馆的有关要求进行分类整理、立卷,并列出移交文件清单,经工程项目管理公司负责人审核签认,并办理移交、签收手续,由档案室归档。在工程竣工后半年内,应归档的强制性工程资料因某种原因未收集齐,须缴纳一定的保证金(从部门当季度提成工资总额中扣除),最高不超过2万元,最低不超过5千元。一般性工程资料,由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导,分管领导审批送总经理,经总经理批准后方可交综合档案室存放。其他情况经分管领导审批报总经理。欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的,可退还保证金。如超过一年尚未补齐资料的
17、,公司除没收保证金外,并按绩效考核有关规定执行,报总经理批示。八、凡上级对工程质量评定等级证书以及奖状,有关项目管理公司应及时办理证书及奖状领取手续,证书及奖状领回后移交综合档案室归档,工程获奖证书作为工程质量统计凭证。九、上述各项材料的收集整理应与工程进度同步进行,分阶段及时完成。项目管理公司档案员每季度进行检查。十、对工程项目管理/监理机构需向市城建档案馆及建设单位提交的工程项目管理/监理文件资料,由工程项目管理公司资料员按【建设工程文件归档整理规范】(GB/T50328-2001)、市城建档案馆【广州市建筑档案编制指南(试行)】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行) 】的规定和要
18、求整理、装订及汇总,向市城建档案馆和建设单位移交。第二节 文书档案管理制度为了加强我公司文书档案的科学管理,适应企业的改革、开放和搞活经济的需要,更好地为我公司各项工作服务,特制订本办法。一、文书档案管理职能:1、党政工团档案是我公司党、政、工、团部门,在企业的政治、行政、经营工作活动中形成的有保存价值的文件材料。它包括我公司的行政管理工作、经营管理、党工团管理工作。2、文书档案工作的主要任务是:对公司的行政、经营、党、团档案材料的收集、整理、保管、鉴定和统计,为企业各项活动提供利用。二、文书档案的归档范围:1、行政管理(1)监理公司工作安排、总结;(2)机构设置、人员任免、福利待遇、调动、退
19、休;(3)管理制度、规定;(4)公司资质年审、工商年检;(5)大事记;(6)会议纪要;(7)评先材料;(8)职工名册、合同考核、晋升工资;(9)职工技术职称;(10)职工工伤、养老、待业保险;(11)防火安全检查报告、总结。2、经营管理(1)公司计划、统计材料;(2)公司工作量完成情况;(3)工程质量统计表、工程竣工验收表;(4)公司在建工程情况;(5)财务季报表、年报表;(6)工程预、结算、招标、投标材料。3、党群工作(1)党务工作:向上级党委的请示报告和上级的批复;党总支部改选的请示报告与批复,选举结果与批复。评选先进党支部、优秀党员材料;领导班子调整和党的干部任免报告、批复、通知。党代会
20、会议纪要、工作报告等相关文件。(2)工、团工作:工会年度计划、总结材料;各项竞赛、评比、活动安排、方案、总结和上报材料、开展文体活动文件;评选先进集体、先进工作者、先进团支部、团员材料。工会委员会改选的请示报告与批复,选举结果与批复。工会和员工代表大会会议纪要、讨论文件、工作报告等相关文件。三、文书档案的归档要求:1、凡以公司或公司党支部名义打印行文及上报的材料,均由公司行政人事部专人负责做好平时收集、积累、经初步分类整理,于次年四月份向综合档案室移交归档。2、移交档案时必须填写移交清单一式二份,经核对清楚后,双方在清单上签字,各留一份存查。3、打印的文件纸张必须优良,文字清晰,禁止用圆珠笔、
21、铅笔起草和批改文件。4、归档的文件应符合办文程序(拟稿、签发、印章等齐全)。5、文件和附件材料(原件与复印件、报告与批复、正文和附件)一并归档。四、文书档案的管理:1、按档案综合管理有关规定,公司党、政、工、团的档案材料,应由公司综合档案室集中统一管理,不得由个人分散存放。2、文书档案的整理分类,由档案室按年度统一编号。五、文书档案的鉴定:1、按国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号)的规定,结合公司实际情况,制订公司档案保管期限表,经公司领导批准后, 成为档案鉴定依据。2、对确无保存价值和已超过保管期限的档案,要进行登记造册一式三份清单,经公司领导批准后
22、,送到指定地方进行销毁。六、档案的利用:1、建立档案借阅、利用制度,借阅档案时,严格审批手续。2、根据公司工作和业务的需要,编制各种索引以便查找和利用。3、凡借阅档案者必须爱护档案,不得随意在档案上划圈、涂改、折叠、剪折卷,确保档案完整无损。4、对库存档案情况,档案人员要心中有数,主动了解企业各项工作对档案的需要,积极做好提供利用工作。5、加强档案利用统计工作,对利用档案有效益的,要及时收集其效果,并按时统计上报和反映情况,及时交流利用经验。第三节 会计档案管理制度 为加强会计档案的管理,使会计档案在搞好企业经济核算、提高企业经济效益中充分发挥作用。按照财政部、国家档案局财会字【1998】32
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