k百洋会议管理制度.doc

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广西百洋集团有限公司　　　　　　　　　　　管理文件
文件编号：
会务管理制度
共6页，　第1页
生效日期：08年6月　日
第1版，第　次修改

一、会议目的
为规范公司会务管理，提高会议效率、会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于广西百洋集团总部会务管理；下属企业可参照执行。
三、管理权责
（一）、总裁办负责公司会务的统筹协调及本制度的执行监督。
（二）、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚意见。
四、会议分类
（一）、例会
1、集团总裁办公会议，时间为每月的第一周第一个工作日上午10时至12时；与会人员为总部及下属企业高管人员；与会人员分别汇报上月工作情况、存在问题以及本月度工作计划；主持人提出工作要求并进行月度工作布署。
2、集团生产经营会：生产任务安排；人员调配，设备、物资、储运的整合；属于公司例会。原则上每两月召开一次，由集团总裁主持召开，参加会议人员为总部及下属企业与生产经营相关的高管人员。（特殊情况，可邀请相关中层管理人员列席）。
3、部门例会：固定时间、固定汇报程序；会议议程等由部门负责人自
（三）、培训会
1、集团培训会： 根据工作需要对特定人员进行职业培训；时间相对固定；与会人员酌情确定；由人力资源部或相关单位负责人提议召开。
2、部门培训会：根据部门工作需要进行培训，部门全员参加，由部门负责人主持召开。
（四）、专题会：为某一专题而开，必须有结论；属于公司临时行政会议 ；由相关单位负责人提议召开。
（五）、年度总结表彰大会：总结前一段工作，研究、部署下阶段工作；属于公司例会；由相关单位负责人提议召开。一般在年底或某一重大活动结束后召开；由总裁办或相关单位负责人提议召开。
（六）、恳谈会:原则上每季度召开一次，有公司相关领导提议召开，参加人员有提议召开人员确定，就员工工作生活福利等相关问题进行恳谈沟通。

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第1版，第　次修改

五、管理内容
（一）、会议提议与审批
1、公司月度例会无须提议和审批。
2、公司临时行政会议、公司年度例会由集团总裁直接提议或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总裁批准。
3、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本部门另行提拟方案呈报集团总裁批准后执行。
（二）、会议计划与统筹
1 、每月28日前，总裁办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总裁审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。
2、凡总裁办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前 2 天完成会议提拟和报批手续，并报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
3、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
4、会议时间的控制：提倡开短会；原则上要求部门例会控制1小时内，公司例会控制2小时内；其他临时行政会议时间有主持人酌情控制。
（三）、会议准备
1、会议通知遵照以下规定
（1）、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由相关部门按计划表直接通知与会人。
（2）、属下列情况之一者，按“谁提议，谁通知”的原则进行会议通知：
①未列入月度会议计划而临时提议的会议。
②虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议。
③其他提议人认为应另行通知的会议。

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（3）、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。
（4）、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
2、会议的其它准备工作遵照以下规定：
（1）、会议提议部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备和组织工作。
（2）、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水、文具等会议所需的各种设施、用品等，大型或重要会议需要制作会标、放置水果鲜花。
（3）、公司总部召开的公司级会议，会务服务统一归口总裁办负责。
（4）、各部门在总部召开的会议需用公共会场的，应提前向会议室管理部门（总裁办）提出申请，由总裁办统筹安排。
（四）、会议组织
1、会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。
2、会议主持人须遵守以下规定：
（1）、主持人应提前到达会场，检查会务的各项落实情况，做好会前准备。
（2）、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，向与会人员进行必要的说明。
（3）、会议进行中，主持人应根据会议的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（4）、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
（5）、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人员明确。
3、参加会议人员须遵守以下规定：
（1）、应准时到会，并在《会议签到表》上楷书或行书签到（详见附件 3 ）。

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（2） 应充分准备好参会的各项正确资料，并踊跃发言。
（3）、发言要求言简意赅，实事求是，紧扣议题；严禁污辱及无端指责性的语言。
（4）、遵循会议主持人对会议议程控制的要求。
（5）、遵守会议纪律：不吸烟；不做与会议无关的事务；与会人员应将手机调到振动或关闭，原则上不允许接听电话，如紧急或重要事务须接听，请离开会场。
（6）、做好与本职工作相关的会议记录。
4、多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总裁主持，集团总裁另有授权的，依集团总裁授权事项执行。
5、公司月度例会、临时行政会议一般应控制在 2 小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须向与会人员说明。
6、主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
（五）、会议记录
1、公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
2、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。记录员的确定应遵守以下规定：
（1）、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总裁办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
（2）、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
（3）、集团总裁主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总裁秘书负责会议记录工作；特殊情况，集团总裁也可另外指定记录人。
3、会议记录员应遵守以下规定：
（1）、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
（2）、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
（3）、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
（4）、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
（5）、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议

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签到表》的考勤记录报人力资源部考勤人员。
4、下列情况下，应整理会议纪要：
（1）、公司各类临时行政会议。
（2）、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。
（3）、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定，原则上为须按会议决定开展工作的部门或需要跟进、监督的相关人员。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总裁办一份存档备查。
6、会议原始记录的备档按以下规定：
（1）、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总裁办统一归档备查。
（2）、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
7、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
（六）、会议跟进
1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，依主持人指定。
2、集团总裁主持的会议的会后跟进工作原则上由总裁办负责落实，集团总裁另有指定的，依集团总裁指定。
3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
（七）、奖惩
1、奖励。按《奖惩管理制度》执行。
2、迟到、早退、缺席、违纪。
（1）迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后尚未到达，且无特殊事务延误的记为迟到。
（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前提前离开会场的，记为早退。

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（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，记为缺席。
（4）参加会议人员不遵守会议纪律的，记为违纪。
3、处罚。
（1）、无正当理由迟到、早退每次处 20元的罚款。
（2）、无正当理由缺席每次处以 50元的罚款。
（3）、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由通知人承担，迟到或缺席人免责。
（4）、违纪人员的处罚依照《奖惩管理制度》执行。
六、附 则
（一）、本制度由集团总裁办公室负责解释。
（二）、凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。
（三）、本制度由集团总裁批准后生效，修改亦同。

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